Wenn bekannte Zeitmanagement–Methoden nicht funktionieren

Es gibt eine Anzahl von Zeitmanagement-Methoden, die wirklich nicht totzukriegen sind, obwohl ihre Wirksamkeit mehr als zweifelhaft ist. Wenn Sie eine dieser Methoden anwenden möchten und sich nach einer Weile wundern, warum sie nicht funktioniert, dann muss das nicht an ihnen liegen. Vielleicht passt auch die Methode nicht zu Ihrer Arbeit oder sie ist schlicht und einfach per se schon unsinnig.

Kelli Smith hat in ihrem Beitrag einige dieser bekannten Produktivitätstipps unter die Lupe genommen, für zu leicht befunden und schlägt stattdessen Alternativen vor: 6 Better Productivity Hacks if the „Famous“ Ones Never Work for You. Sie kennen sie alle:

  1. Eat that Frog
    Brian Tracy ist der Urheber dieses “Hacks”. Er besagt, man möge den Tag gleich mit der unangenehmsten Aufgabe beginnen, eine Meinung, die auch andere Gurus wie Stephen Covey teilen.
    Ich teile diese Meinung nicht. Ich beginne den Tag lieber mit einer oder mehreren Routineaufgaben um in Schwung zu kommen. Danach geht es dann an den schwierigen Teil des Tages.
  2. Die Eisenhower-Matrix
    Die berühmte Grafik mit der Unterscheidung von “wichtig” und “dringend” ist immer noch fester Bestandteil vieler Zeitmanagement-Trainings. Auch ich stelle sie vor, allerdings mehr zur “Vervollständigung der Unterlagen”, wie es so schön heißt.
    Es gibt Autoren, die in Frage stellen, ob unser Gehirn überhaupt diese Unterscheidung vornehmen kann oder ob es lediglich auf “dringende” Bedürfnisse reagiert. Sei’s drum.
    Tatsache ist, dass Sie nur delegieren können, wenn Sie jemanden zum Delegieren haben. Darüber hinaus sollten Sie auch autonom definieren und unterscheiden können, was wichtig ist und was nicht.
    Als Alternative dazu schlägt Kelli vor, eine Liste mit kleinen Aufgaben parat zu haben, mit denen Sie den Arbeitstag starten. Warum, steht oben.
  3. Die Tomatentechnik
    Ich muss gestehen, ich komme mit der Tomatentechnik nicht besonders gut zurecht. Wenn ich eine Aufgabe angefangen habe, möchte ich sie nicht unterbrechen, nur weil gerade ein Pomodoro verstrichen ist.
    Pause mache ich dann, wenn die Konzentration nachlässt oder andere Bedürfnisse mich dazu zwingen.
  4. Die Nicht-zu-tun-Liste (“Don’t-Do-List”)
    Kellis Kritik: Bei einer Don’t-Do-List wisse man zwar, was man nicht tun, aber nicht mit was man sich stattdessen beschäftigen sollte. Sie schlägt vor, statt dessen eine “Erledigt”-Liste zu führen.
    Ich kann dazu nichts sagen, ich halte mich an die gute alte Aufgabenliste.
  5. Das Einplanen von Aufgaben
    Hier ist das Einplanen von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben in den Kalender gemeint. Wie ich von den Teilnehmern an meinen Workshops weiß, funktioniert das kaum bis gar nicht. Der Grund sind unvorhergesehene Ereignisse, die diese Planung immer wieder über den Haufen werfen.
    Dem Vorschlag von Kelli folge ich nicht. Mein Tipp: Nutzen Sie den Kalender nur für Tätigkeiten mit festen Start- und Endtermin. Für alle anderen Aufgaben verwenden Sie eine To-do-Liste.
  6. Die 2-Minuten-Regel
    Sie kennen sie: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten tun können, erledigen Sie selbst sofort. Von dieser Regel halte ich viel, jedoch stört sie mitunter den Arbeitsfluss. Stattdessen können Sie auch diese kleinen Tätigkeiten sammeln und sie dann en bloc erledigen. Geht auch.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch. Wenn eine oder mehrere der besprochenen Methoden bei Ihnen funktioniert, dann besteht kein Grund, etwas daran zu ändern. Machen Sie einfach weiter so. Wenn aber nicht, dann finden Sie in Kellis Artikel vielleicht einige Hinweise, was Sie stattdessen tun können.

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[Foto von Tim Gouw [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

1 Antwort

Ein Gedanke zu „Wenn bekannte Zeitmanagement–Methoden nicht funktionieren

  1. Herbert

    Da pflichte ich Dir in allen Punkten bei. Egal ob Eisenhower-Methode, Paretoprinzip oder was auch immer – so gut wie nichts von diesen Modellen ist durch empirische Studien belegt. Belegt sind allenfalls einige motivationspsychologische „Häppchen“, z. B. Ziele setzen, mit Terminen verknüpfen, aus großen Aufgaben kleine Teilaufgaben basteln. Aber alles, was sich „System“ nennt, verkauft sich zwar gut in Ratgeberserien, passt aber immer nur auf Einzelfälle. _Wenn_ man gerne Listen führt und _wenn_ man diszipliniert ist usw. _dann_ funktioniert GTD usw. Wenn man hingegen ständig wechselnde Aufgaben hat, kein starres Raster, mal fremd- mal selbstbestimmt ist, kaum deligieren kann, neben Beruf, Familie, Freizeit, Pflege von Angehörigen usw. nur einen engen Zeitslot hat, so kann man nicht auch noch aufwändig ein „System“ pflegen, das auf dem Papier „hübsch“ aussieht – in der Praxis wird man es nach wenigen Wochen wieder aufgeben.
    Einerseits. Andererseits lohnt es sich sicher, die ein odere andere Sache einmal auszuprobieren, z. B. erleichtert eine vernünftig strukturierte Dateiablage tatsächlich den Alltag und mit Tools wie Evernote und Todoist kann ich _tatsächlich_ mehr leisten, weil beide Tools eben zu mir und meinem Arbeitsstil passen …

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