10 Tipps für den Umgang mit E-Mails

Wieder einmal bin ich über einen Hinweis auf einen Artikel gestoßen, in dem Sie Tipps für den Umgang mit E-Mails bekommen. Geschrieben hat ihn Belle Cooper und er trägt den Titel: 10 Realistic Ways to Keep Your Overflowing Inbox Under Control. Angesprungen hat mich der Beitrag wegen des Attributs „Realistisch“ und tatsächlich sind ein paar Hinweise dabei, über die man ernsthaft nachdenken kann:

  1. Verarbeiten Sie E-Mail sofort weiter
  2. Bringen Sie „vergessene“ Nachrichten an die Oberfläche, die eine Handlung erfordern
  3. Verwenden Sie einen eigenen Posteingang für Mail von externen Partnern (und vor allem einen für /CC)
  4. Holen Sie Ihre E-Mails nicht am Morgen oder zum Feierabend ab
  5. Ordnen Sie Ihre E-Mails bestimmten Bereichen zu, z. B. „E-Mails, die mit einer Handlung verbunden sind“, „E-Mails, die Sie beantworten müssen“ usw.
  6. Richten Sie eine „Yesterbox“ ein. Hier kommen die E-Mail vom Vortag hinein, die Sie am nächsten Morgen abarbeiten
  7. Checken Sie als erstes an einem Arbeitstag Ihre Mails (Bewusster Widerspruch zu 4.)
  8. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  9. Fassen Sie sich kurz
  10. Verfassen Sie Mails mit geschlossenem Ende oder anders: Zwingen Sie den Adressaten zu einer Entscheidung

Zu jedem dieser Tipps gibt Belle ausführliche Erläuterungen speziell zu Gmail und nennt Links zu tiefer gehenden Artikeln.

Ich finde, sehr viel dieser Tipps werden durch das konsequente Befolgen z. B. des GTD®- oder Linenberger-Workflows schon von vornherein umgesetzt, wie Tipp 1,2 oder 5.

Wenn Sie in einer Organisation mit ausgesprochener Absicherungsmentalität arbeiten, dann empfehle ich Ihnen ebenfalls, über eine Regel alle Mails, bei denen Sie auf /CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner ablegen zu lassen. Sonst müllen Sie Ihren Eingangskorb mit Nachrichten zu, die man Ihnen nur geschickt hat, um sich selbt abzusichern. Bei Bedarf können Sie diese ja immer noch wieder hervorholen.

[via 99U]

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