Wie Sie “Nein” per E-Mail sagen

Auch wenn Ihnen nicht der innere Antreiber “Mach es allen recht” im Nacken sitzt, so kann dennoch das “Nein” sagen äußerst unangenehm sein. Oft schieben wir das “Nein” vor uns her und hoffen, dass das Anliegen sich von allein erledigt oder im Sande verläuft. Oder, wir sagen schließlich doch “Ja”, obwohl wir wissen, dass wir die Bitte gar nicht erfüllen können oder wollen. Ein furchtbarer Eiertanz, der oft in einem ebensolchen Gemurkse endet. Damit ist letztlich keinem gedient.

Wie wir es schaffen, freundlich “Nein” zu sagen, verrät uns Alexandra Franzen in ihrem Artikel “How to Say No to Anyone (Even a Good Friend)”.  Sie schlägt vor, eine ablehnende E-Mail nach folgendem Muster zu schreiben:

Hallo [Name ],

Danke für Deine Nachricht.

Es ehrt mich sehr, dass Du gerade mich um [Anliegen] gebeten hast.
Ich war hin- und hergerissen und habe lange überlegt.
Auch wenn es mir schwer fällt, kann ich leider Deine Bitte nicht erfüllen, weil/denn [Grund].

Vielleicht kann ich Dich aber in anderer Weise unterstützen.
[Beschreibung, was Sie anderweitig tun könnten/möchten]

Nochmals Danke, dass Du an mich gedacht hast und Danke auch für Dein Verständnis.

[Ihr Name]

Wie Sie sich denken können, habe ich die englische Vorlage eingedeutscht, denn der amerikanische Ton ist für unsere Verhältnisse doch etwas dick aufgetragen. Ich bitte dies nicht als Wertung, sondern als Feststellung aufzufassen. Vielleicht ist ja selbst die eingedeutschte Variante dem einen oder anderen Leser zu “soft”.
Es müssen auch nicht alle Elemente benutzt werden, manchmal können oder wollen Sie keine andere Unterstützung anbieten. Dann schreiben Sie eben gar nichts in dieser Richtung.

Zu welchem Schluss Sie auch kommen, allzu lange sollten Sie mit der Ablehnung des Anliegens nicht warten. Bringen Sie es hinter sich, dann kann Ihr Partner sich rechtzeitig nach Alternativen umsehen.

Außerdem empfehle ich Ihnen eine Ablehnung per E-Mail nur dann, wenn Sie die Bitte auch per E-Mail erhalten haben. Kam Sie mündlich, dann würde ich auch mündlich antworten.

Eines bleibt: Die Ablehnung einer Bitte ist immer unangenehm. Allerdings macht oft der Ton die Musik. Wenn es Ihnen gelingt, den richtigen zu treffen, dann ist die Chance groß, dass die Beziehung intakt bleibt

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[Grafik von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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