Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen

Machen wir uns nichts vor. Die Zeit des papierlosen Büros kommt. Zwar nicht so schnell und mit Verzögerung, aber sie kommt, das steht für mich außer Zweifel.  Ein Zeichen dafür ist, dass bei vielen Teilnehmern meiner Workshops gar kein “echten” Eingangskorb mehr auf dem Schreibtisch steht, weil es schlicht und einfach kaum mehr Eingänge in Papierform gibt. Die meisten Informationen, die es weiterzuverarbeiten gilt, kommen heute per E-Mail, so zumindest die Aussage der meisten Menschen, mit denen ich es in Workshops und Coaching zu tun habe.

Zwangsläufig entstehen aus vielen E-Mails Aufgaben und es stellt sich die Frage, wie man effizient und ohne großen Aufwand eine elektronische Nachricht aus dem virtuellen Eingangskorb nimmt und sie in einen Aufgabe überführt.

In MS Outlook ist das einfach, denn schließlich handelt es sich um ein integriertes Managementsystem. Man muss einfach die betreffende Email in die Modulschaltfläche “Aufgaben” unten links ziehen und der Drops ist gelutscht, wie die Norddeutschen sagen. Für mich persönlich ist dieses Feature ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal von Outlook.

Aber anders geht es auch. Wenn Sie Outlook nicht benutzen, sondern E-Mails und Aufgaben mit verschiedenen Anwendungen “getrennt fahren”, können Sie dennoch mehr oder weniger bequem eine E-Mail in einen Aufgabe umwandeln. Akshata Shanbhag zeigt Ihnen, wie es geht anhand von 9 ausgewählten Aufgabenmanagern: 9 Instant Ways to Turn Your Emails into Tasks. Das Prinzip ist immer ähnlich. Von dem Aufgabenmanager bekommen Sie eine E-Mail-Adresse zugewiesen. Wenn Sie die entsprechende E-Mail dann an diese Adresse weiterleiten, wird die E-Mail von dem Programm in eine Aufgabe umgewandelt. Wie die einzelnen Apps dann den Betreff oder den Nachrichtentext behandeln, ist verschieden. Auch können Sie da und dort den Betreff ergänzen, so dass die Aufgabe dann mit unterschiedlichen Zusatzinformationen, wie Prioritöt, Kontext etc. versehen wird.

In dem Artikel behandelt Akshata die Programme:

  1. Trello
  2. Wunderlist
  3. Remember The Mild
  4. Todoist
  5. Evernote
  6. Asana
  7. Toodledo
  8. Any.do
  9. GMail (Sortd, ActiveInbox, Google Tasks)

Wie es wohl mit Wunderlist weitergeht? Microsoft hat ja vor einiger Zeit den ganzen Laden übernommen und ich bin gespannt, wie sich Wunderlist weiterentwickeln wird (ob überhaupt?). Vielleicht werden Teile davon in Outlook integriert, wer weiß. Am weitesten in der Zusammenarbeit mit E-Mail-Clients scheint mir Todoist zu sein. Dort gibt es Erweiterungen für alle möglichen Programme.

Auf die Gefahr hin, dass ich mich wieder hole: Für mich ist die Möglichkeit, E-Mails in Aufgaben zu überführen, ein Kernpunkt meines Zeitmanagement-Ansatzes. Eine condition sine qua non, um es geschwollen auszudrücken.

Ohne geht gar nicht.

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2 Antworten

2 Gedanken zu „Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen

  1. Susanna Künzl

    Eine nützliche Zusammenstellung, danke!
    Mit Thunderbird ist es übrigens auch simpel: Mit der rechten Maustaste auf den Titel der E-Mail, Umwandeln in >> Aufgabe. So muss man auch hier das System nicht verlassen. Und das Ganze läuft auch noch unter Linux.

    Antworten

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