Wie Sie Ihre Produktivität torpedieren

Mit der Produktivität ist es wie mit dem Erfolg. Sie finden ein Unmenge von  Ratgebern in der Buchhandlung, deren Autoren Ihnen genau erzählen, wie es gehen soll.  Von den unzähligen Blogs und Artikeln im Internet ganz zu schweigen. Und ja, ich bekenne, auch das ToolBlog gehört dazu.




Bei näherer Betrachtung kann es den Königsweg nicht geben. Wenn dem so wäre, wären wir alle produktiv bis zur Schmerzgrenze. Also heißt es so lange suchen, bis man seinen eigenen Weg zur Produktivität gefunden hat.

Während wir im Nebel herumstochern, was unsere Produktivität angeht, wissen wir hingegen ziemlich genau, was uns unproduktiv macht. Rashelle Isip zählt einige Faktoren auf: 15 Bad Habits Which Always Destroy Your Productivity. Diese sind:

  1. Sie brauchen für eine einfache Aufgabe zu viel Zeit
    Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie bei Routineaufgaben immer wieder das Rad neu erfinden müssen, dann wird es Zeit fürs Rationalisieren. Überlegen Sie, wie Sie die Tätigkeit vereinfachen können. Erstellen Sie für den Ablauf eine geeignete Checkliste.
  2. Sie gehen mit sich selbst zu hart ins Gericht, wenn Sie mit einer Aufgabe nicht fertig werden
    Grämen Sie sich nicht allzu sehr. Unterbrechungen und Störungen gehören zum Alltag. Merken Sie sich, an welchem Punkt Sie die Tätigkeit unterbrochen haben und machen Sie sich ggf. eine Notiz. Dann fällt der Wiedereinstieg leichter.
  3. Sie verbringen den ganzen Tag mit Planung
    Es gibt Menschen die planen sich zu Tode. Man nennt sie auch Micro-Manager. Aufgaben werden nicht durch Planen erledigt, sondern durch Handeln.
  4. Sie sitzen eine Stunde nach der anderen am Schreibtisch
    Achten Sie auf angemessene Pausen. Schalten Sie ab und tun Sie etwas für Ihren Körper. Machen Sie einen kurzen Spaziergang oder Gymnastik .
  5. Sie lassen regelmäßig Mahlzeiten aus
    Nehmen Sie Ihre regelmäßig Mahlzeiten ein, möglichst nicht am Arbeitsplatz.
  6. Sie zwingen sich dazu, eine Produktivitäts-App zu verwenden, die Sie eigentlich gar nicht mögen
    Ich habe eine Faustregel: Wenn ich die Philosophie einer Software nach einer Woche nicht begriffen habe, werfe ich sie wieder vom Rechner. Und andersrum: Wenn ich mit einem Programm meine Arbeit erledigen kann, bleibe ich dabei. Etwas Besseres gibt es immer, aber ich habe weder Zeit noch Lust, ständig danach zu suchen.
  7. Sie warten auf den perfekten Augenblick, um mit einer Aufgabe zu beginnen
    Diesen Fehler kenne ich allzu gut. Den perfekten Augenblick mag es zwar geben, aber es ist nicht sehr wahrscheinlich, dass Sie ihn erwischen, wenn Sie auf ihn warten. Also legen Sie los!
  8. Sie checken alle zwei Minuten Ihre E-Mails
    Das E-Mail-Programm ist kein einarmiger Bandit, hat aber die gleiche Wirkung. Stellen Sie die automatische Benachrichtigung bei neuer Post im Eingang ab! Sie entscheiden, wann Sie den Posteingang durchsehen, nicht das Programm.
  9. Sie arbeiten sofort das ab, was gerade auf Ihren Schreibtisch kommt
    ”Last in, first out”, nennt der Fachmann dies. In manchen Fällen der Materialwirtschaft mag das sinnvoll sein, nicht so bei der Arbeitsorganisation. Planen Sie Ihre Arbeit selbst, sonst tun es andere.
  10. Sie bearbeiten mehrere Aufgaben gleichzeitig
    Über Multitasking ist schon alles gesagt. Es funktioniert einfach nicht (auch nicht bei Frauen).
  11. Sie gehen unvorbereitet in Besprechungen
    Ein Klassiker.
  12. Sie versäumen, Ihren Kalender durchzusehen
    Nur der Kalender reicht nicht. Planen Sie feste Zeiten ein, um Ihren Kalender und Ihre To-do-Listen durchzusehen und ggf. anzupassen. In einem Weekly Review zum Beispiel.
  13. Sie schieben die Schuld auf Ihre Werkzeuge
    Das ist eine Untugend, die man immer wieder erlebt. Nicht PowerPoint ist für schlechte Präsentationen verantwortlich, sondern der “User”, der PowerPoint missbraucht. Dasselbe gilt natürlich auch für Outlook & Co.
  14. Sie warten mit dem Beginn einer Aufgabe bis kurz vor knapp
    Sicher ist es besser, rechtzeitig mit einer Aufgabe anzufangen, so dass Sie von unvorhergesehenen Ereignissen nicht aus der Bahn geworfen werden. Aber ich kenne auch Zeitgenossen, die diesen Druck brauchen um Ihre Arbeit zu erledigen.
  15. Sie weigern sich, neue Fertigkeiten zu erlernen
    Ich denke, hierzu muss man nichts mehr sagen. Wer schon alles weiß, kann nichts mehr lernen. Fatal in diesen Tagen.

Die Aufzählung gleicht fast schon einer Checkliste. Gehen Sie die einzelnen Punkte doch einmal selbstkritisch durch. Doch wie gesagt, wenn Sie diese Hindernisse vermeiden, heißt das noch nicht zwingend, dass Sie produktiv sind. Die Vermeidung der o.a. Verhaltensweisen ist für die Produktivität notwendig, aber nicht hinreichend, wie die Mathematiker sagen.

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[Foto von 1588877 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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