„Sitzt“ das Zeitmanagement bei Ihnen?

Kelly Forrister ist eine der erfahrensten GTD-Coaches überhaupt. Ich habe sie während eines Workshop auf dem GTD Summit in San Francisco kennengelernt und war sehr beeindruckt. In ihrem Artikel 5 Signs You’re Getting Better at GTD nennt Sie Merkmale, an denen Sie erkennen können, ob Sie effizientes Zeitmanagement verinnerlicht haben:

  1. Es fühlt sich sonderbar an, wenn Ihnen etwas „unangemeldet“ in den Sinn kommt
    Sie können sich entscheiden, ob Sie Ihr Gehirn zum Denken oder zum Speichern benutzen möchten. Wenn Ihnen eine unerledigte Aufgabe „einfach so“ in den Sinn kommt, dann ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Gebot der Schriftlichkeit nicht konsequent genug umsetzten. Solche unangemeldeten Erinnerungen lenken Sie nur von dem ab, was Sie gerade tun. Das Mittel dagegen: Alles aus dem Kopf!
  2. Sie leeren Ihren Eingangskorb regelmäßig
    Wenn Sie Ihren Eingangskorb nicht regelmäßig leeren, dann wächst Ihnen der Inhalt wahrscheinlich irgendwann über den Kopf. Sie verlieren die Übersicht und sind nicht mehr in der Lage, Ihre Tätigkeiten richtig einzuordnen. Zumindest einmal in der Woche sollte Ihr Eingangskorb restlos leer sein, sowohl der „echte“ als auch der elektronische. Bei mir ist das fester Bestandteil der Tages- und Wochendurchsicht.
  3. Sie sträuben sich nicht gegen die Wochendurchsicht
    Von o.a. Tagung in San Francisco ist mir der Satz eines Teilnehmer hängen geblieben: „Die Wochendurchsicht ist so wichtig, dass Sie sie mindestens einmal im Monat durchführen sollten“ Spaß beiseite, die Wochendurchsicht hat den Zweck „die Säge zu schärfen“, wie Stephen Covey sagen würde. Bei mir findet sie am Samstag morgen statt. Dann bringe ich mich auf den neuesten Stand und genieße einen schönen Nebeneffekt: Ich kann völlig unbelastet ins Wochenende gehen. Denn alles ist abgehakt oder eingetütet.
  4. Sie fühlen sich gut bez. der Dinge, die Sie nicht tun
    Dies ist eine Frage von Entscheidungen. Wenn Sie sich entschieden haben, etwas nicht zu tun oder zu verschieben, ist es etwas anderes, als Tätigkeiten einfach ohne Sinn und Verstand vor sich herzuschieben. Letzteres erzeugt Schuldgefühle und diese schaden der Effizienz.
  5. Sie starten jedes Projekt automatisch mit der Frage nach dem Zweck
    Unserem Altkanzler Helmut Kohl wird das Zitat zugeschrieben: „Wichtig ist, was hinten rauskommt.“ Wo er recht hat, hat er recht. Am Beginn des eines größeren Vorhabens sollten Sie sich immer fragen, was das gewünschte Ergebnis sein soll. Oder versuchen Sie es mit der Therapeutenfrage: „Angenommen, Du hättest Erfolg gehabt, wie würdest Du den Zustand beschreiben?“

Ich finde, Kelly Forrister hat die wesentlichen Dinge wieder einmal auf den Punkt gebracht.
Wenn Sie möchten, können Sie ihr Aufzählung als Checkliste benutzen, inwieweit Sie effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement bereits implementiert haben oder wo Sie noch etwas Handlungsbedarf sehen.

Die Liste ist sehr nützlich, finde ich.

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