“Erinnerungen” GTD-gerecht einrichten (iOS und Mac)

An Programmen zum Aufgabenmanagement herrscht wahrlich kein Mangel. Der Bestseller von David Allen zog eine wahre Flut von Aufgabenmanagern nach sich, für alle Plattformen und in allen Preisklassen, von ummensonscht bis teuer. Böse Zungen behaupten, der Grund für die vielen Programme und letztlich auch für den Erfolg seines Buches läge in dem Flussdiagramm (pdf-Datei), das David Allen für seinen Ansatz veröffentlicht hat. Quasi ein Schlüsselreiz für kreative Coder. Aber an solchen (bösartigen) Spekulationen wollen wir uns natürlich nicht beteiligen.




Nicht jede(r) ist ein Freund von speziellen Programmen zum Aufgabenmanagement. Gerade aus Gründen der Einfachheit ziehen es viele Mitmenschen vor, ihre Aufgabenorganisation mit den bereits vorhandenen Bordmitteln zu gestalten. Ein bekanntes Beispiel ist das Verwenden einfacher Textdateien, wie an dieser Stelle schon mehrfach berichtet.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Programme zu benutzen, die sich schon im Lieferzustand auf dem Rechner befinden. “Erinnerungen” ist so eine Anwendung, die zur Grundausstattung jedes Macs und iOS-Geräts gehören. Ein Blogpost eines unbekannten Autors erklärt, wie Sie “Erinnerungen” GTD-gerecht einrichten können: Using Reminders to Get Things Done. Dies sind die Schritte:

  1. Erstellen Sie die Listen “Eingang”, “Tickler File” und “Irgendwann/Vielleicht”.
    Wenn Sie möchten, können Sie auch weitere Listen, z.B. für bestimmte Arbeitskontexte ergänzen.
  2. Schreiben Sie alles, was Sie alle unerledigten Aufgaben haben, auf die Liste “Eingang”.
    Dies können Sie auch mit einem mentalen Kehraus (MInd-Sweep, Braindump) verbinden.
  3. Verarbeiten Sie den Inhalt der Liste “Eingang” gemäß dem GTD-Ansatz
    Leeren Sie Ihren Eingangskorb  und formulieren Sie den nächsten physischen Schritt. Verteilen Sie dann die Aufgaben auf die anderen Listen
  4. (Priorisieren Sie Ihre Aufgaben)
    Warum die Klammer? Ich halte diesen Schritt für überflüssig.
  5. Planen Sie Ihre Aufgaben
    Versehen Sie Ihre Aufgaben mit einem Start- und wenn nötig mit einem Enddatum.
  6. Machen Sie sich diese Vorgehensweise zur festen Gewohnheit

Wenn Sie möchten, können Sie sich für bestimmte Projekte eigene Listen definieren. Allerdings kann es sein, dass Sie dann mit Ihren Kontextlisten über Kreuz kommen. Auf die Liste “Tickler File” kommen alle Aufgaben, die regelmäßig wieder auftauchen (wöchentlich, monatlich usw.)
Die Liste Irgendwann/Vielleicht ist selbsterklärend. Hierhinein scheiben Sie alle Tätigkeiten, die Sie irgendwann einmal angehen möchten.

Wie gesagt, eine einfache Lösung, die ihre Schwachpunkte hat, aber im Großen und Ganzen funktioniert. Ich habe einen Freund, der alle seine Aufgaben auf dem Mac mit den Erinnerungen organisiert. Und das sind nicht wenige.

Ich mache das nicht. Outlook ist mein Freund. Auch auf dem Mac (allerdings mit Zähneknirschen).

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