Archiv des Autors: Stephan List

Wenn bekannte Zeitmanagement–Methoden nicht funktionieren

Es gibt eine Anzahl von Zeitmanagement-Methoden, die wirklich nicht totzukriegen sind, obwohl ihre Wirksamkeit mehr als zweifelhaft ist. Wenn Sie eine dieser Methoden anwenden möchten und sich nach einer Weile wundern, warum sie nicht funktioniert, dann muss das nicht an ihnen liegen. Vielleicht passt auch die Methode nicht zu Ihrer Arbeit oder sie ist schlicht und einfach per se schon unsinnig.




Kelli Smith hat in ihrem Beitrag einige dieser bekannten Produktivitätstipps unter die Lupe genommen, für zu leicht befunden und schlägt stattdessen Alternativen vor: 6 Better Productivity Hacks if the „Famous“ Ones Never Work for You. Sie kennen sie alle:

  1. Eat that Frog
    Brian Tracy ist der Urheber dieses “Hacks”. Er besagt, man möge den Tag gleich mit der unangenehmsten Aufgabe beginnen, eine Meinung, die auch andere Gurus wie Stephen Covey teilen.
    Ich teile diese Meinung nicht. Ich beginne den Tag lieber mit einer oder mehreren Routineaufgaben um in Schwung zu kommen. Danach geht es dann an den schwierigen Teil des Tages.
  2. Die Eisenhower-Matrix
    Die berühmte Grafik mit der Unterscheidung von “wichtig” und “dringend” ist immer noch fester Bestandteil vieler Zeitmanagement-Trainings. Auch ich stelle sie vor, allerdings mehr zur “Vervollständigung der Unterlagen”, wie es so schön heißt.
    Es gibt Autoren, die in Frage stellen, ob unser Gehirn überhaupt diese Unterscheidung vornehmen kann oder ob es lediglich auf “dringende” Bedürfnisse reagiert. Sei’s drum.
    Tatsache ist, dass Sie nur delegieren können, wenn Sie jemanden zum Delegieren haben. Darüber hinaus sollten Sie auch autonom definieren und unterscheiden können, was wichtig ist und was nicht.
    Als Alternative dazu schlägt Kelli vor, eine Liste mit kleinen Aufgaben parat zu haben, mit denen Sie den Arbeitstag starten. Warum, steht oben.
  3. Die Tomatentechnik
    Ich muss gestehen, ich komme mit der Tomatentechnik nicht besonders gut zurecht. Wenn ich eine Aufgabe angefangen habe, möchte ich sie nicht unterbrechen, nur weil gerade ein Pomodoro verstrichen ist.
    Pause mache ich dann, wenn die Konzentration nachlässt oder andere Bedürfnisse mich dazu zwingen.
  4. Die Nicht-zu-tun-Liste (“Don’t-Do-List”)
    Kellis Kritik: Bei einer Don’t-Do-List wisse man zwar, was man nicht tun, aber nicht mit was man sich stattdessen beschäftigen sollte. Sie schlägt vor, statt dessen eine “Erledigt”-Liste zu führen.
    Ich kann dazu nichts sagen, ich halte mich an die gute alte Aufgabenliste.
  5. Das Einplanen von Aufgaben
    Hier ist das Einplanen von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben in den Kalender gemeint. Wie ich von den Teilnehmern an meinen Workshops weiß, funktioniert das kaum bis gar nicht. Der Grund sind unvorhergesehene Ereignisse, die diese Planung immer wieder über den Haufen werfen.
    Dem Vorschlag von Kelli folge ich nicht. Mein Tipp: Nutzen Sie den Kalender nur für Tätigkeiten mit festen Start- und Endtermin. Für alle anderen Aufgaben verwenden Sie eine To-do-Liste.
  6. Die 2-Minuten-Regel
    Sie kennen sie: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten tun können, erledigen Sie selbst sofort. Von dieser Regel halte ich viel, jedoch stört sie mitunter den Arbeitsfluss. Stattdessen können Sie auch diese kleinen Tätigkeiten sammeln und sie dann en bloc erledigen. Geht auch.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch. Wenn eine oder mehrere der besprochenen Methoden bei Ihnen funktioniert, dann besteht kein Grund, etwas daran zu ändern. Machen Sie einfach weiter so. Wenn aber nicht, dann finden Sie in Kellis Artikel vielleicht einige Hinweise, was Sie stattdessen tun können.

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[Foto von Tim Gouw [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihren Kruscht loswerden

Für die Leserinnen und Leser, die oberhalb des Weißwurschtäquators angesiedelt sind, muss ich den Ausdruck “Kruscht” wohl erst erklären. Dieser stammt aus dem Schwäbischen und steht für Kram, Zeug oder wie unsere amerikanischen Freunde sagen “Clutter”.

Nicht nur eingefleischte Minimalisten möchten derlei Krempel gerne loswerden. Was einfach in der Vorstellung ist, stellt sich bei der Umsetzung oft als schwierig heraus. Der Teufel steckt halt im Detail. Was soll ich wegwerfen, was behalten? Eine Frage, die so manchen überfordert.

Ein paar Tipps für ein effizientes Wegwerfen gibt uns Melanie Pinola in ihrem Artikel Top 10 Ways to Trick Yourself Into Getting Rid of Clutter Once and For All. Sie empfiehlt:

  1. Täuschen Sie einen Umzug vor
    Für viele Menschen ist ein Umzug die beste Aufräumaktion. Wenn man ohnehin die Dinge in die Hand nehmen muss, warum nicht gleich aussortieren. Tun Sie einfach so, als ob Sie demnächst umziehen würden. Am besten, Sie bestellen einen Müllcontainer. 😉
  2. Planen Sie die Aufräumaktion
    Sie können aus der Aufräumaktion auch eine Art Projekt machen. Mit Endziel, Meilensteinen und allem was dazu gehört. Michele Connolly beschreibt, wie so etwas geht: How To Run Your Own Declutter Project. Sollte Ihnen das zu kompliziert erscheinen, dann können Sie sich helfen lassen und bei der nächsten Fastenchallenge meiner netten Kollegin Alexandra Graßler teilnehmen.
  3. Trennen Sie sich von einem Gegenstand pro Tag
    Das ist leichter als man zunächst glaubt. Gehen Sie durch die Zimmer und machen Sie eine Liste von 2-3 Dingen/Zimmer, auf die Sie leicht verzichten können. Das erleichtert den Start für diese nützliche Angewohnheit.
  4. Kaufen Sie keine Dinge zu herabgesetzten Preisen, wenn Sie nicht bereit wären, den vollen Preis zu bezahlen
    Sie kennen den Spruch “Ich bin nicht reich genug, um dieses Angebot auszuschlagen.” Leider verführt dies dazu, Dinge anzuschaffen, die man dann gar nicht braucht. Und Dinge, die man nicht braucht, werden irgendwann zwangsläufig Kruscht.
  5. Abstellen heißt nicht Aufräumen!
    Überlegen Sie, ob Ihre Gegenstände tatsächlich da sind, wo sie hingehören. Wenn Sie etwas Neues kaufen wollen: Haben Sie überhaupt Platz dafür? Aus diesem Grund stagniert bei uns im Haushalt seit Jahren die Anzahl neu erworbener Küchengeräte. Und nein, wir vermissen nichts.
  6. Geben Sie die Hoffnung auf!
    Die Hoffnung nämlich, dass Sie den Gegenstand irgendwann doch noch einmal benutzen werden. Das ist eine Illusion, denn wenn Sie ihn die Monate/Jahre bisher nicht verwendet haben, warum soll sich das in der nächsten Zeit ändern? Verschenken oder verkaufen Sie ihn lieber an jemanden, der ihn tatsächlich brauchen kann.
  7. Bedanken Sie sich bei den Dingen dafür, dass sie nützlich waren
    Der Tipp für die Esoteriker unter den Lesern. Mit einer wertschätzenden Verabschiedung fällt die Trennung vielen leichter.
  8. Räumen Sie auf, indem Sie die richtige Frage stellen
    Fragen Sie sich, ob der fragliche Gegenstand Ihnen tatsächlich Freude bereitet. Wenn nicht, dann wissen Sie schon…
  9. Halten Sie sich an die Regel: Eine Sache rein, zwei Sachen raus
    Diesen Kniff wende ich bei Büchern an, denn mein Schrank platzt aus allen Nähten. Weggeworfen habe ich dadurch zwar wenig, aber auch wenig neu angeschafft.
  10. Konzentrieren Sie sich auf die Kruschtzentren
    Räumen Sie zuerst die Orte auf, wo sich der Kruscht konzentriert, denn Kruscht neigt zur selbstständigen automatischen Vermehrung.

Zu jedem dieser Tipps finden Sie in Melanies Artikel Links zu tiefer gehenden Erläuterungen. Einige davon führen, Sie ahnen es, zum Shooting-Star des Aufräumens, Marie Kondo. Über diese Dame und ihre erstaunliche Methoden habe ich im ToolBlog bereits mehrfach berichtet. David Hugendick hat einen schönen Artikel über sie geschrieben: Räum! Hier! Auf!

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[Foto von Markus Spiske [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kurt Lewin im Radio

In meinen Workshops zitiere ich immer wieder das Kraftfeldmodell und die daraus abgeleitete Kraftfeldanalyse von Kurt Lewin. Er “gilt als einer der einflussreichsten Pioniere der Psychologie. Er analysierte nicht das Innenleben des Einzelnen, sondern den Gesamtzusammenhang, in dem sich menschliches Verhalten realisiert”. So steht es in der Beschreibung eines Hörbeitrags von Brigitte Kohn für den Bayerischen Rundfunk: Aktionsforschung, Feldtheorie und Gruppendynamik.

Wenn Sie an Organisationsentwicklung, “Change-Management” und derlei Dingen interessiert sind, dann hören Sie sich den Beitrag an, denn hier gelangen Sie zu den Wurzeln.

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Bild Creative Commons Attribution-Share Alike 4.0 International

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44 Dinge, die Sie produktiver machen

Klar, man sollte es mit der persönlichen Produktivität nicht übertreiben und auch der Muße ihren festen Platz lassen. Dennoch sind die 44 ways to be more productive, die Andrew Hewertson in einer Infografik vorstellt, einen Blick wert. Vorgestellt werden kleine Kniffe, mit denen Sie über den Tag verteilt in Summe Ihre Produktivität steigern können. Sie müssen ja nicht alles gleichzeitig machen. Picken Sie sich die Rosinen heraus, die Ihnen besonders nützlich erscheinen… Weiterlesen

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Wie die Nachmittage genau so produktiv werden wie die Vormittage

In den guten alten Büchern über das Zeitmanagement wird den Leserinnen und Lesern oft empfohlen, die Phasen der eigenen Leistungsfähigkeit zu berücksichtigen. Jeder kennt seine Hochs und Tiefs über den Tag und es macht sicher Sinn, die bedeutenden Aufgaben dann zu erledigen, wenn man die meiste Energie besitzt (“am besten drauf ist”).

Diese persönlichen Leistungskurve fällt sicher bei uns unterschiedlich aus, es gibt Frühaufsteher und Nachteulen. Dennoch hat sich herausgestellt, dass bei den meisten Menschen der Vormittag produktiver ausfällt als der Nachtmittag. Zumindest nimmt dies Michael Simmons an, der uns 10 Ways to Make Your Afternoons As Productive As Mornings aufzählt, mit denen wir den Nachmittag zum Vormittag machen können. Er empfiehlt:

  1. Gehen Sie umher und bewegen Sie sich in den Pausen
  2. Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten nie alleine ein
  3. Stellen Sie eine Kurzzeitwecker auf fünf Minuten und zerlegen Sie so große Aufgaben in viele kleine, die Sie schaffen können
  4. Nehmen Sie kleine Auszeiten in der Natur
  5. Nur ein Viertelstündchen: Machen Sie ein Nickerchen
  6. Lernen Sie, ein Musikinstrument zu spielen
  7. Duschen Sie mit geschlossenen Augen
  8. Erstellen Sie eine einfache Liste für das Ende des Tages
  9. Machen Sie Sport mit einem Personal Trainier oder mit einem Partner
  10. Legen Sie einfache Besprechungen auf den Nachmittag

Michael liefert zu jedem seiner Punkte eine ausführliche Begründung mit weiterführenden Links. Die Begründung für Tipp Nr. 7 klingt schon ein wenig esoterisch, aber sei’s drum.

Ich finde diese Tipps schon sinnvoll, allein mir fehlt der Glaube, sie in der Arbeitswelt zu beherzigen, wie sie mir in meinen Workshops geschildert wird. Sie wissen schon, wieder einmal geht es um Selbst- vs. Fremdbestimmung. Es gibt nicht viele Menschen, die ihren Tag nach ihrer persönlichen Leistungskurve ausrichten können.

Einige der o.a. Punkte sind aber sicher einen Versuch wert. Katze Leni zeigt, wie es geht:

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Stöckchen werfen: Präsentieren von Zahlen, Daten, Fakten

Vor einiger Zeit erschien hier im ToolBlog der Artikel So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast. Leser Markus Jahns kommentierte diesen Beitrag so:




[…] welche Formate gibt es für die Präsentationen/ Schulungen von technischen Themen, bei denen eine hohe „Faktendichte“ besteht?

Dies ist in der Tat ein Problem, das mir auch in meinen Workshops immer wieder begegnet. Gerade Ingenieure fragen mich immer wieder, wie sie aus Zahlen, Daten, Fakten, Messreihen und Konstruktionsdetails, die i.a. als “trocken” bezeichnet werden, dennoch einen interessante Vortrag basteln können.

Ich dachte, ich leite die Frage von Markus Jahns mal als Stöcken an Menschen  weiter, die sich mit so etwas auskennen. Beginnen möchte ich mit Computermaler Tim Themann mit der Bitte, das Stöckchen nach der Antwort an einen Experten weiter zu reichen.

Vielen Dank. Ich bin gespannt.

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[Foto von raincarnation40 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Aufgaben erledigen wie Ivy Lee

Wenn Sie nicht wissen, wer Ivy Lee ist bzw. war, dann ist das wahrscheinlich zu verzeihen. Ich denke, nur Spezialisten werden mit diesem Namen etwas anfangen können. Solche zum Beispiel, die einen Artikel über ihn für die Wikipedia angefertigt haben:

Ivy Ledbetter Lee (* 16. Juli 1877 bei Cedartown, Georgia; † 9. November 1934 in New York, NY) war […] einer der Begründer der modernen Public Relations (PR). Zudem war er Autor.

Nun gut, das wäre geklärt. Was ihn für uns besonders interessant macht, ist die Art und Weise, wie er seine Aufgaben organisierte. James Clear beschreibt sie in seinem Artikel This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm. Lee ging dabei in diesen fünf Schritten vor:

  1. Erstellen Sie eine Liste
    Am Ende eines Werktages wird der folgende geplant. Sie schreiben untereinander die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag unbedingt erledigen möchten.
  2. Bilden Sie eine Rangfolge
    Ordnen Sie nun diese sechs Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste davon steht oben, die “unwichtigste” unten.
  3. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag
    Starten Sie Ihren Tag mit der Bearbeitung der wichtigsten Aufgabe (der ganz oben auf der Liste). Hören Sie nicht auf, bis diese Aufgabe erledigt ist. Gehen Sie nicht zu der zweiten Aufgabe über, solange Sie die erste nicht abgeschlossen haben.
  4. Arbeiten Sie die Liste der Rangfolge nach ab
    Arbeiten Sie in dieser Weise weiter. Beginnen Sie die dritte Aufgabe auf der Liste erst, nachdem die zweite abgeschlossen ist usw. Mit dieser Methode fahren Sie solange fort, bis die Liste abgearbeitet ist.
  5. Machen Sie diese Methode zu Ihrer Routine
    Wiederholen Sie diese Verfahrensweise jeden Arbeitstag.

Die Vorteile der Methode von Ivy Lee sind laut James Clear unübersehbar:

  • Die Vorgehensweise ist einfach
  • Sie sind gezwungen, harte Entscheidungen zu treffen
  • Sie kommen schneller in die Gänge
  • Die Methode fördert das Single-Tasking

Wie James in der Überschrift seines Beitrags hervorhebt, ist Ivy Lees Ansatz um die hundert Jahre alt. Wenn man genauer hinschaut, so ist eine Ähnlichkeit zu Linenbergers One-Minute-To-Do-List nicht zu übersehen.

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[Foto unter der digitalen ID hec.19043 in der Abteilung für Drucke und Fotografien der US-amerikanischen Library of Congress abrufbar, PD-US „No known restrictions on publication.“]

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Telekonferenzen nachgespielt

Ich muss zugeben, mit größeren Telekonferenzen kenne ich mich nicht so gut aus, bislang bin ich immer darum herumgekommen. Meine Erfahrungen beschränken sich eher auf 1:1-Gespräche und die sind relative einfach zu handhaben.

Allerdings höre ich die Teilnehmer in meinen Workshops immer wieder über die mangelnde Effizienz von Telekonferenzen klagen. Zumeist werden technische Störungen beanstandet, sowie der Umstand, dass die Körpersprache und Mimik der Teilnehmer nicht oder nur unzureichend vermittelt werden können.

Irgendjemand ist auf die witzige Idee gekommen, die Widrigkeiten von Telekonferenzen einmal auf reale Konferenzen zu übertragen und sie nachzuspielen. Durch solche Verfremdungseffekte kommt die Absurdität mancher Vorfälle erst so richtig zum Vorschein.

Übrigens: Die Webinare, die ich für Academia durchführen durfte, haben technisch hervorragend funktioniert (inhaltlich auch). Offensichtlich können auch Fernkonferenzen ein Erfolg werden, wenn man sich an Spielregeln hält und sich gut vorbereitet.

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Podcast 032: Im Gespräch mit Tim Themann

Mein Gast in der Skype-Leitung war diesmal Tim Themann. Tim ist der „Computermaler“. Infolgedessen lag der Schwerpunkt dieses Gesprächs auf der Philosophie und Methodik von Visualisierung und Präsentation.

Unsere Themen waren:

  • Das Arbeitsfeld von Tim Themann
  • Warum Flipchart und Whiteboard zweckmäßige Medien sind
  • Visualisieren als Bestandteil der Kommunikation
  • Inwiefern sich IT-Visualisierung von Graphic Recording unterscheidet und warum Tim mit Graphic Recording nicht glücklich ist
  • Warum Mehrkanalkommunikation wichtig ist
  • Warum Tim PowerPoint-Fan ist und was eine Präsentation leisten muss
  • Schritte zum Erstellen einer Präsentation
  • Die Bedeutung einer „Heldengeschichte“ und wie sie aufgebaut ist
  • Welche Medien Tim für welchen Zweck empfiehlt und warum er das Whiteboard bevorzugt
  • Wie eine Besprechung/Präsentation dokumentiert wird
  • Warum Tim Markdown für Präsentation für weniger geeignet hält
  • Über die Bedeutung eines „roten Fadens“
  • Wie man einen Vortrag garantiert an die Wand fährt
  • Wieso es sinnvoll ist, seine Handschrift zu üben
  • Möglichkeiten und Grenzen von Mind-Maps

Die Links zum Podcast:

Besprochene Bücher:

Nachtrag:

Für die Darstellung von technischen Zusammenhängen empfiehlt Tim die Schriften von Edward Tufte. Näheres dazu auf dessen Website.

Leider konnte ich dieses Gespräch erst jetzt fertigstellen. Tims Workshop zur Visualisierung hat schon stattgefunden, wird aber sicher wiederholt.

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Wie Sie in Besprechungen Groupthink vermeiden

Vielleicht haben Sie so etwas schon einmal erlebt. In einer Besprechung sind alle Teilnehmer so begeistert von einem Vorschlag, dass Sie sich gar nicht mehr trauen, Ihre abweichende Meinung zu äußern. Schließlich wollen Sie von der Gruppe nicht als Miesmacher betrachtet werden, der in Problemen anstatt in Lösungen denkt. Dann lieber die Klappe halten, auch wenn man eigentlich gute Argumente gegen die Entscheidung vorbringen könnte.

Die Fachleute bezeichnen dieses Phänomen als Gruppendenken oder Grouphink
(Wikipedia):

Gruppendenken ist ein Prozess, bei dem eine Gruppe von an sich kompetenten Personen schlechtere oder realitätsfernere Entscheidungen als möglich trifft, weil jede beteiligte Person ihre eigene Meinung an die erwartete Gruppenmeinung anpasst. Daraus können Situationen entstehen, bei denen die Gruppe Handlungen oder Kompromissen zustimmt, die jedes einzelne Gruppenmitglied unter anderen Umständen ablehnen würde.

Schon die katholische Kirche wusste um die Gefahren des Groupthink. Aus diesem Grund musste immer ein Mitglied der Gruppe die Rolle des Kritikers einnehmen. Der Clou bei dieser Konstruktion besteht darin, dass dem Kritiker niemand seine Position zum Vorwurf machen kann. Der Kritiker kann sich immer darauf berufen, diese Rolle lediglich „zu spielen“. Auf diese Weise läuft er nicht Gefahr, persönlich für seine abweichende Meinung „haftbar“ gemacht zu werden.

Jake Knapp hat eine weitere Idee um Groupthink zu verhindern: Note-and-vote: How to avoid groupthink in meetings. Er schlägt folgende Schritte vor:

  1. Jeder listet für sich allein seine Ideen zu dem gestellten Thema auf.
  2. Danach wählt jeder für sich 2 bis 3 Lösungen aus seiner Liste aus, die er bevorzugt.
  3. Nun werden diese Punkte im Plenum auf einem Flipchart gesammelt und erörtert.
  4. Jeder wählt für sich aus dieser Sammlung die Lösung aus, die er für die richtige hält.
  5. Gemeinsam wird nun ausgezählt. Welche Lösung erhält die meisten Stimmen?
  6. Zu guter Letzt wird eine Entscheidung für das weitere Vorgehen getroffen. Nicht unbedingt von der Gruppe, sondern ggf. auch von dem Problem“träger“.
  7. Alle freuen sich, weil in kurzer Zeit ein Ergebnis erzielt werden konnte.

Die Wirksamkeit dieser Methode liegt darin, dass „stille“ Phasen vorgesehen sind, in denen sich niemand öffentlich äußern muss.

Vielleicht probieren Sie dieses Vorgehen in Ihrem nächsten Meeting einmal aus. Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.

[Foto von carlo sardena [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die große Liste der Erweiterungen für Trello

Dass Trello das Mittel der Wahl ist, wenn es um Projektmanagement geht, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Für mich lässt dieses Tool kaum Wünsche offen. Wenn Sie anderer Meinung sind und Trello etwas aufbohren und Ihren Bedürfnissen anpassen möchten, dann stehen Ihnen eine ganze Reihe von Erweiterungen zur Verfügung. Leah Ryder hat eine Liste der erhältlichen Add-ons zusammengestellt: The Big List Of Trello Chrome Extensions.

Die gelisteten Erweiterungen sind eingeteilt in die Kategorien:

  • Hinzufügen und Finden von Daten
    Hier finden Sie Erweiterungen, die Ihnen bei der Integration z.B. von Gmail oder beim Einfügen kompletter Websites helfen.
  • Organisieren und Sortieren von Daten
    Diese Funktionsergänzungen erleichtern das Sortieren und Etikettieren von Karten.
  • Planen und Terminieren von Aufgaben
    Hier finden Sie allerlei Helferlein für Wochenberichte oder zur Einbindung von Kalendern.
  • Fertigstellen von Aufgaben
    Hier gibt es Anpassungen von Trello für bestimmte Organisationsansätze, wie z.B. GTD® oder zur Verwendung der Pomodoro-Technik.

Wie Sie der Überschrift zu Leahs Artikel entnehmen können, benötigen Sie für die aufgeführten Erweiterungen den Chrome-Browser. Ob es derartige Erweiterungen auch für andere Browser wie z.B. Firefox gibt, entzieht sich meiner Kenntnis.

Ich persönlich werde wohl auf die Verwendung von Erweiterungen für Trello und Chrome verzichten, denn ich benutze Trello in Verbindung mit Outlook. Ich habe mir in Outlook eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet, in der ich auf das entsprechende Trello-Board verweise. Einfach, funktioniert aber.

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Tipp: Workshop “Visualisieren und schreiben für Kanban und Post-its”

Wenn Sie öfters am Flipchart Abläufe erklären müssen, und welcher Projektschaffende muss das nicht, dann könnte der Workshop „Visualisieren und schreiben für Kanban und Post-its” für Sie interessant sein. Trainer ist Tim Themann, der in Fachkreisen auch als Computermaler bekannt ist.

Der Workshop findet am 4. April in Hamburg statt. Wenn Sie also den hohen Norden schnell erreichen können, dann hurtig, hurtig mit der Anmeldung, viel Zeit bleibt nicht mehr.

Demnächst finden Sie hier im ToolBlog die Aufzeichnung eines Gesprächs, dass ich mit Tim Themann im Rahmen meiner Podcast-Reihe führen durfte. Bleiben Sie am Ball!

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Workflow für das iPhone/iPad

Meine amerikanische Kollegin Mary behauptet immer, ich wäre ein “Software-Junkie” und ich befürchte, sie hat Recht damit. Wann immer ein neues Programm auf dem Markt ist, probiere ich es aus. Oder genau gesagt, ich lade oder noch schlimmer kaufe es, um ein wenig damit herumzuspielen. Nach einigen Wochen bemerke ich in der Regel, dass ich eigentlich gar keinen praktischen Nutzen aus der App ziehen kann. Und so wird das Programm bei mir zur Karteileiche, die hilft, unnütz den Speicher zu füllen.

So geschah es auch mit einer App namens Workflow, die ich vor einigen Monaten mit leuchtenden Augen und heißem Begehr für mein iPad erworben habe. Einmal installiert, fristete die App auf meinem Gerät ein nutzloses Dasein.

Offensichtlich habe ich im Gegensatz zu den Einkäufern von Apple den Mehrwert von Workflow nicht richtig verstanden, die diese App vor einigen Wochen für den Konzern akquiriert haben. Ein Grund, sich doch einmal näher mit dieser Anwendung zu befassen.

Vielleicht hilft dabei der Artikel von Martyn Casserly weiter: How to use Workflow to automate tasks on iPhone. In dem Artikel bekommen wir erklärt, welchen Zweck Workflow hat und aus welchen Komponenten ein solcher automatisierter Arbeitsablauf besteht. Am Ende des Beitrags kommt das Meisterstück, nämlich das Erstellen eines eigenen Workflows.

Ich bin mir nach der Lektüre des Artikels immer noch nicht sicher, ob ich Workflow jemals gebrauchen werde. Der Grund: Bei mir gibt es wenig bis gar keine immer wiederkehrende Abläufe, deren Automatisierung sich lohnen würde. Dazu ist das iPad/iPhone für mich zu wenig Arbeitsgerät.

Aber was nicht ist, kann ja noch werden.

BTW: Gibt es eine ähnliche Anwendung wie Workflow auch für Android-Geräte?
Ich frage aus Gründen und mit leuchtenden Augen.

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[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie mit XMind Probleme lösen

Dass XMind das Mind-Mapping-Programm meiner Wahl ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Auf dem Blog der Softwareschmiede erschien unlängst ein Beitrag, der Ihnen zeigt, wie Sie XMind zur Problemlösung einsetzen können: 5 steps to help you solve problems effectively with XMind.

Die Autoren schlagen vor, in diesen fünf Schritten vorzugehen:

  1. Beschreiben des Problems
  2. Analysieren des Problems
  3. Auflisten möglicher Lösungen
  4. Auswahl der besten Lösung
  5. Ausführen der Lösung

Klar, die Autoren haben vor allem die Anwendung ihrer Software im Fokus und so zeigen sie in den einzelnen Schritten, wie verschiedene Darstellungsarten, wie sie XMind bietet, sinnvoll angewendet werden können: Fischgrät (Ishikawa), Baumdiagramm und Tabellendarstellung.

So weit, so gut. Ich finde auch, dass sich gerade in kleinen Gruppen Mind-Mapping hervorragend zur Problemlösung eignet, wenn man die Schritte vorstrukturiert hat und mit dem Projektor an die Wand wirft. Auf diese Weise sind die Teilnehmer im Meeting immer im Bilde und die Dokumentation ist auch schon weitgehend vorbereitet.

Gestatten Sie mir dennoch zu o.a. Schritten einige Bemerkungen.

Schritt 1: Beschreiben des Problems

“Gefahr erkannt, Gefahr gebannt”, lautete in alten Zeiten ein Spruch der Berufsgenossenschaften. Gehen Sie erst zum nächsten Schritt über, wenn Sie ganz sicher sind, dass allen Beteiligten das Problem verstanden haben. Nehmen Sie nicht einfach an, jeder kenne das Problem. Von Ruth Cohn stammt der Satz:

Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir viel davon.

Ich bin übrigens nicht der Meinung der Autoren, dass sich für die Beschreibung des Problems das Ishikawa-Diagramm am besten eignet. Ich empfehle die Beantwortung simpler W-Fragen. Wie das mit XMind aussehen könnte, finden Sie hier.

Schritt 2: Analysieren des Problems

Hier geht es darum, mögliche Ursachen des Problems zu identifizieren. Und ja, auch ich finde, an dieser Stelle ist das Ishikawa-Diagramm das Mittel der Wahl. Achten Sie jedoch darauf, dass die Klassiker “Mensch, Maschine, Material, Methode” nicht immer geeignet sind, die Ursachen vollständig zu erfassen. Vielleicht gibt es noch andere Haupteinflussgrößen? 4 – 6 Haupteinflussgrößen sind genug, sonst wird das Diagramm schnell unübersichtlich, ohne ein Mehr an Information zu bieten.

Denken Sie daran, dass Sie nach dem Auflisten der möglichen Ursachen, die wahrscheinlichsten auswählen müssen. Schließlich können Sie nicht alle gleichzeitig bearbeiten.

Schritt 3: Auflisten möglicher Lösungen

Überlegen Sie in diesem Schritt, wie Sie die (3?) wahrscheinlichsten Ursachen abstellen können. Hier ist Kreativität gefragt. Mein Tipp: Fertigen Sie im Brainstorming-Modus (oder auch ohne diesen) ein ungeordnetes Blitz-Mind-Map an, dass Sie erst strukturieren, wenn Sie alle Ideen zusammengetragen haben. Bei XMind ist dies mit Drag & Drop kein Problem.

Schritt 4: Auswahl der besten Lösung

Bevor Sie auswählen, einigen Sie sich auf das Kriterium bei der Auswahl: Soll es billig sein, schnell gehen, selbst zu tun sein…?

Schritt 5: Ausführen der Lösung

Sie kennen das. Hier kommt der Maßnahmenplan ins Spiel. Wer macht was bis wann? Für die Planung können Sie in XMind die Tabellendarstellung verwenden.

Schritt 6: Ausführen der Lösung

Zu diesem Schritt muss nichts mehr gesagt werden. Jetzt müssen die Lösungen gemäß dem Maßnahmenplan umgesetzt werden.

Schritt 7: Überprüfen der Wirksamkeit

Leider haben die Autoren des Beitrags einen der wichtigsten Schritte vergessen. Vermutlich, weil er von XMind unabhängig ist. Nachdem Sie Ihre Maßnahmen zur Lösung abgeschlossen haben, sollten Sie überprüfen, ob sie überhaupt wirksam waren und zur Lösung des Problems beigetragen haben. Wenn nicht, müssen Sie noch einmal zurück auf Start.

Ich bitte zu bedenken, dass dieses Vorgehen nur für Probleme funktioniert, die auf einer eindeutigen Ursache-Wirkungsbeziehung gründen. Das ist aber nur bei einem Bruchteil der Fall. Bei den anderen müssen Sie anders vorgehen.

Ich überlege gerade, dazu einen Kurs oder ein E-Book zur Problemlösung zu  schreiben. Was meinen Sie, wäre das für Sie interessant?

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[Foto von TeroVesalainen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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3mal gratis für ToolBlog-Leser: „Praxisbuch Informationsmanagement“

Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach haben ein nützliches Praxisbuch Informationsmanagement geschrieben. Ich hatte seinerzeit die Ehre und das Vergnügen, ein Vorwort zu dem Werk schreiben zu dürfen. Hier mein Text:

— Wie ich von den Teilnehmern meiner Workshops weiß, steht das Suchen nach Dokumenten ganz oben auf der Hitliste der berüchtigten Zeitdiebe. Im Heimbüro oder am Arbeitsplatz des einsamen Freelancers mindert die Suche nach Dateien die persönliche Effizienz erheblich.

Vorschläge zur Abhilfe gibt es in Hülle und Fülle. Sie reichen von ausgeklügelten Ord- nersystemen bis zur einfachen “chaotischen Lagerung”, bei der nur der Computer weiß, wo die Dokumente liegen. Wenn schon der Ärger über verlegte Dateien am einzelnen Arbeitsplatz groß ist, so kann sich das Suchen und nicht Finden innerhalb von Arbeitsteams zu regelrechten Konflikten auswachsen.

Das Problem wird oft noch dadurch verschärft, dass in den einzelnen Teams und Unternehmensbereichen die Ablagen über Jahre unsystematisch gewachsen sind. Dies führt dazu, dass die Dokumentablagen der einzelnen Bereiche zueinander nicht kompatibel sind. Die Folge dieser Insellösungen sind lästige Rückfragen, Missverständnisse und eine hohe Blindleistung.

Nicht nur die Effizienz des Teams und sogar des ganzen Unternehmens leidet darunter, im schlimmsten Fall werden durch fehlerhafte Kommunikation Fehler verursacht, die die Organisation viel Geld kosten können.

Im vorliegenden Buch beschreiben die Autoren mehr als nur eine bereichsübergreifen- de Ablage. Vielmehr stellen sie ein ausgereiftes Informationsmanagement vor, das einen effizienten Ablauf gewährleistet und Blindleistung durch unnötiges Suchen minimiert. Dabei geben sie dem Leser nicht nur einen fundierten Einblick in die dahinter stehende Philosophie ihres Ansatzes, sondern wenden ihn auf die unterschiedlichen Praxisfälle wie E-Mails, Besprechungen usw. an. Mit dem ausgewogenen Verhältnis von Theorie und Praxis bekommt der Leser das Rüstzeug, um im eigenen Team und Unternehmen ein effizientes Informationsmanagement einzurichten. —

Wenn Sie noch genauer wissen möchten, was in dem Buch drinsteht, dann können Sie auch auf der Website der Autoren eine detaillierte Inhaltsbeschreibung nachlesen.

Und nun kommt der Clou

Wenn Sie sich für das Buch interessieren, dann haben Sie die Chance, es gratis zu bekommen.

Die Autoren stellen Exemplare für die ersten drei Leser zur Verfügung, die hier zu diesem Artikel einen Kommentar hinterlassen.

Also klopfen Sie hurtig in die Tasten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Sie es doch nicht mehr schaffen, dann können Sie es natürlich auch kaufen. Und zwar hier:

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So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast

Ehrlich gesagt, ein wenig hat sich beim  Schreiben dieser Überschrift schon der Stift die Tastatur gesträubt. Denn ich bin der Meinung, dass man für schlechte Präsentationen nicht das Werkzeug verantwortlich machen sollten, sondern denjenigen der das Werkzeug missbraucht. Ich möchte dies nicht vertiefen, ich habe darüber im ToolBlog schon öfters geschrieben.

Und so führt uns Paul McFredies mit dem Titel seines Artikels in die Irre: How to Escape the PowerPoint Prison. Denn eigentlich geht es in seinem Beitrag gar nicht um die vielgescholtene Software von Microsoft, sondern um alternative Präsentationsformate, wie

  • Pecha Kucha und verwandte
    Hier werden 20 Folien verwendet, von denen jede Folie nur höchstens 20 Sekunden gezeigt werden darf.  Eine Abwandlung ist der Ignite Talk, bei Sie für die 20 Folien insgesamt nur 5 Minuten zur Verfügung haben.
    (Wikipedia)
  • Die Takahashi-Methode
    Hier darf auf der Folie nur ein einziges (!) Wort stehen und das so groß wie möglich.
    (Wikipedia eng.)
  • Der Ansatz von Lawrence Lessig
    Dieses Format ist schon länger in Gebrauch. Es funktioniert ähnlich wie die Takahashi-Methode, nur dass Sie anstatt nur einem Wort auch einen ganzen Satz oder ein Zitat verwenden dürfen. Man ist ja schließlich großzügig.

Speed Geeking (Wikipedia engl.) wiederum ist eigentlich gar kein Präsentationsformat, sondern eine Methode, das Auditorium ständig in Bewegung und im Gespräch zu halten. Man teilt die Zuhörer in Kleingruppen auf und ordnet die Gruppen unterschiedlichen Vorträgen zu.  Die Vorträge laufen nun simultan, wenn sie beendet sind, rotieren die Gruppen so lange, bis jede Gruppe jedes Referat gehört hat.
Ich selbst praktiziere das seit urvordenklichen Zeiten in meinen Workshops zur Vorstellung von Ergebnissen von Gruppenarbeiten. Dass das Ganze “Speed Geeking” heißt, habe ich aus diesem Artikel zum ersten Mal erfahren.

Zu jedem dieser Ansätze finden Sie in dem Artikel von McFredies weiterführende Links. Lassen Sie sich inspirieren.

Übrigens: Wenn Sie Mac-Nutzer sind, und Takahashi oder Lessig einmal ausprobieren möchten, dann empfehle ich Ihnen Deckset. Hier können Sie mit Markdown in Windeseile ansprechende Folien erstellen.

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[Foto von Chelsea Creekmore [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Tweet zur Aufschieberitis

Dieser Tweet “made my day”, wie unsere amerikanischen Freunde immer sagen:

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Eine kurze Geschichte des Bleistifts

Der Ausdruck “mit Papier und Bleistift” ist fester Bestandteil der deutschen Sprache, auch wenn viele Mitmenschen gar nicht mit dem Bleistift schreiben, sondern mit dem Kugelschreiber.
Allerdings finden sich auf der ganzen Welt immer noch Liebhaber des etwas aus der Mode gekommenen Schreibgeräts. In New York zum Beispiel Caroline Weaver, die in Manhattan einen Bleistiftladen mit dem Namen CW Pencil Enterprise betreibt.

Dan Nosowitz hat Caroline Weaver zu ihrer Leidenschaft für Bleistifte interviewt, herausgekommen ist ein Abriss zu ihrer Geschichte: A Brief History of the Pencil, as told by a Pencil Aficionando.

Sie erfahren dort, dass der Bleistift nie Blei enthalten hat, er zunächst ein Luxusgut für reiche Leute war und wann der Zwilling des Bleistifts, der Radiergummi, erfunden wurde. Natürlich dürfen auch einige Sätze über die Kriterien eines guten Spitzers nicht fehlen.

Natürlich kann man den Bleistift nicht nur zum Schreiben verwenden. Auch zum Skizzieren oder zum Zeichnen eignet er sich hervorragend. Welche Kunstwerke man damit schaffen kann, wenn man über das nötige Talent verfügt, zeigen die Bilder des nigerianischen Zeichners Arinze Stanley. Seine Bilder sind atemberaubend, mehr davon finden Sie auf der Instagram-Seite des Künstlers.

Lassen Sie sich von den Bildern nicht entmutigen, zum Skizzieren reichen unsere Fähigkeiten allemal. Es lohnt sich also, dem guten alten Bleistift eine Chance zu geben.

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[Foto von Andreas Lischka [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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