Wie Sie eine Not-To-Do-Liste anlegen

In Fachkreisen wird immer wieder diskutiert, wie eine zweckmäßige To-do-Liste auszusehen hat. Auch im ToolBlog war dies immer wieder Thema, wie ein Blick auf die Ergebnisse der einschlägigen Suche zeigt.




Für mich sind To-do-Listen das Werkzeug der Wahl, wenn es um die Organisation meiner Aufgaben geht. Ich führe sie in Outlook nach dem Ansatz von Michael Linenberger und fahre gut damit.
Aber nicht alle Menschen können sich mit To-do-Listen anfreunden. Manchen erscheinen sie zu starr um flexibel auf die Änderungen im Arbeitsalltag zu reagieren. Andere sind schlicht und einfach frustriert, weil sie ihre Aufgaben nicht abarbeiten können und daher die Liste immer länger wird.

Hier stellt sich für mich die Frage, ob die Konzentration auf das Wesentliche dadurch gestört wird, dass sich neue Tätigkeiten in die Liste “drängeln”, die da nicht hingehören.

Manche Autoren wenden zur Schärfung des Fokus das Ausschlussverfahren an, indem sie empfehlen, eine Not-to-do-Liste anzulegen. Um es kurz zu machen, hier werden alle Tätigkeiten aufgeführt, die Sie im Interesse der Konzentration tunlichst lassen sollten.

Wie Sie so eine Not-to-do-Liste anlegen können, beschreibt Michael Hyatt: Do You Have a Not-To-Do List? Er empfiehlt folgendes Vorgehen:

  1. Ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo Sie in Ruhe nachdenken können
  2. Analysieren Sie Ihre Aktivitäten des vergangenen Monats:
    Schreiben Sie alles auf, was nicht zu Ihren beruflichen Pflichten oder Zielen beiträgt
  3. Betrachten Sie die Verpflichtungen für den nächsten Monat:
    Schreiben Sie auch hier die Aktivitäten auf, die nicht zu Pflichten und Zielen beitragen
  4. Gehen Sie Ihre To-do-Listen durch und wiederholen Sie den Vorgang. Schreiben Sie die “zweifelhaften” Tätigkeiten auf
  5. Nun haben Sie eine komplette Liste der Kandidaten für die Not-to-do-Liste
  6. Gehen Sie diese Liste durch und kennzeichnen die Tätigkeiten, die Sie auf Ihrer endgültige Not-to-do-Liste sehen möchten

Michael empfiehlt, die so entstandene Not-to-do-Liste mit Ihrem Chef zu diskutieren. Ob das eine gute Idee ist, müssen letztlich Sie entscheiden.

Sie finden in Michaels Artikel auch ein Beispiel für eine fertige Not-to-do-Liste.

Sean Kim behandelt sogar in zwei Artikeln dieses Thema. In Why Creating a Not To-Do List Leads to Innovation erklärt er den Sinn dieser Vermeidungsliste. In The Not To-Do” List: Why You Should Do Less, Not More erklärt er, warum To-do-Listen ineffektiv sind, was ich mit Verlaub für Quatsch halte. Allerdings finden Sie dort auch ein paar weitere Beispiele von mehr oder weniger bekannten Zeitgenossen.
In The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now finden Sie die “ewige” Vermeidungsliste von Tausendsassa Tim Ferriss.

Einen deutschsprachigen Artikel steuert René Battmer bei: Effektives Zeitmanagement via Not-to-do-List.

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[Foto von Jeremie [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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