Wie ich meine persönlichen Projekte organisiere




Zunächst einige Vorbemerkungen, Dinge, die ich vor die Klammer ziehen möchte:

In der Definition von Projekten lehne ich mich an David Allen an.
Demnach sind Projekte Vorhaben, die innerhalb eines Jahres zu erledigen sind und aus mehr als einem physischen Schritt bestehen.

Beispiel: Die Planung meiner USA-Reise in diesem Jahr.

Die Software, die ich für meine persönliche Projekte benutze:

  1. MindManager 2012
  2. MS Outlook 2010 (jawohl!)

Und hier der übliche Ablauf:

Erstellen einer Projektmindmap

Alten Hasen wird diese Darstellung bekannt vorkommen (Kanban? Richtig!)

Projekte_01

 

Brainstorming: Was ist im einzelnen zu tun?

Zu tun heißt wirklich zu tun. In der Formulierung sollte ein Verb stehen.
Hinzufügen der Ideen zum Ast ganz links. Ordnen der Elemente nach dem zeitlichen Ablauf.

Projekte_02

 

Übernahme einzelner Aktivitäten in Outlook

So geht es: Rechtsklick, Senden an, An Outlook als Aufgabe. Das Aufgabeneingabefenster von Outlook poppt auf. Dort noch die entsprechenden Ergänzungen vornehmen und auf Speichern & Schließen klicken. Nun steht die Aktivität als Aufgabe in Outlook.

Projekte_03

 

Das Board up-to-date halten

In der MindMap nun die an Outlook übergebene Aktivität auf die mittlere Spalte (“In Arbeit”) ziehen.

Projekte_04

Wie man sieht, hat der MindManager einige Informationen mit Outlook abgeglichen. Wenn die Aufgabe fertig ist, dann wird Outlook mit dem MindManager synchronisiert. Der Zweig mit der Aktivität wird dann auf den Ast “Erledigt” gezogen. Gute alte Kanban-Tradition halt.

Ich hoffe, ich konnte mit dieser kurzen Anleitung eine Bringschuld begleichen. Falls Sie Fragen haben oder auch Anregungen, das Kommentarfeld steht Ihnen zur Verfügung.

Hier können Sie sich die MindManager-Vorlage herunterladen.

8 Antworten

8 Gedanken zu „Wie ich meine persönlichen Projekte organisiere

  1. frank

    Wenn jetzt auch noch MindManager und Outlook ohne Abstürze und andere Probleme zusammen arbeiten würden. Aber vielleicht kommt ja auch irgendwann mal wieder ein brauchbarer MM …
    VG, -frank

    Antworten
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  5. Ulrich Wimmer

    Das Zusammenspiel von MM und OL gefällt mir sehr gut; ich mache es ähnlich. Zwei Fragen:
    1) Durch die grafische Darstellung in MM ist klar, zu welchem Projekt die einzelnen Aufgaben gehören. Beim Export nach OL geht diese visuelle Zuordnung verloren. Sehen Sie eine Möglichkeit, eine Aufgabe in MM durch entsprechende Kennzeichnung so einem Projekt zuzuordnen, dass die Zuordnung auch noch in OL erhalten bleibt?
    2) Archivieren Sie erledigte Aufgaben parallel in MM und OL? Ich ziehe bei einem Review die erledigte Aufgabe zum entsprechenden Zweig in MM und lösche die Aufgabe in OL, falls nicht schon vorher geschehen.

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    1. Stephan List Beitragsautor

      Hallo,
      erst einmal Entschuldigung für die späte Reaktion. Der Kommentar ist mir beim Weekly Review wohl durch die Lappen gegangen.
      Dann will ich einmal versuchen zu antworten…

      Durch die grafische Darstellung in MM ist klar, zu welchem Projekt die einzelnen Aufgaben gehören. Beim Export nach OL geht diese visuelle Zuordnung verloren. Sehen Sie eine Möglichkeit, eine Aufgabe in MM durch entsprechende Kennzeichnung so einem Projekt zuzuordnen, dass die Zuordnung auch noch in OL erhalten bleibt?

      Ich sehe da momentan keine Möglichkeit. Vielmehr schmiert bei mir der MM immer ab, wenn ich die Aufgabe schon dort kennzeichne. Meine Reihenfolge: Aufgabe in MM erstellen => senden an OL als Aufgabe => Kennzeichnen in OL => Synchronisieren im MM.

      Archivieren Sie erledigte Aufgaben parallel in MM und OL? Ich ziehe bei einem Review die erledigte Aufgabe zum entsprechenden Zweig in MM und lösche die Aufgabe in OL, falls nicht schon vorher geschehen.

      Die erledigte Aufgabe bleibt bei mir in OL, allerdings sind die erledigten Aufgaben stets über die Ansicht ausgeblendet. Im MM verschiebe ich die erledigte Aufgabe zum Ast „Erledigt“.

      Ich hoffe, ich konnte ein wenig zur Erleuchtung beitragen.

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