Sind Sie überstrapaziert? Rechnen Sie es aus!

Manchmal sehen wir den Wald vor lauter Bäumen nicht, besonders wenn es um unsere eigenen Arbeitsbelastung geht. Ohne es recht zu bemerken, nehmen wir so viele Aufträge an, dass wir sie zum Schluss gar nicht mehr alle abarbeiten können. Dabei geht es hier nicht nur um Aufträge, die wir “offiziell” von Kunden, Vorgesetzten oder Kollegen erhalten. Vielmehr sind damit auch die vielen “inneren” Verpflichtungen gemeint, die wir eingegangen sind.

Wenn wir den Überblick über all diese Verpflichtungen verlieren, dann ist es zur Überlastung nicht mehr weit. Wir wissen nicht mehr, “wo uns der Kopf steht”. Diesen Zustand der Überlastung meinte David Allen, als er auf dem GTD Summit den Ratschlag erteilte:

Re-negotiate your commitments!







Es macht immer wieder Sinn, bei den Verpflichtungen klar Schiff zu machen. Was von diesen Verpflichtungen ist überhaupt noch aktuell, was kann/muss ich zurückstellen, was kann ich ganz sein lassen? Ein Kassensturz also, den Sie mit Hilfe eines Braindumps (Mind-Sweeps) durchführen können.

Aber woran merkt man eigentlich, dass es zu viel geworden ist? Das Bauchgefühl ist die eine Seite, aber kann man Überlastung auch quantifizieren?
Ja, kann man, meint Elizabeth Grace Saunders in ihrem Artikel “A Formula to Stop You from Overcommitting Your Time”.

Um herauszufinden, ob Sie überbeansprucht sind, benutzt sie die Gleichung
(als Beträge setzen Sie die aufzuwendenden Stunden ein):

Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen = 24 h – Eigenpflege

Dabei sind externe Erwartungen zum Beispiel Arbeit, Zeit fürs Pendeln zum/vom Arbeitsplatz, Hausarbeit usw. Interne Erwartungen sind etwa Reisen, Sport, Hobbies etc.

Nun gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen = 24 h – Eigenpflege
    Ihre Verpflichtungen entsprechen der Zeit, die Sie dafür aufwenden. Mehr ist allerdings nicht drin. Sie nähen auf Kante, mehr darf nicht passieren.
  2. Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen > 24 h – Eigenpflege
    Der zeitliche Aufwand für Ihre Verpflichtungen sind höher als Sie leisten können. Also: Re-negotiate your commitments und werfen Sie Ballast ab.
  3. Äußere Erwartungen + Innere Erwartungen < 24 h – Eigenpflege
    Sie haben noch Luft nach oben.

Bedenken Sie bei der Anwendung der Saundersschen Formel, dass hier nur über das Element “Zeit” quantifiziert wird. Keine Rücksicht wird darauf genommen, wieviel Kraft man für eine Verpflichtung verwenden muss oder wann konkret dieser Verpflichtung nachzukommen ist.

Dennoch finde ich, dass man mit der o.a. Gleichung zumindest einmal überschlagen kann, ob hinsichtlich der zeitlichen Belastung noch Luft nach oben oder nach unten ist. Es hindert Sie auch niemand daran, diese Überschlagsrechnung nur auf Ihre Arbeitszeit zu beziehen. Vielleicht gelingt es Ihnen dann, den Chef tatsächlich davon zu überzeugen, das “mehr” zur Zeit nicht drin ist. Schrauben Sie allerdings Ihre Erwartungshaltung nicht zu hoch. Warum, erklärt Ihnen Gunter Dueck in seinem Vortrag ab etwa der 12. Minute:

[via Lifehacker]

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