Wie Sie der E-Mail-Flut entgegentreten: 7 einfache Tipps

Ich denke, die Klagen über unnütze und nervige E-Mails sind so alt wie das Medium selbst. Und fast so alt sind die Tipps und Tricks, wie man sich gegen die E-Mail-Flut zur Wehr setzt. Troy Larson hat aus seiner Sicht ein paar kleine Kniffe aufgelistet: 7 Ways to Easily Stop Email Overload. Hier sind sie (Anmerkungen von mir):

  1. Fragen Sie sich, ob eine E-Mail überhaupt die
    angemessene Kommunikationsform ist
    Das kann sich man gar nicht oft genug fragen. Eine Faustregel: Je “kritischer” die Nachricht ist, desto mehr sollte der Kommunikationskanal in Richtung f2f-Gespräch gehen. Grobe Richtung: Wenn unkritisch, dann E-Mail, wenn etwas kritisch, dann Telefon, wenn haarig, dann persönliches Gespräch. Beim E-Mail-Verkehr gibt es keinen Tonfall, keine Mimik und keine Körpersprache!
  2. Versetzen Sie sich in die Position des Adressaten
    Überlegen Sie genau, welches Wissen und welches Verständnis Sie voraussetzen können. Überfordern und unterfordern Sie Ihr Gegenüber nicht. Was soll am anderen Ende ankommen. Was soll Ihr Partner wissen oder tun? Was soll er/sie begriffen haben. Wenn Sie möchten, dass er/sie etwas tun soll, können Sie das vielleicht im Betreff schon formulieren: “Bitte um Entscheidung, um Rücksprache, um Klärung” usw.
  3. Nehmen Sie evtl. Fragen vorweg
    Das hängt stark mit 2. zusammen. Versetzen Sie sich in den Empfänger Ihrer Nachricht und fragen Sie sich, was aus seiner Sicht noch offen geblieben sein könnte.
  4. Heben Sie Wichtiges hervor
    Wenn Sie reine Textmails schreiben, so wie ich, dann können Sie dennoch Worte _unterstreichen_ oder *hervorheben*.
  5. Benutzen Sie Vorlagen!
    Dieser Tipp folgt dem Grundsatz, wo immer Sie etwas automatisieren können, tun Sie es: Standardtexte, Signaturen, Filter, Regeln usw.
  6. Sprechen Sie Ihre Empfänger gezielt an
    Sie wissen schon, das leidige Thema CC, FWD und BCC. Überlegen Sie sich bitte genau, an wen die Nachricht gehen soll. Grundsatz: So wenig Empfänger wie möglich, so viel wie nötig. Andernfalls erzeugen Sie genau das sinnlose Rauschen, das Sie selbst ja auch nicht im Briefkasten sehen wollen.
  7. Legen Sie Ihre persönlichen Einstellungen für E-Mails fest
    Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und reden darüber, wie wichtig Ihnen gute E-Mail-Kommunikation ist und welche Kriterien Sie dafür haben. Das gilt besonders dann, wenn Sie Führungskraft sind.

Ich glaube, E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen. Da werden wohl noch weitere Tipps folgen.

Zwinkerndes Smiley

Schreibe eine Antwort

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.