Erfahrungsbericht: Das GTD Netcentrics Outlook Add-in

Toolblogleser Carsten Dencker benutzt seit geraumer Zeit das GTD Outlook Add-in von Netcentrics, das ganz offiziell von der David Allen Company empfohlen wird. Er hat für uns einen Bericht über seine Erfahrungen mit dem Programm geschrieben:

 

Irgendwann im Januar 2012 war es soweit, und ich wollte mit GTD (mal wiederJ) beginnen. Nach ein paar eigenen Versuchen, in Outlook eine passende Ordnerstruktur zu erstellen, testete ich dann für 30 Tage das Add-In von NetCentrics. Ich war und bin begeistert, auch wenn David Allen immer wieder betont, dass man das Add-In nicht zwingend benötig, um GTD mit Outlook zu kombinieren. Nach 30 Tagen kaufte ich das Programm dann für $74,95 (ca. 60 €). Den Preis finde ich angemessen, vielleicht nicht günstig aber auch nicht zu teuer. Wer unentschlossen ist, kann ja testen.
Bei mir hat es mit Outlook 2007 funktioniert, ab Mai 2012 jetzt auch mit Version 2010. Der Wechsel war übrigens ganz einfach, da das Add-In einen „Settings“-Ordner anlegt. Diesen einfach ins neue Outlook kopiert und schon waren alle Projekte und Voreinstellungen wieder verfügbar.

Die Funktionen sind hier hinreichend erklärt:

https://gtdsupport.netcentrics.com/trainingmaterials/settingUpSuccess.php und
https://gtdsupport.netcentrics.com/trainingmaterials/tour_2010.php

Ich will aber kurz anführen, was für mich funktioniert bzw. was von den Funktionen ich verwende:

Wer E-Mails in Ordnern ablegt wird die Funktion „File“ zu schätzen lernen. Einfach ein Projekt und den Speicherort anlegen und schon kann man E-Mails projektbezogen ablegen. Interessant ist das, wenn man sich z.B. mit einer Gruppe von Personen einen gemeinsamen Ordner anlegt und dort projektrelevante E-Mails für alle zur Verfügung stellt (man benötigt aber den Exchange-Server).

Die zweite wichtige Funktion für mich ist das Organisieren mit Aufgaben. Hier nutze ich vor allem „Warten auf“ und “Besprechungen (Agendas)“. Also für das Follow-Up und für Besprechungsthemen und für Themen mit einzelnen Gesprächspartnern. Sehr schön ist auch, dass man sich alle Aufgaben zu einem Projekt anzeigen lassen kann oder auch nach Kontexten.

Zugegeben, für das, was das Add-In bietet, nutze ich davon zu wenig. Das liegt aber auch daran, dass ich vom GTD-Pfad wieder ein wenig abgekommen bin und nur noch das anwende, was für mich funktioniert (1. alles aus dem Kopf; 2. „abgespeckte“ Wochendurchsicht; 3. Kontexte benutzen, wo diese sinnvoll sind und 4. die Someday/Maybe Liste).

Ein paar Hinweise noch: Das Add-In hat nur eine Sprache und die ist Englisch. Eine Umstellung ist nicht möglich. Es gibt ein Supportforum, in dem man seine Fragen stellen kann oder den Support auch direkt anschreiben (wieder in Englisch). Ich hatte 2 Probleme und bekam auch prompt Antwort. Da das Add-In für das englische Outlook programmiert wurde, gibt es Schwierigkeiten mit ein paar Ansichten. Hier muss man einfach nur die deutsche kopieren und den englischen Namen vergeben, damit das Add-In darauf zugreifen kann (Bei Interesse kann ich die Inhalte der beiden Support E-Mails gerne weiterleiten).

Outlook ist nicht nennenswert langsamer geworden durch das Add-In. Ob man das Add-In auch installieren kann, wenn man nicht Administrator ist weiß ich nicht. Ich vermute mal nicht, da dann die Rechte zur Installation fehlen.

Übrigens hilft das Programm nicht dabei, GTD zu verstehen und leichter am Ball zu bleiben. Da gibt es nur eins: Das Buch lesen (die neueste Auflage enthält auch nicht mehr die vielen, falschen Übersetzungen) und immer wieder seine Gewohnheiten anpassen und sich zur Wochendurchsicht zwingen.

 

Vielen Dank für den Beitrag, Carsten. Smiley mit geöffnetem Mund

Übrigens dieser Tage eine neue Version der Outlook – Erweiterung erschienen: New version of the GTD Outlook Add-In.

Wenn Sie sich mit Erweiterungen für Outlook nicht anfreunden können, und dafür gibt es Gründe, dann schauen Sie doch einmal hier: Die GTD – Werkzeugleiste für Outlook 2007 im Eigenbau.

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