Archiv der Kategorie: Besprechungen

Die Checkliste für Meetings in Hotels

Als Trainer arbeite ich öfters in Hotels. Ich weiß nicht, wie es meinen Kolleginnen und Kollegen geht, aber mich verbindet mit der Hotellerie ein Art Hassliebe. Ich bin mir sicher, dies beruht auf Gegenseitigkeit, denn manche Vertreter unserer Zunft führen sich auf wie eitle Popdivas, die rundum gepampert werden möchten. Die Zusammenarbeit mit diesen Berufsgenossen ist sicher nicht immer nervenschonend.

Umgekehrt vergessen aber viele Hotelmitarbeiter auch, dass der Seminarraum für ein bis drei Tag(e) mein Arbeitsplatz ist. Ich sehe mich als Vollprofi, der gerne Vollprofis als Partner hat. Leider passiert es immer noch, dass…

  • für alle Teilnehmer ausreichend Getränke auf dem Tisch stehen, ich als Trainer jedoch vergessen wurde
  • ein Bankettmitarbeiter mich schon nach den Pausenzeiten fragt, kaum dass ich den Raum betreten habe. Er/sie fragt aber nicht, ob etwas fehlt oder ich Unterstützung brauche (benötige ich meistens nicht)
  • die Pinnwände alt, wackelig und voller großer Löcher sind. Außerdem stehen sie schief und das „lommelig“ gespannte Pinnwandpapier wurde auf der Rückseite bereits von einem Kollegen vor mir bereits beschrieben
  • die Filzstifte leer sind

Ich habe geschrieben „immer noch“, denn in der Regel gibt positive Beispiele, wo alles reibungslos flutscht, so dass das Arbeiten eine Freude ist.

Aus diesem Grund halte ich die Überschrift des Artikels von Mike Brown in dieser Radikalität für etwas überzogen, wenn er schreibt: 12 Reasons Why Hotel Meeting Rooms Suck for Collaboration. Er führt 12 Gründe auf, die Sie umdrehen und als Checkliste benutzen können. Hier die Punkte aus seiner Liste, die ich für relevant halte:

  • Die Hotels stopfen zu viele Leute in einen Raum
    Das stimmt leider zu oft. Deshalb achten Sie genau darauf, von welcher Sitzordnung die Bankettmitarbeiter ausgehen. Bei Parlamentsbestuhlung passen mehr Leute in einen Raum als bei einem Stuhlkreis. Besonders wichtig ist dies bei speziellen Konferenzformen wie OpenSpace oder World Café.
  • Die Teilnehmer können sich nicht bewegen
    Das korreliert stark mit dem o.a. Punkt. Rechnen Sie bei der Quadratmeterzahl großzügig und achten Sie auch auf bauliche Gegebenheiten (Säulen, Ecken etc.).
  • Es gibt keine Wände, um Flipchart-Blätter usw. aufzuhängen
    Achten Sie darauf, dass Sie genug große glatte Flächen haben, auf denen Sie Flipcharts mit der Arbeitsergebnissen hängen können. Wände tapeziert mit Raufaser und vollgehängt mit Bildern sind nicht geeignet.
  • Lichter direkt über Projektionsfläche
    Wenn Sie einen Datenprojektor benutzen, achten Sie darauf, dass Ihre Folien auch gesehen werden können. Oft ist es in der Umgebung der Projektionsfläche zu hell.
  • Das Bankettpersonal möchte die Kaffeepause unbedingt im Besprechungsraum aufbauen
    Auch ich möchte das nicht so gerne, denn meistens nimmt der Aufbau zu viel Platz weg, den man für andere Sachen braucht. Achten Sie darauf, mit dem Hotelpersonal vorher zu vereinbaren, wie Sie Getränke und Snacks geliefert haben möchten.
  • Die Räumlichkeiten erlauben es den Präsentierenden nicht, umherzulaufen
    Oft sind die Räume für das Reden schwingen optimiert, nicht für das Präsentieren. Achten Sie auf genug Raum für Teilnehmer, die präsentieren müssen.
  • In den Besprechungsräumen können nicht verschiedene Sitzordnungen eingenommen werden
    Das ist wieder das Problem mit der Größe. Sie können dieses Problem auch lösen, indem Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich in geeignete Gruppenräume begeben können.

Wie gesagt, die anderen Punkte, die Mike aufführt, habe ich so noch nicht erlebt.

Für mich am wichtigsten ist jedoch, dass die Bankettmitarbeiter flexibel sind. Ich muss es auch sein, denn manchmal muss man das Konzept noch kurz vor der Veranstaltung abändern. Da hilft es ungemein, wenn der Partner mitzieht.

In der Regel funktioniert das auch. Aber Sie wissen ja, keine Regel ohne Ausnahme.

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Warum es gut ist, in Besprechungen zu gehen

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum die Philosophen in der Antike in den Hainen oder auf den Foren gewandelt sind oder warum die Mönche Kreuzgänge hatten? Vermutlich wusste die Menschen damals, dass das gemeinsame Gehen auch das gemeinsame Denken fördert.

Sicher haben auch schon viele schlaue Menschen darüber geforscht, warum das so ist. Ich könnte mir vorstellen, dass die Bewegung gut für allerlei Gehirnaktivitäten ist, noch dazu, wenn es an der frischen Luft stattfindet. Das Gehen im gleichen Rhythmus fördert sicher auch den Rapport unter den Beteiligten und somit auch das unbewusste gegenseitige Verständnis.

Meine sympathische Kollegin Franziska Köppe hat diese Art des Dialogs schon lange für sich und ihre Kunden entdeckt: Ge(h)spräche im Grünen. Ich habe mich vor einiger Zeit mit ihr darüber unterhalten.

Aber auch jenseits des großen Teichs gibt es Menschen, die das Ge(h)spräch pflegen und leidenschaftlich für Besprechungen im Gehen werben. Nilofer Merchant gehört dazu. Sie hat dazu einen TED-Vortrag gehalten: Got a meeting? Take a walk. Ein Transkript des Vortrags finden Sie hier.

BTW: Nach dem Verfassen dieses Beitrags habe ich gemerkt, dass ich hier schon einmal über Nilofers Vortrag geschrieben habe. Tut mir leid, shit happens.

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Brainstorming auf einen Blick

Ja, ich weiß schon. Das Brainstorming und verwandte Techniken sind in letzter Zeit sehr in die Kritik geraten. Und ich gebe zu, manche der Argument sind wahrlich nicht von der Hand zu weisen. So löst schon das bloße gegenseitige Beobachten der Teilnehmer Deutungen und Bewertungen aus, die unvoreingenommene (was ist das eigentlich?) Ergebnisse erschweren oder sogar unmöglich machen.

Das weiß ich zwar, aber ich weiß nichts Besseres. So ist auch die Infografik auf Essay.Expert zu verstehen, auf die uns Shardul Mehta hinweist: The Keys To Productive Brainstorming. Sie finden dort auf einen Blick Informationen zu den Ursprüngen, zu Varianten der Methode und einige Tipps und Tricks, die das Brainstorming produktiver machen sollen. Sehen Sie selbst:

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Open Space in Meetings

Kürzlich durfte ich ein Meeting in Form eines internen Barcamps begleiten. Nun ja, ein Barcamp war es eigentlich nicht, auch wenn wir es so genannt haben. Eigentlich handelte es sich um ein Meeting nach Art der Open Space Technology für rd. 20 Teilnehmer und etwa zweieinhalb Stunden Dauer.

Auch andere Kolleginnen und Kollegen experimentieren mit diesem Format für kleine Gruppen. Alexander Schilling schildert seine Variante („Instant Open Space“) in dem Beitrag „Open Space für Meetings nutzen„. Mit einer Länge von 2 bis 3 Stunden und 6 bis 50 Teilnehmern entspricht der Rahmen für seinen Ansatz genau dem, was wir bei unserer Veranstaltung zur Verfügung hatten.

Das von Alexander beschriebene Setting kommt unserem „Barcamp Open Space“-Design sehr nahe. Die Breakout-Räume bei uns bestanden aus vier Pinnwänden in jeder Ecke des Raumes, auf weitere Hilfsmittel wie Talking Stick o.ä. haben wir verzichtet. Dokumentiert wurden die Ergebnisse auf Flipcharts, die für die Teilnehmer fotografiert wurden.

Fazit: Das „Mini“-Format hat gut funktioniert und zeigt, dass die Unconference-Idee auch in Standardmeetings in Unternehmen gut eingesetzt werden kann.

Probieren Sie es einmal aus, es lohnt sich! Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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Wege zur gelungenen Besprechung

Beim Thema “Besprechungen” habe ich immer den Eindruck, dass manche in ihrer Beurteilung den Sack schlagen und den Esel meinen.

Wir Menschen brauchen Zusammenkünfte im echten Leben, damit wir uns gegenseitig als “Gesamtkunstwerke” wahrnehmen können. Wenn dem nicht so wäre, dann gäbe es keine Kneipen. Warum empfinden dann so viele Menschen Besprechungen als lästigen Zeitverschwendung? Hier ein paar Gründe, die ich in meinen Workshops zusammengetragen habe:

  • Die Teilnehmer sind schlecht informiert und ungenügend vorbereitet
  • Es gibt keinen roten Faden, es fehlt an konsequenter Führung
  • Hierarchen (oder andere) benutzen die Besprechung für die Selbstdarstellung
  • Sach- und Beziehungsebene werden vermischt

Es gibt sicher noch mehr Gründe für den Frust in Meetings, die Leserinnen und Leser haben sicher ihre eigenen Erfahrungen.

Über die Kunst, eine Besprechung erfolgreich (“effektiv + effizient”) zu gestalten, habe ich hier schön öfter geschrieben. Im Internet finden Sie auch komplette Leitfäden dazu. Hier ein paar Beispiele:

Sie merken schon, es handelt sich hier um Leitfäden für Meetings im konventionellen Stil. Diese nehmen auch in unserem Wirtschaftsleben immer noch den größten Raum ein.

Aber ich bleibe für Sie am Ball. Demnächst werde ich mich im Netz zu den Themen “Neue Besprechungsformen” und “online-Meetings” tummeln.

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Fragen Sie den MeetingGuru

Besprechungen halten viele neben dem Missbrauch von E-Mails für eine der großen Plagen des modernen Arbeitslebens. Ich teile diese Ansicht nicht, denn meistens ist das Wort “Besprechung” die Abkürzung für den Ausdruck “schlechte Besprechung. Diese lassen sich durch gute Vorbereitung, zielorientierte und straffe Durchführung und sinnvoll Nachbereitung durchaus vermeiden.

Wenn Sie Probleme oder Frage haben zu den Bereichen

  • Besprechungsvorbereitung,
  • Engagement der Teilnehmer und
  • der Besprechung als Prozess,

dann wenden Sie sich vertrauensvoll an den MeetingGuru. Dieser beantwortet viele Fragen, die zu o.a. Problembereichen immer wieder auftauchen, z. B.

Dies sind nur drei Beispiele aus einer Vielzahl interessanter Problemstellungen, die Sie sicher auch in der einen oder anderen Form bereits erlebt haben.

Der MeetingGuru gehört übrigens zu der Website “EffectiveMeetings”, auf der Sie in unterschiedlichen Rubriken eine Vielzahl nützlicher Tipps zu Besprechungen aller Art erhalten können. Die Website ist übrigens nach Internet-Maßstäben steinalt und sieht auch etwas altbacken aus. Die Probleme im Zusammenhang mit Besprechungen ändern sich jedoch kaum, denn die Menschen ändern sich auch nicht. Insofern ist die Website bis heute aktuell geblieben.

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Wie Sie Besprechungen abkürzen

Nach der E-Mail werden oft Besprechungen genannt, wenn nach den „beliebtesten“ Zeitdieben gefragt wird. Manche gehen in ihrem Zorn (oder ihrer Verzweiflung) so weit, Meetings ganz aus dem Arbeitsleben verbannen zu wollen. Ich halte das für überzogen. Ab und zu müssen wir miteinander reden, um uns gegenseitig zu informieren, Entscheidungen zu treffen, Problem zu lösen oder Ideen zu entwickeln. Was jedoch wirklich stört, sind Besprechungen, die

  • ineffektiv
  • ineffizient oder gar
  • überflüssig sind.

Damit Ihre Meetings zumindest effizienter werden, können Sie die Tipps anwenden, die Ihnen Jen Hubley Luckwaldt in ihrem Artikel „5 Tricky Ways to Shorten Meetings“ gibt:

  1. Verbannen Sie Laptop, Smartphone & Co aus dem Meeting
  2. Halten Sie die Besprechung im Stehen ab
  3. Legen Sie die Besprechung vor einen Termin, der nicht verschoben werden kann
  4. Verwenden Sie eine Stoppuhr
  5. Setzen Sie das Meeting von Haus aus in kurzen Zeitblöcken an

Ich weiß nicht, ob diese Tipps tatsächlich allgemeingültig sind. Für Routinebesprechungen funktionieren sie sicherlich. Die Tipps Nr. 3 und Nr. 4 kenne ich aus eigener Erfahrung. Sie wirken tatsächlich!

geralt / Pixabay

 

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Muss die Besprechung wirklich sein?

Viele Leute meinen, die beste Besprechung sei die, die gar nicht stattfindet. Ich sehe das nicht ganz so, gestehe aber zu, dass sinnlose oder schlecht durchgeführte Besprechungen zu den größte Produktivitätskillern im Wirtschaftsleben gehören.

Elizabeth Grace Saunders stellt daher in einem Artikel die berechtigte Frage „Do You Really Need to Hold That Meeting?“. Zur Beantwortung dieser Frage stellt sie einen Entscheidungsbaum vor. Besonders kompliziert ist dieses Diagramm nicht, dennoch geht es noch einfacher.

Ich erinnere mich an eine Regel des Schöpfers der OpenSpace-Technology, Harrison Owen. Danach gibt es nur zwei Gründe, an einer Besprechung teilzunehmen:

  1. Sie können etwas beitragen oder
  2. Sie können etwas lernen.

Trifft weder das eine noch das andere zu, dann verschwenden Sie Zeit: Ihre eigene und die der Teilnehmer an dem Meeting.

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