Wie Sie das richtige Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit wählen

Mittlerweile gibt es so viele Tools, Apps und Programme, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit unterstützen wollen, dass es nahezu unmöglich ist, den Überblick zu behalten. Auch Vergleichstests helfen nicht wirklich weiter, denn die Anforderungen variieren stark von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und sind individuell so verschieden, dass eine Verallgemeinerung der Vergleichskriterien nicht zweckmäßig zu sein scheint.




Bevor Sie sich für das eine oder andere Werkzeug entscheiden, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was die App für Sie tun soll. Kelly Forrister hat in einer Art Checkliste einige Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Wahl eines Tools bedenken sollten: How to choose a GTD system. Die Kriterien gelten auch für andere Ansätze zur Arbeitsorganisation, nicht nur für GTD®, die Bemerkungen sind von mir:

  • Gibt es irgendwelche Werkzeuge, die Sie bereits jetzt verwenden (z.B. ein im Unternehmen gebräuchlicher Kalender)?
    Halten Sie den Aufwand klein und überlegen Sie, was Sie von dem, was Sie jetzt schon haben, nutzen können. Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
  • Wo befinden sich Ihr E-Mail-Programm? Vielleicht nicht kriegsentscheidend, aber es ist sicher nützlich E-Mails und Aufgaben nah beieinander zu haben.
    Für mich persönlich ein zentraler Punkt. Und man kann es drehen, wie man es will, da haben Outlook und Notes der ach so bunten Konkurrenz nach wie vor einiges voraus. Für mich ist es z.B. unverzichtbar, aus einer Mail auf direktem Weg eine Aufgabe zu generieren.
  • Wer muss sonst noch Zugriff zu Ihren Daten haben? Sollten Sie einen gemeinsamen Server haben oder ist es ok, wenn Sie die Daten lokal vorhalten?
    Wer nimmt Notizen und/oder Termine entgegen, wenn Sie nicht im Büro sind? Hat der-/diejenige Zugriff zu Ihrem Kalender? Oder wollen Sie das gar nicht?
  • Was bevorzugen Sie: Papier und  Bleistift oder den Computer?
    Es gibt Leute, die schwören auf ihr Notizbuch. Und obwohl ich mich in meiner Begeisterung für Gadgets alles Art kaum übertreffen lasse, muss ich zugeben, die Leute haben gute Argumente.
  • Ist die Sicherheit ein Punkt, der zu bedenken ist?
    Klar, fragen Sie die IT-Abteilung Ihres Vertrauens.
  • Wie legen Sie ein Back-up an, wenn notwendig?
    Die Datensicherung wird oft lax bis gar nicht gehandhabt. Allerdings, wenn Sie GTD ernsthaft betreiben und Ihre Daten gehen verloren, dann haben Sie ein echtes Problem. Denn im Kopf dürften Sie keine Daten mehr haben (“off your head…”). Deshalb: Sichern, sichern, sichern.
  • Was würden Sie im besten Fall mit sich herumtragen?
    Gott sei Dank gibt es mittlerweile iPhones, Netbooks und Moleskines. Da hält sich das Gewicht in Grenzen.
  • Mit welchen Werkzeugen sind Sie bereits jetzt vertraut?
    Noch einmal: Erfinden Sie nicht das Rad wieder neu. Wenn etwas funktioniert, dann behalten Sie es bei. Sie wollen produktiv sein und nicht Ihre kostbare Zeit mit der Einarbeitung in irgendwelche neuen Programme verbraten.
  • Würden Sie tatsächliches nahezu alles in dieses System packen?
    Ich persönlich bevorzuge es, alles an einem Platz zu haben, auch virtuell. So wenig verschiedene Anwendungen wie nötig, wo wenig wie möglich.
  • Ist es skalierbar?
    Hier zeigt mir Kelly meine Grenzen in der englischen Sprache. Ich vermute, Sie meint damit, ob das System aufbaufähig ist. Ich kann mich aber auch täuschen.
  • Können Sie es leicht erlernen?
    Wenn Sie schon unbedingt etwas Neues lernen müssen, dann sorgen Sie dafür, dass die Lernkurve so steil wie möglich ist. Ich denke, da sind die Apple-Nutzer mit ihren Programmen im Vorteil.
  • Was würden Sie dafür ausgeben?
    Würden Sie überhaupt etwas dafür ausgeben oder können Sie bereits vorhandenes Werkzeug nutzen (“Bordmittel”, s.o.)? Das wäre dann besonders preiswert.
  • Was braucht es für die Synchronisation?
    O ja, wie bekommen Sie Ihre verschiedenen Werkzeuge synchronisiert? Hier können Sie Wochen in einschlägigen Benutzerforen verbringen.

Ich bin Kelly dankbar dafür, dass sie einen wichtigen Faktor in den Vordergrund stellt: Den gesunden Menschenverstand nämlich. Das System ist für Sie da und nicht Sie für das System.

BTW: Eine erste Fassung dieses Artikels erschien am 20. Januar 2010.
Offensichtlich ist der Inhalt immer noch aktuell.

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[Foto von Michael Schwarzenberger [via pixabay], (CC0 Public Domain)]
#rp

4 Antworten

4 Gedanken zu „Wie Sie das richtige Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit wählen

  1. Katarzyna

    Ich kann etwas zu diesem Thema sagen… In meinem Leben und bei meiner Arbeit habe ich schon viele Werkzeuge ausprobiert – Apps, Kalender, ToDo-Listen… Keine von ihnen erfüllten meine Erwartungen. Ich war enttäuscht und ein wenig resigniert. Vor einigen Tagen habe ich auf Kanban Tool gestoβen – Internetseite, Programm, Angebot auch für Firmen… Schuss ins Schwarze 🙂 Jeder hat eigene Lieblingswerkzeuge, aber ich bin fest davon überzeugt, dass sie diese Seite besuchen sollen – wenn jemand will – http://kanbantool.com/. Ich habe mich weit und breit ausgelassen… So.. Tschüss!! 🙂

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  2. Thomas Mathoi

    Danke Stephan, dass immer wieder daran erinnerst, wie einfach und reduziert ein GTD-System sein soll(te). Zum Punkt E-Mail habe ich eine Anmerkung: Aufgaben direkt aus E-Mails zu generieren ist nicht nur in Outlook und Notes möglich, sondern es gibt viele Apps, die das auch unterstützen. Mac- und iOS-User sind da sogar ein wenig im Vorteil, denn die dafür erforderlichen Verlinkungen zwischen den Elementen unterschiedlicher Apps klappt mit den Apple-Betriebssystemen mittlerweile nahezu klaglos und vorbildlich.

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    1. Stephan List Beitragsautor

      Lieber Thomas,
      dazu wüsste ich gerne Näheres. Kannst Du mir ein Beispiel geben, wo das funktioniert außer über den Umweg via E-Mail? Ernsthafte Frage, denn ich kenne das bisher nicht.

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