Rund um die Ablage, mit und ohne Papier

Wenn ich in meinen Workshops jüngere Teilnehmer nach ihrer persönlichen Ablage frage, dann ernte ich immer öfter ein desinteressiertes Achselzucken. Es scheint nunmehr tatsächlich so zu sein, dass immer mehr Informationen digitalisiert den elektronischen Weg in die Büros finden. Allen Dementis zum Trotz erlebt also auch hier das Papier seine Götterdämmerung.

Nun gibt es aber auch reifere Semester (wie mich), bei denen sich im Laufe der Jahre allerhand Papierkram angesammelt hat. Sofern man nicht über unbegrenzten Stauraum verfügt, muss das Büro immer mal wieder aufgeräumt werden, soll es nicht aus allen Nähten platzen.

Unweigerlich stellt sich die Frage, ob man eine solche Gelegenheit nicht gleich dazu nutzen sollte, in das Zeitalter des papierlosen Büros einzutreten. Kollege Joachim Schlosser hat genau das getan und lässt uns netterweise auch an seinen Erfahrungen teilhaben: Papierlose Ablage – Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage.

In seinem Beitrag erfahren Sie, wie Joachim mittels eines Dokumentenscanners, Evernote, ein paar Pfennigutensilien und zwei (2!) Leitz-Ordnern den Umstieg von analog auf digital bewerkstelligt hat. Ein Rätsel war für mich immer die Beschriftung der elektronischen Notizen in Evernote. Ich bin beruhigt, dass Joachim auch kein besseres System entwickelt hat als das von  mir benutzte. Bei der Organisation von Evernote bin ich bei weitem nicht so konsequent und ordentlich wie Joachim. Ich verlasse mich einfach darauf, dass der Rechenknecht schon finden wird, was ich suche.

In noch einer Sache ist Joachim weiter als ich. Meine liebe Frau ist auch gleichzeitig meine Buchhalterin. Als Mensch mit einem ausgesprochen kinästhetischen Sinneskanal tut sie sich mit der elektronischen Ablage schwer, was ich gut verstehen kann. Für sie ist das physische Ablegen sehr wichtig. Aber sie hat ihr eigenes System und das im Griff.

Ich selbst mag Leitz-Ordner nicht und sie werden nach und nach sämtlich aus meinem Büro verschwinden. Auch ich verwende den Dokumentscanner Fujitsu iX500, der seinen Preis wert ist. Das bisschen Papier, das übrigbleibt, lege ich nach dem System von Noguchi ab.

Wenn Sie, wie meine Frau, eher zu den haptisch gestrickten Menschen gehören und sich aus diesem Grund nicht mit der Digitalen Ablage anfreunden können, dann schauen Sie doch einmal bei Mandi Ehman vorbei. In Creating a File System That Works: The Ultimate Guide beschreibt sie, wie eine Papierablage funktionieren könnte. Allerdings ist der Beitrag keine leichte Kost. Einfach ist anders.

[Foto von Dirk (Beeki®) Schumacher [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

2 Antworten

2 Gedanken zu „Rund um die Ablage, mit und ohne Papier

  1. Joachim Schlosser

    Danke für die Blumen, Stephan!
    Eine kleine Korrektur kann ich mich nicht verkneifen: Evernote setze ich gar nicht ein, sondern lege die gescannten Dateien flach in einem Ordner im Dateisystem ab. Nix Cloud, nix Spezialprogramm. Einfach nur PDF-Dateien.

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  2. Jan Böhringer

    Das mit dem Scannen funktioniert auch mit einem All in one Printer (HP MFP 277n oder ähnlichem) sehr gut. Dieser scannt auch gleich über das Netz auf eine NAS. Nur das Sortieren in Order erfolgt noch per Hand. Was Joachim nicht beleuchtet ist das Thema Datensicherheit, auch über Jahrzehnte hinweg.

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