Bitte um Tipps: Wie macht man aus E-Mails Aufgaben? (Mac)

Eines der hervorstechenden Merkmale von Outlook ist es, E-Mail äußerst einfach zu Aufgaben zu machen. Nähere Informationen zu diesem Feature finden Sie in meinem Beitrag „Outlook: Wie Sie E-Mails in Aufgaben überführen“ hier auf dem Toolblog. In dem Artikel weise ich auch auf das hervorragende Buch zu Outlook von Michael Linenberger hin, das in der Zwischenzeit in der 4. Auflage erschienen ist.

Mittlerweile bin ich stolzer Besitzer eines MacBook Air. Auch wenn es eine Outlook-Version für den Mac gibt, bin ich trotzdem bislang zurückhaltend, denn Michael schreibt in seinem Buch:

While the Windows version of the Outlook task system is completely configurable, the Mac version is less so and has fewer features. Because of that, the Mac version might not be your best MYN task solution.

Bislang bin ich mit Michaels System und Outlook unter Windows hervorragend gefahren und möchte dies gerne auch auf dem Mac abbilden, wenn auch nicht zwingend mit Outlook. Nun habe ich gelesen, dass es unter früheren Versionen von MacOS möglich war, direkt aus Mail heraus Aufgaben zu erzeugen, für mich ein Killerkriterium. Wie das ging, steht hier oder hier. Offensichtlich geht das bei den neueren Versionen nicht mehr. Zumindest nicht ohne einen Workaround, wie ihn Marco Tesch beschreibt: Aufgabe aus Mail unter Lion erstellen.

Was also tun? Für die Implementierung seines Ansatzes auf dem Mac empfiehlt Michael die Verwendung von ToodleDo. Damit kann ich gut leben, ich finde die Anwendung brauchbar, wenngleich optisch ein wenig hausbacken. Bleibt immer noch die Frage, ob, und wenn ja wie, wir aus einer E-Mail eine Aufgabe machen können.

Hat jemand Ideen? Kann man Alfred für so etwas einspannen? Oder gibt es gar Lösungen mit Thunderbird? Oder Programme für den Mac, die ich noch gar nicht kenne?

Sachdienliche Hinweise nehme ich jederzeit entgegen und bedanke mich schon jetzt dafür.

BTW: Das o.a. Buch von Michael Linenberger kann für schlappe 6 €+ als pdf-E-Book hier erworben werden. Wenn Sie sich eher für die dahinter liegenden Prinzipien interessieren, dann empfehle ich Ihnen sein Buch „Master Your Workday Now„.

 

19 Antworten

19 Gedanken zu „Bitte um Tipps: Wie macht man aus E-Mails Aufgaben? (Mac)

    1. Stephan List

      Danke für den Hinweis.
      Funktioniert ohne Frage. Habe ich auch schon in der Kombination Mail/Erinnerung probiert. Allerdings möchte ich dann die Aufgaben abgleichen, so dass ich sie unter Outlook für Windows weiter bearbeiten kann. Ich muss also irgendwie über das Netz.

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  1. James

    Wenn man das Linenberger-System umsetzen, scheint Thunderbird eine Möglichkeit zu sein. Ich habe zwar keine wirkliche Erfahrung damit, aber die folgende Grundelemente scheinen zu funktionieren:
    1. Man kann E-Mails in Tasks umwandeln (rechts-click auf die Nachricht und auf „Convert to…“ clicken)
    2. Tasks erlauben allein ein Start-datum
    3. Tasks können nach Start-Datum sortiert werden (hierfür muss man die angezeigten Felder erweitern).

    Sonst kenne ich keine bessere Lösung. Outlook für Mac ist anders ausgelegt (wie schon bei M Linenberger mehrfach kommentiert) und deshalb suboptimal. Mac Mail und Reminders ist für Linenberger nicht geeignet.

    Cheers
    James

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  2. M@rtin

    Ich bin nicht sicher, ob ich die Frage bereits richtig verstanden habe.
    Es geht darum, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu erzeugen, und von der Aufgabe aus bei Bedarf wieder die E-Mail öffnen zu können?

    Das würde bedeuten: in der Aufgabe soll ein Link auf die E-Mail erzeugt werden. Das sollte in MacOS X z. b. mit AppleScript ohne weiteres möglich sein. Hier sind Beispiele, wie man aus einer E-Mail in Mail.app eine Aufgabe in ical erzeugen kann:
    http://apple.stackexchange.com/a/22109

    Das Script ließe sich sicherlich auch für andere Zwecke abändern und dann z. B. mit einem Launcher wie Alfred aufrufen.

    Wie man mit AppleScript Aufgaben an Toodledo schickt, weiß ich leider nicht – hier hat es jemand offenbar via Twitter geschafft:
    http://geek.chrislott.org/?s=toodledo&searchsubmit=

    Hier hat jemand offenbar einen direkten Weg gefunden, von Mail.app verlinkte Aufgaben in Toodledo zu erstellen:
    http://www.40tech.com/2011/10/24/how-to-create-a-linked-toodledo-task-from-an-apple-mail-message/

    vielleicht hilft das weiter!

    Sorry, da ich derzeit weder Mail noch Toodledo (noch Alfred) verwende, sind das nur Hinweise auf mögliche Lösungen.

    Gruß

    M@rtin

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  3. Susanna Künzl

    Thunderbird kann noch mehr: Aufgaben lassen sich einer frei wählbaren Kategorie zuweisen, mit einem Fälligkeitsdatum versehen, einen Status erhalten, wiederholt werden und man kann sich daran erinnern lassen. Alles schon an Bord! Darum arbeite ich auf dem Mac auch immer noch mit Thunderbird. Der integrierte Kalender macht es auch extrem praktisch – man braucht kein weiteres Programm.
    Wie Thunderbird noch produktiver wird, habe ich hier kurz verbloggt: http://www.ambranet.de/blogpost/produktivitaet/thunderbird-sieben-add-ons-f%C3%BCr-produktives-arbeiten

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  4. Ralph Kurz

    Interessant finde ich momentan https://www.gqueues.com.
    Ich finde es recht komplett (mobil und online, Reminder, Google Calendar Integration, usw.) und überzeugt in der Usability (ist zwar kein optische Highlight, aber lässt sich gut bedienen. u.a. wegen Drag ’n Drop von Aufgaben in Queues).

    Man erhält, wie bei Evernote auch, eine „interne“ E-Mail-Adresse, an die man Aufgaben mailen kann – also einfach die Mail forwarden.
    Die Doku zu gQueues gibts hier: http://www.gqueues.com/help/gettingStarted.

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  5. Matthias Brucke

    Moin,

    ich leite die Mail einfach an die ToodleDo-Emailadresse weiter, die man mit dem Plus-Account bekommt. Die nötigen Meta-Informationen kann man direkt in der Subjectzeile angeben. Unter Outlook für Windows habe ich mir einen Quickstep gebaut, der die Subject-Zeile schon ausfüllt.

    Beispiel für das Mail-Subject: Aufgabe *Projekt $Next Action

    legt eine Aufgabe „Aufgabe“ im Ordner „Projekt“ an und setzt den Status auf Next Action. Damit landet die Aufgabe in der Hotlist und ich sortiere sie dann beim nächsten Draufschauen in das richtige Projekt ein.

    Weiterer Vorteil, das Attachement ist auch gleich bei ToodleDo

    Gruß

    Mats

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    1. Stephan List Beitragsautor

      Danke für den Hinweis. So ähnlich funktioniert auch das entsprechende Add-on für Thunderbird, nur dass der Betreff automatisiert ist.

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  6. Denny

    Mailtags ( http://www.indev.ca/MailTags.html ) ist für so was geeignet. Leider ist die aktuelle 3er Version nicht mit Mavericks kompatibel und die 4er gibts erst als Beta. Aber testen sollte man es auf jeden Fall. Als ich auch beruflich den Apfel genutzt habe, habe ich so meine (mailbasierten) Aufgaben verwaltet. Nebenbei ist das Programm auch unglaublich hilfreich bei der Organisation der e-Mails (und zusammen mit MailActOn vom gleichen Hersteller kann man ganze Workflows mit wenigen Tastendrücken automatisieren).

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  7. Lars Bobach

    Zwar etwas verspätet, aber vielleicht noch aktuell:

    Mailpilot auf dem Mac bietet Schnittstellen zu ein paar Taskmanager an. So können über einen einfachen Rechtsklick Aufgaben in Things, 2Do und Erinnerungen erstellt werden.

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  8. indivisuell

    Ich habe mir mit Evernote nach den Hinweisen von http://www.thesecretweapon.org/ ein System aufgebaut, das eigentlich ganz gut funktioniert. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Mail an die interne Mailadresse von Evernote weiterzuleiten. Es landet dann automatisch im Notizbuch „Action Pending“, von wo aus es weiter in verschiedene Kontexte einsortiert werden kann. Praktischerweise funktioniert das in Evernote alles per Schlagwort, ist also eine vielseitige Sache.

    „Eigentlich“ sage ich deshalb, weil man natürlich trotzdem nicht darum herumkommt, a) den Betreff vor dem Weiterleiten zu bearbeiten (oder spätestens dann hinterher die Überschrift in der Notiz) und b) ein konsequentes Durcharbeiten des „Action Pending“ Notizbuches eine geübte Routine erfordert.

    Es ist auch nicht ganz unaufwendig, die Ideen von http://www.thesecretweapon.org/ erst einmal in Evernote aufzubauen, bzw. abzubilden, dann jedoch ist die rein technische Seite kein Problem mehr.

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