Sind Besprechungen wirklich so schlimm?

Wenn man der öffentlichen und der veröffentlichten Meinung Glauben schenken kann, dann scheinen Meetings tatsächlich die Pest zu sein. Auch bei den Projektspezialisten, mit denen ich befreundet bin, löst das Wort „Besprechungen“ Beißreflexe aus.

Ich denke, man tut den Besprechungen unrecht. Nicht Meetings per se verursachen den ganzen Ärger, sondern schlechte Meetings. Genau, wie schlechte PowerPoint-Präsentationen Langeweile verbreiten und nicht PowerPoint-Präsentationen an sich. Besprechungen sind dann schlecht, wenn sie

  • unnötig
  • nicht effektiv und
  • ineffizient

sind. Warum? Weil sie uns dann unsere kostbare Zeit stehlen. Die Leser erinnern sich: Über dieses Thema habe ich mich vor einiger Zeit mit Michael Gerharz unterhalten.

Auch Paul Boag versucht Antworten auf die Frage „Are Meetings That Evil?“ zu geben. Für Paul sind diese Besprechungen gerechtfertigt und der Mühe wert:

  1. Kick-off Meetings
  2. Treffen zur Entwicklung von Ideen
  3. Besprechungen zum Thema „Lessons learned“ (auf der Metaebene also)
  4. Feedback -Runden

Die Tipps, die er zum Gelingen einer Besprechung gibt, sind sattsam bekannt:

  • Halten Sie sich an eine Agenda
  • Beschränken Sie den Teilnehmerkreis
  • Behalten Sie Ihr Ziel im Auge
  • Halten Sie sich strikt an den festgelegte Zeitrahmen
  • Planen Sie keine wiederkehrenden Besprechungen. Planen Sie nur Meetings, die wirklich notwendig sind
  • Führen Sie eine Liste mit den nächsten Schritten und den getroffenen Entscheidungen
  • Verteilen Sie die Besprechungen nicht über den ganzen Tag
  • Halten Sie sich nicht an die Vorgaben der Kalender-Hersteller, sondern überlegen Sie, wie lange Sie tatsächlich für die Besprechung benötigen werden

Wie gesagt, bekannt ist das alles. Warum richten wir uns also nicht danach?

In dem Artikel empfiehlt Paul auch noch die RACI Matrix zur Verfolgung von Aufgaben. Die finde ich so interessant, dass ich ihr einen eigenen Beitrag widmen werde.

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1 Antwort

Ein Gedanke zu „Sind Besprechungen wirklich so schlimm?

  1. Pingback: Lesenswert vom 12.04.2015 - oliver-flueckiger.ch

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