Archiv der Kategorie: Hardware

Zeitmanagement zum Falten: Kennen Sie den Corbinizer?

Trotz der Unzahl von Computerprogrammen gibt es noch genug Leute, die auf die Aufgabenverwaltung mit Papier und (Blei-) Stift schwören. Brandon Corbin führt in seinem Artikel “4 Reasons to use a paper based task manager” vier Gründe auf, warum das so ist:




  1. Papier und Stift zwingen dazu, sich kurz zu fassen
  2. Papier stürzt nicht ab und ist immer verfügbar
  3. Papier und  Stift ermöglichen eine hervorragende wöchentliche Zusammenfassung
  4. Man kann überall Notizen machen

Die Punkte 1 und 3 finde ich wenig überzeugend, anders als die Punkte 2 und 4. Bis heute kann ich mich nicht daran gewöhnen unterwegs im Café oder im Bus Notizen mit meinem Mobiltelefon zu machen. Deshalb trage ich meistens ein Notizbuch mit mir herum.

Brandon Corbin empfiehlt für die Organisation von Aufgaben und Notizen ein Notizblatt, das entsprechend gefaltet wird und so in jede Hosen- oder Hemdentasche passt: Den Corbinizer. Sie können sich die Vorlagen auf der Website herunterladen (auch in DIN A 4). Wie das Blatt dann gefaltet wird, sehen Sie hier:

Manchen wird der Corbanizer bekannt vorkommen. Richtig, so etwas hatten wir schon mal. Noch eine Spur raffinierter, unter dem Namen PocketMod. Im ToolBlog hatte ich darüber berichtet: Ein Hipster PDA wie gedruckt.

Auch wenn ich diese gedruckten und gefalteten Miniaturapps für das Zeitmanagement und die Aufgabenorganisation nicht mehr benutze, so kann ich sie doch empfehlen. Ein ähnliches System hatte ich mir während meiner Zeit als Produktionsingenieur in der Papierindustrie (!) gebastelt. Es hat mir dort gute Dienste geleistet.

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Wie Sie 50 Bücher in einem Jahr lesen

Der Artikel “Wie Sie das Bücher lesen verbessern”, den ich letzte Woche an dieser Stelle veröffentlicht habe, stieß auf eine Resonanz, die ich so nicht erwartet habe. Nun bin ich auf einen weiteren einschlägigen Beitrag gestoßen, in dem der Autor Stephen Altrogge uns zeigen möchte, wie wir 50 Bücher in einem Jahr lesen können: How to Read 50 Books a Year, in 7 Easy Steps.

Ich bin bei solchen Überschriften immer etwas skeptisch, für mich klingen sie immer reichlich vollmundig. Außerdem frage ich mich, ob Quantität von Qualität geht und ich überhaupt eine solche Menge von Büchern lesen will. Allerdings sind die Hinweise von Altrogge auch für den Otto Normalleser interessant. Er empfiehlt:

  1. Machen Sie sich eine Leseliste
    Es gibt verschiedene Anwendungen, mit denen Sie Ihre Büchersammlung verwalten können. Altrogge nennt z. B. Goodreads. Diese erlauben oft das Anlegen von beliebiger Listen, also auch einer Noch-zu-lesen-Liste. Ich habe mich vor Jahren für LibraryThing entschieden. Allerdings habe ich noch keine Erfahrung mit o.a. Liste und tausche mich auch nicht mit anderen Lesern aus. Mir dient die Anwendung rein zur Katalogisierung meiner Bücher.
    Interessant finde ich den Vorschlag in dem Artikel, eine solche Liste in Trello anzulegen. Wie das geht, zeigt ein Beitrag von Dan Shipper: How to read a lot of books.
  2. Lesen Sie mindestens 2 Bücher gleichzeitig
    Kann man machen, muss man aber nicht. Ich bin da eher skeptisch. Bei Fachbüchern sollten Sie zumindest die Ähnlichkeitshemmung beim Lernen beachten. Wenn Sie also mehrere Bücher gleichzeitig lesen möchten, dann aus möglichst unterschiedlichen Fachgebieten.
  3. Lesen Sie in kleinen Abschnitten
    Das habe ich mir schon vor einiger Zeit angewöhnt. Schlicht und einfach deshalb, weil meine Aufmerksamkeitsspanne sehr zu wünschen übrig lässt.
    Altrogge empfiehlt, sich Bücher vorlesen zu lassen, wenn man müde ist. Dies funktioniert zumindest bei Kindle-Produkten. Sie können auch Ihr iPhone/iPad entsprechend einstellen.
    Probiert habe ich das selbst noch nicht, aber es kommt auf meine Liste. Ich bin gespannt, wie das im Deutschen funktioniert.
  4. Erhöhen Sie Ihre Lesegeschwindigkeit
    Das hatte wir schon. Hier gibt es eine Reihe von Apps aller Art, mit der Sie das Schnell lesen trainieren können. Spritz als Erweiterung für Ihren Browser scheint einen Versuch wert zu sein. Ein Tipp von mir: “Schneller lesen” für iOS und knapp 3€.
  5. Ergänzen Sie Ihre Lektüre durch Hörbücher
    Dem kann ich mich durchaus anschließen, besonders wenn es um sog. schöngeistige Literatur geht und das Buch von einem fähigen Sprecher/Schauspieler gelesen wird. Wenn Brückner liest, wird sogar das Telefonbuch spannend.
  6. Erhöhen Sie Ihre Hörgeschwindigkeit
    Nein, diesen Tipp werde ich nicht umsetzen. Es hört sich einfach bescheuert an, wenn man die Abspielgeschwindigkeit erhöht.
  7. Seien Sie bei der Auswahl der Lektüre wählerisch
    Auch bei der Auswahl der Bücher lohnt es sich manchmal, “strategisch” vorzugehen. Was interessiert mich derzeit, worin will ich mich weiterbilden. Aber nicht übertreiben, manchmal stößt man nur durch Zufall auf die echten Perlen.

Was nehme ich mit? Spritz werde ich probieren und versuchen, meine Pläne bez. Lesen mit Trello zu strukturieren. Haben Sie bestimmte Kniffe, um die Produktivität beim Lesen zu erhöhen? Wollen Sie das überhaupt? Fragen über Fragen…

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Wie Sie einen Besprechungsraum finden: spacebase

Momentan denke ich über ein offenes Seminar zum Thema “Zeitmanagement und Aufgabenorganisation” nach. Wie immer ergibt sich dabei das Problem, eine geeignete Location für die Veranstaltung zu finden. Vielleicht löst eine Anwendung namens spacebase dieses Problem.

Wenn Sie schon einmal mit airbnb verreist sind, dann kennen Sie das Prinzip, das dahinter steht. Mitmenschen, die über geeignete Räumlichkeiten verfügen, vermieten diese an andere Mitmenschen, die diese für einen bestimmten Zeitraum benutzen möchten. Genauso funktioniert spacebase.

Sie können dort für unterschiedliche Orte Besprechungs- und Seminarräume unterschiedlicher Größe und Ausstattung mieten. Zumeist erfolgt die Berechnung stundenweise. Momentan beschränkt sich das Angebot auf die größeren Städte in Deutschland, aber auch in Spanien, den Niederlanden oder in Österreich werden Sie fündig.

Ich finde das Konzept recht interessant und bin gespannt, wie es sich entwickelt. Momentan ist mir das Angebot zu sehr auf die Metropolen beschränkt. Wirklich nützlich wären für mich auch Räume in den Mittelstädten der Provinz. Damit meine ich Städte wie Friedrichshafen, Ulm oder Aalen, um mal in meiner Gegend zu bleiben. Aber was nicht ist, kann ja noch werden.

BTW: Nein, dieser Beitrag ist nicht gesponsert.

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Wie Sie Ihr Notizbuch mit einem Index versehen

Nach wie vor bin ich ein großer Freund des Notizbuchs. Allerdings benutze ich es nicht als Organisationsmittel, sondern lediglich als Informationsspeicher. In mein Notizbuch kommt alles, was mir be-merkenswert erscheint: Besprechungsnotizen, Ideen, Mitschriften in Seminaren. Eben alles, was es mir wert ist, gemerkt zu werden. Der Bindestrich gerade eben war Absicht.

Im Laufe der Zeit kommt so einiges zusammen und da stellt sich die Frage, wie man die Notiz wiederfindet, die man vor geraumer Zeit in das Buch hineingeschrieben hat.  Besonders kniffelig ist das, wenn zusammenhängende Notizen auf verschiedenen Seiten des Buchs verteilt sind.

Carey Barnett zeigt uns in dem Artikel “Indexing and Organizing a Moleskine Notebook”, wie Sie dieses Problem lösen können:

  1. Versehen Sie Ihr Notizbuch mit Seitenzahlen oder noch besser, verwenden Sie ein Notizbuch, dass solchen Seitenzahlen schon hat.
  2. Neben die aktuelle Seitenzahl schreiben Sie die Zahl der Seite, von der Ihre Notizen zum selben Thema fortgesetzt werden. Um dies zu illustrieren zeichnen Sie von dieser Zahl eingehenden Pfeil:

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  3. Über die aktuelle Seitenzahl schreiben Sie die Zahl der Seite, auf der Ihre Notizen, auf der Ihre Notizen fortgesetzt werden. Das kennzeichnen Sie durch einen ausgehenden Pfeil:

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  4. Nun beginnt das Indizieren:
    Beginnen Sie den Index von hinten im Buch (quasi spiegelverkehrt) und notieren Sie mit ein paar Stichworten, um was es bei der Notiz geht. Daneben vermerken Sie die Seite, auf der die im Buch verteilte Notiz anfängt.  Durch das Pfeilsystem finden Sie schnell die zusammenhängenden Notizen.
    (Diesen Schritt habe ich modifiziert)

Ich hoffe, ich habe dieses System so richtig verstanden. Ehrlich gesagt, ganz sicher bin ich mir da nicht. Bis jetzt bin ich auch ganz gut ohne Index ausgekommen. Vielleicht werde ich den Christian Mähler anspitzen, ob er ein paar Ideen zur Indizierung von Notizen hat.

Ganz raffiniert finde ich übrigens nach wie vor die japanische Art der Indizierung, über die ich hier bereits geschrieben habe. Einfach, aber wirkungsvoll.

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Die 8 schlimmsten Ablenkungen im Büro

Wie wir alle wissen, gilt für die Effizienz die Formel:




Effizienz ∼ Fokussierung

Und da Fokussierung umgekehrt proportional zur Ablenkung ist, lässt sich daraus ableiten, dass wir Ablenkung meiden sollten wie der Teufel das Weihwasser, wenn wir effizient arbeiten wollen.

Siobhan O’Rorke geht in einem Beitrag auf die schlimmsten Ablenkungen ein, die uns im Büro das Leben schwer machen: Productivity Experts Nail Down the Top 8 Office Distractions that Ruin your Workday. Diese sind:

  1. Lärm
    Tatsächlich beklagen sich auch in meinen Workshops immer wieder Teilnehmer über die nervenden Hintergrundgeräusche speziell in Großraumbüros. Wenn Sie gezwungen sind, in einer solchen Umgebung zu arbeiten, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Hinweis weiter: Lärm am Arbeitsplatz: Was tun?
  2. Das Internet
    Laut meinen Teilnehmer scheint dies in deutschen Büros (noch) kein Problem zu sein. In vielen Firmen wird der Zugriff auf das Internet vom Büro aus noch sehr restriktiv gehandhabt. Das Arbeitsrecht tut sein übriges. Wenn Sie selbstständig sind, dann koppeln Sie die Nutzung von Facebook & Co an die Erledigung Ihrer Aufgaben. Quasi als Belohnung.
  3. Büroklima (Temperaturen)
    In Deutschland gibt es für alles irgendwelche Regelungen, so auch für die Raumtemperatur. Für die Raumtemperatur ist dies die ASR A3.5. Alles andere hätte  mich auch gewundert. Wenn Sie noch mehr wissen möchten, dann informieren Sie sich mit Hilfe einer Broschüre der VBG: Büroarbeit – sicher, gesund und erfolgreich.
  4. Hunger
    Hier verweise ich auf den umfangreichen Artikel von Christina Ferber: Mittagspause, Snack & Co – gesunde Mahlzeiten im Büro. Ich bevorzuge für zwischendurch Nüsse zum Knabbern.
  5. Multitasking
    Dass Multitasking alles andere als das Gelbe vom Ei ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Nähere Informationen dazu finden Sie in dem Beitrag: Störe meine Kreise nicht: Tipps zum Thema Multitasking.
  6. Kollegen, die um Hilfe bitten
    Jemanden um Hilfe bitten, ist erst einmal nichts Schlechtes. Aber hier ist etwas anderes gemeint. Es geht um die Zeitgenossen, die wegen jeder Kleinigkeit nachfragen, nur weil sie selbst nicht nachdenken wollen. Bitten Sie diese Kollegen, die Fragen auf einem Blatt Papier zu sammeln und bieten Sie an, diese Fragen zu einem gesonderten Termin zu klären.
  7. Quasselstrippen
    Stellen Sie ein Schild auf mit dem Inhalt: “Wenn Sie Ihre Zeit verschwenden möchten, dann tun Sie das bitte nicht hier!” Wenn das nicht hilft, werden Sie den Kollegen wohl mal zu einem 4-Augen-Gespräch zur Seite nehmen müssen.
  8. Bürokonzeption
    Zu diesem Thema gibt es ganze Bücher. Für einen ersten Überblick hilft Ihnen vielleicht die DGUV Information 215-441 weiter: Büroraumplanung.

Darüber hinaus empfehle ich Übungen zur Achtsamkeit.
Bei mir hat das wahre Wunder gewirkt.

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[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Aufräumen mit Marie Kondo

In den letzten Tagen bin ich auf ein Buch der japanischen Autorin Marie Kondo gestoßen, dass wohl die Referenz ist, wenn es um das Thema Aufräumen geht. An mir ist das Buch bislang vorbei gegangen, auch wenn es wohl in Japan und den USA der Bestseller unter den einschlägigen Ratgebern ist. Das Buch habe ich noch nicht beendet, ich kann aber schon sagen, dass mangelndes Selbstvertrauen nicht das Problem der Autorin zu sein scheint.

Der Schreibstil ist sicher nicht jedermanns Sache, für meinen Geschmack wiederholt sich Marie Kondo auch zu oft. Aber Sie müssen das Buch ja auch nicht lesen. Vielleicht reicht es ja auch der Artikel von Cate La Farge Summers für einen ersten Einstieg: 8 Lessons Our Editor Learned from the Decluttering Bible. Dort werden die Prinzipien von Marie Kondos Aufräumphilosophie (KonMari-Methode) wie folgt beschrieben:

  1. Packen Sie Kategorien an, nichr Räume
    Soll heißen: Räumen Sie Bücher auf, dann Kleider, dann… und nicht das Wohnzimmer, das Esszimmer, das Schlafzimmer.
  2. Achten Sie Ihre Habseligkeiten
    Genau, ohne „auf“. Respektieren Sie Ihre Sachen.
  3. Pfeifen Sie auf nostalgische Gefühle
  4. Eliminieren schafft Freiheit
    Mut zur Lücke zum Wegwerfen!
  5. Kleidung falten statt aufhängen
  6. Anwendung der vertikalen Falttechnik
  7. Sehen Sie den Kleiderschrank mit anderen Augen
  8. Entdecken Sie Ihren persönlichen Stil wieder neu

Cate beschreibt in ihrem Artikel auch, inwiefern sie von der Anwendung der KonMari-Methode profitiert hat. Nun ja, so weit bin ich noch nicht.

BTW: Wenn Sie wissen möchten, wie das mit dem speziellen Klamottenfalten geht, dann schauen Sie sich den Beitrag von Marie Kondo selbst an: The KonMari Folding Method. Oder Sie tummeln sich auf dem einschlägigen youtube-Kanal, der ganz der Meisterin gewidmet ist: Marie Kondo Folding Method.

Hier zum Beispiel werden Hosen zusammengefaltet:

Der Erfolg des Buches von Marie Kondo zeigt, dass sie offensichtlich in ein Wespennest gestochen hat. Offentlich gibt es ein großes Bedürfnis nach Ordnung. Und noch ein Befund: Wir umgeben uns mit zu viel Ramsch, bis wir den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Ein Plädoyer für etwas mehr Minimalismus im Alltag.

Nachtrag (19. 7. 16)

Wie es der Zufall will, bin ich heute in der New York Times über einen ellenlangen Artikel über Marie Kondo gefallen: Marie Kondo and the Ruthless War on Stuff. Das ist schon erstaunlich. Scheint der nächste große Hype zu werden. Die neue David Allen?
Der Artikel ist lesenswert, weil er genau diesem Hype tiefer auf den Grund geht. Spannend.

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Notizen nach der Cornell-Methode: Eine Anleitung

Für Mitschriften bei Besprechungen, Präsentationen oder Vorlesungen empfehle ich die Cornell-Methode. Die Effizienz (und Effektivität) kommt bei diesem Verfahren dadurch zustande, dass die Schritte Aufnehmen und Reflektieren getrennt vorgenommen werden. Unterstützt wird diese Art Notizen zu machen, durch eine spezielle Blattaufteilung beim Notizpapier.

Wenn Sie wissen möchten, wie die Cornell-Methode funktioniert, dann schauen Sie doch einmal wikiHow vorbei. Im Artikel “How to Take Cornell Notes” wird jeder einzelne Schritt detailliert und reich bebildert erklärt.

Die Kurzfassung der Methode finden Sie auf dem Deckblatt der Blöcke, die ich immer in meinen Workshops austeile. Falls Sie noch nicht die Gelegenheit hatten, dabei zu sein, dann können Sie das Blatt als Spickzettel auch hier herunterladen.

BlockCornell

Falls Ihnen die Cornell-Methode gar nicht zusagen sollte, dann schauen Sie doch mal auf die “Die Megaseite über das Notizen machen”. Da werden Sie sicher fündig.

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Wie Sie Ihr Pausenbrot richtig einpacken

Wenn ich die letzten Jahre Revue passieren lassen, dann muss ich sagen, dass sich in den Kantinen unserer Unternehmen viel getan hat. Ich mag gar nicht an das Angebot während meiner Lehrzeit denken, da schüttelt es mich jetzt noch.

Aber auch, wenn die Werksküchen mittlerweile gesundes und schmackhaftes Essen anbieten, so ziehen es doch viele Mitarbeiter vor, das eigene Pausenbrot mitzubringen. Im Internet gibt es sicher eine ganze Menge von Beschreibungen, was auf ein ordentliches Pausenbrot drauf muss, Elana Carlson geht es in ihrem Artikel darum, wie man es richtig verpackt: How to Wrap a Sandwich.

Es gibt noch eine andere Methode. Man nehme eine massive Brotbüchse. Dann bleibt die Stulle ebenfalls frisch und zerquetscht wird auch nichts. Allerdings trägt das Teil mehr auf.

[Foto von Ken Boyd [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

[via Lifehacker]

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Mein iPhone ist weg! Was nun?

Vor kurzem hat mein Kollege Marcel Widmer diesen Tweet gezwitschert:

Nun sprechen die Seelenklempner ja immer von „selektiver Wahrnehmung“ und wahrscheinlich hätte ich ohne den o.a. Tweet den Artikel von Mark O’Neill gar nicht beachtet: 8 Ways To Find a Lost iPhone (& What To Do If You Can’t Get It Back).

Im Falle eines Falles empfiehlt Mark diese Maßnahmen zur Wiedererlangung des heiß geliebten Stücks:

  1. Schauen Sie hinter dem Sofa nach
    Nicht lachen, das hat bei mir schon Wunder gewirkt. Ich habe mein iPhone schon an den unmöglichsten Stellen liegen lassen (Ja, auch da!).
  2. Rufen Sie sich selbst an
    Wenn Sie sich nicht erinnern können, wo Sie Ihr Gerät zuletzt gesehen haben, dann können Sie sich ja von einem anderen Gerät selbst anrufen. Sie sollten dann allerdings Ihr iPhone nicht “stumm” geschaltet haben. Und allzu weit entfernt sollte es auch nicht liegen.
  3. Benutzen Sie die Funktion “Mein iPhone suchen”
    Diese Funktion sollten Sie allerdings aktiviert haben, bevor Sie Ihr Gerät vermissen, denn sonst funktioniert es nicht. Wie Sie die Funktion einschalten und wie Sie sie bedienen, steht auf der Hilfeseite von Apple.
  4. Aktivieren Sie den “Lost”-Modus
    Wie das geht, erfahren Sie ebenfalls auf einer einschlägigen Apple-Seite. Lesen Sie bitte die Anleitung sorgfältig durch, denn sonst könnte es ungewollte Überraschungen geben. Man kann nämlich auch ferntechnisch alle seine Daten auf dem vermissten Teil löschen.
  5. Dem iPhone hinterhergooglen
    Hier hat die Datensammelwut von Google vielleicht sein Gutes. Denn Google zeichnet auf, welche Strecken das iPhone zurückgelegt hat. Und mit der richtigen Anleitung können Sie das auch nachvollziehen. Die Anleitung dazu gibt Mark in seinem Beitrag.
  6. Fragen Sie in den sozialen Netzwerken nach
  7. Gehen Sie auf das virtuelle Fundbüro
    Das wusste ich auch noch nicht. Es gibt eine Seite namens Missing Phones. Dazu brauchen Sie eine spezielle Nummer, die IMEI. Was das ist und wo Sie sie finden, hat Tim Brooks beschrieben: What Is My Phone’s IMEI, And What Is It For?
    Übrigens können Sie auch ganz analoge Wege gehen und bei der Polizei oder dem Fundbüro nachfragen. Es kostet ja nichts.
  8. Benutzen Sie ein Gadget á la Tile
    Bei Tile handelt es sich um ein kleines Gerät, mit dem Sie alles tracken können, was Sie möchten. Allerdings müsste es sich irgendwie am iPhone befestigen lassen. Und dann brauchen Sie ein zweites Gerät samt App, um das Verlorene zu orten. Für Haus- oder Autoschlüssel  mag das Sinn machen.

Viele dieser Tipps setzen natürlich voraus, dass Sie Ihr iPhone tatsächlich verloren haben und der Finder ehrlich ist. Bei der Firma “Raub & Klau” sieht man da eher alt aus. Dann sollten Sie vielleicht doch darüber nachdenken, alle Ihre Daten aus der Ferne zu löschen und das Handy unbenutzbar zu machen. Die Ortung hilft da auch nicht weiter, besonders wenn das iPhone im Libanon wieder auftaucht, wie es meiner Tochter passiert ist.

Aber manchmal liegt ja auch das Gute im Schlechten, wie Watzlawick schreibt. Zumindest lässt ein nachfolgender Tweet darauf schließen, den Marcel Widmer nach dem Klau abgesetzt hat:

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[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kalender auf Karteikarten

Wenn man in die Kneipe geht oder andere erfreuliche Dinge tut, möchte man nicht so viel mit sich herumschleppen. Wenn Ihnen ein Moleskine oder anderes Notizbuch schon zu schwer und unkommod ist, wie der Schwabe sagt, dann empfehle ich Ihnen Karteikarten. So ein knappes Dutzend von den Karten findet Platz in der kleinsten Tasche. Nun können Sie sich auch Karteikarten mit aufgedrucktem Kalender anfertigen. CalendarsQuick stellt Ihnen dazu einen Karteikartenkalendergenerator zur Verfügung. Sie geben ein paar Eckdaten ein, klicken auf den Knopf und sofort können Sie Ihre Vorlage als pdf-Datei herunterladen. Und das sogar in Deutsch. Ein kleines Helferlein, das man immer mal gebrauchen kann.

Wenn Sie es ganz edel haben wollen, dann empfehle ich Ihnen die Mind-Papers von X17. Sehr elegant.

MindPapersX17

…Nein, es gibt keine Provision und ein gesponserter Eintrag ist das auch nicht.

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Wir basteln uns ein Planungsbuch

Es gibt eine Gruppe von Menschen, die sich hartnäckig dem Gebrauch von Laptops, Tablets und anderem elektronischen Schnickschnack verweigert. Sie müssen mit dem Bleistift die erledigten Aufgaben abhaken, Schriftstücke abheften und Seiten umblättern können. Und das nicht virtuell, sondern physisch. Für die Haptiker unter den Lesern hier eine kleine Anleitung, wie Sie sich selbst ein Planungsbuch zusammenstellen können.

Die Zutaten:

Man nehme…

  • Ein Ringbuch DIN A 4 mit 2- oder 4-Ring-Mechanik
    (Es darf natürlich auch in edel sein.)
  • Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand
  • Register blanko in 10er-Einteilung
  • einen Einfach- oder Doppellocher,
  • PC mit Internetanschluss nebst Drucker zum Ausdrucken diverser Formblätter
    (den haben Sie ja schon, sonst könnten Sie diese Zeilen nicht lesen)

Nun stellen wir uns nämlich die Einlageblätter für das Planungsbuch zusammen.
Einen Teil haben wir schon, nämlich die Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand. Diese sind für Notizen und die kontextbezogenen Listen. Was wir sonst noch brauchen, machen wir uns selber oder finden es im Netz (eine gute Quelle ist zum Beispiel DIY Planner).

Wir brauchen außerdem noch:

Natürlich können Sie sich Kalender, Kontakte usw. auch aus Ihrem entsprechenden Computerprogramm ausdrucken.

Wir haben nun alles beisammen, legen die Register in das Ringbuch und beschriften Sie folgendermaßen:

Notizen/Eingang
Hier kommen leere Blätter der Ringbucheinlage hinein.
Dieses Fach nimmt später alle Ihre Notizen, Ideen, Telefonnotizen auf. Das Fach sollten Sie regelmäßig durchsehen und bearbeiten.

Kalender
Das Fach spricht für sich. Auf den Kalenderformblätter notieren Sie alles, was einen Zeitbezug hat: Besprechungstermine, Verabredungen und andere Dinge, die mit einem festen Zeitpunkt verbunden sind. Sonst nichts!

Zu tun
Dieses Fach ist für Ihre To-do-Listen. Hier hinein legen Sie leere Ringbuchblätter.

Wenn Sie David Allens Kontextansatz bevorzugen, dann beschriften Sie die Blätter oben links mit dem jeweiligen Kontext, wie „Büro“, „Zuhause“, „Telefon“, „Am Computer“ usw.
Die Liste „Warten auf“ nicht vergessen! (Beispiel).

Wenn Sie den Kontextansatz nicht so gerne mögen, dann gibt es viele andere Möglichkeiten, die To-do-Liste zu gestalten. Eine Übersicht bietet Ihnen die Website „Best To-Do Lists„. Außerdem sind hier auf dem ToolBlog immer wieder Artikel über To-do-Listen erschienen.

Vorhaben/“Große Brocken“
Hier kommen leere Ringbuchblätter zur Erinnerung für alles hinein, was mehr als einen Schritt zur Erledigung benötigt. Hier können Sie auch Notizen zu Ihren Zielen, Visionen, Strategien hinterlegen. Dieser Abschnitt ist auch der Platz für die berühmte Liste „Vielleicht/Irgendwann“. Durchsicht zumindest einmal die Woche!

Besprechungen
Hier ist Platz für die Formblätter zur Besprechungsvorbereitung und die Notizen nach der Cornell-Methode. Wenn Sie möchten, können Sie auch Aktionslisten für bestimmte Besprechungen oder Gesprächspartner anlegen.

Projektplanung
Dieses Fach nimmt unterstützendes Material für einzelne Projekte oder spezielle Themen auf. Es ist optional. Es gibt Menschen, die dieses Material nicht in ihrem Planungsbuch haben wollen. Entscheiden Sie selbst.

Sonstiges
Der Name spricht für sich. Hier sammeln Sie alles, was sonst nicht so richtig in die anderen Bereiche passt. Man sollte sparsam damit umgehen. Dieser Bereich sollte sich nicht zur „Müllhalde“ entwickeln.

Kontakte
Das ist der Bereich für die Formblätter mit den Kontakten. Natürlich nur die wesentlichen Kontakte, Sie wollen ja kein Telefonbuch mit sich herumtragen.

Die restlichen Fächer können Sie ganz nach Geschmack und Bedarf einteilen, z. B.

Reisekosten
Sie ahnen, welche Formblätter in diesen Abschnitt gehören.

Fertig ist Ihr Planungsbuch!

Schreiben Sie mir doch einmal im Kommentar, wenn Sie Fragen haben oder wie Sie Ihr Buch gestaltet und welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben. Viel Spaß!

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[Foto von Michal Jarmoluk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kurt Lewin im Radio

Auf der Liste der Vordenker, die mich im Lauf meines Berufslebens am meisten beeinflusst haben, steht Kurt Lewin sicher ganz oben. Sein 3-Phasen-Modell ist die Grundlage für das Verständnis von Veränderungen in Gruppen und Organisationen. In meinen eigenen Workshops greife ich für Gruppenarbeiten gerne und oft auf die Kraftfeldanalyse zurück, die ebenfalls auf Lewin zurückgeht.

Im zweiten Programm des Bayerischen Rundfunks erschien kürzlich ein Radioessay über Kurz Lewin, die ich meinen Leserinnen und Lesern sehr ans Herz legen möchte: Kurt Lewin – Aktionsforschung, Feldtheorie und Gruppendynamik.

Von Lewin stammt auch eines meiner Lieblingszitate:

Es gibt nichts Praktischeres als eine gute Theorie.

In dem Satz steckt tiefe Weisheit.

Nachtrag 23. Juni 2016

ToolBlog-Leser Ulrich Wimmer wies mich auf einen ähnlichen Beitrag im Südwestrundfunk hin:  Der Psychologe Kurt Lewin – Pionier der Gruppendynamik. Die passende Hördatei finden Sie hier.

Vielen Dank für den Hinweis!

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Wie Sie Ihr Tablet entmüllen

“Speicherplatz kannst Du nie genug haben” lautet der Grundsatz aller Menschen, die die Anfänge des Rechenknechts miterlebt haben. Aus diesem Grund habe ich mir bei meinem iPad mini beim Kauf 64 GB gegönnt, auch wenn das ein paar Euro mehr gekostet hat. Der Pferdefuß dabei ist, dass Sie in der Regel immer den Speicherplatz vollmachen, der Ihnen zur Verfügung steht. Das ist wie bei der Urlaubsreise mit dem Auto. Sie können auch einen Dreieinhalbtonner Ihr eigen nennen, Sie werden den Gepäckraum füllen, bis es nicht mehr geht. Warum? Weil Sie es können!

Allerdings ist irgendwann die Grenze erreicht und Sie können dann entweder (a) sich ein neues Gerät mit noch mehr Speicherplatz zulegen oder (b) Speicherplatz gewinnen, indem Sie sich von dem Geraffel trennen, das Sie nicht mehr brauchen. Was für das Tablet recht ist, ist für das Smartphone billig und so gibt uns David Caolo Aufräumtipps für beides, das Smartphone und das Tablet: Give your smart phone and tablet a good uncluttering. Er schlägt uns vor, auf diese Weise dabei vorzugehen:

  1. Löschen Sie Apps, die Sie nicht brauchen
    Wenn Sie unsicher sind, können Sie ja die nächsten Wochen darauf achten, wie oft Sie eine App tatsächlich gebraucht haben. Sie werden sehen, da fliegt schon eine Menge von der Platte.
  2. Organisieren Sie Ihre Ordner neu
    Fassen Sie die Apps sinnvoll in Ordnern zusammen.
  3. Vermeiden Sie Ordner auf dem Startbildschirm
  4. Lagern Sie ggf. Ihre Fotos aus
    Wenn Sie keine Sicherheitsbedenken haben, dann empfehle ich Ihnen Google Photos. Ich synchronisiere meine Bilder immer mit diesem Dienst und löschen die meisten danach auf meinem iPhone. So begrenze ich die Speichernutzung und habe die Fotos dennoch zur Verfügung.
  5. Gewinnen Sie Speicherplatz
    Unter “Einstellungen” können Sie meistens feststellen, welche Apps wie viel Speicherplatz benötigen. Achten Sie darauf, ob irgendwelche Apps Kopien Ihrer Dateien abgelegt haben und löschen Sie ggf. doppelte Dateien.
  6. Brauchen Sie iTunes wirklich?
    Diesen Tipp kann ich nicht beurteilen. Ich weiß nicht, ob Sie tatsächlich Speicherplatz sparen, wenn Sie iTunes durch dritte Applikationen ersetzen.
  7. Reinigen Sie Ihr Gerät von Zeit zu Zeit
    Von der Idee, das Gerät zu öffnen, halte ich allerdings gar nichts, zumindest, wenn es um Apple-Produkte geht. Bei anderen Herstellern mag das gehen, ich weiß es nicht. Ich benütze zum Reinigen des Displays lediglich ein Microfaser-Tuch, auch Brillenputztuch genannt, nicht mehr. Mit Chemikalien wäre ich vorsichtig. Das kann nach hinten losgehen.

Trotz dieser Tipps wird mein nächstes iPhone den doppelten Speicherplatz, nämlich 64 statt 32 GB enthalten. Und wieder werde ich ihn füllen, da bin ich mir sicher.

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Warum offene Büros vielleicht doch nicht so gut sind

Auch das berühmt-berüchtigte Großraumbüro hat sich in den letzten Jahren weiterenwickelt. Man spricht über offene Bürokonzepte und lobt sie über den grünen Klee. Als Vorteile werden verbesserte Kommunikationsbeziehungen und Einsparungen an Bürofläche und -ausstattung genannt.

Bei unseren Freunden in den USA ist die anfängliche Begeisterung in der Zwischenzeit einer gewissen Ernüchterung gewichen. Was hierzulande schon früh einige Skeptiker aus der Wissenschaft zu Bedenken gegeben haben, scheint sich nun tatsächlich zu bewahrheiten. Vielleicht sind die offenen Bürokonzepte ja vielleicht doch nicht so gut, wie anfangs angenommen.

Zu dieser Ansicht gelangt zumindest Geoffrey James in seinem Artikel “9 Reasons That Open-Space Offices Are Insanely Stupid”. Dies sind seine Gründe gegen die offenen Bürokonzepte:

  1. Sie vermindern die Produktivität
  2. Sie machen die Mitarbeiter unglücklich
  3. Sie verursachen zeitraubende Ablenkungen
  4. Sie machen die Mitarbeiter krank
  5. Die Anzahl der Erkrankungstage erhöht sich
  6. Sie vermitteln einen Mangel an Vertrauen
  7. Sie verursachen einen enormen politischen Aufruhr
  8. Sie lassen unsere hochbezahlten grauen Zellen dahindümpeln
  9. Sie sind teurer als abgetrennte private Büros

Geoffrey unterlegt seine Behauptungen zwar mit Links zu entsprechenden Studien weiterführenden Artikeln usw., aber dennoch scheint mir seine Kritik an manchen Stellen etwas überzogen.

Vielleicht kann man die Nachteile offener Bürokonzepte ja auch schon bei der Planung vermeiden. Regine Rundnagel gibt dazu in ihrem Artikel “Offene Bürokonzepte – Open Space und Business Club” wichtige Hinweise. Dort finden Sie auch viele Hinweise zu weitergehenden Quellen als Ausgangpunkt für Ihre eigene Recherche.

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[Foto von VeronicaTherese unter Wikipedia: Open Plan, CC BY-SA 3.0]

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Typische Füllerfehler

Von jeher war ich ein großer Freund des Füllfederhalters. Gerade wenn man viel mit der Hand schreibt, dann entlastet so ein Schreibgerät merkbar die Finger und das Handgelenk. Als Purist schwöre ich natürlich auf den Klassiker: Den Kolbenfüllhalter nämlich, bei denen man die Tinte aus dem entsprechenden Glas in den Füller ziehen muss. Freunde haben mir vor Jahren einen Montblanc Meisterstück geschenkt, den ich nach wie vor gerne benutze, allerdings nur zu bestimmten Gelegenheiten. Denn so ein Teil ist teuer und sollte gut behandelt werden.

Leider kann man auch einiges falsch machen, wie uns das folgende Video zeigt: The 7 Biggest Fountain Pen Mistakes.

Passen Sie also gut auf, damit Sie noch lange Freude an dem schönen Stück haben.

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Schuhschachtel 2.0: Organisieren mit der fileeeBox

Ob ich es nun als ehemaliger Papiermacher haben will, oder nicht, Papier als Informationsträger scheint unaufhaltsam auf dem absteigenden Ast zu sein. Dennoch wird es uns noch eine ganze Weile erhalten bleiben, man denke nur an all die „offiziellen“ Schreiben von Ämtern, Behörden oder auch Firmen. So alt wie der Schriftverkehr ist auch die Frage „Wohin mit dem ganzen Papierkram?“. Das ist es nicht allein, denn finden möchte man ein abgelegte Schriftstück bei Bedarf ja auch wieder, und zwar ohne großes Suchen.

Obwohl ich einen schnellen Scanner mein Eigen nenne, konnte ich mich für die digitale Ablage von Schriftverkehr nicht so recht erwärmen. Wie die Leserinnen und Leser wissen, bin ich bekennender Anhänger der Noguchi Methode.

Nun bin ich auf ein Ablage hingewiesen worden, die das Beste aus der digitalen und analogen Welt zu vereinen scheint: Die fileeeBox.

Es handelt sich hierbei um eine Art raffinierte Schuhschachel mit noch raffinierterem Aufsatz. So geht es: Sie stellen den Aufsatz auf die Schachtel, Ihr Smartphone auf den Aufsatz, machen von dem Schriftstück ein Foto. Danach legen Sie das Dokument in die Schachtel und Ihr Smartphone weiß genau, in welcher Schachtel das Dokument liegt. Clever, finde ich.

Momentan befindet sich die fileeeBox in der Phase der Vorbestellungsphasen. Sollte eine bestimmte Mindestmenge an Bestellungen erreicht werden, dann beginnt im Juni die Auslieferung.

Ein Kollege von mir hat seine Dokumente in der Vor-Smartphone-Zeit ähnlich aktiviert. Er hatte seine Schachteln einfach durchnummeriert und in einem Excel-Chart hinterlegt, wo welches Dokument lag. Aber mit der fileeeBox ist es natürlich einfacher und eleganter.

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Crashkurs für das Fotografieren mit dem iPhone

Ehrlich gesagt, ich weiß auch nicht, warum ich noch eine Digitalkamera besitze, dazu noch eine ziemlicht teure. Es geht schon damit los, dass man für die Bedienung derselben zwei Semester Studium der Bedienungsanleitung benötigt, um auch nur einen Bruchteil der Möglichkeiten auszunutzen.

Dann also lieber das Smartphone. Man hat es sowieso immer dabei, warum also nicht gleich sämtliche Fotos damit machen. Dennoch sollte man dabei ein paar Dinge beachten, wie uns dieses Video anhand des iPhones zeigt:

Ein kluger Mensch hat einmal gesagt:

Die beste Kamera ist die, die man dabei hat

und so steht dem ständigen Gebrauch des iPhones nichts mehr im Wege. Den ambitionierten Fotografen unter den Lesern sei gesagt, dass es demnächst sogar Zeiss-Vorsatzobjektive für das iPhone geben wird (falls sie nicht sogar schon auf dem Markt sind).

Wenn Sie lieber etwas Gedrucktes zum Thema in den Händen halten möchten, dann empfehle ich Ihnen das Buch von Bob Weil und Nicki Fitz-Gerald: Fotokunst mit dem iPhone: 45 Workshops für kreative Fotografen. Anhand vieler Praxisbeispielen erklären bekannte Fotografen nicht nur, wie Sie das Bild aufgenommen haben, sondern auch, wie sie es mit iPhone-Apps (Snapseed & Co) nachbehandelt haben. Ich fand das Buch hervorragend, allerdings auch sehr anspruchsvoll.

Es ist schon erstaunlich, was mit dem iPhone (und natürlich auch anderen) möglich ist. Ich bin gespannt, wie lange die “Normalkamera” noch überlebt.

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Warum ich einen Buchkatalog erstellt habe

Ich nennen eine mittelgroße Bibliothek mein Eigen, auf der alle Bücher versammelt sind, die ich seit meinem Berufswechsel gekauft und oft auch gelesen habe. Nein, ich habe nicht alle gelesen, zu meinem große Bedauern. Oft war das behandelte Thema dann doch nicht so dringend und so wanderte das eine oder andere Buch ungelesen in den Bücherschrank und fristete ein beklagenswertes Dasein.

Ich habe nie meinen Bücherbestand in irgendeiner Weise katalogisiert und das wäre mir auch nicht in den Sinn gekommen. Allerdings habe ich dann einige Male ein Buch doppelt gekauft, denn ich hatte vergessen, dass es bereits in der Sammlung war. Ärgerlich, weil unnötig.

Schließlich habe ich dann doch begonnen, meine Bücher in einem Verzeichnis zu erfassen. Elektronisch natürlich und zwar mittels LibraryThing. Dort kann man ohne große Mühe die Titel seiner Bücher hinterlegen und mit den dazu gehörigen Informationen versehen. Ich sehe auf einen Blick, was in meiner Sammlung ist und muss jetzt nur noch wissen, in welchem Regal das Buch zu finden ist (womit wir bei der nächsten Schwachstelle meines Systems sind…).

Es gibt noch andere Gründe für den privaten Bücherkatalog, findet Emma Nichols in ihrem Artikel “8 Reasons to Catalog Your Books (and How to Do It)”:

  1. Siehe oben: Wenn Sie das nächste Mal in der Buchhandlung sind, wissen Sie sofort, ob Sie das Buch bereits haben.
  2. Sie können die Bücher im Katalog markieren, die Sie verliehen haben (so was macht man doch normalerweise nicht)
  3. Wenn Sie durch irgendeine (Natur-) Katastrophe Ihre Bibliothek verlieren, können Sie sie gemäß Ihres Katalogs wieder aufbauen (naja…)
  4. Teilen Sie die Liste mit Freunden und Verwandten. Das vermeidet Doppelungen bei Buchgeschenken
  5. Wenn Sie sich eine Bücher-Kauf-Diät verordnet haben, dann hilft Ihnen ein Blick in den Katalog um zu sehen wie viele Bücher Sie besitzen, die Sie noch nicht gelesen haben
  6. Erinnern Sie sich daran, wo Sie das Buch gekauft haben (den Nutzwert kann ich allerdings nicht nachvollziehen)
  7. Entwerfen Sie die Ordnungsstruktur zuerst auf einem Blatt Papier
  8. Sie können Statistiken anfertigen (wenn Sie wollen)

Wie gesagt, der Grund Nummer 1 ist bei mir Grund Nummer 1, das andere halte ich mehr oder weniger für Kasperkram.

Übrigens, auch Emma empfiehlt LibraryThing. Ist billig und funktioniert.

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Wie Sie das meiste aus Büchern herausholen

Eigentlich könnte ich diesen Beitrag mit dem Kalauer beginnen:

Der Trend geht eindeutig zum Zweitbuch!

Tue ich aber nicht, denn dieser Witz hat schon einen langen Bart. Vielmehr möchte ich allen Ernstes darauf hinweisen, dass Bücher mit dem Informationsträger Papier wohl noch eine ganze Weile eine große Rolle spielen werden. Die Betonung liegt auf noch, denn das großer Sterben der Papierfabriken ist in vollem Gange. Zumindest bei grafischen Papieren, denn für Hygiene und Verpackung gibt es noch keine Apps.

Bei der Lektüre von Fachbüchern stehe ich immer vor den gleichen Herausforderungen:

  • Wie kann ich mir den Inhalt über längere Zeit merken?
  • Wie finde ich schnell interessante Stellen wieder?
  • Wie kann ich den Inhalt später noch einmal erfassen ohne das ganze Buch komplett lesen zu müssen?

Kurz und gut: Wie stelle ich einen effizienten Umgang mit dem Medium “Buch”  sicher?

Zunächst bietet sich die Methode SQ3R an. Die Buchstaben stehen für die einzelnen Schritte des Vorgehens beim Lesen von Büchern:

  1. S urvey (einen Überblick verschaffen)
  2. Q uestion (Fragen zum Thema/Buch notieren)
  3. R ead (Lesen der Schwarte, Hervorheben von Schlüsselwörtern)
  4. R ecite (Wiedergeben des Gelesenen)
  5. R eview (Überblick: Einordnen des Gelesenen in den Lernkontext)

Wenn Sie jetzt daran denken, dass man den einen oder anderen Schritt auch mit der Methode Mind Mapping gehen könnte, dann liegen Sie vollkommen richtig.

Nun gibt es noch ein praktisches Problem. Unter (3) heißt es, man mögen beim Lesen Schlüsselwörter hervorheben. Das kann man z.B. mit Textmarkern tun, allerdings macht man sich die Bibliothekare öffentlicher Büchereien damit nicht zu Freunden. Also muss man Exzerpte anfertigen. Hierfür benutze ich immer Post-it-Notes, auf die ich die Seitenzahl, das Schlüsselwort und meine Bemerkungen notiere.

Ähnlich, aber mit mehr Aufwand, betreibt dies Dave Seah: Outlining Books Faster. Er hat für die Exzerpte bestimmte Formulare entwickelt, die er zum Download bereitgestellt hat. Unter den verschiedenen Varianten gefällt mir die Layout Version 2 am besten. Sie ähnelt ein wenig dem Cornell-Format für die Erstellung von Notizen.

Ich werde das Formular beim nächsten Fachbuch einmal ausprobieren und bin gespannt, ob der Haftzettel zu schlagen ist.

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