Wie legen Sie Ihre E-Mails ab?




In meinen Workshops wollen die Teilnehmer häufig wissen, wie ich meine E-Mails ablege, wenn ich sie archivieren möchte. Ob ich zu dem Zweck eine bestimmte Ordnerstruktur eingerichtet hätte. Nein, lautet meine Antwort, denn zum Suchen und Finden nutze ich den Rechenknecht. Warum auch nicht, schließlich, machen uns das die Kolleginnen und Kollegen aus der Materialwirtschaft schon seit Jahrzehnten vor. “Chaotische Lagerung” nennen Sie das. Nur der Rechner weiß, wo was liegt.

Meine Ordnerstruktur, die diesen Namen eigentlich gar nicht verdient, sieht so aus:

Ordnerstruktur_Outlook_EMail

In der Regel ist mein Posteingang am Ende des Tages leer. Entweder wurden dann die eingegangenen Nachrichten:

  • gelöscht
  • in Aufgaben überführt
  • in Aktuell_Verarbeitet verschoben

Letzteres ist mein Archiv und wenn ich wieder etwas hervorkramen will muss, dann lasse ich es von der Outlook – Suche finden. “Warum nicht gleich im Posteingang lassen?”, werde ich dann immer wieder gefragt. Die Antwort: Ich halte es für problematisch, wenn unverarbeitete und verarbeitete Nachrichten auf einem Haufen liegen. Ich bevorzuge die klare Trennung. Was verarbeitet ist, ist nicht mehr im Posteingang, sondern woanders. Ich weiß dann sicher, dass die Nachrichten, die im Posteingang liegen, tatsächlich noch nicht durchgesehen wurden. Sie sehen, diese Vorgehensweise unterscheidet sich in nichts von dem realen physischen Eingangskorb. Schließlich lege ich die verarbeiteten Papiere ja auch nicht dahin wieder zurück zu den anderen unverarbeiteten.

Der verehrte Kollege Michael Linenberger sieht das übrigens genauso. Er hat auf seinem Blog zum gleichen Thema einen Artikel verfasst: Confirmed: Better to Not File E-mail. Er schreibt:

The main problem is you can’t tell which of your e-mails you are done with, and which e-mail needs more attention—it becomes one big mess. Then, you spend hours per week rehashing your mail, constantly re-reading things in the hope to find those things that you think you still need to take action on.

Nichts anderes habe ich gesagt. Die Entscheidungen treffen Sie. Alles andere lassen Sie den Rechner machen.

Ein Nachtrag (19. 12. 2012)

Jan Fischbach vom Teamwork-Blog vertritt bezüglich der Ablage für Arbeitsteams eine andere Meinung: E-Mails müssen DOCH abgelegt werden. Er hat gute Argumente, finde ich. Wohlgemerkt, für Teams.

7 Antworten

7 Gedanken zu „Wie legen Sie Ihre E-Mails ab?

  1. Joerg Hof

    Bei mir gibt es auch nur den Posteingang, der in der Regel jeden Tag leer gearbeitet wird. Ansonsten gibt es nur die Ordner „Empfangen“ und „Gesendet“ und den Ordner „Markierte“, in dem ich zu erledigende E-Mails zwischenlagere.

    Dank der hervorragenden Google-Suche sind im Bedarfsfall E-Mails ruckzuck gefunden, so dass ich mir über aufwändige Ordnerstrukturen keine Gedanken machen muss.

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  2. Roland Latzel

    Das ist bei mir auch ein ewiges Thema, habe mich lange auch mit Dutzenden von Ordnern in Outlook rumgeschlagen – überzeugt hat mich das aber nicht. Ihren Vorschlag finde ich interessant, werde ich ausprobieren.
    @Jörg Hof: Google-Suche? Für Oulook? Gibt es da nähere Infos?

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  3. Pingback: Wie Sie mit MessageSave E-Mails aus Outlook ablegen (Gastbeitrag) » ToolBlog

  4. Matthias Büttner

    Den Posteingang zu leeren, finde ich sinnvoll und wünschenswert. Man verliert in der Tat sonst den Überblick.
    Zudem stellt man sich bei jeder Email die Frage – wohin damit? Schnell erledigen? Oder verordnen?

    Sie müssen wissen, dass ich 1001 unterschiedliche Themen bearbeiten muß. 50- 80 Emails im Schnitt pro Tag.

    Ich bin dazu übergegangen, eine Ordnerhierarchie einzurichten – in Outlook!
    Ich habe einen Ordner „Aktuelle Baustellen“. Hier werden die Baustellen-Ornder mit einer führenden zweistelligen Zahl, die auch die Prioritäten widerspiegelt, angelegt. Regelmäßig werden die Prioritäten und damit die führenden Nummern gepflegt und verändert.

    Eine Baustelle ist für mich ein Projekt oder eine Gruppe von Aufgaben/Informationen/Dokumenten, die zusammen gehören.

    Der Clou, wenn man den Posteingang leert:
    1. Man behält den Überblick.
    2. Man zwingt sich zu einer Entscheidung und definiert „Baustellen“
    3. Man erkennt, wie viele Baustellen man hat.
    4. Man kann die Baustellen sauber priorisieren.
    5. Man behält den Überblick – nicht nur über die Emails, sondern auch die Ebene höher – über die Baustellen.

    Den Aufwand, die Emails zu verschieben und zu verordnen sehe ich als positiv an – sehr sinnvoll genutze Zeit.

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  5. Hannes

    Das Modell Posteingang + Archiv fahre ich inzwischen auch sehr erfolgreich. Ich lege für jedes Kalenderjahr noch einen neuen Archivordner an, dann wird die PST-Datei nicht zu groß.
    Ein Tipp noch zur ausgereiften Outlook-Suche: „von:Meier betreff:Angebot“ listet alle Mails auf, die einen „Meier“ in der Absender-Adresse haben und in deren Betreff „Angebot“ vorkommt. Weitere Suchkriterien funktionieren ähnlich. So lässt sich schnell und zielsicher suchen. Weitere detaillierte Tipps von Microsoft gibt es unter http://ow.ly/PP8fx

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  6. Pingback: Wo E-Mails ablegen? Entscheidungen reduzieren. [Leserfragen] « Dr. Joachim Schlosser

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