Wie Sie Ihre Besprechungen kürzen

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation nach den berüchtigten „Zeitfressern“ frage, stehen Besprechungen in der Hitliste weit oben. Angesprochen werden in der Regel Ineffektivität (man macht das Falsche) als auch Ineffizienz (man macht es falsch) von Meetings.

Insbesondere gegen Ineffizienz hilft Methodensicherheit bei den Besprechungsleitern. Es reicht eben nicht, die Agenda zu verschicken und dann mehr oder weniger gut fachlich vorbereitet in den Besprechungsraum zu gehen. Vielmehr sollte man sich vorher überlegt haben, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen sollen. Am besten schreibt man sich zuvor ein Drehbuch.

Fred Kofman hat sich  Gedanken zu ineffizienten Besprechungen gemacht und rät „Cut Your Meeting Time by 90%„. In dem Artikel behauptet er: „The only goal for a meeting is “to decide and commit.”“ Ich halte das, mit Verlaub, für Unsinn. Für mich gibt es vier hauptsächliche Gründe oder besser Zwecke für Meetings:

  1. Informationen geben
  2. Ideen finden
  3. Probleme lösen
  4. Entscheidungen treffen

Allerdings gibt es für diese vier Ziele auch verschiedene Werkzeuge. Schließlich schlagen wir einen Nagel ja auch nicht mit einer Kneifzange in die Wand.

BTW: Für die Teilnahme an einer Besprechung gibt es nach Harrison Owen, dem Schöpfer der Open Space Technolog, nur zwei zwingende Gründe: Entweder Sie können etwas beitragen oder etwas lernen. Sollte keiner der beiden Gründe zutreffen, gehen Sie besser wieder an Ihren Schreibtisch und widmen sich Ihren eigentlichen Aufgaben.

 

2 Antworten

2 Gedanken zu „Wie Sie Ihre Besprechungen kürzen

  1. Natalie Struve

    „Meetings are toxic“, schreiben Jason Fried & David Heinemeier Hansson in ihrem erfrischenden „Rework“, und sie haben Recht… Wenn man selbst Einfluß auf deren Ablauf hat, sie aber nicht vermeiden kann, helfen ein paar Maßnahmen:
    1) Das Ziel (und die eingeplante Zeit!) im Vorfeld ganz klar benennen und an alle Teilnehmer unmißverständlich kommunizieren: Was genau wollen wir dann erreicht haben?
    2) Seltsame Uhrzeiten festlegen, und zwar für Anfang UND Ende: 15.11 – 15.54 Uhr (statt: Beginn 15.00 Uhr), dabei das ganze so kurz wie möglich ansetzen
    3) Und vor allem: Das Meeting im Stehen abhalten! Das allein wirkt einer Ausuferung unglaublich wirksam entgegen…

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  2. Pingback: Weekend Reader Woche 37 | fime

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