E-Mails: 2mal am Tag ist genug!

Immer wieder beklagen sich die Teilnehmer in meinen Zeitmanagement-Workshops über die sattsam bekannte E-Mail-Flut. Dabei geht es nicht nur um die schiere Menge der Nachrichten an sich, sondern auch um die Störungen, die aufpoppende Benachrichtigungen über neuen Posteingang verursachen.

Meine Empfehlung: Holen Sie sich die Kontrolle über das Verfahren zurück!
Lassen Sie nicht Ihr E-Mail-Programm entscheiden, wann Sie den Eingangskorb schauen. Entscheiden Sie vielmehr selbst, wann Sie das tun. Schalten Sie diese unsäglichen automatischen Benachrichtigungen bei neuen E-Mails ab. Wie das z.B. für MS Outlook geht, erfahren Sie hier.

Und dann schauen Sie in den elektronischen Briefkasten, wann immer es für Sie in den Arbeitsablauf passt. Craig Jarrow empfiehlt in seinem Artikel “Get More Done by Checking Your Email Only Twice a Day”, dies zweimal am Tag zu tun: Am Vormittag und gegen Feierabend. Dabei dient der E-Mail-Check durchaus verschiedenen Zwecken.

Am Vormittag

  • Verschaffen Sie sich einen Informationsvorsprung
  • Können Sie Post verarbeiten, bevor die Arbeit richtig losgeht
  • Beugen Sie evtl. Überraschungen vor
  • Können Sie Arbeit rechtzeitig verteilen (oder delegieren, wenn Ihnen das lieber ist)
  • Können Sie frühzeitig anderen antworten
  • Überführen Sie ggf. E-Mails in Aufgaben

Gegen Feierabend

  • Schließen Sie offene Vorgänge ab
  • Können Sie für den nächsten Tag etwas auf den Weg bringen
  • Beantworten Sie Anfragen
  • Planen Sie für den nächsten Tag
  • Beenden Sie Ihren Arbeitstag (natürlich mit einem leeren Posteingang)

Mit ein paar Einschränkungen stimme ich der Aufzählung von Craig zu. Ich würde jedoch nicht gleich als allererstes am Morgen die E-Mails checken. Die Gefahr ist groß, dass Ihnen gleich zu Anfang Ihre Vorhaben über den Haufen geworfen werden.

BTW: Viele meiner Teilnehmer können sich mit dem Abschalten der Empfangsautomatik gar nicht anfreunden. Klar, manche Tätigkeiten erlauben das auch nicht. Die meisten aber schon. Warum viele die Automatik trotzdem nicht außer Betrieb nehmen wollen, erklärt Ihnen dieser Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Aber das ist wieder eine andere Geschichte.

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1 Antwort

Ein Gedanke zu „E-Mails: 2mal am Tag ist genug!

  1. Jens

    Wieder ein schöner und regelmäßiger Hinweis darauf, dass der Umgang mit Email stets bewusst sein und auch bleiben sollte. Ich habe vor längerem auch einmal unter http://www.burnaholics.com/blog/so-brichst-du-die-emailwelle/ ein paar Punkte zum Umgang mit Emails heruntergebrochen. Es ist sicher wichtig dabei, die Maßnahmen und Denkweisen für sich auszuwählen, die man leicht in seinen Alltag einbauen kann. Emailbewusstsein – Schön angeklingelt. Danke für das Erinnern! 😉

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