Zen und die Kunst, Ordner zu verwalten

In meiner Jugend gab es mal ein Kultbuch von Robert M. Pirsig, das jeder zumindest im Bücherschrank haben musste. “Zen und die Kunst, ein Motorrad zu warten”, hieß es. Ich habe es seinerzeit versucht zu lesen und kam mir dabei ganz schlau vor, verstanden habe ich es aber nicht. Mittlerweile muss der Ausdruck “Zen” für so ziemlich alles herhalten. Er ist halt einfach äußerst positiv besetzt, wie die Marketingmenschen sagen würden.

Mark Virtue hat einen umfassenden Beitrag über die Organisation virtueller Ordner geschrieben und bemüht im Titel ebenfalls den o.a.  Ausdruck: Zen and the Art of File and Folder Organization. Auch ohne Zen hätte es der Beitrag in sich. Denn Sie finden dort allerhand nützliche Tipps rund um die Dateiverwaltung. Alles würde ich jedoch nicht unterschreiben, z. B. vom Ratschlag Nr. 5 “Don’t be Shy About Depth” halte ich nichts. Für mich ist definitiv ab der Ebene 3 Schluss. Wenn man wie von Mark empfohlen bis in Ebene 10 geht, dann sucht man sich in den Tiefen der Festplatte krumm und dämlich.

Es stellt sich für mich ohnehin die Frage, ob das Einsortieren von Dateien in Ordner noch zeitgemäß ist. In der Materialwirtschaft in der Industrie kennt man schon sein vielen Jahren die chaotische Lagerung. Bei diesem Ansatz weiß nur der Rechner, in welchem Regal wo was liegt. In Zeiten hoher Rechnerleistung dürfte dies doch auch für unsere Rechenknechte kein Problem darstellen. Lassen wir doch den Computer suchen.

Mich würde Ihre Meinung interessieren. Legen Sie Ihre Dateien nach einem bestimmten System auf der Platte ab oder bemühen Sie ein Suchprogramm? Wenn ja, welches?

7 Antworten

7 Gedanken zu „Zen und die Kunst, Ordner zu verwalten

  1. Christopher

    > Tip #12. Maintain the Same Folder Structure on All Your Computers

    sheesh, der gute Mann hat wohl noch nie von Dropbox (o.ä.) gehört.

    Meine Vollendung wäre erreicht, wenn es gar keine Ordner mehr gäbe. Im Zeitalter von Schlagwörtern, gespeicherten Suchabfragen und Volltext-Indices sind Ordner wirklich so ein Anachronismus als ob Amazon die Bücher in den Lagerregalen schön ordentlich nach Farben sortieren würde.

    Ich bemühe mich um möglichst wenig Ordner. Idealerweise haben alle Dateien, die einen Verantwortungsbereich („Mütze“) betreffen, einen Ordner und nicht mehr – so dass man sie mit den entsprechenden Leuten, Kunden, Kollegen teilen bzw. sie ihnen übergeben kann. Natürlich ist das noch nicht überall umgesetzt, aber ich arbeite dran.

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  2. nimue

    ich hallte mehr von „zen und die kunst, richtige suchtools zu benutzen“. Ich ich trenne nur noch grob, für den rest habe ich „search everything“ und „agent ransack“. Das findet Dateien schneller als ich mich durch dateistrukturen klicken kann. 🙂

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  3. Jan Fischbach

    Hallo zusammen,

    es gibt eine IBM-Studie, die wissen wollte, ob sich das Ablegen der E-Mails in Ordnern lohnt (Credits to Michael Linenberger, der in seinem Blog am 31.12.2011 den Link veröffentlicht zu http://people.ucsc.edu/%7Eswhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ready.pdf hat). Ergebnis war, dass das Ablegen in Foldern mehr Zeit frisst als die Suche bzw. dass die Leute, die ihre Mails in Ordner einsortiert haben, mehr Zeit mit der Verwaltung verbringen, als die, die nur suchen. Soweit keine Überraschung. Interessant war die Empfehlung, dass E-Mail-Programme „Super-Threads“ bilden können sollten, d. h. E-Mails nach übergeordneten Themen sortieren (z. B. ein bestimmter Bestellvorgang). Damit wird das alte Thema der Aktenbildung wieder aktuell. Egal, wie man seine E-Mails oder Dateien organisiert, man muss dafür Sorge tragen, dass zusammengehörige Dokumente an einer Stelle zu finden sind.

    Am besten hilft mir seit Jahren Wolf Steinbrechers „Prozessorientierte Ablage“. Dort hält sich die Summe aus Ablege- und Suchzeiten in Grenzen. Eine Desktopsuche brauche ich nicht.

    LG, jan

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  4. Frank Hamm

    Ich versuche die Ordnertiefe auf 4 Ebenen zu beschränken. Ich benutze ebenfalls eine Mischung: Gmail, Sugarsync, Evernote, Spotlight/Mac & Coperniv Desktop Search. In Gmail benutze ich wenige Labels nur zur Organisation/GTD. In Evernote nutze ich Labels zu GTD und allgemein zur Ablagensystematik für Projekte. Am liebsten wäre mir, auch im Filesystem mit Labels arbeiten zu können, aber die Volltextsuche hilft schon sehr. Blöd ist immer, wenn ich eine Mehrfachzuordnung für Dateien bräuchte (z.B. Datei ist Bestandteil oder hilfreich für mehrere Projekte).

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  5. Jörg

    Ich bin ein extrem chronologisch orientierter Mensch und habe daher für jeden Termin einen Ordner aufsteigend nach Datum sortiert. Hier kommen alle Dateien und Protkolle rein und auch Zahlen, Daten und Fakten die nach dem Termin dazu erarbeitet oder zur Verfügung gestellt werden. Klappt prima und ich finde bisher (auch dank der Suchfunktion unter Windows) alles wieder.

    @Frank
    Das Problem habe ich dadurch gelöst, dass Dateien die in mehreren Projekten/ Ordnern benötigt werden einfach als Verknüpfung dort ablege. Somit ist sicher gestellt, dass nur eine Datei vorhanden ist und die Verknüpfungen auch aktuell sind.

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  6. Frank Hamm

    @Jörg Das mit den Verknüpfungen funktioniert leider nur auf einem Rechner. Sobald der Ordner synchronisiert wird (z.B. SugarSync, Dropbox) ist damit Schluss. Innerhalb eines Datei-/Betriebssystem geht es evtl. sogar noch, wenn man die Laufwerke und Verzeichnisstruktur synchron hält. Doch da ich Windows und MacOS benutze, funktioniert das dann nicht mehr 🙁

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