Die Checkliste für Meetings in Hotels

Als Trainer arbeite ich öfters in Hotels. Ich weiß nicht, wie es meinen Kolleginnen und Kollegen geht, aber mich verbindet mit der Hotellerie ein Art Hassliebe. Ich bin mir sicher, dies beruht auf Gegenseitigkeit, denn manche Vertreter unserer Zunft führen sich auf wie eitle Popdivas, die rundum gepampert werden möchten. Die Zusammenarbeit mit diesen Berufsgenossen ist sicher nicht immer nervenschonend.




Umgekehrt vergessen aber viele Hotelmitarbeiter auch, dass der Seminarraum für ein bis drei Tag(e) mein Arbeitsplatz ist. Ich sehe mich als Vollprofi, der gerne Vollprofis als Partner hat. Leider passiert es immer noch, dass…

  • für alle Teilnehmer ausreichend Getränke auf dem Tisch stehen, ich als Trainer jedoch vergessen wurde
  • ein Bankettmitarbeiter mich schon nach den Pausenzeiten fragt, kaum dass ich den Raum betreten habe. Er/sie fragt aber nicht, ob etwas fehlt oder ich Unterstützung brauche (benötige ich meistens nicht)
  • die Pinnwände alt, wackelig und voller großer Löcher sind. Außerdem stehen sie schief und das „lommelig“ gespannte Pinnwandpapier wurde auf der Rückseite bereits von einem Kollegen vor mir bereits beschrieben
  • die Filzstifte leer sind

Ich habe geschrieben „immer noch“, denn in der Regel gibt positive Beispiele, wo alles reibungslos flutscht, so dass das Arbeiten eine Freude ist.

Aus diesem Grund halte ich die Überschrift des Artikels von Mike Brown in dieser Radikalität für etwas überzogen, wenn er schreibt: 12 Reasons Why Hotel Meeting Rooms Suck for Collaboration. Er führt 12 Gründe auf, die Sie umdrehen und als Checkliste benutzen können. Hier die Punkte aus seiner Liste, die ich für relevant halte:

  • Die Hotels stopfen zu viele Leute in einen Raum
    Das stimmt leider zu oft. Deshalb achten Sie genau darauf, von welcher Sitzordnung die Bankettmitarbeiter ausgehen. Bei Parlamentsbestuhlung passen mehr Leute in einen Raum als bei einem Stuhlkreis. Besonders wichtig ist dies bei speziellen Konferenzformen wie OpenSpace oder World Café.
  • Die Teilnehmer können sich nicht bewegen
    Das korreliert stark mit dem o.a. Punkt. Rechnen Sie bei der Quadratmeterzahl großzügig und achten Sie auch auf bauliche Gegebenheiten (Säulen, Ecken etc.).
  • Es gibt keine Wände, um Flipchart-Blätter usw. aufzuhängen
    Achten Sie darauf, dass Sie genug große glatte Flächen haben, auf denen Sie Flipcharts mit der Arbeitsergebnissen hängen können. Wände tapeziert mit Raufaser und vollgehängt mit Bildern sind nicht geeignet.
  • Lichter direkt über Projektionsfläche
    Wenn Sie einen Datenprojektor benutzen, achten Sie darauf, dass Ihre Folien auch gesehen werden können. Oft ist es in der Umgebung der Projektionsfläche zu hell.
  • Das Bankettpersonal möchte die Kaffeepause unbedingt im Besprechungsraum aufbauen
    Auch ich möchte das nicht so gerne, denn meistens nimmt der Aufbau zu viel Platz weg, den man für andere Sachen braucht. Achten Sie darauf, mit dem Hotelpersonal vorher zu vereinbaren, wie Sie Getränke und Snacks geliefert haben möchten.
  • Die Räumlichkeiten erlauben es den Präsentierenden nicht, umherzulaufen
    Oft sind die Räume für das Reden schwingen optimiert, nicht für das Präsentieren. Achten Sie auf genug Raum für Teilnehmer, die präsentieren müssen.
  • In den Besprechungsräumen können nicht verschiedene Sitzordnungen eingenommen werden
    Das ist wieder das Problem mit der Größe. Sie können dieses Problem auch lösen, indem Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich in geeignete Gruppenräume begeben können.

Wie gesagt, die anderen Punkte, die Mike aufführt, habe ich so noch nicht erlebt.

Für mich am wichtigsten ist jedoch, dass die Bankettmitarbeiter flexibel sind. Ich muss es auch sein, denn manchmal muss man das Konzept noch kurz vor der Veranstaltung abändern. Da hilft es ungemein, wenn der Partner mitzieht.

In der Regel funktioniert das auch. Aber Sie wissen ja, keine Regel ohne Ausnahme.

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1 Antwort

Ein Gedanke zu „Die Checkliste für Meetings in Hotels

  1. Tim Themann

    Dazu kommt m. E. noch: Es gibt erstaunlich häufig keinen Papierkorb. Ich habe meist Müllbeutel dabei, um nach dem Aufbau (oder schnell mal zwischendurch) möglichst einfach für Ordnung sorgen zu können.

    Antworten

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