MS Outlook: Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen

Viele kennen den Trick schon, aber für viele ist er auch neu, wie ich aus meinen Workshops weiß. Eine der hervorstechenden Eigenschaften von MS Outlook ist, dass Sie ganz einfach eine E-Mail in eine Aufgabe überführen können. Wie das geht, sehen Sie in dem Video aus dem Artikel von Sam Grier: How To Convert An Email Into An Outlook Task.

Ich halte es übrigens nichts davon, eine E-Mail nur über das Flagge setzen zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Sie ist dann zwar gekennzeichnet, aber keine echte Aufgabe.

BTW/1: Ich habe tatsächlich keine vernünftige Anleitung in Deutsch gefunden. Vielleicht sollte ich selber mal…

BTW/2: Die o.a. Anleitung gilt nur für Outlook für Windows. Bei Outlook für den Mac funktioniert das nicht ganz so komfortabel über Apple Script und das auch nur in der Version 2011. Ich habe das Problem an früherer Stelle bereits beschrieben.

2 Antworten

2 Gedanken zu „MS Outlook: Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen

  1. Robert Mayerhofer

    Hallo Herr List,

    „… eine gekennzeichnete Mail ist keine echte Aufgabe …“ Was qualifiziert eine echte Aufgabe?
    Ich vermute mal der GTDler stört sich am Betreff der eMail. Da ist keine „Action“ drin.
    Aber der Reihe nach.
    1. Nachricht mit Flagge kennzeichnen
    2. in der Vorgangsliste den Betreff der Mail in eine „Action“ umtexten
    3. den Betreff der Mail im Posteingang nochmals ansehen …
    Outlook unterscheidet automatisch zwischen dem Mailbetreff und dem Aufgabenbetreff in der Vorgangsliste.
    Damit habe ich keine doppelte Datenhaltung, Nachircht und Aufgabe. Die Nachricht kann auch gleich in den „zuständigen Ordner“ verschoben werden (nicht in eine .pst-Datei).
    Aufgabe auf erledigt setzten, eMail ist automatisch auch erledigt gekennzeichnet.

    Gruß
    Robert Mayerhofer

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    1. Stephan List Beitragsautor

      Hallo Herr Mayerhofer,

      Danke für Ihre Nachricht mit dem umfangreichen Kommentar.
      Die Vorgehensweise, die Sie vorschlagen, ist mir bekannt, kommt aber für mich nicht in Frage.
      Ich möchte diese doppelte Datenhaltung ganz bewusst in meinem System haben und die E-Mail von der betreffenden Aufgabe trennen. Für mich ist eine E-Mail, auch wenn sie geflaggt“ ist, keine Aufgabe, sondern immer noch eine E-Mail. Ich folge da ganz konsequent dem Vorschlag von Michael Linenberger, der die Gründe dafür in „Total Workday Control“ aufgeführt hat (siehe dazu auch seinen Workflow). Der Ausdruck „echt“ bezieht sich in dem Fall weniger auf die Formulierung als vielmehr auf den Vorgangstyp.

      Aber natürlich, viele Wege führen nach Rom…

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