Wie Sie Ihre Dateien zweckmäßig benennen

Das Einzige, was ich den Teilnehmern meiner Workshops zum effizienten Zeitmanagement nicht so gern zeige, ist die Verwaltung der Dateien. Ich muss gestehen, ich bin sehr unzufrieden damit, denn die Ordnung der Ablage ist nicht besonders durchdacht. Eigentlich ist sie gar nicht durchdacht, denn sie ist seit den Uraltversionen von Windows mehr oder weniger im Wildwuchs entstanden. Damals habe ich mir z. B. bei der Vergabe von Dateinamen keinen großen Kopf gemacht. Vielmehr wurde die Datei danach bezeichnet, was ich gerade im Kopf hatte. Systematisch geht anders und die Quittung bekomme ich immer dann, wenn ich in den Weiten meiner Festplatte nach einer bestimmten Datei suche, die ich sonst selten brauche.

Leider hat sich bei mir bis heute an dieser, wie ich zugebe, unprofessionellen Vorgehensweise nicht allzu viel geändert. Allerdings bin ich heute über Evan Troxels Artikel The Best Way to Name Your Files  gestolpert und ich denken, das Dateileben wendet sich ab sofort zum Besseren. Evan bezieht sich in seinem Artikel wiederum auf David Spark und seinen Beitrag How I name files on my Mac, der auch sehr lesenswert ist.

Evan nennt 6 Grundregeln für effektive Dateibezeichungen:

  1. Die Dateinamen sollten anschaulich sein
  2. Sie sollten durchgängig nach demselben Schema aufgebaut sein
  3. Verwenden Sie nur Kleinbuchstaben
  4. Vermeiden Sie Sonderzeichen
  5. Sie sollten das Datum enthalten
  6. Die Versionsnummer sollte enthalten sein

Zu 1 erteilt uns Evan den Rat, Ausdrücke wie „endgültig“, „letzt“ und ähnliche tunlichst zu vermeiden. Anhänger agiler Methoden werden sofort verstehen warum: Perpetual Beta. Wann ist eine Version schon „endgültig“.

Wenn Sie den o.a. Regeln folgen, dann könnte ein Dateiname für diesen Artikel so aussehen:

170731 toolblog – artikel – bezeichnung von dateien 01.txt

Zuerst kommt das Datum. Evan schlägt das Format nach ISO 8601 vor, ich benutze das oben genannte, einfach weil ich es jetzt schon verwende. Ich habe damit gute Erfahrungen gemacht, besonders beim Sortieren. Es folgt eine klare Beschreibung. Das kann sein der Name eines Projekts, eines Kunden usw.   hier sehe ich, dass die Datei für das ToolBlog benutzt wird. „artikel“ ist selbsterklärend, bei der Datei handelt es sich um einen Artikel. Der Inhalt wird kurz durch „bezeichnung von dateien“ gekennzeichnet, es folgt die Versionsnummer. Bitte vergessen Sie nie das Dateiformat, sonst wissen Sie in ein paar Jahren vielleicht nicht mehr, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen können. Ich weiß, von was ich spreche.

Mir leuchtet dieser Aufbau von Dateinamen ein und ich habe mir vorgenommen, ihn in Zukunft für meine Ablage zu verwenden. Darüber hinaus sehe ich auch eine analoge Verwendung für meine Notizen in Evernote.

Sollten Sie einen Mac benutzen, dann gibt Ihnen Evan in seinem Artikel weitere Tipps, mit denen Sie Ihre Ablage automatisieren können. Er verwendet dazu die Apps TextExpander und Default Folder X. Alternativen für Window könnten TastenTrick oder RecentX sein.

Ich werde diese Art der Dateibezeichnung auf jeden Fall ausprobieren, denn ich verspreche mir mit ein wenig Selbstdisziplin einen großen Nutzen.

Haben Sie auch ein System, wie Sie Ihre Dateien bezeichnen? Wenn Sie es mit uns teilen möchten, dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar.

Nachtrag (17. 8.2017)

Ein paar Gedanken insbesondere zur Ablage elektronischer Dokument finden Sie auch bei K. J. McCorry: How to Organize Computer Documents.

 

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5 Antworten

5 Gedanken zu „Wie Sie Ihre Dateien zweckmäßig benennen

  1. Horst

    Ich kann nur für Windows sprechen.
    Umlaute und ß sollte auch vermieden werden. Es gibt Programme die diese Zeichen ignorieren. Bindestriche sind manchmal auch nicht ohne. Ich empfehle in solchen Fällen den Unterstrich.
    170731 toolblog – artikel – bezeichnung von dateien 01.txt sieht dann bei mir so aus:
    170731 toolblog_artikel_bezeichnung von dateien 01.txt
    Reine Kleinschreibung kann vernachlässigt werden. Ich kenne kein Programm welches zwingend case-sensitive (https://de.wikipedia.org/wiki/Case_sensitivity) vorschreibt.

    Für das Suchen empfehle ich die Freeware „UltraSearch“ als portable Version http://www.jam-software.de/ultrasearch/
    Verzeichnisse, Dateien und bestimmte Dateitypen können von einer Suche ausgeschlossen werden.

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  2. Michael

    Gerade beim Mac kann meiner Meinung nach das alles vernachlässigt werden.

    Ich scanne beispielsweise alles, was an Post kommt direkt per „ScanSnap“ in Evernote rein. Suche ich ein Dokument, gebe ich stichpunktartig Begriffe in die Suche ein und finde das Dokument. Sofort.

    Bei Dateien auf der Festplatte gehe ich eher nach dem Chaos-Prinzip vor. Grob nach Kategorien sortiert:
    Bilder, Dokumente, Filme, etc. landen in diesen entsprechenden Ordnern.
    Sollte ich hier etwas suchen, wende ich das gleiche Prinzip an: Suche. Beim Mac gibt es von Hause aus „Spotlight“ die Systemweite Suche. Dort gebe ich z.B. „Sparkasse 2009“ ein und finde alles, was damit zutun hat. „Spotlight“ durchsucht nicht nur den Dateinamen, sondern auch den Inhalt der Dateien. Rasendschnell. So bekomme ich ebenfalls im Handumdrehen meine Datei, die ich suche.

    Zugegeben: Man muss etwas nachdenken, wonach man sucht. Was steht jetzt in etwa in dieser einen Datei, die ich suche?
    Allerdings ist der Aufwand meiner Meinung nach deutlich geringer, als jede Datei nach einem Muster zu sortieren.

    Übrigens durchsucht Spotlight auch beispielsweise Evernote. Solle ich also ein Dokument nicht im „Dokumente“-Ordner sondern in Evernote haben, findet Spotlight dieses Dokument dennoch.

    Ich komme mit diesem Workflow sehr gut zurecht. Gerne bin ich auch bereit für eine Diskussion zu diesem Thema 😉

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    1. Horst

      Hallo Michael,

      „Bei Dateien auf der Festplatte“ Diese Dateien kannst Du entweder als Link in Evernote unterbringen, oder aber als interne Anlage dort ablegen. Interne Anlagen können dann per Doppelklick direkt mit den systemverbundenen Programmen aufgerufen werden. Änderungen dann einfach speichern (kein Speichern unter) und die aktuelle Datei wird wieder als Anlage in der Evernote-Notiz gespeichert.

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  3. Stefano Picco

    Also ich nutze seit Jahren folgendes Schema:

    170731 toolblog – artikel – bezeichnung von dateien 01.txt

    wäre bei mir:

    20170731-toolblog–artikel–bezeichnung-von-dateien-01.txt

    Jahreszahl sollte vierstellig sein, damit auf den ersten Blick auch „fremden“ Personen direkt klar wird das es um eine Jahreszahl geht – kenne zu viele negative Beispiel im Datentransfer mit Agenturen und Kunden 😀 und ich bin noch aus der Zeit wo man noch 1900 hatte – erste Dateien 1989 😀

    Des Weiteren haben meiner Meinung nach Leerzeichen und Sonderzeichen nichts in Dateinamen zu suchen, ob es das OS kann oder nicht kann. Umlaute oder das ß umschreibe ich immer, ich handel letztendlich nach einen englischsprachigen Zeichenprinzip.

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