Wie Sie Ihre Besprechung an die Wand fahren (… oder eben nicht)

Eigentlich wissen wir ja, wie Besprechungen uneffektiv und vor allem ineffizient gestaltet werden können. Wir nehmen ja öfters an solchen missglückten Veranstaltungen teil. Dennoch gibt uns Jeff Haden noch ein bisschen Nachhilfe: 9 Dumb Ways to Ruin a Meeting. Hier sind seine Tipps (Bemerkungen von mir):

  1. Die Besprechung findet an neutralem Ort statt
    Verlassen Sie doch einmal das neutrale Besprechungszimmer und gehen Sie an den Ort des Geschehens. Probleme müssen manchmal da gelöst werden, wo sie auftreten.
  2. Sie halten sich sklavisch an die Uhrzeit
    Kalender wie der von Outlook geben oft runde Zeitintervalle vor, in der Regel 15-Minuten-Abschnitte. Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken, denn zum einen verbraten Sie Zeit, die vielleicht gar nicht mehr benötigt wird und wird die Zeit für Ankommen, Auspacken, Einpacken, Auf Wiedersehen sagen etc. völlig unterschätzt. Tipp: Wie wäre es mit dem 22-Minuten-Meeting?
  3. Ihre Tagesordnung enthält Informationen
    Richtig! Die Tagesordnung ist die “die zeitliche Strukturierung einer Sitzung, Besprechung oder Versammlung.” Nicht mehr und nicht weniger. Da haben Informationen zu den einzelnen Themen nichts verloren. Fügen Sie diese gesondert als Unterlage bei.
  4. Sie erlauben Teilnehmern, laut zu denken
    Das ist wie das deutsche “Man” und wird dann gebraucht, wenn man sich nicht aus dem Fenster lehnen will. Entweder man äußert seine Meinung oder man lässt es. Nichts dazwischen.
  5. Sie sind allzu höflich
    Starten Sie Ihre Besprechung pünktlich.
  6. Sie stellen keine Verantwortlichkeit her
    Beenden Sie das Meeting nie, ohne eine Maßnahmenliste erstellt zu haben. Klären Sie den “nächsten physischen Schritt”, wie David Allen immer sagt. Und legen Sie fest, wer dafür verantwortlich ist.
  7. Sie veröffentlichen eine lange Zusammenfassung
    Im Protokoll stehen die Ergebnisse. Zusätzliche Dokumente kommen in einen Anhang.
  8. Sie gehen als gesamte Gruppe in die Weiterbearbeitung
    Achten Sie genau darauf, wann Teamarbeit sinnvoll ist und wann Einzelbearbeitung. Teamarbeit ist kein Selbstzweck!
  9. Sie treffen sich, um den Zusammenhalt des Teams zu verbessern
    Diese Hinweis von Jeff sehe ich mit gemischten Gefühlen. Einerseits halte ich von Teamaktivitäten wie gemeinsamen Kegeln und dergleichen nichts, wenn sie angesetzt werden. Andererseits muss man manchmal von der Metaebene aus Probleme und/oder Konflikte lösen, wenn man als Team funktionsfähig bleiben will.

Ich denke, irgendwann wird es Zeit, die “große Enzyklopädie der Besprechungsregeln” zu veröffentlichen.

1 Antwort

Ein Gedanke zu „Wie Sie Ihre Besprechung an die Wand fahren (… oder eben nicht)

  1. David M. J.

    Aus unserer Erfahrung aus diversen Teamentwicklungen und Teamcoachings sind es immer wieder die selben Gründe, warum Meetings scheitern bzw. unproduktiv werden. Die Abhilfen dafür sind recht einfach (und im Beitrag bereits genannt), das wirkliche „Dranbleiben“ an den Vereinbarungen ist jedoch die wirkliche Herausforderung.

    Neben Pünktlichkeit, einer klaren Agenda und Zielsetzung und der vollen Konzentration auf die Sache (Handys, iphones, Laptops und Co haben im Meeting nichts zu suchen) ist es für viele Teams hilfreich rollierend einen Moderator zu benennen, der sich um einen effizienten Meetingverlauf kümmert.

    Zu Punkt 9: Den Zusammenhalt des Teams zu verbessern kann auch im Rahmen einer Reflexionsrunde stattfinden („Was läuft bei uns im Meeting richtig gut?“, „Was wollen wir ändern?“). Alles drüber hinaus hilft sicherlich auch, das Teamgefühl und das Verständnis füreinander zu stärken. Dies kann stattfinden, sollte aber nicht verordnet werden.

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