Gastbeitrag: Fokus, Fokus, Fokus – Wieso Priorisierung über den Erfolg eines Projektes entscheidet

Heute ein Gastbeitrag von Philip Schilling. Ein herzliches Dankeschön dafür.

Ein Projekt erfolgreich zum Ziel zu führen ist kein Hexenwerk, wenn man das Wichtigste nie aus den Augen verliert. Dazu setzt man Prioritäten. Wie genau das funktioniert, lesen Sie hier.

Zwei Dinge sollten Sie allerdings im Vorfeld geklärt haben: Definieren Sie ein konkretes Ziel Ihres Projekts und legen Sie fest, welche Ressourcen Sie einsetzen können. Jetzt kann es losgehen.

1) Priorisierung nach Wert und Machbarkeit

Eine einfache Form der Priorisierung ist die nach Wert und Machbarkeit, jeweils kategorisiert in hoch, mittel und niedrig. Projektmanagement-Anfängern hilft diese Methode dabei, sich zu fokussieren.

Ein Beispiel: Sie wollen für Ihren Sportverein neue Mitglieder werben. Dazu wollen Sie einen Tag der offenen Tür ins Leben rufen.

Fragen Sie sich nach dem Wert dieser Veranstaltung für Ihr Projekt. Sprechen Sie bei einem Tag der offenen Tür die richtigen Leute an? Festigt der Event Ihre Position bei den bestehenden Vereinsmitgliedern? Wirkt sich die Veranstaltung positiv auf den Gesamtbetrieb des Vereins aus?

Dann klären Sie die Machbarkeit. Haben Sie jemals zuvor einen Tag der offenen Tür veranstaltet? Kann die Veranstaltung in weniger als einem Monat geplant werden? Haben Sie einen Sponsor für das Projekt, der hinter Ihnen und Ihnen unterstützend zur Seite steht?

 

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2) ABC-Analye

Eine weitere Möglichkeit zur Priorisierung ist die ABC-Analyse. Sie gruppiert Aufgaben oder Ziele nach drei Kategorien:

  • A: Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
  • B: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind.
  • C: Aufgaben, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind.

Der Vorteil: Sie erhalten einen optimalen Überblick über alle Ihre Aufgaben oder Ziele nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet.

Der Nachteil: Die ABC-Analyse ist keine Tiefen-Analyse und nicht so präzise, wie andere Methoden. Kombiniert man sie allerdings mit z. B. der Pareto-Analyse (siehe Punkt 4), wird sie schon deutlich genauer.

Beispiel ABC-Analyse:

  • Freiwillige Mitarbeiter für den Tag der offenen Tür verpflichten: A
  • Flyer zur Verteilung in Briefkästen und als Beilage der kostenlosen Wochenzeitung drucken: A
  • Probe-Trainings anbieten: B
  • Verpflegung einkaufen: B
  • Information an alle Mitglieder senden: B
  • Vereinsheim schmücken: C
  • Kleine Aufführungen der verschiedenen Vereins-Sparten zeigen: C

Wichtigkeit/Dringlichkeit

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3) Matrix mit vier Quadranten

Die ABC-Analyse ist fertig, aber alles ist irgendwie wichtig? Dann sollten Sie „wichtig“ und „dringend“ noch einmal genau unter die Lupe nehmen, denn die Begriffe sind keine Synonyme. Eine Matrix mit vier Quadranten (Q), mit der Dringlichkeit oben von links nach rechts und der Wichtigkeit an der Seite von unten nach oben bringt Klarheit:

  • Q1: Wichtig & dringend
  • Q2: Wichtig & nicht dringend
  • Q3: Nicht wichtig & dringend
  • Q4: Nicht wichtig & nicht dringend

In Q1 finden sich die Themen, die sofort in Angriff genommen werden sollten. Wenn irgend möglich sollten Sie es vermeiden, Aufgaben überhaupt dort hinein zu packen. In Q2 findet sich die echte Produktivität, die Themen, auf die Sie die meisten Energie fokussieren sollten. Wenn Sie Aufgaben aus diesem Quadranten aufschieben, landen diese letztendlich in Q1.

Im Q3 stecken die Fallen: Aufgaben, die für andere Personen wichtig sind und Sie dabei von Ihren wichtigen Aufgaben abhalten. In Q4 liegen die Aufgaben, die Zeit verschwenden – ab damit in den (virtuellen) Mülleimer.

Das Schöne an dieser Form der Priorisierung ist, dass Sie nur zwei Fragen mit Ja oder Nein beantworten müssen (ist es wichtig, ist es dringend?) und damit automatisch die Priorität finden.

4) Die Pareto-Analyse

Der Gedanke hinter der Pareto-Analyse ist der, dass Sie 80 % Ihrer Aufgaben innerhalb 20 % Ihrer verfügbaren Zeit erledigen können. Das bedeutet aber auch, dass die restlichen 20 % der Aufgaben etwa 80 % Ihrer Zeit erfordern werden. Diese 80-20-Regel bedeutet ebenso, dass nur 20 % Ihrer Aufgaben für 80 % des Projektergebnisses verantwortlich sind. Die Pareto-Analyse hilft Ihnen, Ihre Zeit und Produktivität entsprechend zu priorisieren, und zwar so:

Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie nach der Wichtigkeit anordnen. Der Unterschied zu einer simplen Skala, bei der sie Ziele / Aufgaben von 1 (sehr wichtig) bis 10 (unwichtig) einordnen, ist hierbei, dass Wichtigkeit bedeutet, welchen Beitrag die Aufgabe zum gesamten Gelingen Ihres Projekts beiträgt. Tut eine Aufgabe dies nicht, ist sie unwichtig. Wenn Sie die Liste anhand der Auswirkungen auf das große Ziel angeordnet haben, werden Sie die 20 % Ihrer Aktivitäten, die ein Ergebnis von 80 % erzielen, sofort erkennen können.

Beitrag zum Gelingen der Veranstaltung

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Der Vorteil: Sie fokussieren sich auf die Erfüllung der Top 20 % Ihrer Aufgaben, die maximal zum Erfolg des Projekts beitragen. 80 % Ihrer Aufgaben können Sie erst einmal bei Seite legen.

Der Nachteil: Die Pareto-Analyse betrachtet weder die Dringlichkeit noch die Wichtigkeit einer Aufgabe oder eines Ziels.

Sie sehen, mit einfachen Werkzeugen können Sie schnell und zuverlässig priorisieren, damit Ihre Projekte sicher gelingen. Es soll noch einfacher sein? Dann lassen Sie sich von professioneller Projektmanagement-Software unterstützen. Comindware Project spart Ihnen beispielsweise deutlich Zeit bei der Planung von Routineaufgaben, und die numerische Prioritätenbestimmung können Sie sich sparen, weil Sie dank der automatisierten prioritätenbasierten Planung einfach per Drag & Drop Aufgaben zuweisen und Prioritäten festlegen können.

(Der Inhalt spiegelt die Meinung des Autoren wider).

 

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