Warum sollte ich Ihre E-Mail lesen?

In Deutschland gibt es für alles eine Norm. So auch für den Geschäftsbrief. Wie er auszusehen hat, ist bei uns in DIN 5008 geregelt. Eine der wichtigsten Elemente ist der Betreff.  Warum er so wichtig ist, steht in dem gleichnamigen Artikel in Wikipedia:







Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht. Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

Es lohnt sich, den Abschnitt zweimal zu lesen und sich den Inhalt auf der Zunge zergehen zu lassen. Meines Wissens nach ist die E-Mail zwar noch nicht normiert, folgt aber in der Formatierung dem Geschäftsbrief. Das heißt, auch bei der E-Mail finden Sie den “Betreff”, der Zweck ist der gleiche.
Allerdings packt einen das Grauen, wenn man sich die Betreffs in den Posteingängen der E-Mail-Programme der deutschen Wirtschaft betrachtet. Von Prägnanz und Aussagekraft kann oft keine Rede sein und manchmal mag man die E-Mail gar nicht erst öffnen.

Geoffrey James behauptet, dass Otto Normalverbraucher in der Regel in nur 2 (zwei!) Sekunden entscheidet, ob er eine E-Mail öffnet oder nicht. In einem Artikel listet er “9 Questions People Ask Before Opening an Email” auf. Der Adressat fragt sich:

  1. Habe ich gerade die Zeit, mich mit der Nachricht zu befassen?
  2. Kenne ich den Absender?
  3. Arbeitet der Schreiber im gleichen Unternehmen oder in meinem Netzwerk?
  4. Handelt es sich um einen Profi oder um einen Amateur?
    (Das meint man an der E-Mail-Adresse erkennen zu können: *@Firma.de oder *@gmx.de?)
  5. Kennt mich der Absender?
  6. Ist die Nachricht für mich relevant?
  7. Handelt es sich vielleicht um SPAM?
  8. Riecht die E-Mail nach Verkauf oder Werbung?
  9. Ist die Nachricht wohl eher interessant oder langweilig?

Nur 2 Sekunden. Wenn das stimmt, dann ist das tatsächlich nicht viel. Sie können daran ermessen, wie wichtig ein aussagekräftiger Betreff wirklich ist.

Ich selbst schätze im übrigen E-Mails, deren Betreffs mir gleich mitteilen, was von mir erwartet wird bzw. was ich tun soll. Zum Beispiel:

  • Bitte um Entscheidung: Einbau Kurbelwelle Projekt XY
  • FYI (Zur Kenntnis): Protokoll Meeting Reklamationsstand vom 25. 4.16

Das erleichtert mir gegebenenfalls das Überführen der E-Mail in eine Aufgabe, wie ich es im ToolBlog schon mehrere Mal beschrieben habe.

Betrachten Sie die o.a. Fragen als Checkliste für Ihre nächsten E-Mails und richten Sie sich danach. Dann wird Ihre E-Mail auch gelesen.

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[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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