Archiv des Autors: Stephan List

3mal gratis für ToolBlog-Leser: „Praxisbuch Informationsmanagement“

Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach haben ein nützliches Praxisbuch Informationsmanagement geschrieben. Ich hatte seinerzeit die Ehre und das Vergnügen, ein Vorwort zu dem Werk schreiben zu dürfen. Hier mein Text:

— Wie ich von den Teilnehmern meiner Workshops weiß, steht das Suchen nach Dokumenten ganz oben auf der Hitliste der berüchtigten Zeitdiebe. Im Heimbüro oder am Arbeitsplatz des einsamen Freelancers mindert die Suche nach Dateien die persönliche Effizienz erheblich.

Vorschläge zur Abhilfe gibt es in Hülle und Fülle. Sie reichen von ausgeklügelten Ord- nersystemen bis zur einfachen “chaotischen Lagerung”, bei der nur der Computer weiß, wo die Dokumente liegen. Wenn schon der Ärger über verlegte Dateien am einzelnen Arbeitsplatz groß ist, so kann sich das Suchen und nicht Finden innerhalb von Arbeitsteams zu regelrechten Konflikten auswachsen.

Das Problem wird oft noch dadurch verschärft, dass in den einzelnen Teams und Unternehmensbereichen die Ablagen über Jahre unsystematisch gewachsen sind. Dies führt dazu, dass die Dokumentablagen der einzelnen Bereiche zueinander nicht kompatibel sind. Die Folge dieser Insellösungen sind lästige Rückfragen, Missverständnisse und eine hohe Blindleistung.

Nicht nur die Effizienz des Teams und sogar des ganzen Unternehmens leidet darunter, im schlimmsten Fall werden durch fehlerhafte Kommunikation Fehler verursacht, die die Organisation viel Geld kosten können.

Im vorliegenden Buch beschreiben die Autoren mehr als nur eine bereichsübergreifen- de Ablage. Vielmehr stellen sie ein ausgereiftes Informationsmanagement vor, das einen effizienten Ablauf gewährleistet und Blindleistung durch unnötiges Suchen minimiert. Dabei geben sie dem Leser nicht nur einen fundierten Einblick in die dahinter stehende Philosophie ihres Ansatzes, sondern wenden ihn auf die unterschiedlichen Praxisfälle wie E-Mails, Besprechungen usw. an. Mit dem ausgewogenen Verhältnis von Theorie und Praxis bekommt der Leser das Rüstzeug, um im eigenen Team und Unternehmen ein effizientes Informationsmanagement einzurichten. —

Wenn Sie noch genauer wissen möchten, was in dem Buch drinsteht, dann können Sie auch auf der Website der Autoren eine detaillierte Inhaltsbeschreibung nachlesen.

Und nun kommt der Clou

Wenn Sie sich für das Buch interessieren, dann haben Sie die Chance, es gratis zu bekommen.

Die Autoren stellen Exemplare für die ersten drei Leser zur Verfügung, die hier zu diesem Artikel einen Kommentar hinterlassen.

Also klopfen Sie hurtig in die Tasten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Sie es doch nicht mehr schaffen, dann können Sie es natürlich auch kaufen. Und zwar hier:

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So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast

Ehrlich gesagt, ein wenig hat sich beim  Schreiben dieser Überschrift schon der Stift die Tastatur gesträubt. Denn ich bin der Meinung, dass man für schlechte Präsentationen nicht das Werkzeug verantwortlich machen sollten, sondern denjenigen der das Werkzeug missbraucht. Ich möchte dies nicht vertiefen, ich habe darüber im ToolBlog schon öfters geschrieben.




Und so führt uns Paul McFredies mit dem Titel seines Artikels in die Irre: How to Escape the PowerPoint Prison. Denn eigentlich geht es in seinem Beitrag gar nicht um die vielgescholtene Software von Microsoft, sondern um alternative Präsentationsformate, wie

  • Pecha Kucha und verwandte
    Hier werden 20 Folien verwendet, von denen jede Folie nur höchstens 20 Sekunden gezeigt werden darf.  Eine Abwandlung ist der Ignite Talk, bei Sie für die 20 Folien insgesamt nur 5 Minuten zur Verfügung haben.
    (Wikipedia)
  • Die Takahashi-Methode
    Hier darf auf der Folie nur ein einziges (!) Wort stehen und das so groß wie möglich.
    (Wikipedia eng.)
  • Der Ansatz von Lawrence Lessig
    Dieses Format ist schon länger in Gebrauch. Es funktioniert ähnlich wie die Takahashi-Methode, nur dass Sie anstatt nur einem Wort auch einen ganzen Satz oder ein Zitat verwenden dürfen. Man ist ja schließlich großzügig.

Speed Geeking (Wikipedia engl.) wiederum ist eigentlich gar kein Präsentationsformat, sondern eine Methode, das Auditorium ständig in Bewegung und im Gespräch zu halten. Man teilt die Zuhörer in Kleingruppen auf und ordnet die Gruppen unterschiedlichen Vorträgen zu.  Die Vorträge laufen nun simultan, wenn sie beendet sind, rotieren die Gruppen so lange, bis jede Gruppe jedes Referat gehört hat.
Ich selbst praktiziere das seit urvordenklichen Zeiten in meinen Workshops zur Vorstellung von Ergebnissen von Gruppenarbeiten. Dass das Ganze “Speed Geeking” heißt, habe ich aus diesem Artikel zum ersten Mal erfahren.

Zu jedem dieser Ansätze finden Sie in dem Artikel von McFredies weiterführende Links. Lassen Sie sich inspirieren.

Übrigens: Wenn Sie Mac-Nutzer sind, und Takahashi oder Lessig einmal ausprobieren möchten, dann empfehle ich Ihnen Deckset. Hier können Sie mit Markdown in Windeseile ansprechende Folien erstellen.

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[Foto von Chelsea Creekmore [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Tweet zur Aufschieberitis

Dieser Tweet “made my day”, wie unsere amerikanischen Freunde immer sagen:

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Eine kurze Geschichte des Bleistifts

Der Ausdruck “mit Papier und Bleistift” ist fester Bestandteil der deutschen Sprache, auch wenn viele Mitmenschen gar nicht mit dem Bleistift schreiben, sondern mit dem Kugelschreiber.
Allerdings finden sich auf der ganzen Welt immer noch Liebhaber des etwas aus der Mode gekommenen Schreibgeräts. In New York zum Beispiel Caroline Weaver, die in Manhattan einen Bleistiftladen mit dem Namen CW Pencil Enterprise betreibt.

Dan Nosowitz hat Caroline Weaver zu ihrer Leidenschaft für Bleistifte interviewt, herausgekommen ist ein Abriss zu ihrer Geschichte: A Brief History of the Pencil, as told by a Pencil Aficionando.

Sie erfahren dort, dass der Bleistift nie Blei enthalten hat, er zunächst ein Luxusgut für reiche Leute war und wann der Zwilling des Bleistifts, der Radiergummi, erfunden wurde. Natürlich dürfen auch einige Sätze über die Kriterien eines guten Spitzers nicht fehlen.

Natürlich kann man den Bleistift nicht nur zum Schreiben verwenden. Auch zum Skizzieren oder zum Zeichnen eignet er sich hervorragend. Welche Kunstwerke man damit schaffen kann, wenn man über das nötige Talent verfügt, zeigen die Bilder des nigerianischen Zeichners Arinze Stanley. Seine Bilder sind atemberaubend, mehr davon finden Sie auf der Instagram-Seite des Künstlers.

Lassen Sie sich von den Bildern nicht entmutigen, zum Skizzieren reichen unsere Fähigkeiten allemal. Es lohnt sich also, dem guten alten Bleistift eine Chance zu geben.

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[Foto von Andreas Lischka [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wasser und Produktivität

Man kann es gar nicht oft genug wiederholen:

Trinken Sie genug!

Nein, nicht Kaffee, sondern Wasser. Für die Menge, die Sie täglich benötigen, gibt es den Richtwert von 1 bis 1,5 Liter am Tag. Diesen und andere Tipps zum Thema Wasser finden Sie in einem Artikel der Techniker Krankenkasse: Wie viel Wasser soll man trinken? Und wie soll man das schaffen?

Die Antwort auf die letzte Frage lautet wie immer: Dafür gibt es eine App.  Beispiele finden Sie in dem Beitrag von Justine Siegler: 5 Trink Apps, die dir helfen, mehr Wasser zu trinken.

Übrigens wirkt sich das Wasser trinken auch auf die Produktivität aus. Wie und warum, beschreibt Stephen Tamlin in seinem Artikel Hydration und Ihre Mitarbeiter. Dazu gibt es auch eine hübsche Infografik. Schauen Sie hier:

Weiterlesen

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Personal Kanban mit Evernote

Ich betreibe Personal Kanban mehr oder weniger intensiv und verwende dazu Trello wie so viele meiner Zeitgenossen. Weil ich darüber hinaus aber auch Evernote-User bin, stach mir eine Artikelreihe von Frank Degenaar sofort ins Auge. In dieser zeigt er uns, wie mit Evernote ein Personal-Kanban-System erstellt werden kann.

Für die Zeitgenossen, die noch nicht mit Personal Kanban vertraut sind, beschreibt er zunächst in Kanban Calendar: task management at its simplest den Hintergrund dieses Ansatzes und die grundsätzliche Vorgehensweise.

Und dann geht es ins Eingemachte. In 5 ausführlichen Beiträgen erfahren wir bis ins Detail, wie wir die Features von Evernote für Kanban einsetzen können. Starten Sie hier mit dem ersten Teil der Serie.

Ich selbst werde wohl bei Trello bleiben. Allerdings muss ich zugeben, dass es schon einen gewissen Charme hat, die Aufgaben mit so wenig Tools wie möglich zu erledigen. Den Nachteil sehe ich allerdings darin, Programme, die eigentlich für einen anderen Zweck gebaut wurden, für einen anderen zwangsweise hinzubiegen. “Suboptimal” nennt der Fachmann bisweilen das Ergebnis.

Ob dies zutrifft, können nur Sie selbst entscheiden. Probieren Sie es aus.

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[Foto von Jeff.lasovski [via Wikimedia Commons], (Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported)]

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Wie Sie billig an einen Privatflug kommen

Eigentlich bin ich ja schon froh, wenn es mir gelingt ein Schnäppchen (auch so ein blöder Ausdruck) bei einer regulären Fluglinie zu machen. Wenn Sie nach Höherem streben, dann versuchen Sie es doch einmal mit einem Privatflugzeug. Wie das geht, angeblich ohne sich zu ruinieren, zeigt Ihnen diese Infografik:

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Da stirbst du nicht dran…

Es ist schon lange her, dass ich ein Buch zur Hand genommen und bis zum Ende nicht mehr weggelegt habe. Das Werk von Henk Blanken Da stirbst du nicht dran: Was Parkinson mir gibt, ist so ein Buch.




Henk Blanken ist ein außerordentlich erfolgreicher Journalist aus den Niederlanden, der sich sehr mit der Zukunft seines Berufsstandes in Zeiten des Internets auseinander gesetzt hat. Er ist der Autor vieler Bücher und hat für sein Schaffen eine Reihe renommierter Journalistenpreise erhalten. Was alles, das können Sie auf seiner Website nachlesen, wenn Sie des Niederländischen mächtig sind.

Voll im beruflichen Saft stehend, erhielt Blanken die Diagnose Parkinson. Kleine Anzeichen gab es schon vorher, aber wer denkt schon an so etwas. Durch und durch Journalist beginnt Blanken den Verlauf seiner Krankheit zu schildern, mit allen körperlichen, aber auch mentalen Begleiterscheinungen. Wie er die körperlichen Veränderungen wahrnimmt und welche Gedanken und Gefühle sie bei ihm auslösen.

Seine Schilderungen sind schonungs- aber nicht hoffnungslos. Er vermag es, auch das Gute im Schlechten zu sehen. Die Krankheit zwingt ihn zu einer enormen Entschleunigung, was ihn als vormaligen Workaholic, zu ganz neuen Betrachtungsweisen führt. Er beginnt sich auf das zu konzentrieren, was für ihn wirklich wichtig ist.

Ich habe noch nie so plastisch und so nah erfahren, was in einem Menschen vorgeht, der eine solche Diagnose bekommt. Wie denkt man über die Vergangenheit, wie über die Zukunft und wie nutzt man die Gegenwart?
In diesem Buch erfahren wir auch viel über die Krankheit, ihren Verlauf und darüber, welche Behandlungsmethoden es gibt. Welche Hoffnungen damit verbunden sind und wie Chancen und Risiken gegeneinander abgewogen werden. Nein, nicht im wissenschaftlichen Sinn, sondern aus der Sicht eines Betroffenen.

Sie kennen sicher die mehr oder weniger geschmacklosen Witze über Parkinson und Demenz. Sie wissen schon, was besser sei, Verschütten oder Vergessen. Seit diesem Buch weiß ich, dass sich diese zwei Krankheiten nicht ausschließen, sondern Demenz oft mit Parkinson einhergeht. In diesem Fall stellt Blanken auch die Frage nach der aktiven Sterbehilfe, die in den Niederlanden unter strengen Auflagen erlaubt, bei uns aber verboten ist.
Bei Demenz wird das Dilemma der Sterbehilfe deutlich. Wenn man “bei klarem Verstand” seinen Willen kundtut, in fortgeschrittenem Stadium aus dem Leben scheiden zu wollen, ist das später, wenn es soweit ist, noch aktuell? Ist Demenz tatsächlich mit Würdelosigkeit oder Unglück gleichzusetzen? Eine Frage, die wohl nicht zu beantworten ist.

Wenn Sie nun die Befürchtung haben, das Buch sei schwer zu lesen, dann kann ich Sie beruhigen. Ich bin zwar kein Literaturwissenschaftler, aber mich erinnert der Schreibstil sehr an New Journalism. Ich erwähnte es schon, ich habe das Buch in einem Zug gelesen. Es war spannend, informativ, berührend, persönlich und manchmal sogar humorvoll. Für mich gab es einen tiefen Einblick in das Leben eines chronisch erkrankten Menschen, der sagt:

Da stirbst du nicht dran…
… aber es geht übel aus.

Blanken

Ein Interview mit Henk Blanken über seine Krankheit und sein Buch hat Martin Křenek-Burger geführt.

 

Das Buch wurde mir vom Verlag als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Ich bin sehr dankbar dafür, denn vermutlich hätte ich es sonst nicht beachtet. Und dann hätte ich etwas verpasst, was ich nun nicht mehr missen möchte.

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Müssen Sie immer Ihre Meinung sagen?

Ich muss es zugeben: Oft, eigentlich fast immer, habe ich es bereut, auf sozialen Netzwerken eine Meinung geäußert oder etwas kommentiert zu haben. Nur in seltenen Fällen entspinnt sich aus einer Meinungsäußerung ein Dialog, meistens ergibt sich eine Diskussion oder gar eine Debatte.

Mit dieser Unterscheidung folge ich dem Buch die 5. Disziplin von Peter Senge. Kurz und knapp gesagt, geht es bei der Diskussion darum, den Gesprächspartner zu überzeugen und bei der Debatte darum, Unbeteiligte auf die eigene Seite zu ziehen. Der Dialog hat das Ziel, den Anderen zu verstehen.

Ziemlich schnell habe ich gemerkt, dass ein Dialog in sozialen Netzwerken nahezu unmöglich ist. Vermutlich war das eine naive Annahme, die diesen Medien nicht gerecht wird und sie überfordert.

Matthias Büttner hat sich in seinem Blog ebenfalls des Themas angenommen: Darf ich immer meine Meinung sagen? Nein!

Wie Sie an der Überschrift sehen können, ist seine Antwort klar. Nein, Sie dürfen nicht immer Ihre Meinung äußern. In dem Beitrag finden Sie ein Schaubild, dass Ihnen zeigt, wann nach Büttners Ansicht eine Meinungsäußerung erlaubt ist:

  1. Die Meinung ist positiv
  2. Die Meinung ist erbeten
  3. Die Meinung dient dem Selbstschutz, dem Schutz der Familie, zur Führung oder der sozialen Verantwortung

Ich selbst ziehe die drei Siebe vor, die auf Sokrates zurückgehen und die Sie leicht abgewandelt auch für die Meinungsäußerung anwenden können:

  1. Können Sie Ihre Meinung mit Zahlen, Daten, Fakten unterlegen?
  2. Hat es für irgendjemanden einen Nutzen, wenn Sie Ihre Meinung äußern?
  3. Ist es unbedingt notwendig, dass Sie Ihre Meinung äußern?

So manche meiner öffentlich gemachten Meinungen wären in einem dieser drei Siebe hängengeblieben. “Reden ist Silber, Schweigen ist Gold”, sagt der Volksmund und oft ist es besser, einfach mal die Klappe zu halten. Das ist schwer und gelingt mir nicht immer, aber mit zunehmendem Alter immer öfter.

Es gibt ohnehin zu viel Rauschen und zu wenig Signale.

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[Foto von Sasin Tipchai [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Aufgewärmt: Die 4 Stufen des Lernens

Da kommt man hochmotiviert aus dem Seminar nach hause, will das Gelernte in die Tat umsetzen und was passiert? Nichts! Nach den ersten zaghaften Gehversuchen, kehrt man zur gewohnten Tagesordnung zurück. Was bleibt, ist –manchmal- das schlechte Gewissen. Woran liegt das eigentlich?
Vielleicht liefert das folgende Modell eine mögliche Erklärung. Demnach erfolgt Lernen in vier Stufen:

Stufe 1: Unbewusste Inkompetenz

Manche behaupten, dies sei die Insel der Seligen: Ich weiß gar nicht, dass ich nichts weiß 🙂
Beispiel: Ich fahre mit meiner kleinen Tochter mit dem Auto zur Oma. Das Kind sitzt hinten im Kindersitz und interessiert sich null Komma Josef dafür, was der Papa da vorne macht oder wie das Auto fährt. Irgendwie sind wir dann irgendwann bei Oma.

Stufe 2: Bewusste Inkompetenz

Wir haben eine Ahnung davon, dass wir etwas nicht wissen oder können.
Im Beispiel eben fragt mich meine Tochter auf dem Beifahrersitz, was das für komische Anzeigen vorne sind, zu was die Pedale dienen und warum ich mit der rechten Hand mit dem Knüppel da herumrühre.

Stufe 3: Bewusste Kompetenz

Hier hat meine Tochter gerade den Führerschein bekommen. Sie hat die Lizenz zum fahren, weiß auch wie es geht, kann es aber immer noch nicht so richtig. Nach jedem Einsteigen muss sie überlegen, was als nächstes zu tun ist und vor allem in welcher Reihenfolge. Das ist manchmal schon recht mühselig!

Stufe 4: Unbewusste Kompetenz

Meine Tochter weiß in dieser Stufe gar nicht mehr, wie sie „das Fahren“ gemacht hat. Wenn Sie heute schon Auto gefahren sind: Beschreiben Sie doch mal ganz genau, wie Sie das gemacht haben. Vorsicht! Nichts vergessen und bitte auch die richtige Reihenfolge. Ganz schön schwer- nicht wahr? Typische Reaktion: “Woher soll ich das wissen, gefahren bin ich halt!”

Von Stufe zu Stufe kommt man, indem man die einzelnen “Lern”einheiten verdichtet und zu zweckmäßigen Clustern zusammenfasst. Aus den Elementen “Tür öffnen”, “Reinsetzen”, “Anschnallen”, “Zündschlüssel reinstecken” etc. wird dann der Cluster “Wagen starten”. Und dann wird irgendwann mal aus “Wagen starten”, “Wagen steuern”, “Wagen parken” die Tätigkeit “mit dem Auto zur Oma fahren”.

Übrigens: Verlernen funktioniert auch in den vier Stufen, nur rückwärts. Allerdings wird man sich schwer tun, wieder die allererste Stufe zu erreichen, obwohl das manchmal von Vorteil wäre.

Wenn Sie gerade ein Seminar besucht haben, dann bewegen Sie sich wahrscheinlich irgendwo zwischen Lernstufe 2 und 3. Im Klartext: Das neuerworbene Wissen gleicht einem zarten Pflänzlein, das gehegt und gepflegt und ordentlich gegossen werden muss. Und vor allem sollte man das Pflänzchen davor schützen, vom Wind zerzaust oder sogar zertreten zu werden. Ein Beispiel: Frau Muster hat ein Seminar über Moderationstechnik besucht. Wieder zuhause im Betrieb schlägt sie in einer Besprechung vor, eine Kartenabfrage zu machen. Antwort vom Chef: “Hören Sie doch mit dem Spielkram auf, wir müssen hier arbeiten!” Preisfrage: Wie wird Frau Muster wohl reagieren? 😉

In der Regel wenden wir gerade in Stresssituationen nicht die gerade erlernten Strategien an, sondern die, die uns altbekannt sind. Da wissen wir wenigstens, wie das geht und was dabei herauskommt. Und Stresssituationen gibt es im Betrieb bekanntermaßen reichlich. Und hinterher heißt es dann: “Das Tagesgeschäft”, “die lassen mich nicht”, “das dauert zu lange” usw.

…und die Konsequenzen?

Aus dem 4-Stufen-Modell des Lernens lassen sich für das Training direkte Konsequenzen ableiten:

Das Gelernte verdichten

Hier geht es vor allem darum, Handlungen einzuüben. Im Seminar geschieht dies z. B. durch Methoden wie Rollenspiel, Simulationen usw. (Im Sport kennen wir das: Da werden für das entscheidende Spiel “Standardsituationen” immer wieder geübt. Nur im Beruf ist immer gleich “Ernstfall”…)

Beispiel “Moderation von Besprechungen”: Im Seminar werden Moderationsmethoden von den Teilnehmern in Praxissequenzen direkt ausprobiert.

Individualisierung des Lernens

Die Teilnehmer erarbeiten sich den Lernstoff anhand ihrer konkreten Praxisprobleme. Sie planen das Gelernte in ihren Alltag ein. Bei der anschließenden Umsetzung des Geplanten ist oft Beratung und Coaching durch den Trainer hilfreich.

Beispiel “Moderation von Besprechungen”: Die Teilnehmer erstellen ein Drehbuch für ihre Besprechungen im Betrieb. Bei der Durchführung ist dann später der Trainer dabei und gibt den Teilnehmern abschließende Rückmeldung.

Das „Pflänzlein“ schützen

Damit das Gelernte in der Praxis umgesetzt werden kann, ist es sinnvoll im Alltag Schutzschilder zu installieren. Dies geschieht am besten durch soziale Vernetzung: Die Teilnehmer treffen sich in Lerngruppen zum Erfahrungsaustausch. Dies kann auch zu zweit in Paaren erfolgen. Die Botschaft lautet: Ich bin nicht allein mit meinen Anfangsschwierigkeiten. Die Anderen zwickt´s genauso.

Beispiel “Moderation von Besprechungen”: Zwei Teilnehmer bilden ein Lernpaar und besuchen sich gegenseitig in den Besprechungen um zu unterstützen und Feedback zu geben.

Zugegeben: Das 4-Stufen-Modell und die Konsequenzen daraus sind hier stark vereinfachend beschrieben. Deswegen ist es ja auch ein Modell. Dennoch lohnt es sich, dieses Modell im Hinterkopf zu behalten. Mit einem geeigneten Trainingskonzept lässt so die Wahrscheinlichkeit, auf dem langen Weg vom Wissen zum Handeln ein großes Stück weiterzukommen, merklich steigen.

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[Dieser Artikel erschien am 4. November 2005 (!) in meinem Blog “Interessante Zeiten”. Geändert hat sich seither viel, die Menschen sind gleich geblieben. ]

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XMind: Wie Sie die Zeitleiste verwenden

Das Programm meiner Wahl, wenn es um Mind-Maps geht, ist XMind, wie die werten Leser sicher schon bemerkt haben. In der neuen Version 8 finden Sie als neue Strukturvorlage die Zeitleiste. Im XMind-Blog ist nun ein Artikel erschienen, der erklärt, wie man diese Vorlage für Notizen benutzen kann: Tipps zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit des Notizenmachens mit XMind.

Ich finde den Titel der Artikels etwas irreführend. Es geht tatsächlich um den Gebrauch der Zeitleiste anhand des Lernstoffs aus dem Geschichtsunterricht. Das ist aber nur ein kleiner Schönheitsfehler. Ich finde den Beitrag sehr nützlich, weil lehrreich.

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Die illustrierte Geschichte von PowerPoint

Das passt! Gestern hatte ich noch geschrieben, wie Sie Ihren Vortrag zweckmäßig strukturieren können, heute stolpere ich über einen Artikel über die Entstehung des wohl meistverwendeten Präsentationsprogramms: How Microsoft PowerPoint Began. Genau genommen handelt es sich um eine Infografik. Schauen Sie hier:

Weiterlesen

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Wie Sie Ihren Vortrag strukturieren

Ein Qualitätsmerkmal einer Präsentation, das immer wieder unterschätzt wird, ist die Struktur oder der rote Faden. Leider habe ich schon oft erlebt, wie Folien einfach wie an eine Perlenschnur aneinander gereiht werden, ohne dass ein logischer Aufbau zu erkennen ist.

Wie wir aus der Pädagogik wissen, ist eine zweckmäßige Struktur für das Verstehen und das Behalten von Inhalten von großem Vorteil. Ein grundlegendes Schema ist das induktive vs. das deduktive Vorgehen:
Beim induktiven Verfahren gehen Sie  vom Besonderen aus, um von da aus auf allgemeine Aussagen zu schließen. Beim deduktiven Vorgehen machen Sie es genau umgekehrt. Sie stellen einen allgemeinen Grundsatz vor, den Sie dann auf ein besonderes Beispiel anwenden. Insbesondere bei technischen Präsentationen lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob und wenn ja, welcher der beiden Ansätze am besten für die Darstellung eines Sachverhalts geeignet ist.

Nun gibt es aber auch noch andere Möglichkeiten, eine Präsentation zu strukturieren. Nick Morgan stellt 5 Quick Ways To Structure A Presentation vor. Diese sind:

  1. Die Struktur der Problemlösung
    Wann: Wenn Sie das Publikum von Ihrer Lösung überzeugen möchten.
    Wie: Starten Sie mit einem allgemeinen Rahmen, beschreiben Sie das Problem und offerieren danach die Lösung. Schließen Sie den Vortrag mit der Aufforderung ab, etwas zu tun.
  2. Die Ausschluss-Methode
    Wann: Wie oben, wenn Sie Gegner im Publikum vermuten.
    Wie: Schildern Sie kurz das Problem. Danach greifen Sie die Lösungsansätze Ihrer Opponenten auf und erklärten mit allem Respekt, warum diese nicht funktionieren. Die einzige Lösung, die übrig bleibt, ist natürlich Ihre.
  3. Die Struktur einer Geschichte (Story-Telling)
    Eine Geschichte folgt drei Akten: Einführung, Hauptteil (Wende), Schluss. Sie kennen das von Gaius Julius Caesar: Veni, vidi, vici (Ich kam, sah, siegte). Managerbiographien und andere Heldengeschichten sind oft nach diesem Muster gestrickt.
  4. Der chronologische Ablauf
    Hier erzählen Sie eine Geschichte im chronologischen Ablauf. Diese Struktur sollten Sie wirklich nur dann einsetzen, wenn sie Sinn macht. Denn leicht gehen in der Fülle der Schritte die Höhepunkte verloren. Ehrlich gesagt, für mich ist dies nur ein ganz schwacher roter Faden.
  5. Die Demonstrationsstruktur
    Nick nennt Steven Jobs als Beispiel. Erst erklären Sie, warum man ein Produkt dringend braucht, welche Probleme es für die Zuhörer löst  und warum es einfach toll ist. Wenn Sie das Publikum “heiß gemacht” haben, stellen Sie endlich das Produkt vor. Hier sehen Sie, wie das geht.

Und wie mache ich das?

Ich selbst bin ein großer Fan der Beyond-Bullet-Points-Methode von Cliff Atkinson. Cliff schlägt vor, den Inhalt eines Vortrags nach Art einer Pyramide zu strukturieren.

Wenn Sie Glück haben, dann erwischen Sie noch ein deutschsprachiges Restexemplar seines Buches “Erzählen statt Aufzählen”. Ansonsten müssen Sie zum englischen Original greifen. Lesenswert ist das Buch allemal, denn Sie erhalten dort auch ein Template, mit dem Sie effizient den roten Faden für Ihre nächste Präsentation entwickeln können.

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XMind für Projekte (Whitepaper)

Zwar möchte ich nicht behaupten, dass Projekte allein mit Mind-Maps gestemmt werden können, ein wertvolles Werkzeug sind sie aber allemal. Vor allem in der ersten Phase, bei der Entwicklung von Ideen, leisten sie wertvollen Dienste.

Aus diesem Grund bietet auch fast jedes  einschlägige Programm die Möglichkeit, Mind-Maps projektgerecht weiterzuverarbeiten, sei es in der Zuordnung von Ressourcen oder bei der Erstellung von Projektplänen, wie z. B. Gantt-Charts.

XMind macht da keine Ausnahme. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie XMind für die Organisation von Projekten einsetzen können, dann können Sie eine Anleitung in Form einer pdf-Datei (zur Zeit noch) kostenlos herunterladen: Project Management White Paper 2017.

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Symbolschriften in Hülle und Fülle!

So geht es manchmal. Vor einigen Tagen habe ich hier im ToolBlog einen Beitrag über die Verwendung von Symbolschriften für Präsentationen usw. veröffentlicht. Heute bin ich über einen Artikel gestolpert, in dem Tom Kuhlmann zeigt, wo Sie solche Dingbats in den Weiten des Internets finden können: Dozens of Free Dingbat Fonts for Commercial Use.

Wie immer sollten Sie auch bei vermeintlich “freien” Daten immer vor der Verwendung das Kleingedruckte lesen, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Hier ein schönes Beispiel aus den vorgestellten Symbolschriften: PWToonZ Font.

PWToonz
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Vom Nutzen der Checklist

Wenn Sie in den Urlaub fliegen, das Flugzeug betreten und vielleicht dabei einen kurzen Blick in die Kanzel werfen können, dann sollten Sie darauf achten, ob die Piloten konzentriert ihre Checklist(e) abarbeiten. Wenn sie dies nicht tun, dann haben Sie jetzt noch die Gelegenheit, das Flugzeug zu verlassen.

Spaß beiseite, Checklisten sind ein wichtiges, aber oft unterschätztes Hilfsmittel bei der Arbeitsorganisation. Leider erledigen wir Routineaufgaben viel zu oft “aus dem Kopf” und wundern uns dann, wenn wir etwas Wichtiges vergessen.

Checklisten sind immer dann von Vorteil, wenn Sie für wiederkehrende Aufgaben immer wieder die gleichen Schritte abarbeiten müssen und, das ist wichtig, dabei keinen Schritt bzw. kein Element auslassen dürfen. Aus diesem Grund setzen Piloten vor dem Start Checklisten ein. Sie sind bestimmt hochintelligente und –qualifizierte Menschen, aber weil sie nichts vergessen dürfen, überprüfen Sie Flugzeug und Instrumente mit diesem Hilfsmittel.

Was Piloten recht ist kann uns nur billig sein. Connie Malamed hat die Vorteile von Checklisten in ihrem Artikel The World Needs More Checklists zusammengefasst:

  • Sie sind billig zu erstellen
  • einfach zu verwenden
  • leicht anzuwenden
  • für andere Anwendungen gut anzupassen
  • sie verringern Fehler und
  • nutzen unmittelbar bei Gebrauch

Leider hat das schönste Tool auch seine Nachteile. Bei der Checkliste sind dies:

  • Sie können evtl. unvollständig sein
  • in manchen Situationen sind sie schwer anzuwenden
  • manchmal passen sie nicht zur Aufgabe, weil sie zu einfach gestrickt sind
  • sie werden gerade von vermeintlichen Experten nicht immer akzeptiert

Den letzten Punkt kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Es ist wie immer: Für eine nützliche Checkliste muss man etwas Zeit und Gehirnschmalz investieren. Erst später kommt der Nutzen. Manchmal kann als Argumentationshilfe das Pilotenbeispiel dienen.

In dem Artikel wird auch beschrieben, für welchen Zwecke Checklisten verwendet werden können:

  • Schritt-für-Schritt-Verfahren (das hatten wir schon)
  • Überprüfung und Inspektion
  • Evaluation
  • Troubleshooting
  • Beobachtung

Natürlich können Sie sich beim Erstellen von Checklisten auch von geeigneter Software unterstützen lassen. Neben den Vorschlägen in dem o.a. Beitrag empfehle ich Ihnen Checkli, eine Webanwendung, die auch noch kostenlos ist. Auch Checklist lohnt einen Blick, es läuft auf allen wichtigen Plattformen.

Atul Gawande hält die Checkliste für so ein wichtiges Instrument, dass er sogar ein ganzes Buch darüber geschrieben hat: Checklist-Strategie: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen. Ich selbst habe das Werk noch nicht gelesen, es steht aber auf meiner Bücher-Checkliste. 😉

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[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (14. 03. 2017)

Besonders wertvoll sind natürlich die Checklisten, die Sie selbst erstellen. Aus pädagogischen Gründen sozusagen. Aber wenn Sie keine Lust oder keine Zeit für die Eigenentwicklung haben, dann schauen Sie doch einmal bei Checklisten.de nach. Fein säuberlich in Kategorien eingeteilt, finden Sie Listen für alle möglichen Zwecke.

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Das Bullet Journal in Evernote

In letzter Zeit ist ein regelrechter Hype um das Bullet Journal ausgebrochen. Auch hier im ToolBlog gab es schon einige Beiträge darüber:

Das Bullet Journal ist eigentlich ein richtiges Notizbuch, so mit Papier und (Blei-) Stift. Vielleicht möchten Sie aber auf Ihren Rechenknecht nicht verzichten und dennoch ein Bullet Journal führen. Das geht und zwar mit Evernote. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erklärt Nancy Messieh: How to Use Evernote as a Bullet Journal.

Damit Sie sich nicht alle Informationen zusammensuchen müssen, gibt Ihnen Nancy zunächst eine kompakte Übersicht über die Grundprinzipien dieses Ansatzes.
Danach zeigt sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Bullet Journal in Evernote anlegen können. Sie sehen, wie “Future Logs”, “Monthly Logs” und “Daily Logs” aussehen können. Nancy empfiehlt, zu diesem Zweck in Evernote Templates anzulegen.

So richtig scheint sich aber auch die Autorin mit der Evernote-Lösung nicht anfreunden zu können. Gegen Ende ihres Beitrags weist sie nochmals auf die Papierlösung hin und zeigt ein paar schöne Beispiele für das analoge Bullet Journal.

Wenn Sie eine Anleitung zum Bullet Journal in deutscher Sprache vorziehen, dann bemühen Sie bei YouTube die Suche. Dort gibt es Videos in Hülle und Fülle. Fast alle der Filme sind von weiblicher Hand. Ob das Zufall ist?

Mir hat dieses Video am besten gefallen:

Nachdem schon Camilla Kutzner im letzten Podcast vom Bullet Journal schwärmte, habe ich mir vorgenommen: Wenn ich jetzt noch einmal über dieses Konzept stolpere, dann probiere ich es aus. Computer hin oder her!

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Warum ich (immer noch) Evernote nutze

Der erste Artikel, der im ToolBlog Evernote zum Thema hatte, erschien vor über 10 Jahren am 10. Mai 2006: EverNote: Alle Notizen an einem Platz. Damals gab es die Version 2 (nicht zu verwechseln mit Business 2.0!), die im Prinzip eine Endlos-Papierrolle simulierte, auf der die Notizen untereinander weg geschrieben wurden. Auf der Seite befand sich eine Zeitleiste, die das Wiederfinden der Schnipsel erleichtern sollte. Schade, dass ich keinen Screenshot von damals zeigen kann, denn die Idee fand ich prima.

Mein Verhältnis zu Evernote durchlief danach einige Höhen und Tiefen. Das Programm wurde über die Jahre immer vielseitiger und damit leider auch komplizierter. Auch die Preispolitik von Evernote stieß mir gerade in der letzten Zeit sauer auf.

Aus diesem Grund habe ich immer wieder mit dem größten Rivalen von Evernote geliebäugelt: Microsoft OneNote. Schließlich ist das Programm umsonst und die Migration von Evernote zu OneNote wird von Microsoft sogar mit einer eigenen Software unterstützt.

Nun hat der geschätzte Kollege Ivan Blatter einen Artikel geschrieben, in dem er die beiden Platzhirsche gegeneinander antreten lässt: OneNote vs. Evernote: Welche App ist besser für Notizen?
Mit derlei Vergleichen habe ich so meine Probleme, denn “was dem einen sin Uhl, ist dem anderen sin Nachtigall”, wie der Volksmund sagt. Allerdings wurde mir beim Lesen von Ivans Artikel noch einmal klar, warum ich bei Evernote geblieben bin.
Hier meine Gründe:

  1. OneNote bildet ein Papiernotizbuch nach. M. E. wird dies den Möglichkeiten des Computers nicht gerecht. Ein Notizbuch aus Papier ist etwas anderes als ein Notizprogramm auf dem Rechenknecht. Die Nachbildung hat mich schon vor gefühlten hundert Jahren beim Lotus Organizer (Bilder) gestört, die Altvorderen werden sich erinnern. Ich war froh, als Microsoft damals mit Outlook ein Programm herausbrachte, dass auf eine derartige Nachbildung verzichtete. Warum Microsoft mit OneNote genau den anderen Weg gegangen ist, erschließt sich mir nicht.
    (BTW: Dass dieses Vorgehen Skeuomorphismus heißt, wusste ich bislang auch noch nicht. Wieder etwas gelernt. Danke Ivan.)
  2. Evernote ist plattformübergreifend. Neben meinem Windows-Bürocomputer benutze ich auch noch ein MacBook, iPhone und iPad. Evernote läuft auf allen diesen Plattformen tadellos. Leider kann die Mac-Version von OneNote nur ein Bruchteil von dem, was die Windows-Version vermag. Ein Umstand, der mich auch bei Outlook oft in die Verzweiflung treibt.
  3. Auch wenn die Integration von OneNote in die Office-Welt zumindest unter Windows nahezu perfekt ist, kann ich über das Zusammenwirken von Office und Evernote nicht maulen. Für viele Programme, auch außerhalb von Office, gibt es mittlerweile eine Menge Erweiterungen, die das Zusammenspiel mit Evernote klaglos bewerkstelligen.

Kurz und knapp: Wenn ich irgendwann einmal von Evernote auf OneNote wechseln sollte, dann nicht, weil OneNote so gut ist, sondern weil Evernote mich dann zu sehr geärgert hat. Entweder durch erhebliche Preiserhöhungen oder durch weiteres Überladen des Programms. Zumindest bei letzterem scheint Evernote dazu gelernt zu haben. Man darf gespannt sein.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie mit Dingbats Ihre Präsentation aufpeppen

Sie kennen sicher diese Symbolschriften unter Windows. Hierbei werden die “normalen” Buchstaben durch kleine Bildsymbole ersetzt. Die bekanntesten dieser “Schriften” dürften wohl Dingbats oder Wingdings sein. Es gibt aber noch mehr davon, manche kostenlos, manche in mehr oder weniger kostenpflichtigen Schriftsammlungen, z.B. hier oder hier.

Vor einiger Zeit habe ich in einem Beitrag beschrieben, wie Sie solche Bildschriften verwenden können, um auf einfache Weise Ihre Dokumente oder Präsentationsfolien aufzupeppen: Visualisieren mit Dingbats & Co.

Tom Kuhlmann ergänzt diese Hinweise durch seinen Artikel: Create Free Icons and Images in PowerPoint Using Dingbat Fonts. Er beschreibt für PowerPoint ab Version 2013, wie Sie Dingbat-“Buchstaben” in Vektorgrafiken umwandeln. Es gibt auch ein kurzes Video dazu:

Wenn Sie etwas tiefer einsteigen wollen, dann schauen Sie sich ein anderes Video mit einer detaillieren Beschreibung des Vorgehens an.

Mir gefällt die Idee. Vielleicht ist sie auch für den einen oder anderen Leser interessant.

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Wie Sie Ihren Karrierepfad ändern

1991 entschloss ich mich, den Ingenieurberuf an den Nagel zu hängen und etwas völlig Neues zu beginnen. Ich startete eine neue Karriere in Training und Organisationsentwicklung.

Die folgende Infografik behandelt genau dieses Thema: How to Successfully Change Career Paths. Ich selbst habe mich an der EKS-Strategie nach Wolfgang Mewes orientiert, ein Vorgehen, dass ich jedem empfehle, der über fundamentale Veränderung in seinem Arbeitsleben nachdenkt.

Auch der Profilpass ist ein ein interessantes Instrument. Sie können ihn sogar kostenlos herunterladen. Er ist einen eigenen Beitrag wert. Ich denke darüber nach… 😉

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