Ein Evergreen: Wie organisiere ich meine Dateien?




In meinen Workshops zur Selbstorganisation verberge ich nichts. Ich zeige den Teilnehmern, wie ich MS Outlook aufgesetzt habe, welche Capture Tools ich benutze, in welchen @Kontexten ich mich bewege usw. usf. Nur eine Sache ist mir peinlich: Die Organisation meiner Dokumente auf der Festplatte. Sie stammt tatsächlich noch aus Windows 3.11 Zeiten und sieht dementsprechend aus. Vielleicht versteht jetzt der Leser, warum ich ein Freund der chaotischen Ablage bin.

Aaron Couch hat einen Artikel zum Thema Organisation von Dateien geschrieben, der es in sich hat: Creating Order From Chaos: 9 Great Ideas For Managing Your Computer Files. Die Zahl 9 erschließt sich mir nicht, denn es sind viel mehr Tipps in dem Beitrag enthalten. Aaron zeigt Ihnen:

  • welche Dokumentenmappen (Folders) Sie anlegen sollten und wie Sie sie beschriften und organisieren können
  • wie Sie sich schnellen Zugriff auf die Dokumente verschaffen, indem Sie Ansichten zweckmäßig einrichten
  • wie Sie Ihren Desktop organisieren
    (Für manche Mitmenschen wäre das ein eigenes Thema)
  • wie Sie Duplikate aufspüren und löschen können
  • wann und wie Sie Ihre Dateien in die Cloud auslagern sollten

Für mich lohnt sich ein neues Anlegen meiner Dateiablage nicht (mehr). Ich bin immer noch auf der Suche nach dem idealen Programm zur Desktopsuche.

2 Antworten

2 Gedanken zu „Ein Evergreen: Wie organisiere ich meine Dateien?

  1. Wolf Steinbrecher

    Lieber Stephan List,
    in der Tat ein „Evergreen“, wie Sie Ihren Blogpost richtig überschreiben. Aber die Tipps von Aaron Couch finde ich jetzt gar nicht so furchtbar überzeugend.
    Ich fange mal am Ende von Ihrem Artikel an, dem „idealen Programm zur Desktopsuche“. Das ist ein weit verbreiteter Traum, aber ein solches Programm kann es nicht geben. Desktopsearch ist immer ein Zeitfresser, weil die Trefferlisten so lang sind. Sie ist eine Notlösung für Dateibestände, die unstrukturiert sind. Das Internet ist immer unstrukturiert, und da bleibt uns nichts außer „Googeln“. Aber es kostet wahnsinnig Zeit.
    Warum sollen wir uns das bei unseren eigenen Datenbeständen im Team oder im Unternehmen antun? Wenn ich ein Dokument erzeuge, habe ich den Kontext des Dokuments im Kopf. Mit Kontext meine ich ein Projekt, einen Kunden, einen Prozess – so etwas. Und das Ablegen in einem kontextbezogenen Dokumentenordner (Folder) ist fast kein Aufwand und spart beim Suchen 95% der Zeit.
    Aber damit das im Team klappt (Einzelkämpfer können meinetwegen chaotisch bleiben, die Herausforderung ist immer die Zusammenarbeit mit anderen), brauche ich eine Ordnerstruktur, die definiert, was wir gemeinsam als „Kontexte“ definieren. Dazu sind die Tipps von Aaron Couch überhaupt nicht auf der Höhe der Zeit, sondern irgendwie selbstgestrickt und unbeholfen. Eine Ordnerstruktur kann man nämlich nicht aus dem Ärmel schütteln (man muss dazu Literatur lesen), aber der Aufwand lohnt sich.
    Tipps dazu: In unseren Projekten hat sich am meisten die prozessorientierte Ablage bewährt. Das betrifft Ordnerstrukturen für Teams oder ganze Organisationen.
    Für Projektteams, die nur zeitweise zusammenarbeiten, gibt es eine einfachere Struktur. Dazu gab es auf der Jahrestagung 2011 des PRINCE2-Deutschland e.V. einen Vortrag, den ich Interessenten gerne zumaile (Mail an wolf.steinbrecher@balanceX.de).
    Viele der Tipps von Aaron Couch wie z.B. die Duplikate braucht man dann nicht mehr, weils keine Duplikate mehr gibt (1 Dokument = 1 Ort).

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