Einige wichtige Regeln für die E-Mail

Schon oft wurde die E-Mail totgesagt und tatsächlich betreten neue Player sprich Kollaborationswerkzeuge das Spielfeld. Allerdings leben Totgesagte bekanntlich länger und so wird uns die gute alte Tante E-Mail sicher noch eine Weile lange begleiten.

So alt wie die E-Mail selbst ist die Klage darüber, wie ineffizient das Medium ist. Damit schlagen wir oft den Sack, obwohl wir den Esel meinen. Es gilt dasselbe wie bei anderen Programmen: NIcht die Software ist schuld, sondern der falsche Gebrauch derselben. Brian Kreissl ruft uns in dem Beitrag „‎‎Is email killing our productivity?“ noch einmal einige Regeln für den Gebrauch der E-Mail in Erinnerung:

  • Entscheiden Sie sorgfältig, wer die Nachricht überhaupt erhalten soll und halten Sie den Empfängerkreis möglichst klein
  • Wenn die Mail nicht wirklich dringend ist, geben Sie dem Adressaten zumindest 24 Stunden Zeit für die Antwort
  • Gehen Sie mit der Bezeichnung „Dringend“ sparsam um
  • Setzen Sie eine „Out of Office“-Nachricht auf, wenn Sie keine Zeit haben, Ihre Nachrichten zu lesen
  • Das Lesen der Mail sollte nicht Ihre erste Handlung am Morgen sein
  • Schreiben Sie Ihre Mails nach dem kkk-Prinzip: Kurz, knapp, knackig. Kommen Sie in kurzen Sätzen auf den Punkt. Schreiben Sie strukturiert und übersichtlich
  • Wenn Sie sauer sind, dann warten Sie mindestens 2 Stunden, ehe Sie eine Antwort schreiben
  • Gehen Sie von eher von positiven Absichten des Schreibers aus, statt negative zu konstruieren
  • Wenn Sie einen Anhang senden, überlegen Sie ob Sie möchten, dass er evtl. weitergeleitet wird
  • Markieren Sie weniger dringende Nachrichten zum späteren Lesen, überfliegen Sie sie lediglich, delegieren sie an andere oder werfen Sie sie in den Papierkorb, wenn Sie keine Zeit dafür haben
  • Denken Sie darüber nach, ob ein Telefonanruf, ein persönliches Treffen oder ein kurzes Gespräch ein besseres Kommunikationsmittel sein könnte.

Sie merken schon an der Art dieser Hinweise: Andere zu ändern ist schwer bis unmöglich, man muss bei den eigenen Verhaltensweisen ansetzen.

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