5 Dinge, die wir beim Schreiben von E-Mails bedenken sollten

Für den Umgang mit E-Mails gibt es sicherlich zahlreiche Methoden, Regeln und Hinweise. Elizabeth Danziger nennt in ihrem Artikel „How to Write an Email for Results“ 5 wesentliche Grundsätze:

  1. Entscheiden Sie, ob eine E-Mail überhaupt das richtige Medium ist
  2. Formulieren Sie Ihr „Betreff“ mit Sorgfalt
  3. Lesen Sie die Mail noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken
  4. Denken Sie daran: Eine E-Mail kann von jedermann gelesen werden
  5. Beschränken Sie sich beim Empfang von Nachrichten

Bemerkung zu 1:

Hüten Sie sich, E-Mails in aufgeregtem Zustand zu schreiben. Je wichtiger oder kritischer eine Botschaft ist, desto persönlicher sollte die Kommunikation sein. Wenn es kritisch wird, greifen Sie zum Telefonhörer. Oder noch besser, gehen Sie zu Ihrem Partner und reden mit ihm! Das persönliche Gespräch ist durch nichts zu ersetzen, da helfen auch keine Smileys.

Bemerkung zu 2:

Denken Sie an die Zeit des Adressaten. Er/sie möchte schon beim Durchsehen der Nachrichten erkennen, was er/sie damit machen soll. Sorgen Sie für ein aussagekräftiges Betreff.

Bemerkung zu 3:

Hier geht es nicht nur um Rechtschreibfehler. Überprüfen Sie, ob die Nachricht nachvollziehbar und verständlich ist. Ist klar ersichtlich, was Sie möchten? Sind die richtigen Anhänge beigefügt?

Bemerkung zu 4:

Es gilt die Postkartenregel: Würden Sie den Inhalt auch auf eine Postkarte schreiben und so in den Briefkasten stecken?

Bemerkung zu 5:

Als erstes: Schalten Sie in Ihrem E-Mail-Programm das automatische Abholen von Nachricht ab. Das ständige Aufpoppen „Sie haben Post“ lenkt Sie nur unnötig ab. Entscheiden Sie selbst, wann Sie Ihre Post abholen. Das machen Sie beim heimischen Briefkasten ja auch nicht anders.

Sie sehen schon, 4 von 5 Regeln beschäftigen sich mit dem Verfassen von E-Mails. Wenn Sie sich schon selbst über unangemessene oder unzulängliche E-Mails ärgern, dann nerven Sie wenigstens Ihre Partner nicht!

😉

Schreibe eine Antwort

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.