Noch einmal aufgewärmt: Die Noguchi – Ablage

…und wer da sucht, der findet.

heißt es in der Bibel (Mt 7,8). Auch wenn das tröstlich klingt, so gibt es doch Sinnvolleres zu tun als seine Zeit mit Suchen zu verplempern. Ein Ablagesystem muss also her. Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand heißt die Devise. Pflegen will ich es nicht, aber alles sofort wiederfinden. Mit der klassischen Ablage nach Rubriken stand ich schon immer auf dem Kriegsfuß:

  • Es ist nicht immer einfach, zu entscheiden, unter welcher Rubrik ein Dokument einsortiert werden soll, besonders wenn es in mehrere Rubriken passen würde.
  • Aus diesem Grund weiß ich oft, dass ich das Dokument abgelegt habe, aber leider nicht mehr wo.

Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Ordner oder Mappen als Behälter nehme, ich finde da wie dort nichts.

Doch aufgemerkt, es gibt einen Silberstreif am Horizont und zwar am fernöstlichen. Auf Yukio Noguchi (feix) geht ein Ablageverfahren zurück, das völlig auf Rubriken verzichtet. Dokumente werden hier nur entlang der Zeitachse abgelegt. Und das geht so:

  1. Decken Sie sich mit einer Menge DIN-C-4-Briefumschläge ein. Das sind die, mit denen Sie DIN-A-4-Dokumente verschicken.
  2. Machen Sie aus den Briefumschlägen Tüten, indem Sie die Lasche zum Zukleben abschneiden.
  3. Bei der Durchsicht stecken Sie ein Dokument immer in eine Tüte.
  4. Beschriften Sie die Tüte am äußersten Rand mit Stichworten, die das Dokument treffend beschreiben („Tagging“ nennt das der Experte heutzutage) und mit dem Datum des Eingangs.
  5. Stellen Sie die Tüten hochkant in ein Regalfach nach der Regel, je neuer oder aktueller die Tüte, desto weiter links. Neue Tüten kommen also immer ganz nach links. Je älter die Dokumente sind, desto weiter nach rechts wandern sie folglich.
  6. Aber: Wenn Sie ein Dokument einmal entnehmen müssen, stecken Sie das Dokument wieder in die Tüte und stellen es wieder ganz links ins Regal.

Regel:
Neue und entnommene Dokumente kommen immer ganz links ins Fach!

Effekt:
Über einen gewissen Zeitraum wird es Dokumente geben, die auf Dauer auf die rechte Seite wandern und dort auch bleiben. Das sind die „heiligen Dokumente“. Sie sollten Sie in gewissen Abständen durchsehen und entfernen. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen, aber entfernen Sie sie. Neue und benötigte Papiere finden Sie immer auf der linken Seite.
Hier gibt es weitergehende Informationen zum Noguchi-System:

  • Dave Gray beschreibt in einem Beitrag mit Skizze, wie Sie aus Umschlägen Tüten herstellen und wie das Verfahren funktioniert.
  • Debra Hamel stellt die Methode ausführlich dar und zeigt Fotos eines Umschlags und ihres Regals.
  • Auch Mark Patterson erklärt die Methode mit einigen Skizzen.
  • Deeper Motive erklärt mit einem Schema, wie die Dokumente mit der Zeit von links nach rechts wandern.
  • Bei Everythang on anything gibt es eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Tütenproduktion.
  • Jazzmasterson zeigt in einem kommentierten Foto, wie Umschläge und Bücher in seinem Regal wunderbar miteinander harmonieren.

Beim letzten Workshop zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation haben die Teilnehmer etwas ungläubig geschaut. Doch, ich lege meine Papiere tatsächlich nach dem Noguchi-System ab. Immer dann, wenn ich nicht weiß, wohin ich mit dem Schriftstück soll und wenn ich es am liebsten wieder zurück in den Eingangskorb legen würde. So sieht meine Noguchi-Ablage aus:

List_Noguchi

Anmerkung: Dieser Artikel ist die Zusammenfassung zweier älterer Artikel. ToolBlog-Leser Jörg Könözsi hat mich darauf aufmerksam gemacht, dass sie nicht mehr zugänglich sind. Daher diese Zusammenfassung. Danke für den Hinweis.

4 Antworten

4 Gedanken zu „Noch einmal aufgewärmt: Die Noguchi – Ablage

  1. Benjamin Bequemling

    Ich empfehle meine vereinfachte Variante: Die „Papierstapel in der Schublade“-Ablage.

    Das ist das gleiche Prinzip: Alte, nicht wieder benötigte Dokumente wandern immer weiter nach unten. Der Stapel ist blitzschnell von oben nach unten durchblätterbar. Die chronologische Sortierung erleichtert das erstmalige Wiederfinden nach Gefühl (z.B.: „das müsste etwa vor zwei Monaten gewesen sein“).

    Wenn ich ein Dokument entnehmen musste, landet es wieder oben auf dem Stapel. Das einzige, was ich getrennt ablege sind Rechnungen.

    Nach zwei Jahren wird dann ausgemistet, bzw. wegen Aufbewahrungsfristen ein Jahres-Ablagekarton erstellt, der sich nach 10 Jahren bequem wegwerfen lässt.

    Allerdings beraube ich mich so natürlich des Bastelspaßes mit den Tüten.
    Oder habe ich noch einen entscheidenden Unterschied übersehen?

    Als Ergänzung zu den nützlichen Zeitmanagement-Tipps für die Arbeit auf toolblog.de habe ich auf Bequemling.de noch ein paar Tipps fürs Zeit sparen im privaten Alltag aufgeschrieben.

    Herzlichen Gruß
    Benjamin

    Antworten
    1. Stephan List Beitragsautor

      Das kann man immer so machen. Ich mag halt Stapel nicht so sehr.
      Man kann auch ein Hängeregister zurechtbasteln: Die neuen und zurückgestellten Dokumente sind immer vorne, die anderen wandeln nach hinten.
      Das Prinzip ist wichtig, nicht der Behälter.

      Antworten
  2. Pingback: Die chaotische Papierablage - Noguchi im Praxis-Test › Abenteuer Home-Office

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