Wie Sie Ihre E-Mails organisieren

Man sollte ja meinen, zum Thema E-Mail ist schon alles g’schwätzt, wie der Schwabe sagt. Das stimmt zwar zum großen Teil, aber es gibt immer wieder einzelne Artikel, die sich aus der Masse der Beiträge mit den 08/15-Tipps herausheben. Niraj Ranjan hat einen solchen geschrieben: Sending Sanity: How to Organize Your Inbox to Be More Productive. Zwar sind auch seine Hinweise nicht unbedingt neu, aber hier ist die Zusammenstellung interessant. Er rät uns




  1. Tragen Sie sich aus unnützen Maillisten aus
  2. Vermeiden Sie komplizierte Ablagestrukturen
  3. Verwenden Sie fortgeschrittene Suchmöglichkeiten
  4. Halten Sie sich an die 4-Sätze-Regel
  5. Folgen Sie der 1-Klick-Regel
  6. Verwenden Sie unterschiedliche Signaturen
  7. Verschwenden Sie keine Zeit, indem Sie jede Antwort einzeln tippen
  8. Benutzen Sie Bezeichnungen (Tags, Label, Kategorien) und Filter

Hier einige Bemerkungen zu Nirajs Ratschlägen von mir:

zu 1)  Niraj empfiehlt zum massenmäßigen Aufräumen das Tool unroll.me. Ich kann mich seiner Empfehlung nur anschließen.

zu 2) Ich selbst verwende gar keine Mappen in der Ablage, sondern bemühe die eingebaute Suche von Outlook oder ggf. das Plugin Lookeen. Wenn Sie so wollen, kann man das analog zur Materialwirtschaft “chaotische Lagerung” nennen. Wenn Sie auf die Mappen nicht verzichten wollen, dann empfehle ich Ihnen, nicht mehr als eine Ebene von Unterordnern zu verwenden. Eine tiefere Staffelung führt zur Verwirrung.

zu 4) Hier geht es darum, die eigentliche Nachricht auf maximal 4 Sätze zu beschränken. Längere Texte gehören in den Anhang. Zu den four.sentenc.es und seinen Verwandten habe ich vor einigen Jahren auf dem ToolBlog einen eigenen Artikel verfasst (“Die E-Mail-Selbstverpflichtung: Fasse Dich kurz”).

zu 5) Mit dieser Regel ist die Verpflichtung gemeint, die E-Mail angemessen weiter zu verarbeiten, wenn man sie einmal geöffnet hat. Die Nachricht kann etwa in eine Aufgabe überführt oder archiviert werden. Nur noch einmal draufklicken, dass sollte man nicht.

zu 7) Textbausteine!

Die Tipps von Niraj lassen sich mit allen E-Mail-Programmen realisieren. Sie funktionieren mit Outlook genauso wie mit GMail. Allerdings lohnt es sich die Recherche, ob es passende Plugins gibt, die für die Programme zugeschnitten sind.

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