Wie Sie mit XMind Probleme lösen

Dass XMind das Mind-Mapping-Programm meiner Wahl ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Auf dem Blog der Softwareschmiede erschien unlängst ein Beitrag, der Ihnen zeigt, wie Sie XMind zur Problemlösung einsetzen können: 5 steps to help you solve problems effectively with XMind.

Die Autoren schlagen vor, in diesen fünf Schritten vorzugehen:

  1. Beschreiben des Problems
  2. Analysieren des Problems
  3. Auflisten möglicher Lösungen
  4. Auswahl der besten Lösung
  5. Ausführen der Lösung

Klar, die Autoren haben vor allem die Anwendung ihrer Software im Fokus und so zeigen sie in den einzelnen Schritten, wie verschiedene Darstellungsarten, wie sie XMind bietet, sinnvoll angewendet werden können: Fischgrät (Ishikawa), Baumdiagramm und Tabellendarstellung.

So weit, so gut. Ich finde auch, dass sich gerade in kleinen Gruppen Mind-Mapping hervorragend zur Problemlösung eignet, wenn man die Schritte vorstrukturiert hat und mit dem Projektor an die Wand wirft. Auf diese Weise sind die Teilnehmer im Meeting immer im Bilde und die Dokumentation ist auch schon weitgehend vorbereitet.

Gestatten Sie mir dennoch zu o.a. Schritten einige Bemerkungen.

Schritt 1: Beschreiben des Problems

“Gefahr erkannt, Gefahr gebannt”, lautete in alten Zeiten ein Spruch der Berufsgenossenschaften. Gehen Sie erst zum nächsten Schritt über, wenn Sie ganz sicher sind, dass allen Beteiligten das Problem verstanden haben. Nehmen Sie nicht einfach an, jeder kenne das Problem. Von Ruth Cohn stammt der Satz:

Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir viel davon.

Ich bin übrigens nicht der Meinung der Autoren, dass sich für die Beschreibung des Problems das Ishikawa-Diagramm am besten eignet. Ich empfehle die Beantwortung simpler W-Fragen. Wie das mit XMind aussehen könnte, finden Sie hier.

Schritt 2: Analysieren des Problems

Hier geht es darum, mögliche Ursachen des Problems zu identifizieren. Und ja, auch ich finde, an dieser Stelle ist das Ishikawa-Diagramm das Mittel der Wahl. Achten Sie jedoch darauf, dass die Klassiker “Mensch, Maschine, Material, Methode” nicht immer geeignet sind, die Ursachen vollständig zu erfassen. Vielleicht gibt es noch andere Haupteinflussgrößen? 4 – 6 Haupteinflussgrößen sind genug, sonst wird das Diagramm schnell unübersichtlich, ohne ein Mehr an Information zu bieten.

Denken Sie daran, dass Sie nach dem Auflisten der möglichen Ursachen, die wahrscheinlichsten auswählen müssen. Schließlich können Sie nicht alle gleichzeitig bearbeiten.

Schritt 3: Auflisten möglicher Lösungen

Überlegen Sie in diesem Schritt, wie Sie die (3?) wahrscheinlichsten Ursachen abstellen können. Hier ist Kreativität gefragt. Mein Tipp: Fertigen Sie im Brainstorming-Modus (oder auch ohne diesen) ein ungeordnetes Blitz-Mind-Map an, dass Sie erst strukturieren, wenn Sie alle Ideen zusammengetragen haben. Bei XMind ist dies mit Drag & Drop kein Problem.

Schritt 4: Auswahl der besten Lösung

Bevor Sie auswählen, einigen Sie sich auf das Kriterium bei der Auswahl: Soll es billig sein, schnell gehen, selbst zu tun sein…?

Schritt 5: Ausführen der Lösung

Sie kennen das. Hier kommt der Maßnahmenplan ins Spiel. Wer macht was bis wann? Für die Planung können Sie in XMind die Tabellendarstellung verwenden.

Schritt 6: Ausführen der Lösung

Zu diesem Schritt muss nichts mehr gesagt werden. Jetzt müssen die Lösungen gemäß dem Maßnahmenplan umgesetzt werden.

Schritt 7: Überprüfen der Wirksamkeit

Leider haben die Autoren des Beitrags einen der wichtigsten Schritte vergessen. Vermutlich, weil er von XMind unabhängig ist. Nachdem Sie Ihre Maßnahmen zur Lösung abgeschlossen haben, sollten Sie überprüfen, ob sie überhaupt wirksam waren und zur Lösung des Problems beigetragen haben. Wenn nicht, müssen Sie noch einmal zurück auf Start.

Ich bitte zu bedenken, dass dieses Vorgehen nur für Probleme funktioniert, die auf einer eindeutigen Ursache-Wirkungsbeziehung gründen. Das ist aber nur bei einem Bruchteil der Fall. Bei den anderen müssen Sie anders vorgehen.

Ich überlege gerade, dazu einen Kurs oder ein E-Book zur Problemlösung zu  schreiben. Was meinen Sie, wäre das für Sie interessant?

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[Foto von TeroVesalainen [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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