Grundregeln gut organisierter Mitmenschen

Effektives Zeitmanagement und effiziente Selbstorganisation sind kein Hexenwerk. Dennoch schielen wir immer wieder über die Schulter gut organisierter Zeitgenossen. Vielleicht gibt es ja ein System oder den einen oder anderen Trick, den man sich abschauen könnte.

Erin Doland hat ein paar Regeln entdeckt, denen sich gut organisierte Menschen unterwerfen: Rules of organized people. Diese sind:

  1. Kennen Sie sich selbst
    Es ist immer gut, wenn Sie sich Ihrer Stärken und Schwächen bewusst sind. Das gilt auch für die Selbstorganisation. Organisationsguru David Allen hat zu diesem Zweck einen kleinen Selbsttest publiziert, mit dem Sie überprüfen können, ob Sie Crazy Maker, Captain and Commander, Responder oder Micro Manager sind. Eine Erklärung für diese Typen finden Sie bei Francisco Sáez.
  2. Organisiert zu sein ist kein Selbstzweck
    Es ist keine gute Idee, sich nur deshalb zu organisieren, damit Sie organisiert sind. Selbstorganisation ist kein Selbstzweck, sondern dient dazu, die Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Alles andere ist Micro-Management.
  3. Rechnen Sie mit Misserfolgen
    Selbstorganisation ist ein andauernder Prozess. Es gibt immer etwas zu verbessern, Und manchmal kann man dabei sogar aus der Spur geraten. Fehler sind dazu da, um aus ihnen zu lernen.
  4. Es gibt einen Platz für jedes Ding und jedes Ding ist an seinem Platz
    Die Schlüssel kommen ans Schlüsselbrett, die eingehende Post in den Eingangskorb usw. Das hilft, unnötiges Suchen zu vermeiden. Suchen und nicht Finden ist pure Zeitverschwendung.
  5. Schreiben Sie alles auf
    Man kann es nicht oft genug wiederholen: „Your mind is for having ideas, not holding them (David Allen).“
  6. Routinen sind das Rückgrat der Organisation
    Vermeiden Sie, bei wiederkehrenden Aufgaben das Rad immer wieder neu zu erfinden. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie solchen Tätigkeiten rationalisieren oder sogar automatisieren können. Checklisten können dabei eine große Hilfe sein.
  7. Ziehen Sie die Aufgaben durch und verschieben Sie sie nicht
    Wenn Sie schon aufschieben, dann sollten Sie das mit System machen. Schieben Sie nichts auf den St.-Nimmerleinstag, sondern setzen Sie sich einen Termin, zu dem Sie mit der Tätigkeit beginnen möchten. Und dann los!
    Wenn Sie an chronischer Aufschieberitis leiden, dann empfehle ich Ihnen das einschlägige Buch von Neil Fiore: Vorbei mit der Aufschieberei!: Wie Sie die Dinge geregelt kriegen und Ihr Leben zurückgewinnen.
  8. Erledigen Sie Ihren Teil
    Hier geht es um Verbindlichkeit. Erarbeiten Sie sich den Ruf, zuverlässig und pünktlich die Arbeit abzuliefern. Muten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen nichts zu, was Sie auch selbst tun können. Es gibt nämlich einen Unterschied zwischen Delegieren und Abschieben.
  9. Belasten Sie sich nicht mit unnötigem Zeug
    Dies gilt sowohl für Dinge als auch im übertragenen Sinn. Alles, was Sie ablenkt, beeinträchtigt Ihre Effizienz. Das gilt für unnötige Schreibtischutensilien ebenso wie für Gedanken, die im Hier und Jetzt nicht angebracht sind.
  10. Denken Sie voraus
    Hier hilft die Arbeit mit To-Do-Listen und die regelmäßige Durchsicht des eigenen Aufgabengebietes. Ich habe mir angewöhnt, während meines Weekly Reviews anzuschauen, was  in den nächsten vier Wochen anliegt. Vorausschau nennt dies der Fachmann.
  11. Sie sind nicht Ihre Habseligkeiten und Dinge haben keine Seele
    Sie können sich von liebgewordenen Dingen auch wieder trennen. Die Sache wird Ihnen das nicht übel nehmen. Das kann sie nämlich nicht. Schuldgefühle finden lediglich bei Ihnen zwischen den Ohren statt. Wenn Ihnen die Entrümpelung schwer fällt, dann gibt es hier, hier und hier einige Tipps.
  12. Es ist besser einen Baum als einen Wald zu besitzen
    Dies hängt eng mit Punkt (9) zusammen. Beispiel: Kaufen Sie sich nicht jedes Tool, das auf dem Markt ist, sondern lernen Sie, Ihr bestehendes Werkzeug richtig zu nutzen. Bei mir ist das Outlook. Ich brauche nichts anderes.
  13. Organisiert zu sein ist nicht Jedermanns Sache. Es ist die eigene Entscheidung!
    Denken Sie daran, dass nicht jeder ein Freund der Organisation ist. Versuchen Sie nicht, andere zur Aufgabenorganisation zu zwingen oder zu überreden. So etwas muss von sich selbst heraus kommen. (Im Übrigen gilt dies für fast alles im Leben.)
  14. Jeder kann sich organisieren
    Selbstorganisation kann man lernen. Allerdings sind auch da die Talente unterschiedlich verteilt. Übung macht den Meister, also dranbleiben!

Ich finde, diese Auflistung eignet sich hervorragend für die eigene Standortbestimmung. Gehen Sie ruhig die Punkte einmal durch. Sie eignen sich hervorragend als Ausgangspunkt zur Verbesserung der eigenen Produktivität oder wie Marie von Ebner-Eschenbach sagt:

Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein

[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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