Podcast 029: Im Gespräch mit Thilo Niewöhner

Diesmal habe ich mich mit dem Projektmanager und -consultant Thilo Niewöhner unterhalten.

Die Themen unseres Gesprächs:

  • Der Unterschied zwischen Dienst- und Werkverträgen
  • Die Dienstleistung, die er im Projektmanagement erbringt
  • Agile und „klassische“ Methoden des Projektmanagements
  • Iterationszyklen im klassischen Projektmanagement
  • Wie Risk-Management funktioniert
  • Wie man Projekte an die Wand fährt
  • Kommunikation innerhalb eines Projekts
  • State of the Art of „Führung“
  • Der Umgang mit Konflikten in Projekten und das Treffen von Entscheidungen
  • Die Bedeutung von „Blau“ und  „Rot“: Parallelkulturen in Unternehmen
  • Die Nachteile der Matrix-Organisation
  • Führen ohne Weisungsbefugnis
  • Die Besonderheiten des PM Camps in Dornbirn und anderswo
  • Informelle Strukturen im Unternehmen
  • Wie sich Thilo organisiert: OneNote und Outlook

Hier die Links zum Podcast::

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CmapTools in neuem Gewand

Es gibt Aufgabenstellungen, die sich sehr gut mit Mind-Maps bearbeiten lassen. Wie jede andere Methode auch, gibt es für die Anwendungen von Mind-Maps gewissen Grenzen. Diese liegen in der Baustruktur der Map, so dass dynamische Zusammenhänge wie Rückbezüglichkeiten nur schwer darzustellen sind.

Für “die Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen” (Wikipedia) ist die Concept-Map das Mittel der Wahl. Dort werden durch gerichtete Pfeile die Abhängigkeiten zwischen den aufgeführten Elementen dargestellt. Eine fertige Concept-Map ähnelt dann einem Netzwerk.

Ich selbst habe Concept-Maps vor vielen Jahren in einer Weiterbildung zum vernetzten Denken nach Gomez und Probst kennen gelernt. Dort kamen damals mangels geeigneter digitaler Werkzeuge Pinnwände und Post-it®-Notes oder Whiteboards zum Zug. Tools, die gerade bei der Erstellung von Concept-Maps im Team nach wie vor großen Charme besitzen.

Nun kann man zwar auch mit Software zum Mind-Mapping Concept-Maps erstellen, wie z.B. auf dem Blog von XMind beschrieben wird. Allerdings ist diese Vorgehenweise etwas umständlich.

Ein bewährtes Programm, dass ausschließlich für Concept-Maps konzipiert ist, ist CmapTools vom Florida Institute for Human & Machine Cognition (IHMC). Mittlerweile ist eine regelrechte Suite erschienen, bestehend aus den Programmen CMapTools für PCs aller Plattformen, für iPad und für die Cloud. Zum Download müssen Sie sich registrieren und können etwas spenden, müssen aber nicht.

Wenn Sie mit der Erstellung von Concept-Maps noch nicht allzu vertraut sind, dann hilft Ihnen eine umfangreiche Einführung weiter, natürlich visualisiert mit einer Concept-Map. Auch für eine tiefergehende Dokumentation ist gesorgt.

Ich habe mit CmapTools bislang gute Erfahrungen gemacht und kann die Software nur empfehlen.

CmapTools

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GTD® mit Thunderbird

Wie die Leserinnen und Leser dieses Blogs wissen, bin ich bekennender Outlook-Fan. Zumindest, wenn es sich um die Windows – Version dieses mächtigen Personal Information Managers geht. Leider ist der Funktionsumfang von Outlook für den Mac bei weitem nicht so mächtig und in der neuen letzten Version wurden m. E. sogar noch ein paar “Verschlimmbesserungen” gegenüber dem Vorgänger vorgenommen. Sehr unbefriedigend das Ganze.

Aus diesem Grund bin ich für meinen Mac immer noch auf der Suche nach einem adäquaten Ersatz. Ein Programm, das mir schon zu früheren Zeiten sehr gut gefallen hat, ist der bekannte E-Mail-Client Thunderbird. Weil ein reines E-Mail-Programm jedoch Outlook nicht ersetzen kann, muss Thunderbird mit entsprechende Plugins aufgebohrt und auch sonst entsprechend angepasst werden.

Wie das geht, zeigen diese Artikel:

Leider sind die Artikel schon etwas älter. In der Zwischenzeit sind für einige wichtige Produktivitäts-Apps eigene Erweiterungen für Thunderbird erschienen, so etwa für Todoist, Remember the Milk der Toodledo, die aber schon wieder eingestellt oder zwar noch erhältlich sind, aber nicht mehr gepflegt werden. Schade.

Thunderbird und der Exchange-Server

Für mich sind solche Lösungen auch nur eingeschränkt interessant, vielmehr würde ich mit Thunderbird & Co gerne auf meinen Exchange-Server unter Office 365 zugreifen. Das scheint mit einiger Pfriemelei zu gehen, wie man z. B. in der Anleitung der TU Dresden nachlesen kann: Konfiguration von Thunderbird als Client für den Exchange-Dienst der TU-Dresden. Beschrieben wird hier die Anbindung der E-Mail- und der Kalenderfunktion.

Dass E-Mail und Kalender sich hervorragend mit einem Exchange-Server vertragen, wusste ich schon von iPhone und iPad. Was ist aber mit dem Aufgabenmanager? Für mich ist der Aufgabenmanager unverzichtbarer Bestandteil meiner Arbeitsorganisation. Leider konnte ich bislang noch keine befriedigende Lösung für dieses Problem finden. Bislang, denn es gibt einen Silberstreifen am Horizont, in Form des Exchange EWS Provider. Die Erweiterung ist ummesonscht, herunterladen können Sie das Plugin unter GitHub. Ein Pferdefuß hat das Ganze allerdings. Auch wenn das Programm von der Fa. Ericsson gepflegt wird, sieht das ganze doch nach Technikkram für Fortgeschrittene aus. Daran ändert auch die umfangreiche Dokumentation nichts. Ich zumindest traue mir die Installation und Einrichtung nicht so ohne weiteres zu.

Deshalb eine Bitte: Wenn Sie mehr Ahnung von der Materie haben als ich und Lust verspüren, den Exchange EWS Provider einmal auszuprobieren, dann lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben. Ewiger Ruhm ist Ihnen sicher!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Inneneinsichten eines Meisters der Aufschieberitis

Tim Urban bezeichnet sich selbst als Meister der Aufschieberitis. In einem TED-Talk lässt er uns an seiner Meisterschaft teilhaben: Inside the mind of a master procrastinator.

Mindestens so interessant wie seinen Vortrag finde ich den Artikel, in dem er beschreibt, wie sich sein TED Talk die Zeit entwickelt hat: Doing a TED Talk: The Full Story.  Sie erfahren in dem Beitrag eine Menge über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Vortragsstile. Tim untermalt dies mit einer Fülle von Diagrammen, der Artikel ist sehr unterhaltsam. Es lohnt sich, ihn zu lesen, finde ich.

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BMY®: Klarheit für Ihre Karriere

Vor ungefähr zwei Jahren bin ich nach Amsterdam gefahren, um bei Tim Clark die Master Class für seinen Ansatz Business Model You® zu besuchen. Dort habe ich auch Mercedes Hoss-Weis kennengelernt, die mit ihm damals zusammen den Workshop begleitet hat.

Für die Fachzeitschrift Training aktuell haben Mercedes und ich vor einigen Wochen einen Artikel verfasst, in dem wir den Hintergrund des Ansatzes und die Vorgehensweise bei der Umsetzung erklären: Beratungs Modell “Business Model You” – Klarheit für die Karriere. Sie können den Artikel hier herunterladen.

Wir beschreiben dort

  • Warum BMY eine wirksame Methode für die individuelle Organisationsplanung ist
  • Wie man mit BMY die wichtigen Erfolgsfaktoren beschreibt und visualisiert
  • Wie das Vorgehen in der Praxis aussieht

Im Rahmen eines Artikel mussten wir uns auf das Wesentliche beschränken. Wenn Sie Fragen zu BMY haben, dann kommen Sie gerne auf mich zu.

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Tim Clark und Stephan List in Amsterdam

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Spickzettel für das gute Benehmen

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog über das Benimm-Buch von Susanne Beckmann berichtet: Benehmen Sie sich!
Vor ihr stammen auch einige “Spickzettel”, auf denen sie auf jeweils einem Blatt Papier die wichtigsten Spielregeln zusammengefasst hat.

Sie finden dort folgende Hinweise:

  • Zu Gast bei Geschäftsessen – Fettnäpfchen vermeiden
  • Business-Peinlichkeiten – Die Klassiker
  • Der gelungene Messeauftritt
  • Der Umgang mit Visitenkarten
  • Distanzzonen: Bitte Abstand halten
  • Unhöflich, überflüssig oder missverständlich –
    Formulierungen in geschäftlichen E-Mails
  • Fünf Fettnäpfchen im Berufsalltag
  • Kleider machen Leute – Das passende Outfit für den Job
  • Nach oben bitte – Verhalten im Aufzug
  • Neu im Unternehmen – Engagieren Sie sich überlegt

Bei Überfliegen dieser Infoblätter habe ich festgestellt, dass ich mit meinem Verhalten gar nicht so sehr daneben liege . Allerdings habe ich auch ein paar Lücken z. B. beim Fahren im Lift oder im Umgang mit Visitenkarten festgestellt.

Ich habe mir erlaubt, die Hinweise in einer pdf-Datei zusammenzufassen, die Sie hier herunterladen können. Vielen Dank, Frau Beckmann.

Wenn Sie sich tiefer mit dem Thema Benimm im Unternehmen auseinandersetzen möchten, dann besuchen Sie Frau Beckmann doch auf ihrer Website.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Able2Extract erscheint in der Version 11

Alle Jahre wieder, immer dann wenn das Geld aufgrund der Weihnachtseinkäufe ohnehin knapp ist, bekommen die meisten Programme kostenpflichtige Updates. Able2Extract, mit dem Sie pdf-Dateien in allem möglichen Formate wie Word, Excel, PowerPoint u.ä. überführen kann. Sogar der MS Publisher ist dabei, ein Programm, das mir sehr oft kleine, aber feine Dienste leistet.
Ich durfte mir auf Einladung des Herstellers die Beta-Variante der neuen Version 11  genauer anschauen.

Zunächst sei gesagt, dass ich das Programm zwar nicht häufig benutze, aber wenn, dann für wichtige Aufgaben. Insofern möchte ich es nicht mehr missen. Die Umwandlung in Office-Formate funktioniert. Und das so verblüffend gut, dass ich manchmal den Mund vor lauter Staunen kaum geschlossen kriege. Das ist keine Übertreibung, die Umwandlungsqualität ist m.E. überragend.

Die Neuigkeiten in der kommenden Version sind:

  • Notizfunktion mit mehr aus 12 Auszeichnungsvarianten
  • Neue Bearbeitungsmöglichkeiten bei pdf-Dateien, wie das Hinzufügen und Entfernen von Bildern oder Vektorgrafiken
  • Verschlüsselung von pdf-Dateien und
  • Die üblichen allgemeinen Verbesserungen unter der Motorhaube

Wie der Name deutlich macht, dient das Programm vornehmlich dem Extrahieren von Daten aus pdf-Dokumenten und ihre Überführung in andere Dateiformate. In der neuen Version ist es nun möglich, das pdf-Dokument zu bearbeiten, wie man es auch von anderen pdf-Apps kennt: Notizen und Bemerkungen anfügen und Seitenoperationen durchführen (Einfügen, Bewegen, Löschen usw.). Allerdings ist der Bedienkomfort nicht optimal. Drag & Drop geht leider nicht, die Bedienung erfolgt etwas umständlich über Menükästen.
Dennoch lassen sich nun kleine Veränderungen an der pdf-Datei direkt in Able2Extract vornehmen. Das ist schon eine Erleichterung, auch wenn ich mir etwas mehr Bedienkomfort gewünscht hätte.

Fazit: Wenn Sie pdf-Dateien öfters passgenau in Office-Dateien, CSV, HTML, oder Autocad überführen müssen, dann ist Able2Extract ein mächtiges Werkzeug. Ein pdf-Bearbeitungsprogramm ist es eher nicht, da gibt es andere einfachere Lösungen.

Einen Überblick darüber, was Sie mit Able2Extract alles machen können, gibt Ihnen diese Video:

Able2Extract v11 erscheint voraussichtlich am 5. Dezember.

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Wie Sie Ihre WhatsApp-Chats sicher speichern

WhatsApp ist in den letzten Tagen etwas ins Gerede gekommen. Es geht wieder einmal um den Datenschutz. So berechtigt diese Sorgen auch sein mögen, ich glaube nicht, dass eine nennenswerte Zahl von Nutzern wechseln und eine andere App benutzen werden. Wie bei Facebook oder Twitter ist das eine Frage der Nutzerzahlen und damit der Reichweite. Die Tatsache, dass die meisten Kontakte oder “Freunde” nun mal bei den üblichen Verdächtigen ihr Konto haben, schreckt die meisten von uns vor einem Wechsel ab.

ToolBlog-Leser Matthias Büttner ist WhatsApp-Nutzer und wollte schon immer die Chatverläufe sichern um sie für die Nachwelt zu erhalten. Die WhatsApp eigene Speichermöglichkeit war ihm zu unsicher. Er schrieb mir in einer E-Mail:

Ich hatte bislang das Problem, dass ich meine WhatsApp Threads nicht neutral sichern konnte. Der Thread war immer nur unter WhatsApp gesichert, die native Funktion ist grottenschlecht.
Mir ist das aber sehr wichtig – ich habe Kinder, Freunde und eine Freundin, da wäre es ein Jammer, wenn die Zeitzeugen (WhatsApp) irgendwann nicht mehr verfügbar oder nur schwer zugänglich sind.

Ich suchte eine Lösung, die den Thread aus WhatsApp heraus löst und in einer neutralen Form (PDF) auf meinem Server absichert. Das gab es meines Wissens nicht. […]

Und gestern hat mir mein genialer Kollege und Freund Matthias Jurke den folgenden Link gesendet: Mein Problem ist gelöst – und wie!

http://www.copytrans.de/support/whatsapp-nachrichten-sichern/

Es funktioniert super, ist für die ersten 50 Handlungen kostenfrei.Speichert in mehreren Formaten: PDF, Word, und sogar HTML – einfach genial.

Ich denke mir, dass Du mit dem Tipp vielen Deiner Leser eine Freude machen kannst.

Natürlich möchte ich meinen Leserinnen und Lesern eine Freude machen.
Deswegen teile ich gerne diesen Hinweis.

[Foto von Reimund Bertrams [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Nachtrag (etwa 15 Minuten nach der Veröffentlichung)

Ich habe es geahnt. In früheren Zeiten hätte man gesagt “Die Tinte war noch nicht trocken”, da wurde der Artikel schon betwittert:

Ich denke, es gibt wirklich gute Argumente dafür, WhatsApp überhaupt nicht zu benutzen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

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Vom Umgang mit Haftzetteln & Co

Das ich ein großer Anhänger von Post-it®-Notes (Haftzetteln) bin, ist der geneigten Leserschaft sicher nicht entgangen. Nun hat sich der geschätzte Kollege Tim Themann einer Alternative des Haftzettels, den Stattys-Notes zugewandt und einen ausführlichen Artikel über den Gebrauch derselben verfasst: Tipps für die (Stattys | Magic-Chart) Notes.

Manche dieser Tipps wirken auf den ersten Blick banal, haben es aber in sich, denn sie können die Arbeit kolossal erleichtern.

Auf die Idee, bei der Arbeit mit Post-it-Notes so einen Gummifinger (offiziell Blattwender) zu verwenden, bin ich zum Beispiel noch nicht gekommen. Aber ich werde das ausprobieren. Besonders beim “Leeren” der Pinnwände von den Zetteln, könnte er sehr nützlich sein.

Von Klebesprays zum Fixieren bin ich wieder abgekommen. Ich mag Sprays generell nicht, denn ich weiß nicht, was ich da einatme. Außerdem ist meiner Meinung nach die Weiterverarbeitung fertiger Pinnwandcharts nicht optimal. Bei Aufrollen auf dem Boden ziehen sie schon viel Staub und Schmutz an. Die Weiterverarbeitung der Charts hält mich bislang auch vom Einsatz der Stattys-Notizen ab. Ich bevorzuge  immer noch die herkömmlichen Post-it-Notes, die ich allenfalls auf dem Packpapier mit einem kurzen Strich mit dem Klebestift für den Transport fixieren muss.

Kurz und gut. Ich bleibe (noch) beim Papier. Aber auch bez. der Haftzettel lässt uns Tim nicht allein. In Haftnotizen richtig benutzen beschreibt er die zweckmäßige Handhabung dieses Werkzeugs. Die Quintessenz zeigt Ihnen Dave Gray: Post It Notes Lay Flat Tip.

So ein Video können Sie sich auch im Artikel von Tim anschauen. Darüber hinaus erklärt er auch, warum Sie den Haftzettel so abziehen sollten. Wenn Sie also auch noch eine nahezu wissenschaftliche Erklärung dafür suchen, dann wird Ihnen in dem Artikel geholfen.

Für die Weiterverarbeitung der Pinnwände empfiehlt Tim die iOS-App Post-it® Plus. Dem schließe ich mich an. Leider scheint es von der App keine Android-Version zu geben. Sie können sich aber mit Office Lens von Microsoft behelfen. Ehrlich gesagt, ich finde diese App sogar noch besser.

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Gymnastik am Arbeitsplatz

Vor einigen Tagen habe ich in einem Betrag empfohlen, genug Pausen zu machen und sich darüber hinaus während der Pausen auch zu bewegen. “Sitzen ist das neue Rauchen”, habe ich in einem Artikel einmal gelesen und ich finde, der Satz bringt es auf den Punkt. Wenn Sie gezielt etwas für Ihren Körper tun wollen, dann lassen Sie sich doch von dieser Infografik inspirieren: The 5 Minute Office Workout. Weiterlesen

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David Allen über Produktivität & Co

Heute fehlt mir etwas der Antrieb, selbst etwas zu schreiben. Deshalb möchte ich den Meister selbst zu Wort kommen lassen. Erett Dunn hat David Allen interviewt:
20 Lessons from David Allen on Succeeding at Work, Life, and GTD.

Das Video dazu können Sie auch gleich hier anschauen.

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Gibt es eine Gebrauchsanweisung für Sie?

Die Idee der persönlichen Gebrauchsanweisung habe ich im ToolBlog schon einmal aufgegriffen: Schreiben Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst. Damals ging es darum, für Andere eine Anleitung für die Zusammenarbeit mit Ihnen zu formulieren. 

Was für die Zusammenarbeit billig, sollte für die Führung recht sein. Wenn Sie Führungskraft sind, warum formulieren Sie nicht eine Gebrauchsanweisung für Ihren Führungsstil? Wie das geht, zeigen uns die Autoren des Beitrags To Make Your Management Style Clear, Create a User’s Manual.

Bei der Abfassung des Manuals helfen Ihnen laut den Autoren diese Fragen:

  1. Was schätzen Sie mehr, schnelle oder bedächtige Arbeitsweise?
  2. Was erwarten Sie an Verpflichtungen, die über die normalen Arbeitsstunden hinausgehen?
  3. Was sind Ihre Eigenarten und Marotten?
  4. Was werden Sie tun, um Ihre Mitarbeiter darin zu unterstützen, besser zu werden?
  5. Über welche Ihrer Schwächen sollten Ihre Mitarbeiter Bescheid wissen?
    Wie könnten sie mir helfen, mich zu verbessern?
  6. Wie gehen Sie mit Konflikten um?
  7. Wenn Fehler passieren, auf welche Weise möchten Sie von diesen erfahren?

Die fertige Anleitung für Ihren Führungsstil können Sie auch als Diskussionspapier verwenden. Dieses könnte nützlich sein, wenn Sie als Führungskraft neu irgendwo anfangen oder wenn Sie von Ihren Mitarbeitern Feedback einholen möchten.

“Wer schreibt, der bleibt”, sagt der Volksmund. Sie sollten sich im Klaren sein, dass Sie Verbindlichkeit herstellen, wenn Sie eine solche Anleitung formulieren und veröffentlichen. Sie werden daran gemessen werden. Aber das hilft Ihnen auch, auf dem Pfad der selbstgewählten Tugenden zu bleiben.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihre Produktivität torpedieren

Mit der Produktivität ist es wie mit dem Erfolg. Sie finden ein Unmenge von  Ratgebern in der Buchhandlung, deren Autoren Ihnen genau erzählen, wie es gehen soll.  Von den unzähligen Blogs und Artikeln im Internet ganz zu schweigen. Und ja, ich bekenne, auch das ToolBlog gehört dazu.

Bei näherer Betrachtung kann es den Königsweg nicht geben. Wenn dem so wäre, wären wir alle produktiv bis zur Schmerzgrenze. Also heißt es so lange suchen, bis man seinen eigenen Weg zur Produktivität gefunden hat.

Während wir im Nebel herumstochern, was unsere Produktivität angeht, wissen wir hingegen ziemlich genau, was uns unproduktiv macht. Rashelle Isip zählt einige Faktoren auf: 15 Bad Habits Which Always Destroy Your Productivity. Diese sind:

  1. Sie brauchen für eine einfache Aufgabe zu viel Zeit
    Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie bei Routineaufgaben immer wieder das Rad neu erfinden müssen, dann wird es Zeit fürs Rationalisieren. Überlegen Sie, wie Sie die Tätigkeit vereinfachen können. Erstellen Sie für den Ablauf eine geeignete Checkliste.
  2. Sie gehen mit sich selbst zu hart ins Gericht, wenn Sie mit einer Aufgabe nicht fertig werden
    Grämen Sie sich nicht allzu sehr. Unterbrechungen und Störungen gehören zum Alltag. Merken Sie sich, an welchem Punkt Sie die Tätigkeit unterbrochen haben und machen Sie sich ggf. eine Notiz. Dann fällt der Wiedereinstieg leichter.
  3. Sie verbringen den ganzen Tag mit Planung
    Es gibt Menschen die planen sich zu Tode. Man nennt sie auch Micro-Manager. Aufgaben werden nicht durch Planen erledigt, sondern durch Handeln.
  4. Sie sitzen eine Stunde nach der anderen am Schreibtisch
    Achten Sie auf angemessene Pausen. Schalten Sie ab und tun Sie etwas für Ihren Körper. Machen Sie einen kurzen Spaziergang oder Gymnastik .
  5. Sie lassen regelmäßig Mahlzeiten aus
    Nehmen Sie Ihre regelmäßig Mahlzeiten ein, möglichst nicht am Arbeitsplatz.
  6. Sie zwingen sich dazu, eine Produktivitäts-App zu verwenden, die Sie eigentlich gar nicht mögen
    Ich habe eine Faustregel: Wenn ich die Philosophie einer Software nach einer Woche nicht begriffen habe, werfe ich sie wieder vom Rechner. Und andersrum: Wenn ich mit einem Programm meine Arbeit erledigen kann, bleibe ich dabei. Etwas Besseres gibt es immer, aber ich habe weder Zeit noch Lust, ständig danach zu suchen.
  7. Sie warten auf den perfekten Augenblick, um mit einer Aufgabe zu beginnen
    Diesen Fehler kenne ich allzu gut. Den perfekten Augenblick mag es zwar geben, aber es ist nicht sehr wahrscheinlich, dass Sie ihn erwischen, wenn Sie auf ihn warten. Also legen Sie los!
  8. Sie checken alle zwei Minuten Ihre E-Mails
    Das E-Mail-Programm ist kein einarmiger Bandit, hat aber die gleiche Wirkung. Stellen Sie die automatische Benachrichtigung bei neuer Post im Eingang ab! Sie entscheiden, wann Sie den Posteingang durchsehen, nicht das Programm.
  9. Sie arbeiten sofort das ab, was gerade auf Ihren Schreibtisch kommt
    ”Last in, first out”, nennt der Fachmann dies. In manchen Fällen der Materialwirtschaft mag das sinnvoll sein, nicht so bei der Arbeitsorganisation. Planen Sie Ihre Arbeit selbst, sonst tun es andere.
  10. Sie bearbeiten mehrere Aufgaben gleichzeitig
    Über Multitasking ist schon alles gesagt. Es funktioniert einfach nicht (auch nicht bei Frauen).
  11. Sie gehen unvorbereitet in Besprechungen
    Ein Klassiker.
  12. Sie versäumen, Ihren Kalender durchzusehen
    Nur der Kalender reicht nicht. Planen Sie feste Zeiten ein, um Ihren Kalender und Ihre To-do-Listen durchzusehen und ggf. anzupassen. In einem Weekly Review zum Beispiel.
  13. Sie schieben die Schuld auf Ihre Werkzeuge
    Das ist eine Untugend, die man immer wieder erlebt. Nicht PowerPoint ist für schlechte Präsentationen verantwortlich, sondern der “User”, der PowerPoint missbraucht. Dasselbe gilt natürlich auch für Outlook & Co.
  14. Sie warten mit dem Beginn einer Aufgabe bis kurz vor knapp
    Sicher ist es besser, rechtzeitig mit einer Aufgabe anzufangen, so dass Sie von unvorhergesehenen Ereignissen nicht aus der Bahn geworfen werden. Aber ich kenne auch Zeitgenossen, die diesen Druck brauchen um Ihre Arbeit zu erledigen.
  15. Sie weigern sich, neue Fertigkeiten zu erlernen
    Ich denke, hierzu muss man nichts mehr sagen. Wer schon alles weiß, kann nichts mehr lernen. Fatal in diesen Tagen.

Die Aufzählung gleicht fast schon einer Checkliste. Gehen Sie die einzelnen Punkte doch einmal selbstkritisch durch. Doch wie gesagt, wenn Sie diese Hindernisse vermeiden, heißt das noch nicht zwingend, dass Sie produktiv sind. Die Vermeidung der o.a. Verhaltensweisen ist für die Produktivität notwendig, aber nicht hinreichend, wie die Mathematiker sagen.

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[Foto von 1588877 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Tastaturkürzel für MS Office auf einen Blick

Ich muss gestehen, aus dem Office-Paket von Microsoft arbeite ich derzeit nur mit Outlook und ab und an mit PowerPoint. Excel brauche ich nicht und mit Word konnte ich mich nie so richtig anfreunden. Stattdessen verwende ich lieber das freie LibreOffice, das ich nicht so überladen finde wie der große Konkurrent.

Nun weiß ich aber, dass MS Office für viele Leserinnen und Leser MS Office benutzen (müssen), schon allein weil gefühlte 99% der Unternehmen in Deutschland auf dieses Produkt zurückgreifen. Damit für diese Nutzer die Arbeit leichter von der Hand geht, hat Tyler Snow eine Infografik erstellt, auf denen die wichtigsten Tastaturkürzel  dargestellt sind: 60 Essential Keyboard Shortcuts for Office Workers.  Mit diesen Shortcuts können Sie Ihre Arbeit wesentlich effizienter gestalten, das gilt auch für andere Programme.

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[via Lifehacker]

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In eigener Sache: Beiträge im ToolBlog

Sie, liebe Leserinnen und Leser, haben sicher schon bemerkt, dass auf dem ToolBlog in den letzten Tagen nur unregelmäßig Artikel erschienen sind. Momentan kämpfe ich etwas mit gesundheitlichen Problemen, so dass ich leider nicht so häufig und regelmäßig schreiben kann wie ich gerne möchte. Ganz aufhören mit dem Schreiben werde ich nicht, ab und zu werde ich mich an dieser Stelle mit dem einen oder anderen Beitrag zu Wort melden. Ich bitte Sie um Verständnis und hoffe, dass Sie dem ToolBlog treu bleiben.

Ganz aus der Welt bin ich also nicht und wer mit mir in Kontakt bleiben möchte, der kann dies über Twitter tun. 140 Zeichen gehen immer. Ich freue mich auf Sie!

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Wie Sie sich vor Besprechungen drücken

Es gibt schon fiese Tricks um ungeliebten Meetings zu entgehen. In meiner Zeit als Produktionsingenieur bat ich die zuständige Assistentin, mich nach einer angemessenen Zeit aus der Besprechung „herauszupiepsen“ und Produktionsprobleme vorzuschützen. Wie Sie an dem merkwürdigen Ausdruck „herauspiepsen“ sehen können, war das zu der Zeit der Rufgeräte (Pager). Deshalb darf ich das erzählen, denn der Vorgang ist mittlerweile verjährt.

Es gibt auch andere Möglichkeiten einer ungeliebten Besprechung zu entgehen. Patrick Allan nennt The Four Keys to Getting Out of Unnecessary Meetings:

  1. Stellen Sie dar, dass das Unternehmen größeren Nutzen davon hätte, wenn Sie nicht an der Besprechung teilnähmen
  2. Seien Sie offen und ehrlich, wenn Sie die Gründe für Ihr Nichterscheinen darlegen
  3. Geben Sie mehr Informationen, als Ihr Ansprechpartner unbedingt braucht
  4. Sprechen Sie mit den Zuständigen und holen Sie sich die Erlaubnis für Ihr Fernbleiben

Patrick bezieht sich in seiner Aufzählung auf dieses Video: How to Get Out of Doing Anything.

Um ganz ehrlich zu sein, „die Botschaft hör ich wohl, allen mir fehlt der Glaube“. In manchen Unternehmen funktioniert der fiese Trick von oben besser.

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