Wie Sie 2-Minuten-E-Mails erkennen

Vielen Menschen hat die 2-Minuten-Regel erheblich die Arbeit erleichtert. Laut Guru David Allen besagt sie, dass Sie Aufgaben sofort und selbst erledigen sollten, die nicht mehr als 2 Minuten Ihrer Aufmerksamkeit erfordern. Alles andere, wie Verschieben, Delegieren usw. würde sicher länger als diese 2 Minuten dauern. Also lieber gleich und besser selbst.

Was für Papier recht ist, ist für E-Mails gerade billig. Auch da lässt sich die 2-Minuten-Regel anwenden. Wie Sie solche 2-Minuten-E-Mails schnell identifizieren können, hat Haim Pekel in seinem Artikel The Most Common Two Minute Emails You Can Deal With Right Away beschrieben:

  • FYI/Memo E-Mails
    Das sind Nachrichten, die lediglich als Notiz gedacht sind und keinerlei Aktivität von Ihnen erfordern. Es wäre natürlich schön, wenn solche E-Mails bereits im Betreff entsprechend gekennzeichnet wären. BTW: Ich zähle zu dieser Kategorie von Nachrichten auch die berüchtigten CC-Mails.
  • Werbemails
    Wenn Sie sich für das Produkt oder die Dienstleistung interessieren, werden Sie mehr als 2 Minuten darauf verwenden müssen. Wenn nicht, dann weg damit.
  • Einladungen
    Hier müssen Sie nur entscheiden, ob Sie zu- oder absagen.
  • Erinnerungsmails
    Diese Nachrichten sollen Sie an eine bestimmte Aufgabe, oder an einen Termin erinnern. In der Regel müssen Sie nur mit einem kurzen Update antworten. Auch das geht innerhalb  von 2 Minuten.

Bei diesen Nachrichten werden Sie wohl mehr als 2 Minuten investieren müssen:

  • Persönliche E-Mails
  • Nachrichten, die einen Dialog oder eine Diskussion eröffnen
  • Anworten auf Ihre E-Mails, oder Nachrichten innerhalb eines E-Mail-Pingpont (Re: Re: Re:)
  • E-Mails, die an Sie weitergeleitet wurden

Mehr als eine Faustregel ist diese Klassifikation sicher nicht, und es gibt sicher Überschneidungen. Vielleicht hilft Sie aber bei der Durchsicht des virtuellen Eingangskorbs.

Eingangskorb

 

1 Antwort

Ein Gedanke zu „Wie Sie 2-Minuten-E-Mails erkennen

  1. Roadrunner

    Noch ein Tipp zu den Werbemails. Ich habe schon seit längeren folgenden Ansatz mit Outlook.

    Rechtsklick auf die Werbemail und dann „Junk-E-Mail => Absender sperren“ auswählen.

    Leider sperrt Outlook dann immer nur die komplette E-Mail. Viele Firmen versenden ihre E-Mail aber von unterschiedlichen Absendern und/oder Domains (z.B. name1@info.firma.de; name2@news.firma.de; …). Daher gehe ich dann regelmäßig in die „Junk-E-Mail-Optionen“ und ändere die gesperrte E-Mail von „name1@info.firma.de“ auf „firma.de“. Ab diesem Zeitpunkt landen dann alle diese E-Mails automatisch im SPAM-Mülleimer und kosten mich dann auch keine Zeit mehr

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