Checklisten als Bestandteil von Aufgabenlisten?

Dass es sinnvoll ist, große Aufgaben in kleine Einheiten zu zerlegen, um mit ihnen besser über die Runden zu kommen, ist allgemein bekannt. „Wenn Du einen Elefanten essen willst, musst Du ihn in Stücke schneiden“, heißt der weit verbreitete Trainerspruch dazu. David Allen nennt einen solchen Arbeitsschritt den „next physical step“.

Wie sollte man aber eine größere Aufgabe, die aus mehreren Teilschritten besteht, organisieren? John Reeve schlägt vor, die Aufgaben als Checklisten zu gestalten: Task Checklists. In Outlook beispielsweise könnte man die Teilschritte in den Notizteil der Aufgabe schreiben und sie mit Checkboxen versehen (s. Bild). Die Aufgaben wird dann als erledigt gekennzeichnet, wenn die komplette Checkliste abgearbeitet ist.

John sieht folgende Vorteile/Anwendungsfelder für diese Vorgehensweise:

  • Die Checklisten sind eine Alternative für Unteraufgaben
  • Man sieht sofort, was zusammengehört und was bereits erledigt ist

Ich selbst habe schon gute Erfahrungen mit dieser Art Checklisten gemacht. Allerdings ist die o.a. Vorgehensweise mit Outlook nicht optimal, da keine „echten“ Checklisten wie z. B. in Evernote erzeugt werden können.

Nachteile gibt es sicher auch. GTD-Puristen wird es stören, dass das Prinzip des „nächsten physischen Schritts“ auf diese Weise nicht konsequent eingehalten wird.
Was soll’s, wenn es Ihnen nützt, dann machen Sie es einfach.

Outlook Aufgabe

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