Schreiben Sie klare Betreffs, bitte!

In Deutschland gibt es für nahezu alle Bereiche des täglichen Lebens ein Gesetz, eine Vorschrift, eine Regel oder zumindest eine Norm. Glauben Sie nicht unseren Politikern, die in diesem Zusammenhang immer mit dem Finger auf Brüssel zeigen. Das war bei uns schon immer so. Um bürokratischen Wildwuchs zu erzeugen, brauchen wir keine EU, das können wir schon selber.

Dabei soll aber nicht verschwiegen werden, dass manche Normen durchaus von großem Nutzen sind. Die DIN 5008 ist ein solche Norm. Sie “legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest” (Wikipedia). Sie merken schon, es geht hier um Geschäftsbriefe. Wie ein solcher normierter Geschäftsbriefbogen aussehen sollte, zeigt Ihnen eine eigene einschlägige Website.

Für besonders nützlich in einem Geschäftsbrief halte ich die Betreffzeile. Sie sollte so kurz wie möglich sein und dem Leser auf einem Blick darüber informieren, worum es in dem Schreiben überhaupt geht.

Während sich die meisten Briefeschreiber in der Geschäftswelt daran halten, ein aussagekräftiges und kompaktes Betreff zu schreiben, ist dies bei Betreffzeilen von E-Mails oft nicht der Fall. Und das, obwohl es sich oft um die gleichen Personen handelt, die da schreiben.

Dabei ist ein aussagekräftiges Betreff bei E-Mails mindestens genauso sinnvoll wie bei Briefen, wenn nicht sogar noch wichtiger. Denn bei der großen Menge von E-Mails, denen viele Empfänger ausgesetzt sind, ist es geradezu überlebenswichtig, schnell zu erfassen, um was es geht, wenn man nicht in der E-Mail-Flut absaufen will. Zudem unterstützen auch die meisten E-Mail-Programme durch ihr Layout das schnelle Erfassen (“Screening”) der Betreffzeilen.

Wenn Sie schon die Absender nicht dazu bringen können, vernünftige E-Mails zu schreiben, dann gehen Sie wenigstens mit gutem Beispiel voran. Versetzen Sie sich in die Rolle des Empfängers. Was muss in den Betreff, damit er entscheiden kann, ob etwas und wenn ja, was mit der E-Mail zu tun ist?

Sean Blanda empfiehlt dem eigentlichen Betreff bestimmte fest definierte Kürzel voranzustellen: 5 Prefixes You Should Be Using in Your Email Subject Lines. Im amerikanische Sprachraum sind dies:

  • FYI: For your information
  • Urgent: Dringend (echt jetzt!)
  • EOM: End of Message
  • NRN: No Reply Needed
  • NFA: No Further Action

Ich weiß nicht, ob wir bei uns solche Kürzel schon einmal in Gebrauch hatten. Wenn ja, dann konnten sie sich nicht durchsetzen. Schade eigentlich. Sie würden den E-Mail-Verkehr und vor allem die Weiterverarbeitung der Nachrichten erheblich vereinfachen.

Allerdings können Sie auch bei uns einen entsprechenden Hinweis dem Betreff voranstellen, z.B.

  • Nur zur Ihrer Information
  • Bitte um Entscheidung
  • Bitte um Rückruf usw.

Um die Arbeit zu vereinfachen, können Sie sich dafür zum Beispiel Textbausteine und Tastaturkürzel zurechtlegen.

Denken Sie einmal darüber nach, Ihre Korrespondenzpartner werden es Ihnen danken!

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[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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