Archiv der Kategorie: Besprechungen

Telekonferenzen nachgespielt

Ich muss zugeben, mit größeren Telekonferenzen kenne ich mich nicht so gut aus, bislang bin ich immer darum herumgekommen. Meine Erfahrungen beschränken sich eher auf 1:1-Gespräche und die sind relative einfach zu handhaben.




Allerdings höre ich die Teilnehmer in meinen Workshops immer wieder über die mangelnde Effizienz von Telekonferenzen klagen. Zumeist werden technische Störungen beanstandet, sowie der Umstand, dass die Körpersprache und Mimik der Teilnehmer nicht oder nur unzureichend vermittelt werden können.

Irgendjemand ist auf die witzige Idee gekommen, die Widrigkeiten von Telekonferenzen einmal auf reale Konferenzen zu übertragen und sie nachzuspielen. Durch solche Verfremdungseffekte kommt die Absurdität mancher Vorfälle erst so richtig zum Vorschein.

Übrigens: Die Webinare, die ich für Academia durchführen durfte, haben technisch hervorragend funktioniert (inhaltlich auch). Offensichtlich können auch Fernkonferenzen ein Erfolg werden, wenn man sich an Spielregeln hält und sich gut vorbereitet.

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Wie Sie in Besprechungen Groupthink vermeiden

Vielleicht haben Sie so etwas schon einmal erlebt. In einer Besprechung sind alle Teilnehmer so begeistert von einem Vorschlag, dass Sie sich gar nicht mehr trauen, Ihre abweichende Meinung zu äußern. Schließlich wollen Sie von der Gruppe nicht als Miesmacher betrachtet werden, der in Problemen anstatt in Lösungen denkt. Dann lieber die Klappe halten, auch wenn man eigentlich gute Argumente gegen die Entscheidung vorbringen könnte.




Die Fachleute bezeichnen dieses Phänomen als Gruppendenken oder Grouphink
(Wikipedia):

Gruppendenken ist ein Prozess, bei dem eine Gruppe von an sich kompetenten Personen schlechtere oder realitätsfernere Entscheidungen als möglich trifft, weil jede beteiligte Person ihre eigene Meinung an die erwartete Gruppenmeinung anpasst. Daraus können Situationen entstehen, bei denen die Gruppe Handlungen oder Kompromissen zustimmt, die jedes einzelne Gruppenmitglied unter anderen Umständen ablehnen würde.

Schon die katholische Kirche wusste um die Gefahren des Groupthink. Aus diesem Grund musste immer ein Mitglied der Gruppe die Rolle des Kritikers einnehmen. Der Clou bei dieser Konstruktion besteht darin, dass dem Kritiker niemand seine Position zum Vorwurf machen kann. Der Kritiker kann sich immer darauf berufen, diese Rolle lediglich „zu spielen“. Auf diese Weise läuft er nicht Gefahr, persönlich für seine abweichende Meinung „haftbar“ gemacht zu werden.

Jake Knapp hat eine weitere Idee um Groupthink zu verhindern: Note-and-vote: How to avoid groupthink in meetings. Er schlägt folgende Schritte vor:

  1. Jeder listet für sich allein seine Ideen zu dem gestellten Thema auf.
  2. Danach wählt jeder für sich 2 bis 3 Lösungen aus seiner Liste aus, die er bevorzugt.
  3. Nun werden diese Punkte im Plenum auf einem Flipchart gesammelt und erörtert.
  4. Jeder wählt für sich aus dieser Sammlung die Lösung aus, die er für die richtige hält.
  5. Gemeinsam wird nun ausgezählt. Welche Lösung erhält die meisten Stimmen?
  6. Zu guter Letzt wird eine Entscheidung für das weitere Vorgehen getroffen. Nicht unbedingt von der Gruppe, sondern ggf. auch von dem Problem“träger“.
  7. Alle freuen sich, weil in kurzer Zeit ein Ergebnis erzielt werden konnte.

Die Wirksamkeit dieser Methode liegt darin, dass „stille“ Phasen vorgesehen sind, in denen sich niemand öffentlich äußern muss.

Vielleicht probieren Sie dieses Vorgehen in Ihrem nächsten Meeting einmal aus. Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.

[Foto von carlo sardena [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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3mal gratis für ToolBlog-Leser: „Praxisbuch Informationsmanagement“

Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach haben ein nützliches Praxisbuch Informationsmanagement geschrieben. Ich hatte seinerzeit die Ehre und das Vergnügen, ein Vorwort zu dem Werk schreiben zu dürfen. Hier mein Text:

— Wie ich von den Teilnehmern meiner Workshops weiß, steht das Suchen nach Dokumenten ganz oben auf der Hitliste der berüchtigten Zeitdiebe. Im Heimbüro oder am Arbeitsplatz des einsamen Freelancers mindert die Suche nach Dateien die persönliche Effizienz erheblich.

Vorschläge zur Abhilfe gibt es in Hülle und Fülle. Sie reichen von ausgeklügelten Ord- nersystemen bis zur einfachen “chaotischen Lagerung”, bei der nur der Computer weiß, wo die Dokumente liegen. Wenn schon der Ärger über verlegte Dateien am einzelnen Arbeitsplatz groß ist, so kann sich das Suchen und nicht Finden innerhalb von Arbeitsteams zu regelrechten Konflikten auswachsen.

Das Problem wird oft noch dadurch verschärft, dass in den einzelnen Teams und Unternehmensbereichen die Ablagen über Jahre unsystematisch gewachsen sind. Dies führt dazu, dass die Dokumentablagen der einzelnen Bereiche zueinander nicht kompatibel sind. Die Folge dieser Insellösungen sind lästige Rückfragen, Missverständnisse und eine hohe Blindleistung.

Nicht nur die Effizienz des Teams und sogar des ganzen Unternehmens leidet darunter, im schlimmsten Fall werden durch fehlerhafte Kommunikation Fehler verursacht, die die Organisation viel Geld kosten können.

Im vorliegenden Buch beschreiben die Autoren mehr als nur eine bereichsübergreifen- de Ablage. Vielmehr stellen sie ein ausgereiftes Informationsmanagement vor, das einen effizienten Ablauf gewährleistet und Blindleistung durch unnötiges Suchen minimiert. Dabei geben sie dem Leser nicht nur einen fundierten Einblick in die dahinter stehende Philosophie ihres Ansatzes, sondern wenden ihn auf die unterschiedlichen Praxisfälle wie E-Mails, Besprechungen usw. an. Mit dem ausgewogenen Verhältnis von Theorie und Praxis bekommt der Leser das Rüstzeug, um im eigenen Team und Unternehmen ein effizientes Informationsmanagement einzurichten. —

Wenn Sie noch genauer wissen möchten, was in dem Buch drinsteht, dann können Sie auch auf der Website der Autoren eine detaillierte Inhaltsbeschreibung nachlesen.

Und nun kommt der Clou

Wenn Sie sich für das Buch interessieren, dann haben Sie die Chance, es gratis zu bekommen.

Die Autoren stellen Exemplare für die ersten drei Leser zur Verfügung, die hier zu diesem Artikel einen Kommentar hinterlassen.

Also klopfen Sie hurtig in die Tasten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Sie es doch nicht mehr schaffen, dann können Sie es natürlich auch kaufen. Und zwar hier:

PB_Informationsmanagement

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5 einfache Tipps für effektive Besprechungen

Besprechungen sind vielen Mitmenschen ein Dorn im Auge. Da sitzt man oft in ebensolchen, weiß nicht, was man da eigentlich soll und denkt an die viele Arbeit, die sich in der Zwischenzeit auf dem Schreibtisch türmt. Viele würden deshalb Besprechungen ganz aus dem Arbeitsalltag verbannen. Ich halte das für überzogen. Meetings sind m. E. notwendig, werden aber oft schlecht vorbereitet und durchgeführt. Von zweckmäßigen Methoden ganz zu schweigen, oft beschränkt sich der Einsatz auf das Präsentieren mit PowerPoint.

Dass effiziente Besprechungen gar nicht so schwer durchzuführen sind, wie viele vielleicht meinen, zeigt uns Ari Rabban: 5 Strategies for Better Meeting Productivity. Seiner Ansicht nach reichten dazu fünf einfachen Regeln:

  1. Investieren Sie in Tools für das Projektmanagement
  2. Untersagen Sie den unnötigen Gebrauch technischer Geräte
  3. Halten Sie den Teilnehmerkreis klein
  4. Erstellen Sie eine Tagesordnung und halten Sie sich daran
  5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Besprechung und versenden Sie sie

Während die letzten drei Regeln für Besprechungen schon seit urvordenklicher Zeit gelten, sind die ersten zwei etwas neueren Datums. Der Gründe dafür sind plausibel. Der Einsatz von Projektmanagementwerkzeugen á la Asana kann die Häufigkeit von Meetings erheblich verringern. Das Vermeiden von elektronischen Gadgets hilft, Ablenkungen zu vermeiden und die Konzentration auf das Thema zu erhöhen. Beides ist für die Effektivität und die Effizienz förderlich.

Ansonsten alles wie gehabt.

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Wie Sie sich vor Besprechungen drücken

Es gibt schon fiese Tricks um ungeliebten Meetings zu entgehen. In meiner Zeit als Produktionsingenieur bat ich die zuständige Assistentin, mich nach einer angemessenen Zeit aus der Besprechung „herauszupiepsen“ und Produktionsprobleme vorzuschützen. Wie Sie an dem merkwürdigen Ausdruck „herauspiepsen“ sehen können, war das zu der Zeit der Rufgeräte (Pager). Deshalb darf ich das erzählen, denn der Vorgang ist mittlerweile verjährt.

Es gibt auch andere Möglichkeiten einer ungeliebten Besprechung zu entgehen. Patrick Allan nennt The Four Keys to Getting Out of Unnecessary Meetings:

  1. Stellen Sie dar, dass das Unternehmen größeren Nutzen davon hätte, wenn Sie nicht an der Besprechung teilnähmen
  2. Seien Sie offen und ehrlich, wenn Sie die Gründe für Ihr Nichterscheinen darlegen
  3. Geben Sie mehr Informationen, als Ihr Ansprechpartner unbedingt braucht
  4. Sprechen Sie mit den Zuständigen und holen Sie sich die Erlaubnis für Ihr Fernbleiben

Patrick bezieht sich in seiner Aufzählung auf dieses Video: How to Get Out of Doing Anything.

Um ganz ehrlich zu sein, „die Botschaft hör ich wohl, allen mir fehlt der Glaube“. In manchen Unternehmen funktioniert der fiese Trick von oben besser.

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Meeting Expectiations: Besprechungen planen mit dem iPad

Die meisten Mitmenschen beklagen sich über Besprechungen oder um genau zu sein: Sie beklagen sich über uneffektive und ineffiziente Meetings. Effektivität erreichen Sie über das Setzen der “richtigen” Ziele und Inhalte. Effizient werden Besprechungen durch die Wahl der zweckmäßigen Methoden und ein konsequentes Zeitmanagement.

Bakari Chavanu stellt eine interessante App für das iPad vor, die Ihnen bei der Planung von Besprechung gewaltig unter die Arme greift: Easily Create Meeting Agendas Using “Meeting Expectations”. Netterweise führt er auch in seinem Artikel durch das Programm, so dass Sie gleich mit dem Planen beginnen können, sobald Sie Meeting Expectations heruntergeladen und installiert haben (kostenlos, aber nicht umsonst).

Sie geben die Basisdaten, wie Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und die Zeit, die Sie dafür verwenden möchten ein. Danach erstellen Sie auf Knopfdruck eine Agenda und senden diese an die Teilnehmer. Sie können fertige Agenden auch auf Ihrer Dropbox sichern. Dies macht Sinn, wenn Sie mehrere Besprechungen mit gleichem Design durchführen müssen.

Leider ist diese App nur für das iPad erhältlich.  Vor einiger Zeit hatte ich im ToolBlog eine kleine Liste zu einschlägigen Anwendungen erstellt: Die Helferlein für Besprechungen: Eine Übersicht. Wahrscheinlich ist sie nicht mehr ganz aktuell.  Wenn Sie etwas ähnliches für Android, Windows oder Mac kennen, dann lassen Sie es uns wissen.

Startup Stock Photos

[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie einen Besprechungsraum finden: spacebase

Momentan denke ich über ein offenes Seminar zum Thema “Zeitmanagement und Aufgabenorganisation” nach. Wie immer ergibt sich dabei das Problem, eine geeignete Location für die Veranstaltung zu finden. Vielleicht löst eine Anwendung namens spacebase dieses Problem.

Wenn Sie schon einmal mit airbnb verreist sind, dann kennen Sie das Prinzip, das dahinter steht. Mitmenschen, die über geeignete Räumlichkeiten verfügen, vermieten diese an andere Mitmenschen, die diese für einen bestimmten Zeitraum benutzen möchten. Genauso funktioniert spacebase.

Sie können dort für unterschiedliche Orte Besprechungs- und Seminarräume unterschiedlicher Größe und Ausstattung mieten. Zumeist erfolgt die Berechnung stundenweise. Momentan beschränkt sich das Angebot auf die größeren Städte in Deutschland, aber auch in Spanien, den Niederlanden oder in Österreich werden Sie fündig.

Ich finde das Konzept recht interessant und bin gespannt, wie es sich entwickelt. Momentan ist mir das Angebot zu sehr auf die Metropolen beschränkt. Wirklich nützlich wären für mich auch Räume in den Mittelstädten der Provinz. Damit meine ich Städte wie Friedrichshafen, Ulm oder Aalen, um mal in meiner Gegend zu bleiben. Aber was nicht ist, kann ja noch werden.

BTW: Nein, dieser Beitrag ist nicht gesponsert.

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Die Checkliste für Meetings in Hotels

Als Trainer arbeite ich öfters in Hotels. Ich weiß nicht, wie es meinen Kolleginnen und Kollegen geht, aber mich verbindet mit der Hotellerie ein Art Hassliebe. Ich bin mir sicher, dies beruht auf Gegenseitigkeit, denn manche Vertreter unserer Zunft führen sich auf wie eitle Popdivas, die rundum gepampert werden möchten. Die Zusammenarbeit mit diesen Berufsgenossen ist sicher nicht immer nervenschonend.

Umgekehrt vergessen aber viele Hotelmitarbeiter auch, dass der Seminarraum für ein bis drei Tag(e) mein Arbeitsplatz ist. Ich sehe mich als Vollprofi, der gerne Vollprofis als Partner hat. Leider passiert es immer noch, dass…

  • für alle Teilnehmer ausreichend Getränke auf dem Tisch stehen, ich als Trainer jedoch vergessen wurde
  • ein Bankettmitarbeiter mich schon nach den Pausenzeiten fragt, kaum dass ich den Raum betreten habe. Er/sie fragt aber nicht, ob etwas fehlt oder ich Unterstützung brauche (benötige ich meistens nicht)
  • die Pinnwände alt, wackelig und voller großer Löcher sind. Außerdem stehen sie schief und das „lommelig“ gespannte Pinnwandpapier wurde auf der Rückseite bereits von einem Kollegen vor mir bereits beschrieben
  • die Filzstifte leer sind

Ich habe geschrieben „immer noch“, denn in der Regel gibt positive Beispiele, wo alles reibungslos flutscht, so dass das Arbeiten eine Freude ist.

Aus diesem Grund halte ich die Überschrift des Artikels von Mike Brown in dieser Radikalität für etwas überzogen, wenn er schreibt: 12 Reasons Why Hotel Meeting Rooms Suck for Collaboration. Er führt 12 Gründe auf, die Sie umdrehen und als Checkliste benutzen können. Hier die Punkte aus seiner Liste, die ich für relevant halte:

  • Die Hotels stopfen zu viele Leute in einen Raum
    Das stimmt leider zu oft. Deshalb achten Sie genau darauf, von welcher Sitzordnung die Bankettmitarbeiter ausgehen. Bei Parlamentsbestuhlung passen mehr Leute in einen Raum als bei einem Stuhlkreis. Besonders wichtig ist dies bei speziellen Konferenzformen wie OpenSpace oder World Café.
  • Die Teilnehmer können sich nicht bewegen
    Das korreliert stark mit dem o.a. Punkt. Rechnen Sie bei der Quadratmeterzahl großzügig und achten Sie auch auf bauliche Gegebenheiten (Säulen, Ecken etc.).
  • Es gibt keine Wände, um Flipchart-Blätter usw. aufzuhängen
    Achten Sie darauf, dass Sie genug große glatte Flächen haben, auf denen Sie Flipcharts mit der Arbeitsergebnissen hängen können. Wände tapeziert mit Raufaser und vollgehängt mit Bildern sind nicht geeignet.
  • Lichter direkt über Projektionsfläche
    Wenn Sie einen Datenprojektor benutzen, achten Sie darauf, dass Ihre Folien auch gesehen werden können. Oft ist es in der Umgebung der Projektionsfläche zu hell.
  • Das Bankettpersonal möchte die Kaffeepause unbedingt im Besprechungsraum aufbauen
    Auch ich möchte das nicht so gerne, denn meistens nimmt der Aufbau zu viel Platz weg, den man für andere Sachen braucht. Achten Sie darauf, mit dem Hotelpersonal vorher zu vereinbaren, wie Sie Getränke und Snacks geliefert haben möchten.
  • Die Räumlichkeiten erlauben es den Präsentierenden nicht, umherzulaufen
    Oft sind die Räume für das Reden schwingen optimiert, nicht für das Präsentieren. Achten Sie auf genug Raum für Teilnehmer, die präsentieren müssen.
  • In den Besprechungsräumen können nicht verschiedene Sitzordnungen eingenommen werden
    Das ist wieder das Problem mit der Größe. Sie können dieses Problem auch lösen, indem Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich in geeignete Gruppenräume begeben können.

Wie gesagt, die anderen Punkte, die Mike aufführt, habe ich so noch nicht erlebt.

Für mich am wichtigsten ist jedoch, dass die Bankettmitarbeiter flexibel sind. Ich muss es auch sein, denn manchmal muss man das Konzept noch kurz vor der Veranstaltung abändern. Da hilft es ungemein, wenn der Partner mitzieht.

In der Regel funktioniert das auch. Aber Sie wissen ja, keine Regel ohne Ausnahme.

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Warum es gut ist, in Besprechungen zu gehen

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum die Philosophen in der Antike in den Hainen oder auf den Foren gewandelt sind oder warum die Mönche Kreuzgänge hatten? Vermutlich wusste die Menschen damals, dass das gemeinsame Gehen auch das gemeinsame Denken fördert.

Sicher haben auch schon viele schlaue Menschen darüber geforscht, warum das so ist. Ich könnte mir vorstellen, dass die Bewegung gut für allerlei Gehirnaktivitäten ist, noch dazu, wenn es an der frischen Luft stattfindet. Das Gehen im gleichen Rhythmus fördert sicher auch den Rapport unter den Beteiligten und somit auch das unbewusste gegenseitige Verständnis.

Meine sympathische Kollegin Franziska Köppe hat diese Art des Dialogs schon lange für sich und ihre Kunden entdeckt: Ge(h)spräche im Grünen. Ich habe mich vor einiger Zeit mit ihr darüber unterhalten.

Aber auch jenseits des großen Teichs gibt es Menschen, die das Ge(h)spräch pflegen und leidenschaftlich für Besprechungen im Gehen werben. Nilofer Merchant gehört dazu. Sie hat dazu einen TED-Vortrag gehalten: Got a meeting? Take a walk. Ein Transkript des Vortrags finden Sie hier.

BTW: Nach dem Verfassen dieses Beitrags habe ich gemerkt, dass ich hier schon einmal über Nilofers Vortrag geschrieben habe. Tut mir leid, shit happens.

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Brainstorming auf einen Blick

Ja, ich weiß schon. Das Brainstorming und verwandte Techniken sind in letzter Zeit sehr in die Kritik geraten. Und ich gebe zu, manche der Argument sind wahrlich nicht von der Hand zu weisen. So löst schon das bloße gegenseitige Beobachten der Teilnehmer Deutungen und Bewertungen aus, die unvoreingenommene (was ist das eigentlich?) Ergebnisse erschweren oder sogar unmöglich machen.

Das weiß ich zwar, aber ich weiß nichts Besseres. So ist auch die Infografik auf Essay.Expert zu verstehen, auf die uns Shardul Mehta hinweist: The Keys To Productive Brainstorming. Sie finden dort auf einen Blick Informationen zu den Ursprüngen, zu Varianten der Methode und einige Tipps und Tricks, die das Brainstorming produktiver machen sollen. Sehen Sie selbst:

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Open Space in Meetings

Kürzlich durfte ich ein Meeting in Form eines internen Barcamps begleiten. Nun ja, ein Barcamp war es eigentlich nicht, auch wenn wir es so genannt haben. Eigentlich handelte es sich um ein Meeting nach Art der Open Space Technology für rd. 20 Teilnehmer und etwa zweieinhalb Stunden Dauer.

Auch andere Kolleginnen und Kollegen experimentieren mit diesem Format für kleine Gruppen. Alexander Schilling schildert seine Variante („Instant Open Space“) in dem Beitrag „Open Space für Meetings nutzen„. Mit einer Länge von 2 bis 3 Stunden und 6 bis 50 Teilnehmern entspricht der Rahmen für seinen Ansatz genau dem, was wir bei unserer Veranstaltung zur Verfügung hatten.

Das von Alexander beschriebene Setting kommt unserem „Barcamp Open Space“-Design sehr nahe. Die Breakout-Räume bei uns bestanden aus vier Pinnwänden in jeder Ecke des Raumes, auf weitere Hilfsmittel wie Talking Stick o.ä. haben wir verzichtet. Dokumentiert wurden die Ergebnisse auf Flipcharts, die für die Teilnehmer fotografiert wurden.

Fazit: Das „Mini“-Format hat gut funktioniert und zeigt, dass die Unconference-Idee auch in Standardmeetings in Unternehmen gut eingesetzt werden kann.

Probieren Sie es einmal aus, es lohnt sich! Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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Wege zur gelungenen Besprechung

Beim Thema “Besprechungen” habe ich immer den Eindruck, dass manche in ihrer Beurteilung den Sack schlagen und den Esel meinen.

Wir Menschen brauchen Zusammenkünfte im echten Leben, damit wir uns gegenseitig als “Gesamtkunstwerke” wahrnehmen können. Wenn dem nicht so wäre, dann gäbe es keine Kneipen. Warum empfinden dann so viele Menschen Besprechungen als lästigen Zeitverschwendung? Hier ein paar Gründe, die ich in meinen Workshops zusammengetragen habe:

  • Die Teilnehmer sind schlecht informiert und ungenügend vorbereitet
  • Es gibt keinen roten Faden, es fehlt an konsequenter Führung
  • Hierarchen (oder andere) benutzen die Besprechung für die Selbstdarstellung
  • Sach- und Beziehungsebene werden vermischt

Es gibt sicher noch mehr Gründe für den Frust in Meetings, die Leserinnen und Leser haben sicher ihre eigenen Erfahrungen.

Über die Kunst, eine Besprechung erfolgreich (“effektiv + effizient”) zu gestalten, habe ich hier schön öfter geschrieben. Im Internet finden Sie auch komplette Leitfäden dazu. Hier ein paar Beispiele:

Sie merken schon, es handelt sich hier um Leitfäden für Meetings im konventionellen Stil. Diese nehmen auch in unserem Wirtschaftsleben immer noch den größten Raum ein.

Aber ich bleibe für Sie am Ball. Demnächst werde ich mich im Netz zu den Themen “Neue Besprechungsformen” und “online-Meetings” tummeln.

Startup Stock Photos
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Fragen Sie den MeetingGuru

Besprechungen halten viele neben dem Missbrauch von E-Mails für eine der großen Plagen des modernen Arbeitslebens. Ich teile diese Ansicht nicht, denn meistens ist das Wort “Besprechung” die Abkürzung für den Ausdruck “schlechte Besprechung. Diese lassen sich durch gute Vorbereitung, zielorientierte und straffe Durchführung und sinnvoll Nachbereitung durchaus vermeiden.

Wenn Sie Probleme oder Frage haben zu den Bereichen

  • Besprechungsvorbereitung,
  • Engagement der Teilnehmer und
  • der Besprechung als Prozess,

dann wenden Sie sich vertrauensvoll an den MeetingGuru. Dieser beantwortet viele Fragen, die zu o.a. Problembereichen immer wieder auftauchen, z. B.

Dies sind nur drei Beispiele aus einer Vielzahl interessanter Problemstellungen, die Sie sicher auch in der einen oder anderen Form bereits erlebt haben.

Der MeetingGuru gehört übrigens zu der Website “EffectiveMeetings”, auf der Sie in unterschiedlichen Rubriken eine Vielzahl nützlicher Tipps zu Besprechungen aller Art erhalten können. Die Website ist übrigens nach Internet-Maßstäben steinalt und sieht auch etwas altbacken aus. Die Probleme im Zusammenhang mit Besprechungen ändern sich jedoch kaum, denn die Menschen ändern sich auch nicht. Insofern ist die Website bis heute aktuell geblieben.

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Ein Vortrag über schlechte Meetings und wie Sie dennoch überleben

Wir alle ärgern uns über zu viele und zu schlechte Besprechungen. Vielleicht weist uns David Grady den Weg aus der Misere: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings. Unterhaltsam ist der Vortrag allemal.

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Wie Sie Besprechungen abkürzen

Nach der E-Mail werden oft Besprechungen genannt, wenn nach den „beliebtesten“ Zeitdieben gefragt wird. Manche gehen in ihrem Zorn (oder ihrer Verzweiflung) so weit, Meetings ganz aus dem Arbeitsleben verbannen zu wollen. Ich halte das für überzogen. Ab und zu müssen wir miteinander reden, um uns gegenseitig zu informieren, Entscheidungen zu treffen, Problem zu lösen oder Ideen zu entwickeln. Was jedoch wirklich stört, sind Besprechungen, die

  • ineffektiv
  • ineffizient oder gar
  • überflüssig sind.

Damit Ihre Meetings zumindest effizienter werden, können Sie die Tipps anwenden, die Ihnen Jen Hubley Luckwaldt in ihrem Artikel „5 Tricky Ways to Shorten Meetings“ gibt:

  1. Verbannen Sie Laptop, Smartphone & Co aus dem Meeting
  2. Halten Sie die Besprechung im Stehen ab
  3. Legen Sie die Besprechung vor einen Termin, der nicht verschoben werden kann
  4. Verwenden Sie eine Stoppuhr
  5. Setzen Sie das Meeting von Haus aus in kurzen Zeitblöcken an

Ich weiß nicht, ob diese Tipps tatsächlich allgemeingültig sind. Für Routinebesprechungen funktionieren sie sicherlich. Die Tipps Nr. 3 und Nr. 4 kenne ich aus eigener Erfahrung. Sie wirken tatsächlich!

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Muss die Besprechung wirklich sein?

Viele Leute meinen, die beste Besprechung sei die, die gar nicht stattfindet. Ich sehe das nicht ganz so, gestehe aber zu, dass sinnlose oder schlecht durchgeführte Besprechungen zu den größte Produktivitätskillern im Wirtschaftsleben gehören.

Elizabeth Grace Saunders stellt daher in einem Artikel die berechtigte Frage „Do You Really Need to Hold That Meeting?“. Zur Beantwortung dieser Frage stellt sie einen Entscheidungsbaum vor. Besonders kompliziert ist dieses Diagramm nicht, dennoch geht es noch einfacher.

Ich erinnere mich an eine Regel des Schöpfers der OpenSpace-Technology, Harrison Owen. Danach gibt es nur zwei Gründe, an einer Besprechung teilzunehmen:

  1. Sie können etwas beitragen oder
  2. Sie können etwas lernen.

Trifft weder das eine noch das andere zu, dann verschwenden Sie Zeit: Ihre eigene und die der Teilnehmer an dem Meeting.

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Wie Sie in Besprechungen richtig nicken

Die hohe Kunst des Überlebens in Besprechungen besteht oft darin, interessiert zu erscheinen, obwohl man mit den Gedanken ganz woanders bei den wirklich wichtigen Dingen des Lebens ist.

Vor geraumer Zeit habe ich an dieser Stelle über einen Beitrag von Sarah Cooper berichtet, in dem sie erklärt, „wie Sie in Besprechungen schlau rüberkommen“. Nun hat Sarah auch einen Beitrag über das richtige Nicken geschrieben: 9 Nodding Strategies for Your Next Meeting. Sie erfahren, wie Sie richtig nicken, wenn Sie bestimmte Reaktionen vorschützen möchten. Alle Nicktechniken sind mit der dazu passenden Situation ausführlich erklärt und mit jeweils einem kurzen Filmchen versehen.

Das Ganze gibt es aber auch auf YouTube als komplettes Video:

Bitte achten Sie aber darauf, dass unsere Mimik von der amerikanischen abweicht. Rollen Sie also nicht so mit den Augen.

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Die klassische Konferenz ist quietschlebendig!

Vor knapp zwei Jahren wurde ich von ehemaligen Kommilitonen gefragt, ob ich nicht die Vorträge für das Jahrestreffen 2015 der deutschen Papieringenieure zusammenstellen und während der Veranstaltung durch das Programm führen möchte.

Ich und klassische Konferenz! Nix da! Schließlich liegen zwischen meiner Arbeit in der Papierindustrie und meiner jetzigen Tätigkeit fast 25 Jahre und einige Male Begleitung von Open Space Konferenzen. Letztendlich fühlte ich mich aber doch gebauchpinselt und habe zugesagt.

Letzten Freitag war es so weit. Im Hygienemuseum in Dresden kamen über 300 Mitglieder der drei deutschen Papieringenieurevereine zusammen, um Vorträge zum Stressmanagement unter dem Titel

Mit Volldampf zum Stillstand – Ein Abriss zum Stressmanagement im Betrieb

zu hören und auch zu diskutieren (!). Mit mir waren es sieben Referenten, die in ihren Vorträgen verschiedene Aspekte des Themas beleuchteten. Zwischen den Vorträgen wurden auf Post-it-Notes im Publikum Fragen gesammelt und anschließend auf Pinnwände geklebt. Nach den Referaten gab es einen Meinungsmarkt, bei dem die Zuhörer mit den Referenten ihre Fragen diskutieren konnten.

Hier die Titel der Vorträge

  • Meine Wenigkeit:
    Einführung in das Thema
  • Prof. Dr. Jörg Windemuth (IAG der DGUV):
    Woher kommt nur der ganze Stress? Das Dreiebenenmodell der Belastungen im Betrieb
  • Sabrina Melkau-Echtmann (Leipa Schwedt):
    Weg mit den Frustzentren – Wie man im Betrieb mentale Belastungen misst und die richtigen Schlüsse daraus zieht
  • Reiner Ohrnberger (Walsum Papier GmbH):
    Ich fleißig, Du arbeiten – Vom Führungsspieler zum Spielführer. Ein Veränderungsprozess aus Sicht der betroffenen Mitarbeiter
  • Prof. Dr. Heinz Ziegler (Hochschule München):
    Nicht ärgern, handeln! – Vom konstruktiven Umgang mit Konflikten im Betrieb
  • Dr. Stefan Boëthius (ICAS):
    Was ist ein gutes EAP (Employee Assistance Program)?
  • Gerrit Lund (Papierfabrik Louisenthal):
    Ziemlich beste Freund – Vom pfleglichen Umgang mit sich selbst

Den Meinungsmarkt betreute Daan Waubert de Puiseau (Econovation).
Dokumentiert wurde die Vortragsreihe meisterhaft von Gabriele Heinzel:

 

Die Rückmeldungen waren durchweg positiv, sowohl von den Zuhörern als auch von den Referenten. Es gab sogar Menschen, die ihren Spaß (!) betont haben. Für mich als Anhänger von Open Space und anderen Unkonferenzformen war die Erkenntnis wichtig, dass es nicht ein Entweder-Oder bei den verschiedenen Methoden gibt, sondern ein Sowohl-Als-Auch. Es kommt eben auf die Zielsetzung an.

Wer mir immer noch nicht glaubt, dass ich durch diese Konferenz geführt habe, hier ist das Beweisfoto (Man achte auf die Kleidung!):

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Die umfassende Checkliste für erfolgreiche Besprechungen

Kürzlich bin ich über einen Tweet von Mike Meier gefallen:

Ich finde, er hat vollkommen recht. Es gibt diese Besprechungen, man muss nur lange danach suchen etwas dafür tun. Und das ist eine ganze Menge, wie uns ein Blick auf die riesige Checkliste von Zenkara zeigt: Running effective meetings – 70 actions to improve your performance & productivity. Damit die Liste übersichtlich wird, sind die Punkte in Kategorien eingeteilt:

  • Planung der Besprechung
  • Vorbereitung des Meetings
  • Die Minuten, bevor es losgeht
  • Während der Besprechung
  • Moderation
  • Besprechungskiller
  • Abschluss und Nachbereitung

Sie sehen, die Checkliste ist wirklich sehr umfangreich, da kommen schon locker 70 Punkte zusammen. Ich finde, es sind sehr nützliche Hinweise dabei, es lohnt sich, sie näher anzuschauen.

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