Archiv des Autors: Stephan List

Wie Sie mit Ablenkungen umgehen

Wie wir wissen, können wir nicht fokussiert und damit effizient arbeiten, wenn wir ständig abgelenkt werden. Dass das nicht nur eine subjektive Empfindung ist, zeigen wissenschaftliche Untersuchungen z. B. über den Zeigarnik-Effekt.

Nun sind Ablenkungen nicht ausschließlich negativ zu bewerten. Manchmal sind sie schlicht und einfach Bestandteil des Jobs. Wenn ich Vertriebsmitarbeiter bin, sollte ich mich nicht über den unerwarteten Anruf eines wichtigen Kunden beklagen.

Aber um diese Ablenkungen geht es hier nicht. Vielmehr um solche, die so unnötig sind wie ein Kropf. Zum Beispiel der Anruf eines Kollegen, der Ihnen eine Frage stellt, die er mit nur geringem Aufwand selbst hätte beantworten können. Sie kennen sicher noch mehr derartige Beispiele.

Monika Kristofferson unterscheidet in ihrem Beitrag How to Deal with Distractions zwischen internen und externen Ablenkungen.

Interne Ablenkungen kommen von innen heraus, wie etwa Gedanken, Ideen oder Einfälle, die so gar nicht zu der momentanen Aufgabe passen wollen. Auch Körpergefühle gehören dazu, wie Wärme, Kälte, Hunger, Müdigkeit usw.

Externe Ablenkungen sind die, die von außen an Sie herangetragen werden: Das Bimmeln des Telefons, dann wenn Sie es nicht brauchen können. Auch unnötig empfundene Besprechungen oder das ständige Aufpoppen von E-Mails können produktives Arbeiten beeinträchtigen.

Monika schlägt für diese Ablenkungen ein paar Gegenmaßnahmen vor. Vieles wird den Lesern bekannt vorkommen, wie etwa

  • das sofortige Aufschreiben der Einfälle („Everything off your head!“)
  • das Tragen komfortabler Kleidung
  • nicht zu Meetings zu erscheinen, in denen Sie weder etwas beitragen noch etwas lernen können
  • bei Gesprächen zu stehen anstatt zu sitzen

Darüber hinaus schlägt Sie vor, sich zu verpflichten für 96 Minuten am Tag tatsächlich fokussiert ohne Unterbrechungen zu arbeiten. 96 Minuten sind 20% eines 8-Stunden-Tages.

Meiner Meinung nach ist die Zugehörigkeit der Ablenkungen zu den Kategorien fließend. Sicher kommen die E-Mails von außen, die Entscheidung, ob Sie sie gerade jetzt öffnen wollen, liegt jedoch bei Ihnen. Das gleiche gilt auch für die Frage, ob Sie an einem Meeting teilnehmen wollen oder nicht (wenn es der Chef nicht angeordnet hat),

Übrigens gibt es eine interessante Erklärung dafür, warum es vielen Menschen so schwer fällt, E-Mail E-Mail sein zu lassen und eben nicht jeder aufpoppende Nachricht zu öffnen. Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Mehr über Aufmerksamkeit und Ablenkung erfahren Sie von Jean-Philippe Lachaux:

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Machen Sie Ihre Namensschilder selbst!

Bei mir häufen sich in meinem Freundeskreis wieder einmal die runden Geburtstage. Diesmal sind es die 60er (ja, ist so!). Oft werden dann zu den Geburtstagsfeiern Gäste eingeladen, die sich untereinander gar nicht kennen. Damit die Vorstellung unkompliziert verläuft, könnten Sie sich ein witziges Namensschild mit einem kernigen Spruch an die Brust heften.

Hilfestellung bietet dazu die Website icebreakertags.com. Es handelt sich dabei um einen Namensschild-Generator. Sie müssen nur Ihren Namen und einen geeigneten Slogan in die dafür vorgesehenen Felder eingeben und „Print“ klicken. In Null Komma Nichts erhalten Sie ein pdf-Datei mit einer Seite mit Namensschildern zum Ausschneiden.

Nächstes Wochenende heiratet mein Schwager. Vielleicht probiere ich das mal aus.

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„Sitzt“ das Zeitmanagement bei Ihnen?

Kelly Forrister ist eine der erfahrensten GTD-Coaches überhaupt. Ich habe sie während eines Workshop auf dem GTD Summit in San Francisco kennengelernt und war sehr beeindruckt. In ihrem Artikel 5 Signs You’re Getting Better at GTD nennt Sie Merkmale, an denen Sie erkennen können, ob Sie effizientes Zeitmanagement verinnerlicht haben:

  1. Es fühlt sich sonderbar an, wenn Ihnen etwas „unangemeldet“ in den Sinn kommt
    Sie können sich entscheiden, ob Sie Ihr Gehirn zum Denken oder zum Speichern benutzen möchten. Wenn Ihnen eine unerledigte Aufgabe „einfach so“ in den Sinn kommt, dann ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Gebot der Schriftlichkeit nicht konsequent genug umsetzten. Solche unangemeldeten Erinnerungen lenken Sie nur von dem ab, was Sie gerade tun. Das Mittel dagegen: Alles aus dem Kopf!
  2. Sie leeren Ihren Eingangskorb regelmäßig
    Wenn Sie Ihren Eingangskorb nicht regelmäßig leeren, dann wächst Ihnen der Inhalt wahrscheinlich irgendwann über den Kopf. Sie verlieren die Übersicht und sind nicht mehr in der Lage, Ihre Tätigkeiten richtig einzuordnen. Zumindest einmal in der Woche sollte Ihr Eingangskorb restlos leer sein, sowohl der „echte“ als auch der elektronische. Bei mir ist das fester Bestandteil der Tages- und Wochendurchsicht.
  3. Sie sträuben sich nicht gegen die Wochendurchsicht
    Von o.a. Tagung in San Francisco ist mir der Satz eines Teilnehmer hängen geblieben: „Die Wochendurchsicht ist so wichtig, dass Sie sie mindestens einmal im Monat durchführen sollten“ Spaß beiseite, die Wochendurchsicht hat den Zweck „die Säge zu schärfen“, wie Stephen Covey sagen würde. Bei mir findet sie am Samstag morgen statt. Dann bringe ich mich auf den neuesten Stand und genieße einen schönen Nebeneffekt: Ich kann völlig unbelastet ins Wochenende gehen. Denn alles ist abgehakt oder eingetütet.
  4. Sie fühlen sich gut bez. der Dinge, die Sie nicht tun
    Dies ist eine Frage von Entscheidungen. Wenn Sie sich entschieden haben, etwas nicht zu tun oder zu verschieben, ist es etwas anderes, als Tätigkeiten einfach ohne Sinn und Verstand vor sich herzuschieben. Letzteres erzeugt Schuldgefühle und diese schaden der Effizienz.
  5. Sie starten jedes Projekt automatisch mit der Frage nach dem Zweck
    Unserem Altkanzler Helmut Kohl wird das Zitat zugeschrieben: „Wichtig ist, was hinten rauskommt.“ Wo er recht hat, hat er recht. Am Beginn des eines größeren Vorhabens sollten Sie sich immer fragen, was das gewünschte Ergebnis sein soll. Oder versuchen Sie es mit der Therapeutenfrage: „Angenommen, Du hättest Erfolg gehabt, wie würdest Du den Zustand beschreiben?“

Ich finde, Kelly Forrister hat die wesentlichen Dinge wieder einmal auf den Punkt gebracht.
Wenn Sie möchten, können Sie ihr Aufzählung als Checkliste benutzen, inwieweit Sie effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement bereits implementiert haben oder wo Sie noch etwas Handlungsbedarf sehen.

Die Liste ist sehr nützlich, finde ich.

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Merlin Manns große Artikelsammlung zu GTD

Der große Hype um GTD ist sicherlich vorbei, was nicht heißt dass diese Methode etwa an Bedeutung verloren hätte. Vielmehr folgt auch sie dem bekannten Hype-Zyklus, warum sollte das bei GTD auch anders sein?

GTD ist noch lange nicht tot und da wir uns offensichtlich auf dem Pfad der Erleuchtung oder vielleicht sogar schon auf dem Plateau der Produktivität befinden, lohnt sich der Blick zurück allemal.

Von Anfang an hat Merlin Mann David Allen und sein GTD mit erläuternden, manchmal auch kritischen Beiträgen auf seinem Blog 43 Folders begleitet. Schon 2008 (!) veröffentlichte Merlin auf seinem Blog eine Liste seiner einschlägigen Artikel, die auch heute noch eine wahre Fundgrube für GTD-Begeisterte und solche, die es werden wollen sind.  Unter 43 Folders: Best of GTD finden Sie die gesammelten Beiträge zu GTD zu Themen wie

  • Der richtige Start mit GTD
  • Die Bedeutung der „Next actions“, sowie ihre Formulierung und ihre Organisation
  • Die tägliche und wöchentliche Planung
  • Wie man GTD zweckmäßig implementiert
  • Die Verwendung von Kontexten
  • Durchführung eines mentalen Kehraus („Mindsweep“)

Natürlich können Sie auch ein Gespräch anhören, in dem Merlin Mann mit dem David Allen über dessen Ansatz gesprochen hat.

In der Zusammenstellung darf natürlich auch „Inbox Zero“ nicht fehlen, in dem Merlin Mann beschreibt, wie Sie einen überquellenden elektronischen Eingangskorb leer bekommen und auch leer halten. in diesem Video können Sie den berühmt gewordenen Vortrag von Merlin Mann noch einmal anhören und ansehen:

„Kinder, wie die Zeit vergeht“, möchte man sagen, denn die o.a. Liste ist schon fast 10 Jahre alt, die zitierten Beiträge sogar noch älter. Dennoch haben sie nichts an Aktualität verloren, denn an der Herausforderung, sich effektiv und effizient zu organisieren, hat sich bis heute nichts geändert. Es lohnt sich allemal, hier ein wenig herumzustöbern.

 

Bücher von David Allen zu GTD (Werbung)

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Lektüreplanung mit XMind

Sind Sie auch so ein Büchernarr, der weit mehr Bücher erwirbt als er lesen kann? Mir geht es so. Mittlerweile stapeln sich bei mir die Bücher, die ich irgendwann mal lesen will und es werden immer mehr. Um die Menge der ungelesenen Bücher in den Griff zu bekommen, habe ich schon versucht, mir eine Art Lektüreplan zu erstellen.

Leider muss ich zugeben, dass diese Lektüreplanung bislang wenig Erfolg hatte. Vielleicht habe ich das Ganze aber auch falsch aufgezogen. Wie es funktionieren könnte, zeigen die Autoren eines einschlägigen Artikels auf dem XMind-Blog: Be a more productive reader with XMind.

Bevor Sie planen, sollten Sie folgende Grundfragen beantworten:

  1. Welche Bücher möchte ich lesen?
  2. Wann werde ich sie lesen?
  3. Wie viel Zeit steht mir für die Lektüre zur Verfügung?

Danach können Sie in die Planung einsteigen:

  1. Erstellen einer Lesemap
    Erstellen Sie ein Mind-Map, in die Sie als Äste die Bücher eintragen, die Sie lesen möchten,
  2. Einteilen in Kategorien
    Teilen Sie die Bücher in bestimmte Kategorien ein, indem Sie mit der Taste F4 den Ästen Label zuweisen.
  3. Den Büchern Monate zuordnen
    Im Artikel wird angenommen, dass Sie etwas ein Buch pro Monat lesen können. Sie können den einzelnen Büchern Monate per Marker zuordnen und die Mind-Map neu sortieren.
  4. Einen Detailplan erstellen
    Wählen Sie nun das nächste Buch und erstellen Sie einen detaillierten Leseplan. Dazu wandeln Sie den Zweig mit dem gewählten Buch in eine neue Map um (Rechtsklick: Neues Arbeitsblatt aus Knoten). Wählen Sie für die neue Map die Struktur „Horizontale Zeitleist“ (Rechtsklick: Struktur – Horizontale Zeitleiste). Fügen Sie auf der Leiste vier Knoten hinzu, die Sie mit der Kalenderwochennummer bezeichnen können. Pro Woche können Sie nun neue Unterzweige erstellen, Wochentage für die einzelnen Kapitel zum Beispiel.
  5. Notizen hinzufügen
    Wenn Sie möchten, dann können Sie während des Lesens zu den einzelnen Kapiteln noch Notizen hinzufügen, auf denen Sie Inhalte vermerken, die Sie für wichtig halten. Auf diese Weise erstellen Sie automatisch ein Exzerpt des Buches.

In dem Artikel finden Sie zu den einzelnen Schritten die entsprechenden Screenshots.

Grundsätzlich kann ich diese Vorgehensweise gut nachvollziehen. Allerdings würde ich in Schritt 4 die Reihenfolge der Zweige „Kapitel“ und „Kalenderwoche“ umdrehen, aber das ist wohl Geschmackssache.

Sollte ich mich dazu durchringen können, meine Lektüre auf diese Weise mit XMind zu planen, dann werde ich die entsprechenden Maps hier veröffentlichen. Versprochen.

Allerdings habe ich Zweifel, dass ein solchen Planung bei mir generell funktioniert. Was sind Ihre Erfahrungen. Haben Sie das Bücher lesen schon einmal geplant? Mit Erfolg? Und wenn ja, wie habe Sie das gemacht?

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Uralte Lifehacks für Sie getestet

Lifehacks, also Tipps und Tricks, die das Leben einfacher machen sollen, sind zwar in Mode, aber mitnichten eine Erfindung unserer Zeit. Im Gegenteil, früher waren diese Kniffe bitter notwendig, denn all diese modernen Helferlein in Küche und Haushalt hatten unsere Urgroßeltern noch nicht zur Verfügung.

Sogar auf Zigarettenschachteln wurden diese Lifehacks abgedruckt oder als Sammelkärtchen beigelegt, wie eine Sammlung der New York Public Library beweist. Hier finden Sie Tipps zu allen Lebenslagen, die wohl bei Gallaher’s Cigarettes das einzig wirklich Nützliche waren.

Die HouseholdHacker haben nun einige der Lifehacks unter die Lupe genommen und sie einem Test unterzogen. Das Ergebnis sehen Sie in diesem Video:

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FOMO oder Fear of Missing Out

Wie Sie sich sicher nicht erinnern werden, habe ich im ToolBlog bereits schon einmal berichtet. Fear of Missing Out bezeichnet dabei die ständige Angst, etwas Wichtiges verpasst zu haben. Ich denke, dieses Gefühl kennt jede(r). Sie können sich allerdings damit trösten, dass Sie immer irgendwo irgendetwas verpassen, denn Sie können schließlich nicht überall sein. Wenn diese Angst Sie allerdings zu beherrschen beginnt, dann kann FOMO sogar Ihrer psychischen Gesundheit schaden.

Zu FOMO gibt es eine schöne Infografik, auf die ich dieser Tage gestoßen bin. Sie beschreibt die möglichen negativen Effekte von FOMO:

  • Negative Auswirkungen auf soziale Kontakte
  • Schlafstörungen
  • Angst und Stress bis hin zu depressiven Verstimmungen

Sehen Sie selbst:
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Aufgewärmt: Ein Helferlein zum Besiegen des inneren Schweinehunds

Mark Twain hat einmal über Gewohnheiten gesagt:

Eine Gewohnheit kann man nicht einfach zum Fenster hinauswerfen; man muss sie Stufe für Stufe die Treppe hinunterlocken.

Ja, es ist mühsam, alte Gewohnheiten einfach über Bord zu werfen oder neue zu implementieren. Können Sie sich noch an die Vorsätze erinnern, die Sie zum Jahreswechsel gefasst haben. Und wenn Sie sich an Sie erinnern, wie weit sind Sie in der Umsetzung? Nun gut, ich will hier kein Salz in offene Wunden streuen. Vielmehr gibt es ein kleines Helferlein, das Sie beim Ablegen alter Gewohnheiten oder dem Gegenteil unterstützen kann.

Der amerikanische Schauspieler Jerry Seinfeld hat einmal beschrieben, wie er sich selbst mit Gewohnheiten auf die Sprünge hilft (Quelle: Lifehacker):

Man nehme einen großen Wandkalender und einen dicken roten Filzstift. An jedem Tag, an dem Sie etwas vermieden haben (z. B. nicht geraucht haben) oder etwas getan haben (z.B. Frühsport), machen Sie an dem Datum ein großes Kreuz. Nach ein paar Tage ergibt das eine Kette. Und je länger diese Kette wird, desto weniger Lust haben Sie, die Kette zu unterbrechen. In seinen eigenen Worten:

After a few days you’ll have a chain. Just keep at it and the chain will grow longer every day. You’ll like seeing that chain, especially when you get a few weeks under your belt. Your only job next is to not break the chain. “Don’t break the chain!“

Nun geben wir Geeks uns nicht mit Papier und Bleistift zufrieden, zu was haben wir schließlich unseren Rechenknecht. Und tatsächlich, Don’t Break the Chain! ist ein Internetanwendung, mit der wir viele Ketten aufbauen können. Das Programm gibt es auch als Widget für iGoogle oder als Erweiterung für Chrome. Und in Ihr Blog können Sie Ihren Gewohnheitsaufbau- oder abbaufortschritt auch einbinden.

Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, zu der uns die Verhaltenstherapeuten sicherlich den theoretischen Hintergrund liefern könnten. Müssen sie aber nicht. Es funktioniert auch so.

[Dieser Artikel erschien im ToolBlog zuerst am 14. 01. 2011]

 

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Werkzeuge, mit denen Sie alles Mögliche im Internet teilen können

Ja, ich gebe es zu: Es gab Zeiten, das wusste ich nicht, dass ich in pdf-Dateien die Bilder komprimieren kann oder sogar muss. Letzteres vor allem dann, wenn ich die Fotoprotokolle meiner Workshops an die Kunden sandte. Oft war es so, dass der Kundenserver diese aufgeblähten Anhänge gar nicht mehr akzeptiert hat. Damals nutzte ich einen Dienst namens YouSendIt. Diese Anwendung scheint es gar nicht mehr zu geben. Falls Sie öfters dicke E-Mails verschicken müssen, wären vielleicht der Zeta Uploader oder senduit geeignete Alternativen. Leider kann ich Ihnen nicht sagen, wie und wie gut diese Programme funktionieren, denn mittlerweile bin ich über das Komprimieren von Dateien im Bilde.

Es gibt aber noch viel mehr an Dateien als E-Mail-Anhänge, die man im Internet teilen kann. Der unermüdliche Saikat Basu hat einige von Ihnen mit den entsprechenden Apps zusammengestellt. In 10 Incredibly Simple Ways To Share Stuff On The Web While Saving Time nennt er

  1. Ge.tt (Filesharing)
    Mir hat sich leider nicht erschlossen, inwieweit sich Ge.tt von DropBox & Co unterscheiden soll. Sie können Dateien hochladen und diese dann per E-Mail freigeben. Nicht mehr und nicht weniger.
  2. Jumpshare (Filesharing mit Öffen der Dateien)
    Auch eine Filesharing-Anwendung. Der Unterschied der den Unterschied macht. Sie können über 200 Dateitypen in dieser Anwendung direkt im Browser öffnen. Das ist praktisch, wenn Ihnen für den geteilten Dateityp das entsprechende Programm auf Ihrem Rechner nicht zur Verfügung steht.
  3. Screenleap (YouTube-Dateien)
    Hier können Sie Ihren Bildschirm mit anderen Menschen teilen. Zumindest für 20 Minuten. Wie so oft, so stehen aber auch hier aufgebohrte Bezahlversionen zur Verfügung.
  4. Surprise.ly (YouTube-Videos)
    Nur die Vollbildanzeige bewahrt Sie bei YouTube davor, das ganze Rauschen drumherum betrachten zu müssen: Kommentare, ähnliche Videos und all das andere Zeug das Sie ablenkt. Surprise.ly befreit Sie davon. Sie laden den Link des Videos hoch und tauschen ihn gegen einen anderen ein, wo Sie das entmüllte Filmchen betrachten können. Den Link können Sie auch verschicken.
  5. Flask (To-do-Listen)
    Mit Flask können Sie einfache Aufgabenlisten erstellen und anschließend teilen.
  6. TitanPad (Textdokumente)
    Hier können Sie Texte hochladen und gemeinsam bearbeiten. Klar können Sie das mit anderen Anwendungen auch, aber meistens müssen Sie sich dazu registrieren, Hier nicht.
    Allerdings meldet mein Chrome-Browser einen Datenschutzfehler (MS Edge übrigens nicht). Deswegen habe ich nicht weiter nachgeforscht.
  7. Draw.to (Zeichnungen)
    Dasselbe wie eben, nur mit Grafiken. Wunderdinge sollten Sie aber von diesem Programm nicht erwarten.

Wenn Sie jetzt nur 7 statt 10 Anwendungen gezählt haben, dann haben Sie richtig gezählt. Drei Apps waren leider nicht mehr erreichbar: TinySong, Hutt und 3DFile.io. Mit letzterem Programm ließen sich 3-D-Dateien teilen und betrachten. TinySong vermisse ich nicht besonders. Das ist (war?) ein Programm zum Versenden von Musiktiteln. Das kann Spotify auch.
Hutt hätte ich dagegen gerne einmal ausprobiert. Dort konnte man sich per Video in einem privaten Chatraum treffen.

Sie sehen, die Ausbeute ist bei o.a. Liste eher durchwachsen. Vielleicht werden die drei Programme irgendwann einmal wieder ins Netz genommen. Wenn nicht, dann ist es auch nicht weiter schlimm.

[Foto von heinzremyschindler [via pixabay], (CC0 Creative Commons)]

 

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Grundregeln gut organisierter Mitmenschen

Effektives Zeitmanagement und effiziente Selbstorganisation sind kein Hexenwerk. Dennoch schielen wir immer wieder über die Schulter gut organisierter Zeitgenossen. Vielleicht gibt es ja ein System oder den einen oder anderen Trick, den man sich abschauen könnte.

Erin Doland hat ein paar Regeln entdeckt, denen sich gut organisierte Menschen unterwerfen: Rules of organized people. Diese sind:

  1. Kennen Sie sich selbst
    Es ist immer gut, wenn Sie sich Ihrer Stärken und Schwächen bewusst sind. Das gilt auch für die Selbstorganisation. Organisationsguru David Allen hat zu diesem Zweck einen kleinen Selbsttest publiziert, mit dem Sie überprüfen können, ob Sie Crazy Maker, Captain and Commander, Responder oder Micro Manager sind. Eine Erklärung für diese Typen finden Sie bei Francisco Sáez.
  2. Organisiert zu sein ist kein Selbstzweck
    Es ist keine gute Idee, sich nur deshalb zu organisieren, damit Sie organisiert sind. Selbstorganisation ist kein Selbstzweck, sondern dient dazu, die Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Alles andere ist Micro-Management.
  3. Rechnen Sie mit Misserfolgen
    Selbstorganisation ist ein andauernder Prozess. Es gibt immer etwas zu verbessern, Und manchmal kann man dabei sogar aus der Spur geraten. Fehler sind dazu da, um aus ihnen zu lernen.
  4. Es gibt einen Platz für jedes Ding und jedes Ding ist an seinem Platz
    Die Schlüssel kommen ans Schlüsselbrett, die eingehende Post in den Eingangskorb usw. Das hilft, unnötiges Suchen zu vermeiden. Suchen und nicht Finden ist pure Zeitverschwendung.
  5. Schreiben Sie alles auf
    Man kann es nicht oft genug wiederholen: „Your mind is for having ideas, not holding them (David Allen).“
  6. Routinen sind das Rückgrat der Organisation
    Vermeiden Sie, bei wiederkehrenden Aufgaben das Rad immer wieder neu zu erfinden. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie solchen Tätigkeiten rationalisieren oder sogar automatisieren können. Checklisten können dabei eine große Hilfe sein.
  7. Ziehen Sie die Aufgaben durch und verschieben Sie sie nicht
    Wenn Sie schon aufschieben, dann sollten Sie das mit System machen. Schieben Sie nichts auf den St.-Nimmerleinstag, sondern setzen Sie sich einen Termin, zu dem Sie mit der Tätigkeit beginnen möchten. Und dann los!
    Wenn Sie an chronischer Aufschieberitis leiden, dann empfehle ich Ihnen das einschlägige Buch von Neil Fiore: Vorbei mit der Aufschieberei!: Wie Sie die Dinge geregelt kriegen und Ihr Leben zurückgewinnen.
  8. Erledigen Sie Ihren Teil
    Hier geht es um Verbindlichkeit. Erarbeiten Sie sich den Ruf, zuverlässig und pünktlich die Arbeit abzuliefern. Muten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen nichts zu, was Sie auch selbst tun können. Es gibt nämlich einen Unterschied zwischen Delegieren und Abschieben.
  9. Belasten Sie sich nicht mit unnötigem Zeug
    Dies gilt sowohl für Dinge als auch im übertragenen Sinn. Alles, was Sie ablenkt, beeinträchtigt Ihre Effizienz. Das gilt für unnötige Schreibtischutensilien ebenso wie für Gedanken, die im Hier und Jetzt nicht angebracht sind.
  10. Denken Sie voraus
    Hier hilft die Arbeit mit To-Do-Listen und die regelmäßige Durchsicht des eigenen Aufgabengebietes. Ich habe mir angewöhnt, während meines Weekly Reviews anzuschauen, was  in den nächsten vier Wochen anliegt. Vorausschau nennt dies der Fachmann.
  11. Sie sind nicht Ihre Habseligkeiten und Dinge haben keine Seele
    Sie können sich von liebgewordenen Dingen auch wieder trennen. Die Sache wird Ihnen das nicht übel nehmen. Das kann sie nämlich nicht. Schuldgefühle finden lediglich bei Ihnen zwischen den Ohren statt. Wenn Ihnen die Entrümpelung schwer fällt, dann gibt es hier, hier und hier einige Tipps.
  12. Es ist besser einen Baum als einen Wald zu besitzen
    Dies hängt eng mit Punkt (9) zusammen. Beispiel: Kaufen Sie sich nicht jedes Tool, das auf dem Markt ist, sondern lernen Sie, Ihr bestehendes Werkzeug richtig zu nutzen. Bei mir ist das Outlook. Ich brauche nichts anderes.
  13. Organisiert zu sein ist nicht Jedermanns Sache. Es ist die eigene Entscheidung!
    Denken Sie daran, dass nicht jeder ein Freund der Organisation ist. Versuchen Sie nicht, andere zur Aufgabenorganisation zu zwingen oder zu überreden. So etwas muss von sich selbst heraus kommen. (Im Übrigen gilt dies für fast alles im Leben.)
  14. Jeder kann sich organisieren
    Selbstorganisation kann man lernen. Allerdings sind auch da die Talente unterschiedlich verteilt. Übung macht den Meister, also dranbleiben!

Ich finde, diese Auflistung eignet sich hervorragend für die eigene Standortbestimmung. Gehen Sie ruhig die Punkte einmal durch. Sie eignen sich hervorragend als Ausgangspunkt zur Verbesserung der eigenen Produktivität oder wie Marie von Ebner-Eschenbach sagt:

Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein

[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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49 Arten, sich inspirieren zu lassen

Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht, aber manchmal wollen die richtigen Ideen einfacht nicht kommen. Nun gibt es allerhand Kreativitätsmethoden, mit deren Hilfe sich angeblich Geistesblitze systematisch aus dem Hut zaubern lassen. Sie finden eine schöne Sammlung in dem einschlägigen Artikel der Wikipedia.

Robin Sharma gibt sich mit Techniken nicht zufrieden, sondern fragt vielmehr, wie man sich dauerhaft inspirieren lassen kann. Einige Antworten gibt er uns in 49 Ways to Get Inspired,

Ich will an dieser Stelle nicht alle Tipps aufführen, diese hier haben mir besonders gut gefallen:

  • (2) Verschwende keine Zeit mit der Vergangenheit
  • (3) Konzentrieren Sie sich darauf, die Meisterschaft in einer Sache zu erlangen, anstatt in vielen mittelmäßig zu bleiben
  • (9) Verursachen Sie ein wenig Unruhe, indem sie am Status Quo rütteln
  • (12) Hören Sie auf, Nachrichten zu schauen
  • (16) Gewöhnen Sie sich etwas Neues an
  • (17) Denken Sie immer daran, dass Einfachheit die Mutter aller Genialität ist
  • (19) Reden Sie weniger und hören Sie öfter zu
  • (24) Verwechseln Sie Geld nicht mit Sinn und Einkommen nicht mit Bedeutung
  • (27) Sprechen Sie die Wahrheit aus, auch wenn Ihre Stimme zittert
  • (32) Betrachten Sie Ihre Arbeit als Ihr Handwerk
  • (42) Hören Sie auf zu jammern
  • (44) Weniger fernsehen (ich ergänze: Weniger Internet), mehr lesen
  • (49) Leben Sie, wie Sie es für richtig halten

Diese Auswahl sind meine persönlichen Favoriten, keinesfalls sind die anderen Hinweise weniger bedeutsam. Wenn Sie die Liste durchgehen, dann werden sie sicher die Tipps finden, die am besten auf Sie und Ihre Situation passen.

Das einzige, was mich an Robins Liste wirklich stört, dass er zumeist nennt, was wir nicht tun sollten. Mir hätte es besser gefallen, er hätte gesagt, was wir anstatt dessen tun sollen. Aber sei’s drum.

Vielleicht hat Robin ja auch etwas vergessen, dass für Sie bedeutsam ist. Wir sind neugierig: Was fehlt Ihnen auf der Liste?

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Womit Leute ihre Zeit vergeuden

Ab und zu frage ich die Teilnehmer in meinen Workshops, was sie als unnütze Zeitverschwendung betrachten. Ich habe die Antworten zwar nicht statistisch ausgewertet, aber hier ist die ewige Bestenliste als Mind-Map:

Die Autoren von OfficeTime haben eine hübsche Infografik mit ihren Top 10 Time Killers veröffentlicht. Die Grafik ist aber auch noch aus einem anderen Grund interessant. Wenn Sie weiter nach unten scrollen, dann finden Sie ein Ablaufschema, mit dem Sie bestimmen können, welcher Typ von Aufschieber Sie sind. Die Typisierung scheint immerhin wissenschaftlich abgesichert zu sein. Noch weiter unten gibt es ein paar Tipps, wie Sie mit den Zeitfressern umgehen können.

BTW: Mein geschätzter Kollege Wolfgang Hamm mag den Ausdruck „Zeitdiebe“ gar nicht. Warum, erläutert er in seinem Beitrag Zeitdiebe kann man nicht fangen – eine Polemik.

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Gibt es einen Lebenszyklus für Apps?

Heute Morgen setzte mein geschätzter Kollege Marcel Widmer, wohl etwas genervt, folgenden Tweet in Umlauf:

Ich musste schmunzeln, denn ich habe derlei auch schon erlebt. Könnte diese Aussage auch für andere Programme gelten?

Ich meine bei Apps eine Art Lebenszyklus erkennen zu können:

  1. In der ersten Phase kommt das Programm auf den Markt und begeistert mit einer einfachen klaren Struktur und hervorragenden Bedienbarkeit die Nutzer.
  2. In der zweiten Phase fügen die Macher dem Programm immer mehr Features hinzu. Nicht allein deshalb, um den Gebrauchsnutzen zu erhöhen, sondern auch um Updates auf künftige Versionen zu rechtfertigen (Ok, das war böse jetzt). Damit wird die Bedienung des Programms immer undurchsichtiger. Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.
  3. In der dritten Phase wenden sich schließlich die Nutzer von der Software ab, weil die Bedienung ihnen zu kompliziert wird. Sie wenden sich neuen einfacheren Programmen zu und das Spiel beginnt wieder bei Phase 1.

Diesen Ablauf konnte ich bei einigen Programmen schon beobachten.
Kennen Sie auch solche Fälle? Oder liege ich komplett daneben?

Was meinen Sie?

[Foto von Concord90 [via pixabay], (Pixabay-Lizenz)]

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Wie Sie sich vor der Hitze schützen

Auch wenn es heute etwas kühler zu sein scheint, die nächste Hitzewelle kommt bestimmt. Ich muss gestehen, die Temperaturen gestern haben mir sehr zu schaffen gemacht, zumal ich ohnehin leider einen labilen Kreislauf habe.

Falls Sie auch unter der Hitze stöhnen, dann empfehle ich Ihnen den umfangreichen Artikel der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Empfehlungen für heiße Sommertage in Arbeitsstätten. In diesem Beitrag können Sie sich umfassend informieren über:

  • Die Rechtslage (kommt in Deutschland immer zuerst)
  • Abkühlung und Schutz vor Überwärmung
  • Personenbezogene Maßnahmen und Verhalten
  • Schutz vor UV-Strahlung, sollten Sie im Freien arbeiten

und einiges Anderes mehr.

Der Artikel ist Bestandteil der Broschüre „Gesundes Klima und Wohlbefinden am Arbeitsplatz“, die Sie als pdf-Datei kostenlos herunterladen können.

Es lohnt sich im übrigen, die o.a. Website ganz nach unten zu scrollen. Sie finden dort nämlich Links zu kostenlosen Informationen zum Herunterladen wie

  • Sommerhitze im Büro – Hinweise und Tipps für die heißen Tage (pdf-Datei)
  • Hitzebeanspruchung und Leistungsfähigkeit in Büroräumen bei erhöhten Außentemperaturen (pdf-Datei)
  • Wirksamkeit von mobilen Klimageräten (pdf-Datei)
  • Sonnenbrillen – Sicherer Sonnenschutz für die Augen Faltblatt (pdf-Datei)

Es gibt sogar ein „Handbuch der thermischen Behaglichkeit – Sommerlicher Kühlbetrieb -“ (pdf-Datei).

Mit diesen Informationen sind Sie mehr als ausreichend in der Lage, der nächsten Hitzewelle wirksam zu begegnen. Das einzige Problem: Bis Sie das alles gelesen haben, ist es bereits Herbst oder sogar Winter.

[Foto von JuliaFalkner [via pixabay], (Pixabay-Lizenz)]

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Tipps für den Weg zur Arbeit

Dieser Tage wurde vermeldet, dass Deutschland einen „Pendler-Rekord“ (FAZ online) zu verzeichnen habe. Auch Spiegel online und die Tagesschau berichteten darüber. Man mag sich fragen, ob dies der Preis für die hohe Flexibilität ist, die von Politik und Wirtschaft immer wieder von den Arbeitnehmer gefordert wird.

Nun ist das ToolBlog kein politisches Magazin und ich bin auch nicht der Experte, der Ursache und Wirkung der ganzen Pendelei sachgerecht kommentieren könnte. Wenn Sie allerdings lange Strecken zu Ihrem Arbeitsplatz zurückzulegen haben, gibt es ein paar Hinweise, wie Sie diese Zeit sinnvoll nutzen können. Allen Henry zeigt Ihnen in seinem Beitrag Top 10 Ways to Improve Your Daily Commute wie:

  1. Hören Sie Hörbücher oder Podcasts
    Podcasts sind aus meinem Leben nicht mehr wegzudenken. Ich bevorzuge dazu die Beiträge der öffentlich-rechtlichen Radiosender. Eine Übersicht über die erhältlichen Podcasts finden Sie zum Beispiel hier oder hier. Wenn Sie Hörspiele bevorzugen, dann schauen Sie doch einmal beim WDR-Hörspiel-Speicher vorbei.
  2. Entdecken Sie neue Musik
    Zu diesem Zweck nutze ich Spotify. Dort bekommen Sie auch Vorschläge über Musik, die Ihrem Geschmack entsprechen. Allerdings besteht hier die Gefahr, im „eigenen Saft zu schmoren“. Deshalb schaue ich mir öfters die Playlists der Rundfunkanstalten an und höre die Musik auf dem Smartphone nach.
  3. Nehmen Sie die Zeit für sich selbst
    Lesen Sie ein interessantes Buch, lernen Sie eine Fremdsprache oder beschäftigen Sie sich mit Ihrem Hobby.
  4. Machen Sie langsam
    Ich bin immer wieder überrascht, wie manchen Mitmenschen morgens zur Arbeit hetzen. Manche nehmen in ihrer Eile sogar die Möglichkeit von Unfällen in Kauf. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Eine Viertelstunde früher aufzustehen kann schon Wunder wirken.
  5. Lassen Sie den Tag Revue passieren
    Sie können dies sowohl auf der Hinfahrt als auch auf der Rückfahrt tun. Was ist heute zu tun bzw. wie ist der Tag gelaufen?
  6. Fahren Sie einmal auf einer anderen Strecke zur Arbeit
    Es schadet nicht, mehrere Strecken zum Arbeitsplatz zur Auswahl zu haben. Sie sollten öfter einmal die Route wechseln, das bringt Abwechslung. Manchmal kommt man auch auf „Schleichwegen“ besser zur Arbeit als auf den üblichen Strecken.
  7. Nutzen Sie die Zeit für neue Ideen
  8. Schalten Sie total ab
    Bei mir sind (7) und (8) eng miteinander verbunden. Im Zug schaue ich oft einfach aus dem Fenster und betrachte die Landschaft. Beim Tagträumen hatte ich oft schon die besten Ideen.
  9. Meditieren Sie
    Als geneigter ToolBlog-Leser wissen Sie, dass ich überzeugter Anhänger der Meditations-Praxis bin. Warum nicht auch die Fahrt vom/zum Arbeitsplatz dazu nutzen? Glauben Sie mir, es geht!
  10. Überlegen Sie, wie Sie die Zeit fürs Pendeln verkürzen können
    Denken Sie grundsätzlich einmal darüber nach, wie Sie das Pendeln komplett vermeiden oder zumindest verkürzen können, z. B. durch Telearbeit oder durch einen geeigneten Wohnort (denn auch Pendeln kostet Geld und Ressourcen).

Sie haben sicher schon bemerkt, viele der o.a. Tipps funktionieren nur, wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel benutzen. Meditation im Auto geht eben schlecht.

Übrigens fahren immer mehr Leute mit dem Fahrrad zur Arbeit. Man ist an der frischen Luft kommt auf andere Gedanken und sorgt für die körperliche Grundinstandhaltung.

Die Vorteile des Fahrrads gegenüber dem Auto fasst diese Infografik zusammen.
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Achtsam arbeiten!

Kennen Sie das auch? Sie kommen abends von der Arbeit nach Hause und fragen sich, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Dennoch sind Sie abgekämpft und wieder einmal ist der Tag geradezu in Windeseile an Ihnen „vorbeigerauscht“.
Dies rührt daher, dass wir uns während des Arbeitstages meistens im Autopilot-Modus befinden, wie der Achtsamkeitslehrer Shamash Alidina meint.

Dem Autopilot-Modus können Sie den Modus der achtsamen Aufmerksamkeit entgegen setzen. Wie das geht, zeigt Ihnen Shamash Alidina in seinem Artikel: 10 Ways to Be More Mindful at Work. Seine Tipps:

  1. Seien Sie bewusst im Hier und Jetzt
    Halten Sie einen Moment inne, bevor Sie an die Aufgabe gehen. Machen Sie sich den Zweck der Aufgabe klar und nehmen Sie mit allen Sinnen wahr, wo Sie sich gerade befinden.
    Widmen Sie auch den kleinen alltäglichen Tätigkeiten Ihre volle Aufmerksamkeit.
  2. Machen Sie kurze Achtsamkeitsübungen zwischendurch
    Sie können sich von dieser Anleitung inspirieren lassen, wenn Sie möchten:
  3. Konzentrieren Sie sich auf lediglich eine einzige Aufgabe
    Fokussierung heißt das Zauberwort. Wenn Sie gleichzeitig an andere Tätigkeiten denken, sind Sie abgelenkt und damit unkonzentriert. Das sabotiert die Effizienz.
  4. Benutzen Sie Erinnerungshilfen zur Achtsamkeit
    Damit Sie nicht vor lauter Betriebsamkeit die Achtsamkeitsübungen vergessen, verwenden Sie irgendein Hilfsmittel, das Sie daran erinnert. Es gibt eine Menge Apps für so etwas. Aber es reicht auch schon, sich eine Erinnerung auf dem Smartphone zu setzen.
  5. Fahren Sie das Tempo herunter um dann wieder Gas geben zu können
    Denken Sie auch an die Pausen. Sie müssen die Batterien auch wieder laden, damit Sie zum rechten Zeitpunkt Energie abgeben können.
  6. Verbünden Sie sich mit dem Stress
    Stress hängt sehr stark davon ab, wie wir über eine bestimmte Tätigkeit denken. Fragen Sie sich, ob eine Tätigkeit tatsächlich mit negativen Stress verbunden ist oder ob es auch andere Sichtweisen geben könnte. „Umdeutung“ oder „Reframing“ sagen die Fachleute dazu.
  7. Empfinden Sie Dankbarkeit
    Schreiben Sie doch einmal auf, für was Sie dankbar sein können und auch sind. Oft vergessen wir dabei Wesentliches, weil es uns einfach selbstverständlich erscheint.
  8. Kultivieren Sie Bescheidenheit
    Überprüfen Sie selbstkritisch Ihre Erwartungen an sich selbst und an andere. Und bedenken Sie immer, das Sie die Wahrheit nicht gepachtet haben, sondern es auch andere berechtigte und begründbare Sichtweisen gibt.
  9. Akzeptieren Sie, was Sie nicht ändern können
    Akzeptanz ist ein wichtiger Bestandteil der Achtsamkeit. Dinge ständig zu hinterfragen, die wir nicht ändern können, führt zur Verbitterung.
    Aber unterschätzen Sie Ihren eigenen Einfluss nicht. Und manchmal muss man auch einfach die Konsequenzen ziehen und loslassen können.
  10. Entwickeln Sie eine wachstumsorientierte Denkweise
    Denken Sie nicht in Beschränkungen, sondern in Möglichkeiten. Lassen Sie Ihren Geist wachsen. Ich halte es da mit Heinz von Foerster: „Handle stets so, dass die Anzahl der Wahlmöglichkeiten größer wird!“

Mir hat in diesem Zusammenhang gut gefallen, was der Philosoph und Kaiser Marcus Aurelius gesagt hat:

Einsamkeit suchen die Menschen auf ländlichen Fluren, am Meeresufer, in den Bergen. Doch einer wie beschränkten Ansicht entspringt dieser Wunsch! Kannst du dich doch, sooft du nur willst, in dich selbst zurückziehen. Gibt es doch nirgends eine stillere und ungestörtere Zufluchtsstätte als die Menschenseele.

Shamash Alidina hat ein Buch zur Achtsamkeit im Beruf geschrieben, das ich wärmstens empfehlen kann: Achtsamkeit im Beruf für Dummies.

BTW: Es gibt zu dem Artikel auch eine schöne Infografik. Sehen Sie selbst:

Weiterlesen

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Wie Sie Ihre Dateien zweckmäßig benennen

Das Einzige, was ich den Teilnehmern meiner Workshops zum effizienten Zeitmanagement nicht so gern zeige, ist die Verwaltung der Dateien. Ich muss gestehen, ich bin sehr unzufrieden damit, denn die Ordnung der Ablage ist nicht besonders durchdacht. Eigentlich ist sie gar nicht durchdacht, denn sie ist seit den Uraltversionen von Windows mehr oder weniger im Wildwuchs entstanden. Damals habe ich mir z. B. bei der Vergabe von Dateinamen keinen großen Kopf gemacht. Vielmehr wurde die Datei danach bezeichnet, was ich gerade im Kopf hatte. Systematisch geht anders und die Quittung bekomme ich immer dann, wenn ich in den Weiten meiner Festplatte nach einer bestimmten Datei suche, die ich sonst selten brauche.

Leider hat sich bei mir bis heute an dieser, wie ich zugebe, unprofessionellen Vorgehensweise nicht allzu viel geändert. Allerdings bin ich heute über Evan Troxels Artikel The Best Way to Name Your Files  gestolpert und ich denken, das Dateileben wendet sich ab sofort zum Besseren. Evan bezieht sich in seinem Artikel wiederum auf David Spark und seinen Beitrag How I name files on my Mac, der auch sehr lesenswert ist.

Evan nennt 6 Grundregeln für effektive Dateibezeichungen:

  1. Die Dateinamen sollten anschaulich sein
  2. Sie sollten durchgängig nach demselben Schema aufgebaut sein
  3. Verwenden Sie nur Kleinbuchstaben
  4. Vermeiden Sie Sonderzeichen
  5. Sie sollten das Datum enthalten
  6. Die Versionsnummer sollte enthalten sein

Zu 1 erteilt uns Evan den Rat, Ausdrücke wie „endgültig“, „letzt“ und ähnliche tunlichst zu vermeiden. Anhänger agiler Methoden werden sofort verstehen warum: Perpetual Beta. Wann ist eine Version schon „endgültig“.

Wenn Sie den o.a. Regeln folgen, dann könnte ein Dateiname für diesen Artikel so aussehen:

170731 toolblog – artikel – bezeichnung von dateien 01.txt

Zuerst kommt das Datum. Evan schlägt das Format nach ISO 8601 vor, ich benutze das oben genannte, einfach weil ich es jetzt schon verwende. Ich habe damit gute Erfahrungen gemacht, besonders beim Sortieren. Es folgt eine klare Beschreibung. Das kann sein der Name eines Projekts, eines Kunden usw.   hier sehe ich, dass die Datei für das ToolBlog benutzt wird. „artikel“ ist selbsterklärend, bei der Datei handelt es sich um einen Artikel. Der Inhalt wird kurz durch „bezeichnung von dateien“ gekennzeichnet, es folgt die Versionsnummer. Bitte vergessen Sie nie das Dateiformat, sonst wissen Sie in ein paar Jahren vielleicht nicht mehr, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen können. Ich weiß, von was ich spreche.

Mir leuchtet dieser Aufbau von Dateinamen ein und ich habe mir vorgenommen, ihn in Zukunft für meine Ablage zu verwenden. Darüber hinaus sehe ich auch eine analoge Verwendung für meine Notizen in Evernote.

Sollten Sie einen Mac benutzen, dann gibt Ihnen Evan in seinem Artikel weitere Tipps, mit denen Sie Ihre Ablage automatisieren können. Er verwendet dazu die Apps TextExpander und Default Folder X. Alternativen für Window könnten TastenTrick oder RecentX sein.

Ich werde diese Art der Dateibezeichnung auf jeden Fall ausprobieren, denn ich verspreche mir mit ein wenig Selbstdisziplin einen großen Nutzen.

Haben Sie auch ein System, wie Sie Ihre Dateien bezeichnen? Wenn Sie es mit uns teilen möchten, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar.

Nachtrag (17. 8.2017)

Ein paar Gedanken insbesondere zur Ablage elektronischer Dokument finden Sie auch bei K. J. McCorry: How to Organize Computer Documents.

 

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