Archiv der Kategorie: Besprechungen

Die klassische Konferenz ist quietschlebendig!

Vor knapp zwei Jahren wurde ich von ehemaligen Kommilitonen gefragt, ob ich nicht die Vorträge für das Jahrestreffen 2015 der deutschen Papieringenieure zusammenstellen und während der Veranstaltung durch das Programm führen möchte.

Ich und klassische Konferenz! Nix da! Schließlich liegen zwischen meiner Arbeit in der Papierindustrie und meiner jetzigen Tätigkeit fast 25 Jahre und einige Male Begleitung von Open Space Konferenzen. Letztendlich fühlte ich mich aber doch gebauchpinselt und habe zugesagt.

Letzten Freitag war es so weit. Im Hygienemuseum in Dresden kamen über 300 Mitglieder der drei deutschen Papieringenieurevereine zusammen, um Vorträge zum Stressmanagement unter dem Titel

Mit Volldampf zum Stillstand – Ein Abriss zum Stressmanagement im Betrieb

zu hören und auch zu diskutieren (!). Mit mir waren es sieben Referenten, die in ihren Vorträgen verschiedene Aspekte des Themas beleuchteten. Zwischen den Vorträgen wurden auf Post-it-Notes im Publikum Fragen gesammelt und anschließend auf Pinnwände geklebt. Nach den Referaten gab es einen Meinungsmarkt, bei dem die Zuhörer mit den Referenten ihre Fragen diskutieren konnten.

Hier die Titel der Vorträge

  • Meine Wenigkeit:
    Einführung in das Thema
  • Prof. Dr. Jörg Windemuth (IAG der DGUV):
    Woher kommt nur der ganze Stress? Das Dreiebenenmodell der Belastungen im Betrieb
  • Sabrina Melkau-Echtmann (Leipa Schwedt):
    Weg mit den Frustzentren – Wie man im Betrieb mentale Belastungen misst und die richtigen Schlüsse daraus zieht
  • Reiner Ohrnberger (Walsum Papier GmbH):
    Ich fleißig, Du arbeiten – Vom Führungsspieler zum Spielführer. Ein Veränderungsprozess aus Sicht der betroffenen Mitarbeiter
  • Prof. Dr. Heinz Ziegler (Hochschule München):
    Nicht ärgern, handeln! – Vom konstruktiven Umgang mit Konflikten im Betrieb
  • Dr. Stefan Boëthius (ICAS):
    Was ist ein gutes EAP (Employee Assistance Program)?
  • Gerrit Lund (Papierfabrik Louisenthal):
    Ziemlich beste Freund – Vom pfleglichen Umgang mit sich selbst

Den Meinungsmarkt betreute Daan Waubert de Puiseau (Econovation).
Dokumentiert wurde die Vortragsreihe meisterhaft von Gabriele Heinzel:

 

Die Rückmeldungen waren durchweg positiv, sowohl von den Zuhörern als auch von den Referenten. Es gab sogar Menschen, die ihren Spaß (!) betont haben. Für mich als Anhänger von Open Space und anderen Unkonferenzformen war die Erkenntnis wichtig, dass es nicht ein Entweder-Oder bei den verschiedenen Methoden gibt, sondern ein Sowohl-Als-Auch. Es kommt eben auf die Zielsetzung an.

Wer mir immer noch nicht glaubt, dass ich durch diese Konferenz geführt habe, hier ist das Beweisfoto (Man achte auf die Kleidung!):

Schreibe eine Antwort

Die umfassende Checkliste für erfolgreiche Besprechungen

Kürzlich bin ich über einen Tweet von Mike Meier gefallen:

Ich finde, er hat vollkommen recht. Es gibt diese Besprechungen, man muss nur lange danach suchen etwas dafür tun. Und das ist eine ganze Menge, wie uns ein Blick auf die riesige Checkliste von Zenkara zeigt: Running effective meetings – 70 actions to improve your performance & productivity. Damit die Liste übersichtlich wird, sind die Punkte in Kategorien eingeteilt:

  • Planung der Besprechung
  • Vorbereitung des Meetings
  • Die Minuten, bevor es losgeht
  • Während der Besprechung
  • Moderation
  • Besprechungskiller
  • Abschluss und Nachbereitung

Sie sehen, die Checkliste ist wirklich sehr umfangreich, da kommen schon locker 70 Punkte zusammen. Ich finde, es sind sehr nützliche Hinweise dabei, es lohnt sich, sie näher anzuschauen.

2 Antworten

Wie Sie eine Agenda für effektive Besprechungen gestalten

Ich gebe zu, ich halte nicht viel davon, wenn genervte Mitmenschen auf Besprechungen schimpfen und sie am liebsten abschafften. Bohrt man ein wenig nach, dann handelt es sich auch nicht um Besprechungen per se, sondern um ineffektive und ineffiziente. Ob eine Besprechung nützlich ist oder Zeitverschwendung, fängt schon mit der Agenda an. Wie oft höre ich, dass Meetings einberufen werden, bei der eine Agenda unvollständig ist oder im schlimmsten Fall sogar ganz fehlt. So wird das nichts! Merke:

Eine gute Agenda ist eine notwendige, wenn auch nicht hinreichende Bedingung für eine nützliche Besprechung.

Roger Schwarz gibt uns dafür ein paar hilfreiche Tipps: How to Design an Agenda for an Effective Meeting. Sie lauten:

  1. Bitten Sie von vornherein die Teilnehmer um Anregungen
  2. Wählen Sie Themen aus, die für das gesamte Team relevant sind
  3. Formulieren Sie die Tagesordnungspunkte als Fragen, die die Teilnehmer beantworten sollen
  4. Überlegen Sie sich, welchen Zweck die Besprechung hat: Informationsaustausch, die Vorbereitung oder das Fällen von Entscheidungen
  5. Planen Sie, in welchen Schritten Sie den jeweiligen Tagesordnungspunkt abarbeiten wollen
  6. Stellen Sie klar, welche Teilnehmer sich wie auf das Meeting vorbereiten sollen
  7. Bestimmen Sie, wer für die Durchführung des jeweiligen Tagesordnungspunkts verantwortlich sein soll
  8. Der erste Tagespunkt sollte sich damit befassen, die Agenda auf den neuesten Stand zu bringen und ggf. zu ändern
  9. Beenden Sie die Besprechung auf der Metaebene und überprüfen Sie zusammen, wie das Meeting gelaufen ist. Was sollte beibehalten, was geändert werden?

Wie die Teilnehmer meiner Workshops wissen, unterscheide ich zwischen der Agenda und dem Drehbuch. Dies kommt in Rogers Punkt (4) zum Ausdruck. Sie sollten bei jedem Punkt der Tagesordnung über den Methodeneinsatz nachdenken. Nicht „One size fits it all“. Eine Entscheidung erfordert andere Methoden als ein Informationsaustausch. Schließlich schlagen Sie auch einen Nagel nicht mit einer Klobürste in die Wand.

Schreibe eine Antwort

Material zur OpenSpace Technology

Michael M. Pannwitz gehört in Deutschland sicher zu den Pionieren der OpenSpace Technology, einer „Methode der Großgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen“ (Wikipedia). Mittlerweile teilt er seine Erfahrungen mit diesem Format in einigen Büchern und Publikationen, die unter anderem beim Westkreuz Verlag zu beziehen sind (Quelle).

Zu seinem Buch „Meine open space Praxis“ gibt es mittlerweile eine eigene Website mit Materialien in Hülle und Fülle. Sie finden dort Hinweise zum Erstgespräch mit dem Kunden ebenso wie Hinweise zur Begleitung einer Konferenz.

Übrigens findet das nächste World OpenSpace on OpenSpace (WOSonOS) vom 10. – 13. September in Krakau statt. Wenn Sie also nichts vorhaben…

BTW: Nachdem ich nun einige Barcamps besucht habe, bin ich mehr denn je überzeugter Anhänger des OpenSpace-Formats. Die kleinen fast unmerklichen Unterschiede machen in Summe den Unterschied, der den Unterschied macht.

Schreibe eine Antwort

Besprechungen: Kennen Sie solche Nervensägen?

Wir Menschen neigen zu Typisierungen, helfen Sie uns doch, mit der Vielschichtigkeit der Charaktere leichter umzugehen. Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog Besprechungstypen vorgestellt, wie sie von der Arbeitsgemeinschaft der deutschen Schülervertretungen aus dem Jahr 1954 definiert wurden. „Besprechungszoo“ nannten das die Autoren, sie verwendeten damals Tierbilder als Metafern.

Auch Saba Haider typisiert in ihren Artikel „9 most despised work personality disorders that slow productivity“ nervende Besprechungsteilnehmer und weist auf eine entsprechende Infografik hin. Natürlich sind wir selbst nicht unter diesen Typen, denn

die Hölle, das sind die Anderen (Jean-Paul Sartre)

The 9 Most Despised Work Personalities

1 Antwort

Die Megaseite über das Notizen machen

Nachdem ich nun einige Wochen mit diversen Notizprogrammen auf dem iPad experimentiert und beschlossen habe, reumütig wieder zu Papier und Bleistift zurückzukehren, kommt mir ein einschlägiger Artikel von Kate Matsudaira gerade recht. Sie hat einen umfangreichen Beitrag verfasst, mit dem sie uns in die Kunst der Notizenanfertigung einführt: The Ultimate Guide to Note-Taking. Da unsere amerikanischen Freunde sehr großzügig mit dem Begriff „ultimate“ umgehen, ist normalerweise Skepsis angebracht. Hier kann ich allerdings Entwarnung geben. Der Begriff steht völlig zu Recht in der Überschrift.

In dem Beitrag bekommen so ziemlich alle Zielgruppen für alle möglichen Zwecke Hinweise, wie sie ihr Notizbuch führen können. Sie finden geeignete Methoden für alle Denkstile, egal ob Sie eher ein analytischer Typ sind oder eher den visuellen Kanal bevorzugen. Vorgestellt werden Ansätze wie:

  • Struktur durch Gliederung (Outline)
  • Freie Satzbildung
  • SQ3R für effektives Lesen
  • Mapping (darf nicht fehlen)
  • Smart Wisdom (kannte ich bis jetzt auch noch nicht)
  • Diagramme und Prozesse
  • Cornell – Methode
  • Strukturierte geführte Notizen
  • Tabellen

Zu allen Methoden gibt Ihnen Kate anschaulichen Beispiele und beschreibt, wo die Methode gewinnbringend eingesetzt werden kann. Ihr Artikel ist mit Fotos aus ihrem eigenen Notizbuch reichhaltig und anschaulich bebildert. Man sagt mir nach, dass meine Handschrift schön und lesbar ist und meine eigenen Notizbücher ordentlich geführt sind. Wenn ich sie allerdings mit dem von Kate vergleiche, dann gebe ich gerne zu, da ist noch gewaltig Luft nach oben, Ihre Notizen sehen tatsächlich besser aus als gedruckt.

Ein toller Artikel. Danke, Jan, für den Hinweis.

Und ob der was für mich ist!

Schreibe eine Antwort

Ist die Besprechung wirklich nötig?

Bekanntlich ist die Besprechung die beste, die man gar nicht durchführen muss. Um zu entscheiden, ob Ihr nächstes Meeting überflüssig ist, könnten Sie das Entscheidungsdiagramm zu Rate ziehen, das Tom Treanor veröffentlicht hat: Should We Have This Meeting?

Should We Have This Meeting? (#Infographic Decision Tree)

Wrike

Schreibe eine Antwort

Wie Sie um unnötige Besprechungen herumkommen

Auf der ewigen Hitliste der berüchtigten Zeitfresser stehen „unnötige Besprechungen“ ganz weit oben. Wir erinnern uns: Die Teilnahme an einem Meeting ist nur dann sinnvoll, wenn Sie

  1. etwas beitragen oder
  2. etwas lernen können.

Sollte dies nicht der Fall sein, wird die Besprechung für Sie zum reinen Zeitdieb. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Teilnahme zweckmäßig ist oder nicht, dann befolgen Sie die Hinweisen von Jayson Demers: How to Get Out of an Unnecessary Meeting. Er empfiehlt:

  • Nutzen Sie in Ihrem Zeitplansystem den „Unverbindliche Zusage“ – Schalter
  • Bitten Sie um weitergehende Einzelheiten
  • Entscheiden Sie, ob die Besprechung an sich überhaupt notwendig ist
  • Entscheiden Sie, ob Sie unbedingt dabei sein müssen (Sie wissen ja, wie)
  • Nennen Sie Alternativen anstatt Einwände
  • Verbessern Sie notwendige Meetings, indem Sie eine Agenda verlangen
  • Verbessern Sie notwendige Meetings, indem Sie konstruktives Feedback äußern

Eine schöne Checkliste, finde ich. Gewiss, man kann nicht alles machen, aber der Tipp mit den Alternativen erscheint mir sehr nützlich.

Wie gehen Sie mit lästigen Besprechungen um?10

Schreibe eine Antwort

Sind Besprechungen wirklich so schlimm?

Wenn man der öffentlichen und der veröffentlichten Meinung Glauben schenken kann, dann scheinen Meetings tatsächlich die Pest zu sein. Auch bei den Projektspezialisten, mit denen ich befreundet bin, löst das Wort „Besprechungen“ Beißreflexe aus.

Ich denke, man tut den Besprechungen unrecht. Nicht Meetings per se verursachen den ganzen Ärger, sondern schlechte Meetings. Genau, wie schlechte PowerPoint-Präsentationen Langeweile verbreiten und nicht PowerPoint-Präsentationen an sich. Besprechungen sind dann schlecht, wenn sie

  • unnötig
  • nicht effektiv und
  • ineffizient

sind. Warum? Weil sie uns dann unsere kostbare Zeit stehlen. Die Leser erinnern sich: Über dieses Thema habe ich mich vor einiger Zeit mit Michael Gerharz unterhalten.

Auch Paul Boag versucht Antworten auf die Frage „Are Meetings That Evil?“ zu geben. Für Paul sind diese Besprechungen gerechtfertigt und der Mühe wert:

  1. Kick-off Meetings
  2. Treffen zur Entwicklung von Ideen
  3. Besprechungen zum Thema „Lessons learned“ (auf der Metaebene also)
  4. Feedback -Runden

Die Tipps, die er zum Gelingen einer Besprechung gibt, sind sattsam bekannt:

  • Halten Sie sich an eine Agenda
  • Beschränken Sie den Teilnehmerkreis
  • Behalten Sie Ihr Ziel im Auge
  • Halten Sie sich strikt an den festgelegte Zeitrahmen
  • Planen Sie keine wiederkehrenden Besprechungen. Planen Sie nur Meetings, die wirklich notwendig sind
  • Führen Sie eine Liste mit den nächsten Schritten und den getroffenen Entscheidungen
  • Verteilen Sie die Besprechungen nicht über den ganzen Tag
  • Halten Sie sich nicht an die Vorgaben der Kalender-Hersteller, sondern überlegen Sie, wie lange Sie tatsächlich für die Besprechung benötigen werden

Wie gesagt, bekannt ist das alles. Warum richten wir uns also nicht danach?

In dem Artikel empfiehlt Paul auch noch die RACI Matrix zur Verfolgung von Aufgaben. Die finde ich so interessant, dass ich ihr einen eigenen Beitrag widmen werde.

meeting-room-10270_640
1 Antwort

Podcast 016 ½: Im Gespräch mit mir selbst

Bevor sich der geneigte Leser angesichts der merkwürdigen Überschrift Sorgen um meine seelische Gesundheit macht: Nein, ich höre weder Stimmer noch brabbele ich in mich hinein. Vielmehr war ich diesmal selbst Gast in einer Podcast – Plauderei.

Eingeladen hatte mich Michael Gerharz, der Autor des Blogs „Überzeugend präsentieren“. Eine Einladung von so illustrer Seite bekommt man natürlich nicht alle Tage und so habe ich gerne zugesagt. Zum Inhalt des Gesprächs schreibt Michael in seinem Blog:

Wir haben uns darüber unterhalten, warum Meetings wie Modern-Talking-Platten sind, warum wir zwar alle sprechen, aber noch lange nicht alle be-sprechen können, und wie man Meetings kürzer und effektiver macht.

Michael Gerharz noch einmal ein Dankeschön für die Einladung,
Ihnen viel Spaß beim Hören.

3 Antworten

Effiziente Meetings: Kleine Tipps und Tricks

Gestern bin ich über einen interessanten Beitrag von Thomas Mathoi gestolpert: Lean Coffee. Er beschreibt dort eine Methode zum Strukturieren von Meetings, die auf das Personal Kanban zurückgeht. Die Visualisierung bzw. Strukturierung erfolgt über ein Agenda – Board mit drei Spalten:

  1. Die Themen – Spalte:
    Sie dient der reinen Sammlung der Besprechungsthemen, auch „Themenspeicher“ genannt. Am besten eignen sich dazu Post-it-Notes,
  2. Die Im-Gespräch-Spalte:
    Wenn über ein Thema gesprochen wird, wandert der entsprechende Haftklebezettel von der Themen-Spalte hier hin.
  3. Die Besprochen – Spalte:
    Wenn das Thema erledigt ist, wird der entsprechende Zettel hierhin geklebt.

Die Besprechung ist dann zu Ende, wenn alle Zettel in der Besprochen – Spalte hängen. Klar, so kann man es machen. Aber auch anders.

J.D. Meier nennt seine Methode Ten at Ten Meetings. Der Ansatz besteht aus folgenden drei Schritten:

  1. Einplanen:
    Vor Montag bis Donnerstag werden 10 Minuten für ein Treffen anberaumt. Nur am Nachmittag. Der Freitag bleibt frei.
  2. Drei einfache Fragen:
    Die Teilnehmer laufen umher und beantworten die Fragen:

    1. Was hast Du bisher erledigt?
    2. Was hast Du heute schon erledigt?
    3. Wo brauchst Du Unterstützung?
  3. Konzentration
    Die Teilnehmer konzentrieren sich auf die drei Fragen innerhalb des Zeitrahmens von 10 Minuten.

In diesem Zusammenhang möchte ich auch noch einmal auf das 22-Minuten-Meeting hinweisen. Schauen Sie hier:

Schreibe eine Antwort

Besprechungen: Gehen statt stehen statt sitzen

Unsere Besprechungen werden oft mit dem Wort „Sitzungen“ besser unschrieben. Schließlich sitzen wir zumeist während unserer Meetings. „Sich de Arsch broit hocka“, sagt dazu der Schwabe. Nun wissen wir, dass dieses ständige Sitzen sehr ungesund ist. So ungesund, dass Nilofer Merchant es als das „Zigaretten rauchen unserer Generation“ bezeichnet hat. Aus diesem Grund fordert Sie: Kill Your Meeting Room — The Future’s in Walking and Talking. Ich meine, Sie hat durchaus recht und es gibt noch andere Argumente für das Gehen außer den Gesundheitsaspekt. Gehen fordert die Durchblutung, das wiederum hilft beim Denken und der Rhythmus der Schritte ist außerdem gut für die gemeinsame Wellenlänge, in Fachkreisen auch Rapport genannt.

In diesem TED-Video erläutert Nilofer ihre Meinung: Got a meeting? Take a walk!

Schreibe eine Antwort

10 Tipps für eine gute Besprechung

Besprechungen stehen ganz oben auf der Hitliste der Zeitdieben. Ein Evergreen sozusagen. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verteufeln. Wie wir wissen, findet menschliche Kommunikation nicht nur auf der Sachebene statt sondern auch auf der Beziehungsebene. Wir brauchen Besprechungen, allerdings keine, die mangelhaft vorbereitet und schlecht durchgeführt sind. Auf facilitate.com finden Sie „10 Tips for Good Meeting Design„. Hier die Tipps:

  1. Planen Sie die Besprechung sorgfältig
    Planen ist mehr als nur die Agenda. Wenn Sie der Besprechungsleiter sind, sollten Sie über ein Drehbuch nachdenken.
  2. Denken Sie an die 3 wesentlichen Bestandteile einer Besprechung:
    1. Ziele: Was soll dabei herauskommen?
    2. Teilnehmer: Bedürfnisse, Aufgaben, Beziehungen?
    3. Werkzeuge: Welche Methoden führen effizient zum Ziel?
  3. Machen Sie den Erfolg messbar
  4. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl
    Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig
  5. Denken Sie an Zweck, Menschen, Prozess und den Ablauf
    (Purpose, People, Process, Progress)
  6. Legen Sie die Verantwortlichkeiten des Einladenden fest
    Nein, das ist nicht zwangsläufig der Besprechungsleiter!
  7. Legen Sie die Verantwortlichkeiten der Teilnehmer fest
  8. Wie können sich die Teilnehmer vorbereiten, damit im Meeting konzentriert gearbeitet werden kann?
  9. Überlegen Sie, wie die Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgen soll
  10. Wie soll die Besprechung nachbereitet werden? Welche Aktivitäten sollen folgen?

Es lohnt sich, den Artikel zu lesen, denn es gibt zu jedem Tipp entsprechende Hintergrundinformationen. Man merkt dem Beitrag an, dass er von professionellen „Facilitators“ verfasst wurde, denn er geht über die üblichen Binsenweisheiten hinaus.

Schreibe eine Antwort

Wie Sie Teambesprechungen gestalten

Ist das eigentlich nicht doppelt gemoppelt? Wie sollte man sonst eine Besprechung abhalten, wenn nicht im Team? Sei’s drum. Hier erklärt die Chefin von projectmanager.com, wie Sie das machen können:

BTW: projectmanager.com hat einen eigenen Videokanal auf Youtube. Stöbern Sie doch dort ein bisschen herum Vielleicht ist das eine oder andere dabei.

 

Schreibe eine Antwort

Don’t Suck at Meetings!

Normalerweisen lesen Sie im Toolblog deutsche Überschriften. Allerdings weiß ich nicht, wie „Don’t Suck at Meetings“ druckreif zu übersetzen ist. Schließlich möchte ich mit dem Toolblog nicht auf den Index kommen. Sagen wir es so: In der Infografik mit diesem Titel geht es um diverse Untugenden, die Besprechungen zu einem der übelsten Zeitdiebe überhaupt machen.

Don't suck at meetings

Offensichtlich war diese Infografik so erfolgreich, dass die Macher mittlerweile eine gleichnamige Website erstellt haben. Sie finden dort allerhand, Zitate, Erfahrungen und Meinungen zum Thema Besprechungen. Wenn Sie wollen, können Sie sich auch mit eigenen Beiträgen beteiligen. Vielleicht wird die Seite noch einmal eine Schatzsammlung und kann als inspirierende Quelle für Karikaturen á la Dilbert oder TV-Serien wie Stromberg dienen.

 

Schreibe eine Antwort

Wie Sie Ihre Besprechungen kürzen

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation nach den berüchtigten „Zeitfressern“ frage, stehen Besprechungen in der Hitliste weit oben. Angesprochen werden in der Regel Ineffektivität (man macht das Falsche) als auch Ineffizienz (man macht es falsch) von Meetings.

Insbesondere gegen Ineffizienz hilft Methodensicherheit bei den Besprechungsleitern. Es reicht eben nicht, die Agenda zu verschicken und dann mehr oder weniger gut fachlich vorbereitet in den Besprechungsraum zu gehen. Vielmehr sollte man sich vorher überlegt haben, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen sollen. Am besten schreibt man sich zuvor ein Drehbuch.

Fred Kofman hat sich  Gedanken zu ineffizienten Besprechungen gemacht und rät „Cut Your Meeting Time by 90%„. In dem Artikel behauptet er: „The only goal for a meeting is “to decide and commit.”“ Ich halte das, mit Verlaub, für Unsinn. Für mich gibt es vier hauptsächliche Gründe oder besser Zwecke für Meetings:

  1. Informationen geben
  2. Ideen finden
  3. Probleme lösen
  4. Entscheidungen treffen

Allerdings gibt es für diese vier Ziele auch verschiedene Werkzeuge. Schließlich schlagen wir einen Nagel ja auch nicht mit einer Kneifzange in die Wand.

BTW: Für die Teilnahme an einer Besprechung gibt es nach Harrison Owen, dem Schöpfer der Open Space Technolog, nur zwei zwingende Gründe: Entweder Sie können etwas beitragen oder etwas lernen. Sollte keiner der beiden Gründe zutreffen, gehen Sie besser wieder an Ihren Schreibtisch und widmen sich Ihren eigentlichen Aufgaben.

 

2 Antworten

Besprechungstipps von Donald Rumsfeld

Kennen Sie Donald Rumsfeld noch? Genau, das war der Sympathieträger aus der Regierungsmannschaft von George Bush, der als Verteidigungsminister maßgeblich den Einmarsch in den Irak vorantrieb. Ein Charmebolzen, der damals mit seiner Unterscheidung zwischen dem alten und dem neuen Europa für hohen Unterhaltungswert sorgte. Genau dieser hat in einem Beitrag ein paar Tipps für effiziente Besprechungen veröffentlicht: Donald Rumsfeld’s Rules for Successful Meetings. Seine Ratschläge lauten wir folgt:

  1. Überlegen Sie, ob Sie überhaupt ein Meeting benötigen
  2. Stellen Sie sich hin, dann trödeln Sie auch nicht herum
  3. Achten Sie auf eine begrenzte Teilnehmerzahl
  4. Starten und beenden Sie Besprechungen pünktlich
  5. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Sicht der Dinge darzustellen
  6. Achten Sie auf relevante Informationen
  7. Achten Sie auf eventuell auftretenden Groupthink (Definition)
  8. Fassen Sie am Ende die entscheidenden Punkte noch einmal zusammen

Ich habe hier nur noch einmal die Tipps in Überschriften zusammengefasst. Interessant ist, wie Rumsfeld seine Hinweise zu effizienten Meetings kommentiert. Mäuschen in seinen Besprechungen möchte ich gerne einmal sein, Teilnehmer weniger. Es gibt Menschen, die betreten einen Raum, und es herrscht sofort gute Laune. Und es gibt Menschen, die lassen bei dieser Gelegenheit die Raumtemperatur schlagartig um mehrere Grad sinken. Entscheiden Sie selbst, zu welchem Menschenschlag Rumsfeld gehören mag.

3 Antworten

Typen in Besprechungen

Wir mögen es, unsere Mitmenschen in Schubladen zu stecken. Eine bekannte Typensammlung für Besprechungen stammt von der Arbeitsgemeinschaft der deutschen Schülervertretungen (!) aus dem Jahr 1954. Im “Besprechungszoo” beschreiben Tierbilder die unterschiedlichen Charaktere der Besprechungsteilnehmer. Ulrich Grannemann beschreibt den Besprechungszoo in einem einschlägigen Artikel, das originale Bild können Sie bei Klaus Vogler bewundern.

Nate Bold nimmt die Idee von den unterschiedlichen Besprechungstypen noch einmal auf: How People Sit in Meetings and What it Really Means. Mir gefällt sein Artikel ausnehmend gut, noch besser aber gefallen mir seine Visualisierungen. Schauen Sie sich seinen Beitrag einmal an und lassen Sie sich überraschen!

1 Antwort