Kategorie-Archiv: Internet

Gerd Gigerenzer auf der rpTEN

Einer der Autoren, die mich in den letzten Jahren besonders beeinflusst haben ist Gerd Gigerenzer. Seine Bücher waren für mich nicht nur theoretisch wegweisend, sondern boten auch ganz praktische Unterstützung im Alltag.




Umso mehr habe ich mich gefreut, Gerd Gigerenzer dieses Jahr live auf der re:publica (oder besser Media Convention) erleben zu dürfen. Er hielt einen Vortrag und diskutierte auf dem Podium. Das Thema lautete: Wider die Herrschaft der Algorithmen! Wie bekommen wir die Kontrolle zurück?

Mitveranstalter war ARTE, deren Journalistin Carolyn Höfchen auch die Moderation besorgte. Leider nicht ganz auf der Höhe, da wäre mehr drin gewesen.

Hier ein Buch von Gerd Gigerenzer, in dem er Risikokompetenz beschreibt. Wärmste Empfehlung!

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Ihre Präsentation auf den Tablets der Zuhörer: Sideflight

Ab und zu bekomme ich wohlmeinende Hinweise auf mehr oder weniger neue Software aus dem Themenbereich des ToolBlogs. Public Relations heißt wohl diese Disziplin. Dagegen ist nichts einzuwenden und ich erlaube mir auch dann und wann, meine Leserinnen und Leser davon in Kenntnis zu setzen, wenn mir die Anwendung interessante erscheint.

So zum Beispiel Sideflight. Diese Add-in für PowerPoint ermöglicht es Ihrem Publikum, die Folien Ihres Vortrags auf dem eigenen Gerät (Tablet, Laptop etc.) mitzuverfolgen. Das geht nicht nur vor Ort, sondern auch über die sozialen Medien. Hinterher bekommt die Zuhörerschaft sogar ein Handout, wobei Sie entscheiden, welche Folien darin enthalten sind.

Das mit dem Handout ist so eine Sache. Ich halte nichts davon, Folien als Handout auszuteilen. Das würde bei meinen Folien auch nichts nützen, denn meistens ist darauf nur ein Bild, allenfalls ein kurzer Satz zu sehen. Aber für manche mag das durchaus ein gangbarer Weg sein.

Für Einzelpersonen ist der nicht kommerzielle Gebrauch von Sideflight kostenlos. Die Lizenz zur kommerziellen Nutzung durch eine Person auf einem Rechner startet bei etwas unter 80€/Jahr. Wenn Sie also öfters Vorträge halten, könnte das Add-in durchaus interessant sein, um Ihre Reichweite zu erhöhen.

Aus der gleichen Werkstatt stammt auch Beamium, eine Webapp, mit der Sie pdf-Dokumente teilen und online betrachten können. Wenn ich das richtig verstanden habe, dann ist Beamium eine Art Sideflight für pdf-Dokumente. So ganz genau hat sich mir das noch nicht erschlossen. Etwas mehr Informationsgehalt würde der Produktwebsite sicherlich gut tun.

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Google Produkte, die Sie vielleicht noch gar nicht kennen

So ziemlich alle Menschen auf unserem Globus kennen die Suchmaschine von Google und sehr viele arbeiten auch mit den Apps dieses Internetgiganten. Das ist aber bei weitem noch nicht alles. Google hat auch noch andere mehr oder weniger nützliche Anwendungen im Angebot, von denen viele gar nichts wussten, ich schließe mich da ausdrücklich ein. Business Insider Deutschland stellt einige diese heimlichen Softwareschätzchen vor: 17 incredibly useful Google products and services you didn’t know existed. Hier sind die Apps, die ich für besonders interessant halte:

  1. Gmailify: Hiermit können Sie besondere Features von GoogleMail, wie Spamschutz oder Verwaltung des Posteingangs auch bei anderen E-Mail-Konten nutzen
  2. Wussten Sie, dass Sie eine Eieruhr direkt im Suchfeld von Google installieren können? Sie müssen nur die Anzahl der Minuten eingeben gefolgt vom Wort “timer”. Sie werden dann von einem Ton informiert, wenn die Zeit verstrichen ist.
  3. Mit Google nGrams können Sie sich anzeigen lassen, wie oft ein bestimmtes Wort oder ein bestimmter Ausdruck  in Büchern gebraucht wurde, die zwischen 1500 (!) und 2008 publiziert wurden. Das Ergebnis bekommen Sie als Zeitreihendiagramm präsentiert. Wenn Sie nicht wissen, was Sie damit anfangen sollen, dann schauen Sie hier nach.
  4. Mit Google Fonts finden Sie schöne Schriften, die Sie kostenlos verwenden dürfen. (Es lohnt sich jedoch immer, beim Copyright noch einmal genauer hinzuschauen.)
  5. Wenn Sie unter einem Ohrwurm leiden, aber nicht wissen, wer ihn verursacht hat, dann hilft Ihnen Google Sound Search weiter. Allerdings nur, wenn Sie ein Android Smartphone ihr Eigen nennen.
  6. Die inverse Bildersuche hat mir schon manchesmal geholfen, wenn ich bei einem Foto auf meiner Festplatte nicht mehr wusste, unter welchen urheberrechtlichen Bedingungen ich es verwenden durfte oder eben nicht. Durch diese Suche gelangen Sie meistens zur Quelle des gesuchten Bildes.

Übrigens: Wenn Sie öfters Google Forms benutzen, dann empfehle ich Ihnen den Artikel von Angela Alcorn: 10 Advanced Tips & Tricks For Google Forms. Der Titel ist Programm, Sie finden dort Tipps für Fortgeschrittene zu diesem beliebten Formularhandler.

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Schreibgeräte für das Weblog

Um die Artikel für das ToolBlog zu schreiben, begebe ich mich nur sehr ungern in den WordPress eigenen Editor. Zum einen ist es mir lästig, mich jedesmal Einloggen zu müssen, zum anderen gefällt er mir auch nicht. Das geht schon damit los, dass ich keine Tooltips mehr für meine Hyperlinks kreieren kann und hört damit auf, dass die Bildbe- und verarbeitung m.E. ziemlich “unkommod” ist, wie der Schwabe sagt.

Früher habe ich daher unter Windows gerne den Live Writer benutzt, den Microsoft ummesonscht zum Download zur Verfügung gestellt hat. Allerdings wird diese nützliche kleine Tool wohl nicht mehr weiterentwickelt, was ich sehr bedaure. Umso mehr habe ich mich über die Nachricht gefreut, dass es mittlerweile ein Projekt gibt, bei dem der Live Writer in einer Open Source Version von netten Heinzelmännchen weitergepflegt wird. Das Programm heißt sinnigerweise Open Live Writer, auf GitHub können Sie das Programm umsonst herunterladen und den Fortschritt des Projekts nachverfolgen.

Für den Mac nutze ich derzeit Blogo, allerdings ohne größere Begeisterung. Es gibt dort vieles, was nur suboptimal funktioniert, wie etwa das Einbinden von Bildern. Meistens muss ich dann ohnehin im Admin-Bereich von WordPress nachjustieren. Was nützt dann so eine App? Ich kann dann gleich meine Beiträge im WordPress-Editor schreiben. Mir ist bislang keine Mac-App untergekommen, mit der man vernünftig bloggen kann. Aber vielleicht wissen die Leser mehr.

Unter iOS gibt es einige Apps. Imo ist das Verfassen von Artikeln damit ziemlich umständlich. Aber wenn es denn sein muss, empfehle ich die App, die WordPress selbst bereitstellt. Mit Blogsy habe ich eine Zeitlang herumexperimentiert, allerdings ohnen nennenswerten Erfolg.

Fazit: Am liebsten schreibe ich meine Artikel mit dem Open Live Writer. Wenn ich unterwegs bin, nutze ich auf dem MacBook Blogo immer in der Hoffnung, dass irgendwann einmal ein Programm auf den Markt kommt, das mit dem Live Writer vergleichbar ist.




Wie gesagt, wenn Sie eine vernünftige App für den Mac kennen, dann lassen Sie es mich wissen.

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Bewahren Sie Ihre Privatsphäre

Ich kann mich noch gut daran erinnern, welche Proteste die Volkszählung in den 1980ern hervorgerufen hat. Gegen die Argumente, die damals gegen das Vorhaben ins Feld geführt haben, ist das, was heute im Internet passiert, ein Kindergeburtstag.

WhoIsHostingThis? hat eine nette Infografik erstellet, auf der Sie auf einen Blick sehen können, was Sie zum Schutz Ihrer Privatsphäre unternehmen können. Es lohnt sich aber auch, den Artikel zu lesen: 9 Tips for Keeping Your Internet Usage Private.

[via Lifehacker]

Weiterlesen

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Die Liste wirklich nützlicher Internettricks

Ich gebe zu, Reddit ist eine Webanwendung, deren Nutzen sich mir bislang noch nicht erschlossen hat, vermutlich weil ich die Philosophie dahinter einfach nicht begreife.

Nicht allen geht es so und es gibt durchaus Leute, die einen Nutzen aus den Posts bei Reddit ziehen. Die Autoren von WhatToDoWhenBored (der Name ist gut!) haben aus einem  einschlägigen Thread bei Reddit einige Perlen herausgefischt: 21 Cool Internet Tricks to Revolutionize Your Browsing. Hier erfahren Sie unter anderem:

  • Wie man den Vorspann bei youtube-Videos umgeht
  • Wie man effizient mit Browser-Tabs umgeht
  • Wie Sie in Null Komma Nix Ihren Browser Cache löschen
  • Wie Sie länderspezifische Websites ansurfen könnten, die Sie eigentlich gar nicht öffnen dürften

Das ist natürlich noch nicht alles. “Jedem Kind seinen Luftballon”, heißt es im Volksmund und so muss ich es Ihnen überlassen, was Sie für praktisch halten. Die Bedürfnisse sind einfach zu verschieden.
Ein Blick auf die Liste lohnt sich aber allemal!

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Falsche Annahmen über E-Mail

Wir alle schimpfen über das Medium E-Mail, teils vollkommen zu Recht, teils aber auch zu Unrecht, wie Skip Prichard meint. In seinem Artikel „10 Email Productivity Myths“ räumt er mit den zehn bekanntesten E-Mail-Irrtümern auf:

  1. E-Mail ist einer der größten Zeitdiebe
  2. Antworte niemals allen Adressaten, weil Du sonst die Posteingänge zustopfst
  3. Verzichte komplett auf eine Antwort
  4. Benutze BCC 
  5. Greifen Sie zum Telefon anstatt eine Mail zu schicken
  6. Schauen Sie nie morgens in den Eingangskorb
  7. Schauen Sie nie abends in den Eingangskorb
  8. Begrenzen Sie die Zeit für die Bearbeitung von E-Mails
  9. Schreiben Sie E-Mails um sich abzusichern
  10. Benutzen Sie geeignete Filter

Wenn Sie nun erwarten, dass Skip diese Regeln in Bausch und Bogen verdammt, dann täuschen Sie sich, vielmehr definiert er zumeist die Ausnahmen, wann Sie eine der o.a. eben doch missachten sollten.

Mein Kommentar:

zu 1) Ich denke, dass E-Mail einer der größten Zeitdiebe sein kann, wenn man kein System hat, die E-Mails zu verarbeiten. Wie so etwas gehen kann, zeigt zum Beispiel Michael Linenberger.

zu 4) BCC ist bei mir durchaus in Gebrauch. Oft schicke ich meiner Frau eine solche Blindkopie, wenn ich z.B. auf eine Kundenanfrage antworte. Meine Frau, die auch mein Sekretariat betreut, ist dann im Bilde, den Kunden interessiert das eher nicht.

zu 6 und 7) Dem Ratschlag, nicht morgens gleich als erstes den Eingangskorb zu leeren, kann ich einiges abgewinnen, warum ich aber abends darauf verzichten soll, erschließt sich mir nicht. Schließlich bin ich ein Freund des leeren Posteingangs am Ende eines Arbeitstages. Ansonsten sollte man sich beim Checken des Posteingangs auf einige wenige Male am Tag beschränken.

zu 9) Es war schon immer meine Ansicht, dass man an der Anzahl CC’s auf dem Verteile erkennen kann, wie ausgeprägt die Absicherungsmentalität in einem Unternehmen ist. Ich lese in der Regel E-Mails nicht, die mich unter CC erreichen. Allenfalls werden sie in einem eigenen Ordner gespeichert, sollte ich einmal auf eine Nachricht angesprochen werden. Was aber so gut wie nie passiert.

zu 10) Das kann man machen, aber bitte benutzen Sie niemals einen Filter zur Umgehung des Posteingangs. Das kann böse Folgen haben.

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E-Mail: Kleine Tricks mit großer Wirkung

Sie kennen sicher das ökonomische Prinzip. Hier stellt man sich die Frage, wie man mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel erreichen kann. Oder andersherum: Wie erreiche ich die größtmögliche Effizienz?

Warum soll das nicht auch für den Umgang mit E-Mails gelten, hat sich Lily Herman gefragt und gibt die Antwort in ihren Artikel “9 Small Changes That’ll Make Your Emails Way More Professional”. Hier sind ihre Tipps:

  1. Schreiben Sie ein zielgerichtetes Betreff
  2. Schreiben Sie Ihre E-Mail vom Ende her
  3. Stellen Sie die Nachricht in den entsprechenden Kontext
  4. Verwenden Sie Zwischenräume
  5. Bleiben Sie bei einem einzigen Schrifttyp
  6. Schreiben Sie fett oder unterstreichen Sie, aber nur, wenn wirklich notwendig
  7. Lesen Sie vor dem Abschicken gründlich Korrektur
  8. Halten Sie Ihre Signatur einfach
  9. Wenn notwendig, benutzen Sie BCC

Natürlich möchte ich auch meinen Senf noch dazu geben…

zu 1) Volle Zustimmung! Bitte zwingen Sie den Adressaten nicht dazu, die ganze Nachricht lesen zu müssen, bevor er/sie entscheiden kann, was dann zu tun ist. Ein zielgerichtetes Betreff erleichtert die Durchsicht des Posteingangs. Noch besser: Sie schreiben gleich in das Betreff, was Sie erwarten:

  • Bitte um Entscheidung: Neuanschaffung Werkzeugmaschine Halle 36
  • Bitte um Rückruf: Protokoll Besprechung “Reklamationen” vom 23.11.
  • FYI: Besuchsbericht Messe Frankfurt 2015

zu 2) Dieser Tipp geht in eine ähnliche Richtung. Schreiben Sie am Anfang, was Sie möchten und was der Adressat tun soll. Danach kommt die Ausführung, warum und wieso.

zu 3) Der Angeschriebene soll die Botschaft so schnell wie möglich einordnen können.

zu 4, 5 und 6) Diese Hinweise dienen der besseren Lesbarkeit. Ich selbst bin übrigens Fan von reinen Textmails und lehne HTML-Mails ab. Aus vielen Gründen. Unterstreichen können Sie in Textnachrichten übrigens so.

zu 7) Darauf kann man gar nicht oft genug hinweisen. Durch missverständliche E-Mail wurde schon so manche Katastrophe ausgelöst!

zu 8) Da haben wir in Deutschland im Geschäftsleben nicht allzu viel Möglichkeiten. Bei uns gibt es bekanntlich für alles Regeln.

zu 9) Dieser Tipp erschließt sich mir nicht so ganz. Klar, wenn sinnvoll, verwenden Sie diese Funktion, ansonsten lassen Sie es eben.

Eigentlich Selbstverständlichkeiten, oder?

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Haben Sie einen Ersatz für Yahoo Pipes?

Nun ist es bereits eine geraume Zeit her, das Yahoo seinen Service „Pipes“ vom Netz genommen hat. Ich muss zugeben, dass ich zunächst ziemlich verschnupft darüber war. Mittlerweile vermisse ich den Dienst gar nicht mehr. Dennoch möchte ich auf diesem Weg einmal nachfragen, wie Sie Pipes ersetzt haben, wenn Sie es denn überhaupt ersetzt haben.

Als Pipes über Bord geworfen wurde, hat Angela Alcorn „13 Best Yahoo Pipes Alternatives You Should Look at Today“ vorgestellt. Auch auf Quora wurde über sinnvollen Ersatz heftig diskutiert.

Meine Frage: Haben Sie so etwas im Einsatz? Wenn ja, was und wie zufrieden sind Sie damit?

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10 bekannte E-Mail-Fehler

Bei allem Wehklagen über E-Mail vergessen wir, dass oft nicht das Medium das eigentliche Problem ist, sondern der Nutzer vor dem Bildschirm. Melanie Pinola hat eine Liste von Fehlern veröffentlicht, die im Umgang mit E-Mail immer wieder gemacht werden: Top 10 Ways You’re Probably Using Email Wrong. Hier sind die Missgriffe:

  1. Sie schreiben die falschen oder zu viele Adressaten an
  2. Sie schauen zu oft in den Posteingang
  3. Sie bereinigen zu selten den Posteingang
  4. Sie missbrauchen den Posteingang als Aufgabenmanager und Notizbuch-Anwendung
  5. Sie verbergen neue Nachrichten in alten Threads
  6. Sie schreiben nichtssagende Betreffs
  7. Sie verzichten auf ein Backup oder speichern wichtige Nachrichten nicht ab
  8. Sie missachten die Regeln des E-Mail-Knigge
  9. Sie senden sensible Inhalte via E-Mail
  10. Sie antworten nicht in angemessener Zeit

Beim letzten Punkt steht in dem Artikel eingentlich „prompt“, was ich für etwas übertrieben halte, ich ziehe „angemessen“ vor.
Beispiele für E-Mail-Etikette („Knigge“) finden Sie zum Beispiel bei Microsoft, WikiHow oder bei der Uni Passau (pdf).

Auch wenn die o.a. Punkte selbstverständlich sein sollten, glaubt man nicht, was man als Coach in den Postfächern der E-Mail-Programme so zu sehen bekommt. Wahrscheinlich sind diese Fehler erst ausgemerzt, wenn es das E-Mail sowieso nicht mehr gibt.

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Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

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Die Überschrift eines Artikel von Christoph Lixenfeld hat mich stutzen lassen: Wir sind süchtig nach E-Mails. Stimmt das, was er sagt und wenn ja, wie kann man diese Sucht erklären?

Dass der (falsche) Umgang mit E-Mail durchaus Züge einer Sucht annehmen kann, merke ich immer dann, wenn ich den Teilnehmern meiner Workshops den Vorschlag mache, die automatische Benachrichtigung des E-Mail-Programms abzustellen und statt dessen ein- bis zweimal am Tag zu selbst gesetzten Zeiten die Post manuell aus dem Kasten zu holen. Die Reaktionen reichen von ungläubigem Staunen über sarkastische Bemerkungen bis hin zu blankem Entsetzen. Nur wenige kommen ins Grübeln und fragen sich: „Ja, warum eigentlich nicht?“

Genau diese Frage beschäftigt mich auch schon eine ganze Weile:

Warum beherrscht uns das E-Mail und nicht umgekehrt?

Eine mögliche Antwort darauf habe ich in dem Buch „Denken hilft zwar, nützt aber nichts“ von Dan Ariely gefunden.  Vielleicht lässt sich die obige Frage mit einer Analogie beantworten:

Was macht das Spielen an einer Slot-Machine so faszinierend?

Nehmen wir an, wir wüssten, dass bei jeder 10ten Betätigung des Hebels an dem Spielautomaten garantiert ein Gewinn käme, wäre das Spielen für uns dann immer noch interessant? Ich glaube nein, denn dann wäre das Spielen witzlos oder trivial (s. Heinz von Foerster).
Vielmehr besteht die Faszination des Spiels darin, dass wir eben nicht wissen, wann die „große Serie“ eintritt. Aus diesem Grund starren viele wie gebannt auf die Anzeige: „Kommt sie jetzt oder wieder nicht?“ Das Problem dabei ist, man kann u.U. nicht mehr aufhören, denn man will’s wissen und das Spiel wird zur Sucht.

Ariely nennt dies in seinem Buch „variablen Verstärkungsplan“ und verweist dabei auf den Psychologen B. F. Skinner. Nach diesem Plan bekommen wir für eine Handlung eine bestimmte Belohnung, wir wissen nur nicht, wann dies sein wird. Das führt dazu, das wir den Knopf immer wieder drücken, denn genau jetzt könnten wir ja belohnt werden.
Es liegt nahe, einen (gewagten) Vergleich zwischen dem einarmigen Banditen und dem E-Mail-Programm zu ziehen. Denn fortlaufend erhalten wir eine Vielzahl von E-Mails, die meisten irrelevant (Niete!), doch dazwischen befindet sich immer mal wieder eine „Perle“ (Belohnung bzw. Gewinn!). Wenn wir nun genau wüssten, dass jede 20. E-Mail eine solche Perle wäre, dann würden wir auch nicht ständig den Hebel betätigen, d.h. ins  Postfach schauen. So aber können wir kaum erwarten, ob die nächste E-Mail der Big Win ist.

Wir lernen auf diese Weise (oder werden konditioniert), wie vermeintlich mit E-Mail umzugehen ist: Immer wieder nachschauen, es könnte ja was drin sein. In anderen Worten: Wir entwickeln ein Muster, das wir immer wieder durchspielen. Dieser Nummer entkommt man nur, wenn man dieses kontraproduktive Muster durch ein anderes produktives ersetzt. Zum Beispiel, indem wir den elektronischen Postkasten nur zweimal am Tag zu festen Zeiten durchsehen, geeignete Filter oder ähnliches benutzen.

Ein kleines Beispiel aus dem Alltag für das „Muster brechen„?

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Wie Sie sich netztechnisch entgiften

Ich will gar nicht drumherumreden. Im Sommer diese Jahr gab es Momente, in denen ich gemerkt habe, dass „das Netz“ meinem Wohlbefinden durchaus deutlich abträglich war. Dies traf insbesondere auf Twitter und die unsägliche „Grexit“-Debatte zu, die damals dort geführt wurde.

Ich habe dann den Sommerurlaub dazu genutzt, meinen Umgang mit den sozialen Netzwerken neu zu überdenken. Das Fazit: Ich habe die Zeit, die ich mit Twitter oder Facebook verbringe, deutlich reduziert. Und siehe da, es geht mir besser damit.

Micah Nielsen treibt offensichtlich das gleiche Problem um, zumindest lässt ein Artikel von ihr darauf schließen: Howto: Detox from the Internet. Für eine wirkungsvolle „Entgiftung“ macht sie folgende Vorschläge:

  1. Koppeln Sie sich ab vom Netz
  2. Besorgen Sie sich eine Software zum Blocken von Inhalten
  3. Verwenden Sie einen Wecker anstatt Ihr Smartphone
  4. Verbannen Sie Ihre Ladestation aus Ihrem Wohnbereich
  5. Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Hobby!
  6. Klicken Sie nicht auf jeden Button, nur weil er da ist
  7. Wenn die Batterie leer ist, gönnen Sie dem Gerät eine Pause
  8. Benutzen Sie zur gleichen Zeit immer nur einen einzigen Bildschirm
  9. Benutzen Sie Ihr Hirn anstatt Google
  10. Verwenden Sie den „Bitte nicht stören“-Status
  11. Keine technische Geräte, wenn Sie zu Tisch sind

Haben Sie noch ein paar persönliche Tipps zur „Entgiftung“ auf Lager oder halten Sie davon gar nichts? Was meinen Sie?

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Der E-Mail-Knigge der DB

Durch Zufall bin ich dieser Tage über eine Veröffentlichung der Deutschen Bahn (!) zum Thema „Umgang mit E-Mail“ gestolpert: Der kleine E-MailKnigge (pdf-Datei). 16 Tipps sollen den Leserinnen und Lesern helfen, eine „gepflegte E-Mail-Kommunikation“ zu erlangen.

Ich finde die Publikation gar nicht schlecht. Schauen Sie mal rein!

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Die Axiome von Watzlawick

Schon während der Grexit – Debatte und auch in den letzten Tagen wieder wurden mir die Grenzen von Twitter & Co in aller Deutlichkeit vor Augen geführt. Für mich Grund genug, mir wieder einmal die Axiome des großen Paul Watzlawick in Erinnerung zu rufen, die da lauten [Quelle]:

  1. Man kann nicht nicht kommunizieren
  2. Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt
  3. Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung
  4. Menschliche Kommunikation bedient sich analoger und digitaler Modalitäten
  5. Kommunikation ist symmetrisch oder komplementär

Fazit für mich auf Twitter:

  • Einwegkommunikation im Stil von Statements raushauen geht
  • Diskussion im Sinn von Argumenten um die Ohren hauen, wird zwar gemacht, ist aber nicht besonders fruchtbar
  • Dialog im Sinne von Sich gegenseitig verstehen wollen geht überhaupt nicht.

Das war ein kurzer Beitrag für mich selbst. 😉

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Eine Checkliste für E-Mails

Manchmal werde ich in meinen Workshops gefragt, warum das Medium E-Mail so „miss“braucht wird. Meine Antwort ist relativ simpel: Weil man es kann. Tatsächlich schicken manche Zeitgenossen elektronische Nachrichten in der Weltgeschichte herum, ohne auch nur einen Moment vor Betätigung des „Senden“-Knopfs nachgedacht zu haben.

Für diese Menschen ist eine Checkliste gedacht, die Dave LeClair in seinem Beitrag „Before You Send an Email, Run it Through This Checklist“ vorstellt. Diese Punkte sollte man beachten:

  1. Schreiben Sie eine Betreffzeile (und zwar eine aussagekräftige!)
  2. Vermeiden Sie eine flapsige Anrede
  3. Kontrollieren Sie Ihre Nachricht noch einmal auf Fehler
  4. Setzen Sie den Empfänger immer zuletzt ein (so können Sie noch einmal überprüfen, ob Sie alles zusammen haben: Anhänge, Signatur etc.)
  5. Strukturieren Sie Ihren Text, damit er besser lesbar wird
  6. Schreiben Sie kein Follow-up. Wenn es dringend ist, greifen Sie stattdessen zum Hörer
  7. Versehen Sie die Nachricht nur dann mit dem Status „Wichtig“, wenn sie wirklich wichtig ist

Die Liste ist sicher nicht vollständig, aber wichtige Dinge stehen schon einmal drin. Wenn Sie es ansprechender haben möchten, dann betrachten Sie die einschlägige Infografik. Allerdings ist die in Englisch.

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Quellen für lizenzfreie Bilder

Das Thema beschäftigt mich immer wieder. Wo bekommt ein Blogger wie ich Bilder her, ohne den Zorn der Juristenrepublik Deutschland auf sich zu ziehen? Immer mal wieder tun sich interessante neue Quellen auf, ich habe schon mehrfach darüber berichtet, z. B. hier oder hier.

Nun hat mir eine freundliche Dame namens Joyce Jamotillo eine E-Mail geschrieben und mich auf einen ebenso interessanten wie umfangreichen Beitrag aufmerksam gemacht: Free Stock Photos: 74 Best Sites To Find Awesome Free Images.. Der Titel sagt alles. Autorin Jacqueline Thomas stellt über 70 Sammlungen freier Fotos vor und trennt durch einen kurzen Kommentar und eine knappe Bewertung auch gleich die Spreu vom Weizen. Es gibt auch einen kurzen Steckbrief mit Informationen, ob etwa eine Mitgliedschaft nötig ist oder nicht.

Sehr nützlicher Beitrag, finde ich. Vielen Dank!

Bilder

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Lassen Sie das Internet für sich arbeiten

Wenn Sie eine bestimmte Tätigkeit immer wieder ausführen müssen, dann sollten Sie dringend über Automatisierungsmöglichkeiten nachdenken. Für den häuslichen Rechnenknecht gibt es eine große Anzahl von Programmen, die auf Knopfdruck einzelne Arbeitsschritte nacheinander ausführen und Ihnen so viel Zeit und Mühe sparen. Mittlerweile gibt es derartige Hilfen auch im Internet, wie Belle Beth Cooper schreibt: The Beginner’s Guide to Putting the Internet to Work for You. Vorgestellt werden:

IFTTT
Zapier
Alfred für den Mac (hat mit Internet nichts zu tun)
Keyboard Maestro für den Mac
Buffer (klar, Belle arbeitet dort)

Als Alternative für Keyboard Maestro gibt es für Windows das kostenlose AutoHotkey.
Zu meinem Leidwesen muss ich gestehen, dass ich Alfred und Keyboard Maestro bis heute nicht verstanden habe. Bis heute bin ich in den Anfängen stecken geblieben. Dasselbe gilt für AutoHotkey. Mir ist das alles etwas zu kompliziert.

BTW: Ich benutze gerne Programme für die Vervollständigung von Text. Für den Mac nehme ich dazu aText, das dasselbe leistet wie der TextExpander. Nur muss man nicht so tief in die Tasche greifen. Für Windows nehme ich FastKeys.

Für den Mac habe ich übrigens ein Buch zum Automatisieren der Aufgaben auf dem Mac entdeckt:

Vielleicht gibt es so etwas ja auch für Windows-Rechner oder in Deutsch. Für sachdienliche Hinweise bin ich Ihnen dankbar.

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Mind-Mapping (und noch viel mehr) in Google Drive

Vielleicht ist das für viele Leserinnen und Leser kalter Kaffee, für mich war es neu. Durch einen Artikel von Angela Alcorn habe ich gelernt, wie man die unterschiedlichsten Apps mit Google Drive verbinden und von dort direkt starten kann. Angela erklärt dies anhand der Mind-Mapping-App MindMup: Try MindMup Mind-Mapping Via Google Drive. Und so geht es:

1. Öffnen Sie Ihr Google-Drive-Verzeichnis
2. Klicken Sie links oben in das rote Feld „NEU“. Es öffnet sich ein Menü.
3. Fahren Sie mit der Maus auf „Mehr“, so dass ein Untermenü aufklappt
4. Klicken Sie auf „+ Weitere Apps verknüpfen“
5. Wählen Sie aus der Unzahl von angebotenen Apps die gewünschte aus

MindMup ist übrigens wirklich eine nette App für das Mind-Mapping zwischendurch. Und ummesonscht, was für die Schwaben unter den Lesern sehr wichtig ist.

Wie gesagt, die Anzahl der Apps, die Sie mit Google Drive verknüpfen können, ist sehr groß. Ich bin mir sicher, es ist auch die dabei, die genau für Ihre Zwecke passt. Leider sind nicht alles Angebote kostenfrei.

Und: Sie müssen natürliche einen Account bei Google haben.

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Wie Sie Ihre Arbeit mit Google Drive organisieren

Ich gebe zu, ich habe schon so manchen exotischen Ansatz zur Arbeitsorganisation gesehen. Aber immer wieder werde ich überrascht. Diesmal von Jordan Arbuckle. In seinem Beitrag „How to Organize, Improve, and Dominate Life with Google Drive“ zeigt er uns, wie wir unser ganzes Arbeitsleben komplett mit Google Drive und den dazugehörigen Apps organisieren können.

Zunächst listet Jordan auf, was mit Google Drive alles möglich ist. Ich gebe zu, schon das hat mich beeindruckt. Danach geht er in die Vollen. Er gibt uns Tipps für:

  • Die persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Daily Kaizen)
  • Eine Tabelle zur Verfolgung der eigenen Fitness
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Finanzplanung
  • Zielfindungs- und Umsetzungsmanagement

und noch ein paar interessante Dinge mehr. Wie gesagt, alles wird mit Google-Drive-eigenen Bordmitteln realisiert, das meiste mit entsprechenden Spreadsheets. Alle „Module“ werden beschrieben und Sie können die Vorlagen dafür herunterladen.

Auch wenn ich mich nicht auf diese Weise organisieren werde, so gebe ich doch zu, dass ich schwer beeindruckt bin. Da hat sich einer wirklich Gedanken gemacht. So geht es also auch!

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Interessante Tipps zu einem ewig jungen Thema: E-Mail

Ich glaube, seit es das Medium E-Mail gibt, beschweren sich die Nutzer darüber. Dennoch glaube ich, dass sich die E-Mail noch lange Jahre hält. Zumindest so lange, bis die Digital Immigrants den Löffel das Keyboard abgegeben haben. Sie wissen schon, Digital Immigrants sind Menschen meines  Alters, die noch mit der Briefpost aufgewachsen sind und ohne diese Analogie in den Zeiten des Internets aufgeschmissen wären.

Genauso groß wie der Ärger über das E-Mail ist die Anzahl der Ratschläge, wie mit E-Mail umzugehen ist. Sie brauchen nur einmal in diesem Blog danach zu suchen. Und doch gibt es immer wieder den einen oder anderen Artikel, der aus der Masse der 08/15 Ratgeber hervorsticht.

Mat Gemmell hat einen solchen Beitrag mit konventionellen, aber auch mit ungewöhnlichen E-Mail-Tipps geschrieben: Managing Email Realistically. Nachdem er uns erst einmal damit provoziert hat, dass GTD® nicht funktioniert und damit unsere Aufmerksamkeit bekommen hat, geht er zur Sache

Zunächst gibt er Hinweise, in welchen Abständen wir wem antworten sollten, wem sofort, wem innerhalb 24 Stunden, wem innerhalb einer Woche und wem gar nicht. Im Löschen von Mails ist er radikal und ich finde, so unrecht hat er nicht.

Sie finden außerdem den Hinweis, sich nur die ersten Zeilen einer Mail anzeigen zu lassen. Außerdem sollten Sie nie mehr als 10 Mail gleichzeitig im Eingangskorb haben usw. usw.
Besonders interessant finde ich den Tipp, bei unklarem Betreff oder Inhalt sofort um Klärung zu bitten. Er beschreibt die nützlichen Effekte dieses Vorgehens:

  • Man hat das E-Mail vom Hals und der Ball liegt im gegnerischen Spielfeld
  • Sie geben demjenigen Arbeit, der versucht hat, Ihnen Arbeit aufzudrücken
  • Sie zeigen sich als Person, die detailorientiert und präzise ist

Sie merken schon, Mat ist ein kleiner Zyniker. Wohl um diesen Eindruck etwas abzumildern, meint er:

Be polite

Nun gut. Das ist noch nicht alles. Wie gesagt, mir gefällt der Artikel. Ich habe das eine oder andere gefunden, das ich ausprobieren möchte.

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