Gute Tipps für vernünftige E-Mails

Vor einigen Tagen bin ich über einen älteren alten Artikel von Merlin Mann zum Thema E-Mail gestoßen: Writing sensible email messages. Er stammt von September 2005, ist somit sieben Jahre alt und stammt daher quasi aus der Bronzezeit des Internets. Dennoch sind die Tipps so aktuell wie eh und je. Offensichtlich gibt es eben doch unumstößliche Prinzipien.

Hier die Highlights des Beitrags aus meiner Sicht:

  • Zunächst sollten wir uns klar machen, wozu wir überhaupt eine E-Mail schreiben:
    Möchten wir Information geben, bekommen oder wollen wir, dass der Adressat etwas macht?
  • In meiner Kindheit hing in den Telefonzellen (die älteren Leser werden sich erinnern, was das ist) ein Spruch:
    Fasse Dich kurz!
    Was für Telefonate recht ist, ist auch für E-Mails billig. Der Tipp von Merlin: Man sollte beim Lesen der Nachricht nicht scrollen müssen. Hier ist mein Tipp.
  • Schreiben Sie eine klare kurze prägnante aussagekräftige Betreffzeile.
    Merlin empfiehlt, das Betreff mit einem Hinweis zu beginnen was man möchte: Zur Erinnerung, Bitte um Entscheidung, Bitte um Rücksprache etc. Dem kann ich mich nur anschließen. Im Idealfall kann der Adressat schon anhand des Betreffs erkennen, um was es in der Nachricht geht.
  • Denken Sie an das richtige Zitieren (siehe Video), wenn Sie eine E-Mail beantworten. Das macht E-Mail-Konversationen leichter lesbar. Und vermeiden Sie E-Mail-Ping-Pong. Sie wissen schon, Hin- und Herschreiben, bis die E-Mail Handtuchgröße erreicht haben.

Es gibt noch einige andere Tipps, die zu den Evergreens im Umgang mit E-Mails gehören. Die Lektüre des Artikel lohnt sich und wenn er noch so alt ist.

1 Antwort

Ein Gedanke zu „Gute Tipps für vernünftige E-Mails

  1. Thomas

    Hallo,

    ich hab gerade einen Beitrag zum richtigen Zitieren in E-Mails bei Dir
    auf dem Blog gesehen. Darüber gibst Du einige Tips zum Verfassen von
    E-Mails.

    Ich habe nun auch einen Tip, den ich irgendwann mal wo aufgeschnappt
    habe, der sich aber in meiner Arbeitswelt als sehr alltagstauglich
    erwiesen hat.

    Folgende Ausgangssituation: pro Tag laufen etwa 50-200 Mails im Konto
    auf, wie also zumindest klarstellen, dass meine E-Mail nicht in der
    Masse untergeht. Klar, in Outlook kann man die „Gelesen“ Bestätigung
    anfordern, ist aber insofern unzuverlässig, weil diese Bestätigung vom
    Lesenden auch unterdrückt werden kann.

    Was sich nun als der praktikabel herausgestellt hat, ist, dem
    Empfänger schon mal von vornherein vermitteln, was er in der E-Mail zu
    erwarten hat. Also habe ich angefangen, an ganz erster Stelle im
    Betreff-Feld einen Tag zu setzen. Dieser kann nun aussehen wie folgt:
    [INFO REQUEST]
    [FYI]
    [ACTION REQUIRED]

    Usw., der Ideenvielfalt sind keine Grenzen gesetzt. Es sollten aber
    aus meiner Sicht max. 10 solcher Begrifflichkeiten sein, die man
    benutzt, da man anhand dieser Tags auch Filter setzen kann. Wenn man
    sich selbst begrenzt, hat man selbst max. 10 Filterregeln, die man
    einsetzen kann.

    Ein Weg, der ähnlich gut geht und sich bei multiplem Projektmanagement
    durchaus bewehrt hat, ist anstatt dieser Tags den Kundennamen hinein
    zu setzen. Vorausgesetzt, es geht auch hierbei nur um eine begrenzte
    Anzahl an Kunden.

    Wenn man nun den Overkill wählen möchte, kann man natürlich auch die
    Kombination beider Methoden nehmen und die Header so gestalten:
    {CUSTOMER}|[INFO REQUEST] – My subject

    Wie es beliebt. Den ersten Teil habe ich selbst wo gefunden,
    vielleicht sogar bei Dir im Blog. Der zweite Teil mit den multiplen
    Kunden ist von mir und hat sich in einer EMEA weiten Rolle bewehrt, da
    auch die Leute gegenüber sehr viele Kunden hatten und somit gleich
    einordnen konnten, um wen es geht und was ansteht.

    Gruß, Thomas

    Antworten

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