Wie Sie eine Agenda für effektive Besprechungen gestalten

Ich gebe zu, ich halte nicht viel davon, wenn genervte Mitmenschen auf Besprechungen schimpfen und sie am liebsten abschafften. Bohrt man ein wenig nach, dann handelt es sich auch nicht um Besprechungen per se, sondern um ineffektive und ineffiziente. Ob eine Besprechung nützlich ist oder Zeitverschwendung, fängt schon mit der Agenda an. Wie oft höre ich, dass Meetings einberufen werden, bei der eine Agenda unvollständig ist oder im schlimmsten Fall sogar ganz fehlt. So wird das nichts! Merke:

Eine gute Agenda ist eine notwendige, wenn auch nicht hinreichende Bedingung für eine nützliche Besprechung.

Roger Schwarz gibt uns dafür ein paar hilfreiche Tipps: How to Design an Agenda for an Effective Meeting. Sie lauten:

  1. Bitten Sie von vornherein die Teilnehmer um Anregungen
  2. Wählen Sie Themen aus, die für das gesamte Team relevant sind
  3. Formulieren Sie die Tagesordnungspunkte als Fragen, die die Teilnehmer beantworten sollen
  4. Überlegen Sie sich, welchen Zweck die Besprechung hat: Informationsaustausch, die Vorbereitung oder das Fällen von Entscheidungen
  5. Planen Sie, in welchen Schritten Sie den jeweiligen Tagesordnungspunkt abarbeiten wollen
  6. Stellen Sie klar, welche Teilnehmer sich wie auf das Meeting vorbereiten sollen
  7. Bestimmen Sie, wer für die Durchführung des jeweiligen Tagesordnungspunkts verantwortlich sein soll
  8. Der erste Tagespunkt sollte sich damit befassen, die Agenda auf den neuesten Stand zu bringen und ggf. zu ändern
  9. Beenden Sie die Besprechung auf der Metaebene und überprüfen Sie zusammen, wie das Meeting gelaufen ist. Was sollte beibehalten, was geändert werden?

Wie die Teilnehmer meiner Workshops wissen, unterscheide ich zwischen der Agenda und dem Drehbuch. Dies kommt in Rogers Punkt (4) zum Ausdruck. Sie sollten bei jedem Punkt der Tagesordnung über den Methodeneinsatz nachdenken. Nicht „One size fits it all“. Eine Entscheidung erfordert andere Methoden als ein Informationsaustausch. Schließlich schlagen Sie auch einen Nagel nicht mit einer Klobürste in die Wand.

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