Wie Sie effizient telefonieren

Totgesagte leben länger. Das trifft auch für das Telefon zu. Zwar kursieren in der Szene eine Menge Witze darüber, dass manche gar nicht wissen, dass man in das Smartphone auch sprechen kann, aber das ändert nichts an der Tatsache, dass der Großteil der beruflichen Kommunikation immer noch fernmündlich abläuft. Ich denke, das wird auch eine ganze Weile so bleiben, zumindest bis meine Generation sich in Richtung Ruhestand verabschiedet.

Sicherlich kann man beim Telefonieren auch eine Menge Zeit verplempern. Privat ist das durchaus gewollt, aber am Arbeitsplatz ist ineffizientes Telefonieren ein großer Produktivitätskiller. Damit wir auch beim Telefonieren produktiv bleiben, gibt uns Erin Doland ein paar Tipps: Six tips for organizing your time spent on the telephone. Diese sind:

  1. Schreiben Sie sich auf, über was Sie sprechen wollen
    Ich bevorzuge die nummerierte Liste oder eine Mind-Map. Ersteres hat den Vorteil, dass ich jedem Punkt gleich die entsprechende Gesprächsnotiz zuordnen kann.
  2. Benutzen Sie einen Kurzzeitmesser
    Das hilft Ihnen, sich in Ihrer Sprechzeit zu beschränken. „Fasse Dich kurz!“, stand früher in der Telefonzelle. Der Gesprächspartner wird es Ihnen danken. Außerdem hilft es Ihnen dabei, auf den Punkt zu kommen.
  3. Benutzen Sie ein Headset, wenn Sie Vieltelefonierer sind
    Ein Headset ist einfach ergonomisch, Sie haben beide Hände frei.
  4. Rufen Sie niemanden an, um zu fragen, ob Ihre E-Mail angekommen ist
    Senden Sie stattdessen die E-Mail noch einmal.
  5. Heben Sie nicht ab!
    Wenn Sie gerade konzentriert an etwas arbeiten, ist es legitim, den Anruf nicht entgegen zu nehmen. Dafür gibt es schließlich den AB. Sie können dann immer noch zurückrufen.
  6. Blocken Sie einen Zeitraum für Rückrufe
    Arbeiten Sie die Rückrufe hintereinander in einem Zug ab. Dann haben Sie wieder Ruhe für eine Weile. 

Ich finde diese Tipps sehr hilfreich. Natürlich muss ihre Anwendung zu Ihrem Aufgabengebiet passen. Sollten Sie in der Notaufnahme eines Krankenhauses arbeiten, bitte ich darum, Tipp 5 und 6 nicht zu befolgen. 😉

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