Eine Checkliste für E-Mails

Manchmal werde ich in meinen Workshops gefragt, warum das Medium E-Mail so „miss“braucht wird. Meine Antwort ist relativ simpel: Weil man es kann. Tatsächlich schicken manche Zeitgenossen elektronische Nachrichten in der Weltgeschichte herum, ohne auch nur einen Moment vor Betätigung des „Senden“-Knopfs nachgedacht zu haben.

Für diese Menschen ist eine Checkliste gedacht, die Dave LeClair in seinem Beitrag „Before You Send an Email, Run it Through This Checklist“ vorstellt. Diese Punkte sollte man beachten:

  1. Schreiben Sie eine Betreffzeile (und zwar eine aussagekräftige!)
  2. Vermeiden Sie eine flapsige Anrede
  3. Kontrollieren Sie Ihre Nachricht noch einmal auf Fehler
  4. Setzen Sie den Empfänger immer zuletzt ein (so können Sie noch einmal überprüfen, ob Sie alles zusammen haben: Anhänge, Signatur etc.)
  5. Strukturieren Sie Ihren Text, damit er besser lesbar wird
  6. Schreiben Sie kein Follow-up. Wenn es dringend ist, greifen Sie stattdessen zum Hörer
  7. Versehen Sie die Nachricht nur dann mit dem Status „Wichtig“, wenn sie wirklich wichtig ist

Die Liste ist sicher nicht vollständig, aber wichtige Dinge stehen schon einmal drin. Wenn Sie es ansprechender haben möchten, dann betrachten Sie die einschlägige Infografik. Allerdings ist die in Englisch.

3 Antworten

3 Gedanken zu „Eine Checkliste für E-Mails

  1. Jörg

    Unter Punkt 4 müsste es heißen:
    Setzen Sie den Empfänger immer zuletzt ein (Absender bin ich üblicherweise selbst)

    Antworten

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