5 einfache Tipps für effektive Besprechungen

Besprechungen sind vielen Mitmenschen ein Dorn im Auge. Da sitzt man oft in ebensolchen, weiß nicht, was man da eigentlich soll und denkt an die viele Arbeit, die sich in der Zwischenzeit auf dem Schreibtisch türmt. Viele würden deshalb Besprechungen ganz aus dem Arbeitsalltag verbannen. Ich halte das für überzogen. Meetings sind m. E. notwendig, werden aber oft schlecht vorbereitet und durchgeführt. Von zweckmäßigen Methoden ganz zu schweigen, oft beschränkt sich der Einsatz auf das Präsentieren mit PowerPoint.

Dass effiziente Besprechungen gar nicht so schwer durchzuführen sind, wie viele vielleicht meinen, zeigt uns Ari Rabban: 5 Strategies for Better Meeting Productivity. Seiner Ansicht nach reichten dazu fünf einfachen Regeln:

  1. Investieren Sie in Tools für das Projektmanagement
  2. Untersagen Sie den unnötigen Gebrauch technischer Geräte
  3. Halten Sie den Teilnehmerkreis klein
  4. Erstellen Sie eine Tagesordnung und halten Sie sich daran
  5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Besprechung und versenden Sie sie

Während die letzten drei Regeln für Besprechungen schon seit urvordenklicher Zeit gelten, sind die ersten zwei etwas neueren Datums. Der Gründe dafür sind plausibel. Der Einsatz von Projektmanagementwerkzeugen á la Asana kann die Häufigkeit von Meetings erheblich verringern. Das Vermeiden von elektronischen Gadgets hilft, Ablenkungen zu vermeiden und die Konzentration auf das Thema zu erhöhen. Beides ist für die Effektivität und die Effizienz förderlich.

Ansonsten alles wie gehabt.

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