10 Tipps für eine gute Besprechung

Besprechungen stehen ganz oben auf der Hitliste der Zeitdieben. Ein Evergreen sozusagen. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verteufeln. Wie wir wissen, findet menschliche Kommunikation nicht nur auf der Sachebene statt sondern auch auf der Beziehungsebene. Wir brauchen Besprechungen, allerdings keine, die mangelhaft vorbereitet und schlecht durchgeführt sind. Auf facilitate.com finden Sie „10 Tips for Good Meeting Design„. Hier die Tipps:

  1. Planen Sie die Besprechung sorgfältig
    Planen ist mehr als nur die Agenda. Wenn Sie der Besprechungsleiter sind, sollten Sie über ein Drehbuch nachdenken.
  2. Denken Sie an die 3 wesentlichen Bestandteile einer Besprechung:
    1. Ziele: Was soll dabei herauskommen?
    2. Teilnehmer: Bedürfnisse, Aufgaben, Beziehungen?
    3. Werkzeuge: Welche Methoden führen effizient zum Ziel?
  3. Machen Sie den Erfolg messbar
  4. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl
    Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig
  5. Denken Sie an Zweck, Menschen, Prozess und den Ablauf
    (Purpose, People, Process, Progress)
  6. Legen Sie die Verantwortlichkeiten des Einladenden fest
    Nein, das ist nicht zwangsläufig der Besprechungsleiter!
  7. Legen Sie die Verantwortlichkeiten der Teilnehmer fest
  8. Wie können sich die Teilnehmer vorbereiten, damit im Meeting konzentriert gearbeitet werden kann?
  9. Überlegen Sie, wie die Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgen soll
  10. Wie soll die Besprechung nachbereitet werden? Welche Aktivitäten sollen folgen?

Es lohnt sich, den Artikel zu lesen, denn es gibt zu jedem Tipp entsprechende Hintergrundinformationen. Man merkt dem Beitrag an, dass er von professionellen „Facilitators“ verfasst wurde, denn er geht über die üblichen Binsenweisheiten hinaus.

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