Archiv für den Monat: Februar 2012

Concept Maps oder Mind Maps?

Heute Abend werde ich versuchen, einigen neugierigen Mitmenschen das Mind-Mapping nahezubringen. Ich verwende diese Methode bereits seit den frühen 1950ern. Allerdings muss ich zugeben, ich greife nur noch selten zu Papier und Buntstiften, sondern verwende in den Regel den MindManager. Schade eigentlich, denn das Erstellen von Mind-Maps “zu Fuß” hat durchaus meditativen Charakter und bringt mitunter erstaunliche Erkenntnisse zutage.

Oft werden Mind-Maps und Concept-Maps miteinander verwechselt. Dabei sind die Unterschiede gravierend. Aus dem einschlägigen Wikipedia-Artikel:

Eine Concept-Map geht von mehreren zentralen Begriffen zu verzweigten Begriffen. Zwischen den verzweigten Begriffen können Querverbindungen, die nicht hierarchisch sind, bestehen (d.h. ähnlich einem Straßennetz). Eine Mindmap ist von einem zentralen Begriff, von innen nach außen aufgebaut, (d.h. ähnlich einem Baum mit Stamm und Ästen). Nicht-hierarchische Querverbindungen zwischen Begriffen sind nicht möglich.

Concept-Maps sind daher auch hervorragend geeignet, wenn Rückkoppelungsschleifen dargestellt werden sollen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann welcher Ansatz zum Zuge kommen soll, dann hilft Ihnen vielleicht ein Beitrag auf informationtamers.com weiter: Concept maps or mind maps? the choice.

Ich selbst erstelle Concept-Maps in der Regel mit Haftklebezetteln auf der Pinnwand. Wenn Ihnen die elektronische Variante lieber ist, dann testen Sie doch einmal das kostenlose Programm Cmap Tools.

Ein Buch, in dem beide Methoden ausführlich beschrieben sind, finden Sie hier:

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Neue @Kontexte bei GTD

Wenn manche Leute denken, GTD sei kompliziert, dann haben Sie oft die berühmten Kontexte im Sinn. Dabei ist das Grundprinzip gar nicht so schwer zu verstehen. Meine Oma hatte einen Zettel auf dem Kühlschrank, auf dem Sie immer notierte, was Sie beim nächsten Einkauf erledigen wollte. Wohlgemerkt, sie machte sich nicht unmittelbar vor dem Einkaufen eine Liste, sondern jedes Mal, wenn ihr etwas einfiel, schrieb sie es auf diesen Zettel. Auf diese Weise stellte sie sicher, beim nächsten Einkauf immer die relevanten Dinge auf dem Zettel zu haben und nichts zu vergessen. “Trusted system”, nennt dies der Meister.




Diesem Einkaufszettelprinzip folgen die Kontextlisten. Sie führen eben nicht nur die eine Einkaufsliste, sondern jeweils eine Liste für die Arbeitskontexte, in denen sie sich bewegen (@Besprechung. @Telefon…).

Sven Fechner weitet das Konzept der Kontexte weiter aus: A Fresh Take on Contexts. Anstatt der “klassischen” Kontexte hat er für sich eingeführt:




  • Short dashes (kurze Aktivitäten)
  • Brain dead (Tätigkeiten, die man auch machen kann, wenn man ausgelaugt ist)
  • Routine
  • Volle Aufmerksamkeit (full focus)
  • Nachdenken (Thinking)
  • Anrufe (Calls)
  • Herumhängen (Hanging around)

Sven beschreibt die einzelnen Kontexte genauer und die Erfahrungen, die er mit ihnen gemacht hat. Auch wenn man seinen Ausführungen nicht folgt, so zeigt sein Beitrag dennoch, wie flexibel Sie das Kontextsystem gestalten können.

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Entscheidungshilfe: E-Mail schicken oder nicht?

Es gibt Leute, die behaupten, die beste E-Mail ist die, die gar nicht verschickt wird. Tatsächlich hören wir allerorts das Klagelied über die E-Mail-Flut, in der nahezu jeder Werktätige abzusaufen droht. Um dieser fatalen Entwicklung entgegen zu wirken, habe die Autoren von Co.Design ein nützliches Diagramm veröffentlicht. Es soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein E-Mail verschicken sollen oder nicht: Should You Send That Email? Here’s A Flowchart For Deciding.

EMailJaOderNein

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Zen und die Kunst, Ordner zu verwalten

In meiner Jugend gab es mal ein Kultbuch von Robert M. Pirsig, das jeder zumindest im Bücherschrank haben musste. “Zen und die Kunst, ein Motorrad zu warten”, hieß es. Ich habe es seinerzeit versucht zu lesen und kam mir dabei ganz schlau vor, verstanden habe ich es aber nicht. Mittlerweile muss der Ausdruck “Zen” für so ziemlich alles herhalten. Er ist halt einfach äußerst positiv besetzt, wie die Marketingmenschen sagen würden.

Mark Virtue hat einen umfassenden Beitrag über die Organisation virtueller Ordner geschrieben und bemüht im Titel ebenfalls den o.a.  Ausdruck: Zen and the Art of File and Folder Organization. Auch ohne Zen hätte es der Beitrag in sich. Denn Sie finden dort allerhand nützliche Tipps rund um die Dateiverwaltung. Alles würde ich jedoch nicht unterschreiben, z. B. vom Ratschlag Nr. 5 “Don’t be Shy About Depth” halte ich nichts. Für mich ist definitiv ab der Ebene 3 Schluss. Wenn man wie von Mark empfohlen bis in Ebene 10 geht, dann sucht man sich in den Tiefen der Festplatte krumm und dämlich.

Es stellt sich für mich ohnehin die Frage, ob das Einsortieren von Dateien in Ordner noch zeitgemäß ist. In der Materialwirtschaft in der Industrie kennt man schon sein vielen Jahren die chaotische Lagerung. Bei diesem Ansatz weiß nur der Rechner, in welchem Regal wo was liegt. In Zeiten hoher Rechnerleistung dürfte dies doch auch für unsere Rechenknechte kein Problem darstellen. Lassen wir doch den Computer suchen.

Mich würde Ihre Meinung interessieren. Legen Sie Ihre Dateien nach einem bestimmten System auf der Platte ab oder bemühen Sie ein Suchprogramm? Wenn ja, welches?

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Kunst auf dem Flipchart

Ich habe schon immer die Kolleginnen und Kollegen bewundert, die auf dem Flipchart wahre Kunstwerke zustande bringen. Kopf hoch, Sie können das auch. Näher betrachtet, ist es nämlich gar nicht so schwierig, auf dem Flipchart attraktiv zu visualisieren. So etwas können Sie lernen. Ein Einstieg könnte Ihnen ein Artikel von Elke Meyer bieten (pdf): Flipchartgestaltung als Trainerkompetenz.

Lassen Sie sich von dem Titel nicht verwirren. Flipchartgestaltung ist nicht nur für Trainer interessant, sondern für alle, die in Besprechungen Zusammenhänge erklären müssen. Warum muss es immer PowerPoint sein?

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Produktivität auf einer Seite

Warum so kompliziert, wenn es auch einfach geht? Die Antwort auf diese Frage hatte Brendon Burchard im Kopf, als er den “1-Page Productivity Planner” entwarf.
Auf dem Blatt finden Sie drei Abschnitte:

  1. Projekte
  2. Leute
  3. Prioritäten

Bei den Projekten tragen Sie Ihre drei wichtigsten ein und beschreiben die Schritte, die unbedingt zu tun sind, um das entsprechende Ziel zu erreichen. Bei Leuten unterscheiden Sie zwischen denen, die Sie heute noch erreichen müssen und denen, von denen Sie heute noch etwas bekommen sollen (Sie wissen schon…Waiting for). Und bei den Prioritäten notieren Sie die Aktionen, die Sie heute auf jeden Fall unter allen Umständen erledigt haben möchten.

Einfach, aber wirkungsvoll!

BurchardProductivityPlanner

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Wie Sie Ihre Aufgaben mit Outlook organisieren

Ich mag Outlook. Seit ich das Standardwerk von Michael Linenberger gelesen habe, kann ich mir eine Arbeitsorganisation ohne kaum noch vorstellen.

S.E. Slack beschreibt auf einer speziellen Seite, wie Sie Outlook gewinnbringend als Aufgabenmanager einsetzen können: 6 ways to streamline your tasks in Outlook. Der Beitrag ist unterteilt in die Abschnitte:

  1. Individuelles Anpassen der Ansicht
  2. Arbeiten mit der Aufgabenleiste (ganz wichtig!)
  3. Die ausführliche Beschreibung aller Details (Aufwand, Kilometer usw.)
  4. Outlook und OneNote
  5. Das Delegieren von Aufgaben
  6. Senden von Statusberichten

“No big deal”, wie der Amerikaner sagt, aber durchaus nützliche kleine Hinweise.

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Wie gehen Sie mit Unterbrechungen um?

Unterbrechungen sind die Pest. Da hat man sich gerade in ein Thema eingearbeitet, da klingelt garantiert das Telefon oder irgendein netter Kollege will Geschichten über sein Abenteuer vom Wochenende loswerden. Das kann an den Nerven zehren. So sehr, das die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zu dem Thema eine eigene Broschüre veröffentlicht hat.

Auch David Allen selbst hat dazu ein paar Tipps auf Lager. Zu ersehen in dem entsprechenden Video:

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Wie Sie aus Notizpapier einen Trinkbecher bauen

Jetzt ein Tipp aus der Reihe “Überleben im Bürodschungel”. Wenn Sie völlig dehydriert aus dem Meeting kommen und kein Becher mehr am Wasserspender hängt, dann helfen Sie sich selbst, und zwar mit Notizpapier. Wie das geht, können Sie in dem Artikel “How to Make a Notebook Paper Drinking Cup” nachlesen oder in dem Video unten anschauen.

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Mighty Notes: Das System für Ihre Notizen

Nicht immer habe ich Gelegenheit, auf den Computer zuzugreifen, wenn ich mir Notizen machen will. Kugelschreiber und Notizbuch sind für mich unersetzliche Utensilien und werden es auch noch eine Weile lang bleiben. Damit ich mich in meinem Notizbuch schneller zurecht finde, gebe ich den einzelnen Bemerkungen Kürzel, an denen ich sofort erkennen kann, ob die Notiz mit einer Aufgabe verbunden ist oder ob es sich lediglich um eine Idee o. ä. handelt.

Eine ähnliche Kennzeichnung hatten wohl die Macher von Mighty Notes im Sinn:

Mighty Notes transforms mere "note-taking" into an efficient system that gives you an edge in your workplace, bringing increased clarity and understanding to business meetings, workshops and lectures.

Bei der Kennzeichnung bleibt Mighty Notes aber nicht stehen. Vielmehr wird das Notizblatt in vier verschiedene Bereiche eingeteilt:

  1. Kopfbereich (Header): Hier wird das Thema benannt
  2. Data:  Das ist der Bereich für die eigentlichen Notizen
  3. Tags: Die Kennzeichnung mit verschiedenen Symbolen
  4. Metadata: Daten über die Notiz

MightyNotes

Sie können nach kurzer Registrierung die Anleitung kostenlos herunterladen. Ein Versuch ist es sicherlich wert.

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Das Handtäschchen für das Computer – Geraffel

Ich trau mich fast gar nicht, diese Erkenntnis in einem Toolblog-Artikel zu verarbeiten. Aber sei’s drum.

Mich hat es in der Vergangenheit immer geärgert, dass Kabel, Sticks und ähnliches Geraffel unkontrolliert in meinem Laptoprucksack herumgefahren sind. Der Effekt waren Kabelknäuel und ähnliche ärgerliche Erscheinungen. Eine Zeitlang habe ich mir deshalb mit Toilettenpapierhülsen geholfen, die ich in eine Tasche gesteckt habe, die ich anlässlich der Seminare von David Allen als Teilnehmer geschenkt bekommen hatte. Das war aber auch nicht das Gelbe vom Ei, denn die Tasche war immer noch zu groß.

Durch Zufall bin ich in einem Kofferladen auf das Switchbag von Picard gestoßen, das für das Verstauen von Computerutensilien wie gemacht ist. Der ursprüngliche Verwendungszweck ist zwar ein anderer, aber das soll uns nicht weiter stören. Für mich ist das Switchbag tatsächlich das Ei des Kolumbus.

Besonders in Kombination mit der Hülsenlösung. Zwinkerndes Smiley

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10 verschiedene Präsentationsstile

Sie kennen sicher das Zitat, mit dem mangelnde Flexibilität beim Einsatz von Werkzeugen beschrieben werden soll:

Wer nur einen Hammer kennt, für den ist jedes Problem ein Nagel.

Das Präsentieren bildet da keine Ausnahme. Die Kunst besteht darin, Struktur, Design und Vortragsstil themengerecht für das jeweilige Publikum anzupassen. 24points beschreibt zehn gängige Präsentationsstile und gibt Tipps, was wo anzuwenden ist: 10 Different PowerPoint Styles – Tips and Clips on Using the Right Style for Your Presentation.

Die Autoren unterscheiden

  1. den Microsoft – Stil
  2. die reine Textpräsentation
  3. die Präsentation mit Skizzen von Hand
  4. den Steve – Jobs – Stil (klar, der hat einen ganz eigenen)
  5. den Kawasaki – Stil (Guy Kawasaki, auch ein eigener Stil)
  6. den Lessig – Stil (Lawrence Lessig, noch einer)
  7. den Takahashi – Stil ()
  8. den “nackten” Stil (ganz ohne alles)
  9. den Al – Gore – Stil (oder doch Nancy Duarte?)
  10. den lustigen Stil (ZeFrank heißt hier der Protagonist)

Zu jedem Stil können Sie sich in dem Beitrag ein Videobeispiel anschauen und so die Kurzbeschreibung im Text gleich nachvollziehen.

BTW: Auf den Steve – Ballmer – Stil haben die Autoren aus guten Gründen verzichtet. Sehen Sie selbst:

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Entschlackungskur für neue Rechner: Der PC – Entmüller

Sie kennen das sicher. Da kauft man sich für teures Geld einen neuen Rechner und dann muss man feststellen, dass dieser werksseitig mit allerhand Crippleware zugemüllt ist. Nein, das machen nicht etwa nur die Billigheimer, auch die namhaften PC-Firmen sind bei dieser Unsitte mit von der Partie.

Der PC Decrapifier verspricht hier Abhilfe:

It’s a free tool for you to use that helps remove programs, unnecessary startup items and icons that can slow down your PC. It takes you step by step, giving you recommendations on what to remove, many of which can be removed unattended.

Ganz umsonst ist die Hilfe nicht, 5 $ müssen Sie für den persönlichen Gebrauch schon investieren. Ob es funktioniert, weiß ich nicht. TuneUp macht so etwas Ähnliches. Und das habe ich schon auf dem Rechner.

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Brainstorming funktioniert nicht! Oder doch?

Vor einigen Wochen erschien in der online-Ausgabe des New Yorker ein Artikel über das Brainstorming erschienen. Geschrieben hat ihn Jonah Lehrer und, kein Zweifel, er sieht die Methode eher kritisch: GROUPTHINK – The brainstorming myth. In der Tat gibt es immer mal wieder derartige kritische Stimmen zu diesem Thema, auch ich habe hier bereits davon berichtet (hier oder hier).

Scott Berkun sieht dies anders und bezieht sich dabei direkt auf den Beitrag von Lehrer: In defense of Brainstorming: against Lehrer’s New Yorker article.

Ein interessanter Diskurs, wie ich finde.

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5 Tipps für Ihr persönliches Archiv

Viele Menschen zögern noch, das papierlose Büro einzurichten. Ich zum Beispiel. Für Nostalgiker wie mich hat Ian McKenzie ein paar kleine Tipps auf Lager: How to Set Up Your Personal File System. Er meint:

  1. Folgen Sie nicht allzu sehr der Logik
  2. Halten Sie es einfach
  3. Markieren Sie Ihre Akten farbig
  4. Planen Sie Zeit für die Ablage ein
  5. Misten Sie aus!

Wenn Sie Ians Tipps auf einen Schlag befolgen wollen, dann verwenden Sie die Ablage nach Noguchi. Darin sind alle o. a. Ratschläge enthalten. Noguchi funktioniert, die Methode ist bei mir seit Jahren erfolgreich im Einsatz, wie meine Workshopteilnehmer wissen.

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Wie waren Sie gestern drauf? Moodpanda hat die Antwort

Es gibt Apps, deren Sinn erschließt sich nicht auf den ersten Blick. Moodpanda ist so eine App.

Mit dieser Anwendung können Sie auf einer Skala von 1 (Weinendes Smiley) bis 10 (Smiley mit geöffnetem Mund) festhalten, in welcher Stimmung Sie gerade sind. Wenn Sie möchten, können Sie dies auch durch einen kleinen Kommentar erläutern. Über einen gewissen Zeitraum könnten Sie so Ihre Stimmungsschwankungen verfolgen. Wie immer bei diesem web2.0-Gedöns können Sie Ihre Stimmungskurven auch mit anderen teilen. Für letzteres hält sich allerdings meine Begeisterung in engen Grenzen.

Was an dieser App sinnvoll sein soll? Nun ja, es gibt Menschen, die die Welt tatsächlich mit einer pessimistischen Grundstimmung durch eine negative Brille betrachten. Ein Bewertung des Tages am Abend auf einer Skala zwischen 1 und 10 kann diesen Menschen helfen, ein differenzierteres Bild vom Alltag zu entwickeln. Ich mag die App und ich verwende sie auch seit geraumer Zeit. Auf Quantified Self können Sie ein paar Meinungen zu der App nachlesen. Über diese Website bin ich auch auf Moodpanda gestoßen.

moodpanda

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Wie Sie Infoposter für Konferenzen erstellen

Weil wir gerade beim Thema Infographiken sind. Wenn Sie während einer Konferenz die Teilnehmer auf schnelle Weise informieren möchten, dann erstellen Sie doch einfach Wandzeitungen. Sie benötigen dazu ein paar Stellwände und entsprechende Informationsplakate. Die Pinnwände können Sie kaufen oder leihen, wie Sie an die Infoplakate kommen, erklärt Ihnen Colin Purrington: Designing conference posters. Sie können entsprechende Vorlagen als pdf-, ppt- oder Keynote-Dateien herunterladen.

Der Artikel ist wirklich sehr umfangreich, Sie finden dort Tipps zum Layout, die Do’s und Dont’s  der Postererstellung, sowie Literaturhinweise und weiterführende Links. Sehr nützlich, vielen Dank!

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Wie Sie eine Infografik erstellen

Wie Sie in den letzten Wochen auch in diesem Blog sehen konnten, kommen Infografiken immer mehr in Mode. Wenn Sie das Bedürfnis verspüren sollten, selbst so eine Grafik zu erstellen, dann zeigt Ihnen Mark O’Neill, wie es geht: INFOGRAPHIC : How To Create An Infographic. Klar, dass er zu diesem Zweck eine Infografik benutzt. Wäre ja auch gelacht…

Infographic

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You have the power to change the world

so leitet Nancy Duarte, eine Ikone der Präsentation, eine ebensolche ein. Darunter geht es bei den Amerikanern eben nicht. Nancy Duarte enthüllt in ihrem Vortrag die geheimen Strukturen, die angeblich hinter jeder erfolgreichen Präsentation stecken sollen. Look and listen:

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Ein Handbuch zu Methoden des Wissensmanagements

Vor einigen Tagen habe ich im Toolblog auf eine Methodensammlung der ILO hingewiesen: Der Knowledge sharing toolkit. Heute lege ich noch einen drauf und empfehle den Kollegen unter den Lesern, aber nicht nur diesen, das Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Sie können dieses umfangreiche Werk als pdf-Datei herunterladen. Auf knapp 100 Seiten finden Sie dort grundlegende Methoden aus dem Wissensmanagement, “zu Fuß” und rechnergestützt. Mit dabei sind Anleitungen zu

  • Story Telling
  • Knowledge Café
  • Taxonomy
  • Collaborative Working Spaces

und vielen mehr.  Eine Übersicht hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Methode Sie zu welchem Zweck einsetzen können. Zu jeder einzelnen Technik gibt es einen Steckbrief mit knapper, aber aussagekräftiger Beschreibung und weiterführenden Links. Wenn Sie sich für Wissensmanagement interessieren, sollten Sie unbedingt einen Blick in das Buch werfen. Es lohnt sich. Beachten Sie aber bei der Verwendung  “Disclaimer and Permission to Use”.

kmtools

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