Grenzen der Selbstorganisation?

Heute bin ich über einen Beitrag von Leo Babauta mit dem Titel „What Productivity Systems Won’t Solve“ gestolpert. Darin vertritt er die Ansicht, dass die üblichen Selbstorganisationsansätze bei folgenden Hindernissen an ihre Grenzen stoßen:

  • Aufschieberitis
  • Angst vor Unsicherheit
  • Furcht vor Unbequemlichkeit

Laut Babauta ziehen wir es vor, diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Wir ziehen die Erledigung kleiner unwichtiger Dinge vor, um uns nicht mit den unangenehmen Aufgaben beschäftigen zu müssen.

Um nicht in diese Falle zu tappen, schlägt er folgende Maßnahmen vor:

  1. Gehen Sie einen Schritt zurück
  2. Erinnern Sie sich an den eigentlichen Zweck Ihrer Aufgabe
  3. Stellen Sie sich bewusst dem unangenehmen Gefühl
  4. Akzeptieren Sie die Unsicherheit
  5. Zerlegen Sie die Aufgabe in kleine Häppchen

Mit dem Schritt zurück meint Babauta, die kleine Auszeit, die man oft braucht um sich zu sammeln. Er schlägt Mediation oder einen Spaziergang vor. M.E. ist das mit Vorsicht zu genießen, manchen Menschen benutzen auch ebendiesen Spaziergang, um sich erfolgreich vor der Aufgabe „zu drücken“.

Allen anderen Tipps stimme ich durchaus zu. Insbesondere das Zulassen unangenehmer Gefühle und die Akzeptanz von Unsicherheit halte ich für Grundvoraussetzungen für den Umgang mit schwierigen und unangenehmen Tätigkeiten. Das „Lassen“ ist wichtig, zu oder los, ganz wie Sie möchten.

Im Übrigen bin ich nicht der Babautas Meinung, dass kein Kraut keine Methode gegen Aufschieberitis gewachsen ist.
Ich selbst habe gute Erfahrungen mit dem Ansatz von Neil Fiore gemacht, den ich an dieser Stelle bereits beschrieben habe.

Die Aufschieberitis kommt ja schließlich nicht aus heiterem Himmel. Zwar hat Babauta recht, wenn er meint, Aufschieben hülfe beim Vermeiden unangenehmer Gefühle. Durch geeignete Methodik kann man jedoch diesen kontraproduktiven Automatismus überwinden lernen. Durch Verhaltenstherapie á la Fiore, wenn Sie so wollen.

Probieren Sie es mal aus, bei mir hat das funktioniert.

[Foto von Ruben Rubio [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Mein iPhone ist weg! Was nun?

Vor kurzem hat mein Kollege Marcel Widmer diesen Tweet gezwitschert:

Nun sprechen die Seelenklempner ja immer von „selektiver Wahrnehmung“ und wahrscheinlich hätte ich ohne den o.a. Tweet den Artikel von Mark O’Neill gar nicht beachtet: 8 Ways To Find a Lost iPhone (& What To Do If You Can’t Get It Back).

Im Falle eines Falles empfiehlt Mark diese Maßnahmen zur Wiedererlangung des heiß geliebten Stücks:

  1. Schauen Sie hinter dem Sofa nach
    Nicht lachen, das hat bei mir schon Wunder gewirkt. Ich habe mein iPhone schon an den unmöglichsten Stellen liegen lassen (Ja, auch da!).
  2. Rufen Sie sich selbst an
    Wenn Sie sich nicht erinnern können, wo Sie Ihr Gerät zuletzt gesehen haben, dann können Sie sich ja von einem anderen Gerät selbst anrufen. Sie sollten dann allerdings Ihr iPhone nicht “stumm” geschaltet haben. Und allzu weit entfernt sollte es auch nicht liegen.
  3. Benutzen Sie die Funktion “Mein iPhone suchen”
    Diese Funktion sollten Sie allerdings aktiviert haben, bevor Sie Ihr Gerät vermissen, denn sonst funktioniert es nicht. Wie Sie die Funktion einschalten und wie Sie sie bedienen, steht auf der Hilfeseite von Apple.
  4. Aktivieren Sie den “Lost”-Modus
    Wie das geht, erfahren Sie ebenfalls auf einer einschlägigen Apple-Seite. Lesen Sie bitte die Anleitung sorgfältig durch, denn sonst könnte es ungewollte Überraschungen geben. Man kann nämlich auch ferntechnisch alle seine Daten auf dem vermissten Teil löschen.
  5. Dem iPhone hinterhergooglen
    Hier hat die Datensammelwut von Google vielleicht sein Gutes. Denn Google zeichnet auf, welche Strecken das iPhone zurückgelegt hat. Und mit der richtigen Anleitung können Sie das auch nachvollziehen. Die Anleitung dazu gibt Mark in seinem Beitrag.
  6. Fragen Sie in den sozialen Netzwerken nach
  7. Gehen Sie auf das virtuelle Fundbüro
    Das wusste ich auch noch nicht. Es gibt eine Seite namens Missing Phones. Dazu brauchen Sie eine spezielle Nummer, die IMEI. Was das ist und wo Sie sie finden, hat Tim Brooks beschrieben: What Is My Phone’s IMEI, And What Is It For?
    Übrigens können Sie auch ganz analoge Wege gehen und bei der Polizei oder dem Fundbüro nachfragen. Es kostet ja nichts.
  8. Benutzen Sie ein Gadget á la Tile
    Bei Tile handelt es sich um ein kleines Gerät, mit dem Sie alles tracken können, was Sie möchten. Allerdings müsste es sich irgendwie am iPhone befestigen lassen. Und dann brauchen Sie ein zweites Gerät samt App, um das Verlorene zu orten. Für Haus- oder Autoschlüssel  mag das Sinn machen.

Viele dieser Tipps setzen natürlich voraus, dass Sie Ihr iPhone tatsächlich verloren haben und der Finder ehrlich ist. Bei der Firma “Raub & Klau” sieht man da eher alt aus. Dann sollten Sie vielleicht doch darüber nachdenken, alle Ihre Daten aus der Ferne zu löschen und das Handy unbenutzbar zu machen. Die Ortung hilft da auch nicht weiter, besonders wenn das iPhone im Libanon wieder auftaucht, wie es meiner Tochter passiert ist.

Aber manchmal liegt ja auch das Gute im Schlechten, wie Watzlawick schreibt. Zumindest lässt ein nachfolgender Tweet darauf schließen, den Marcel Widmer nach dem Klau abgesetzt hat:

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[Foto von StockSnap [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Benehmen Sie sich!

Man kann über Benimmregeln denken wie man will, aber oft vereinfachen Sie durch eine Art gemeinsamer Code die Kommunikation zwischen uns Menschen. Nun gibt es viele Leute, die meinen, Etikette sei verstaubt und lediglich ein Ausdruck gesellschaftlicher Zwänge. Ich möchte mich in diese Diskussion nicht einmischen, glaube aber, dass es das Zusammenleben enorm vereinfacht, wenn man sich an gewisse Regeln hält. Es macht einfach keinen Sinn, eine Präsentation beim Kunden in kurzen Hosen und Flip-Flops zu halten, wenn die Zuhörerschaft einen gedeckten Anzug trägt. Sicher, der Redner kann mit diesem Auftreten damit rechnen, bei den Anwesenden lang im Gedächtnis zu bleiben. Fragt sich nur, auf welche Weise.

Die Beachtung gemeinsam akzeptierter Codes ist eine wichtige Voraussetzung für eine gemeinsame Wellenlänge oder den Rapport, wie die Fachleute sagen. Dass es hierbei kulturelle Unterschiede gibt, steht außer Frage. Nicht umsonst werden zukünftige Expats in den Benimmregeln des zukünftigen Gastlandes geschult, um den Einstieg für beide (!) Seiten zu erleichtern.

Benimmregeln sind nicht statisch, sondern ändern sich mit der Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, sich ab und zu auf den Stand der Dinge zu bringen. Das gilt insbesondere für Berufsanfänger, die oft genug erst mit dem Eintritt in das Arbeitsleben mit Umgangsformen konfrontiert werden. (Das klingt vielleicht hart, ist aber so.)

Genau für diese Zielgruppe hat Susanne Beckmann ihr Buch verfasst: #Benehmen: Aktuelle Umgangsformen für Berufseinsteiger.

Das Buch bringt Benehmen auf den Punkt. Schnörkellos, kurz und knapp bringt es die Leser auf den aktuellen Stand hinsichtlich:

  • Optik (persönliches Erscheinungsbild)
  • Umgang mit anderen Menschen
  • Direkter und indirekter Kommunikation
  • Unterwegs beim Kunden und auf Messen
  • Esskultur und Tischsitten

Das Buch ist knapp geschrieben, deckt aber dennoch die wesentlichen Herausforderungen ab, vor denen Berufsanfänger (und nicht nur die) im gesellschaftlichen Umgang gestellt werden. Der Umgang mit Visitenkarten wird genauso behandelt wie das Verhalten im Small Talk.

Bleibt die Frage: Muss man sich um all diese Konventionen scheren? Nein, das muss man vermutlich nicht und die Welt ist voll von Menschen, die es auch ohne dieses ganze Benimmgedöns „geschafft“ haben. Allerdings hätten Sie es vielleicht einfacher haben können, wenn sie sich an ein paar Regeln gehalten hätten. So schwer ist das nun auch wieder nicht.

BTW: Untrennbar verbunden sind Verhaltensregeln mit dem Namen Freiherr Adolph Franz Friedrich Ludwig Knigge. Leider wird das Werk dieses Mannes auf Regeln wie „man den Löffel zum Mund führt“ und ähnliches reduziert. Sein Buch „Über den Umgang mit Menschen“ geht darüber aber weit hinaus. Vielmehr handelt es davon, wie man generell mit Menschen umgehen sollte. Es lohnt sich allemal, einen Blick hinein zu werfen. Sie können es für 0,99 € für Ihren Kindle erwerben.

BTW/2: Offenbar gibt es momentan Schwierigkeiten, das Buch von Susanne Beckmann über Amazon zu erwerben. Sie können es auch über die Website der Autorin erhalten (Link). Dort finden Sie auch weitere Informationen und ein nettes Quiz, wo Sie überprüfen können, wo Sie benimmtechnisch gerade stehen.

[Foto von Nenad Maric [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kampf der Verschwendung!

Als ich zu Beginn der 1990er Jahre den Papieringenieurberuf an den Nagel hängte und Trainer und Organisationsberater wurde, war Total Quality Management (TQM) in aller Munde. Im Rahmen von TQM wurden viele Ansätze zur Qualitätsverbesserung diskutiert, ganz oben stand natürlich die Kultur der ständigen Verbesserung oder des Kaizen, wie unsere japanischen Freunde sagen.

Von Kiyoshi Suzaki stammt ein Buch, das damals von vielen zur Hand genommen wurde, die in der Produktion für die Qualitäts- und Produktivitätssteigerung verantwortlich waren: Modernes Management im Produktionsbetrieb.

Bei mir sind aus diesem Buch besonders die “7 Arten der Verschwendung” hängengeblieben, die bei Toyota in der Produktion identifiziert wurden:

  1. Überproduktion
  2. Wartezeit
  3. Transport
  4. Arbeitsprozess
  5. Hohe Bestände
  6. Bewegung
  7. Produktionsfehler und deren Korrekturen

Zur Zeit erleben viele dieser Methoden eine Renaissance gerade auch im IT-Bereich und es lohnt sich m.E., auch die eigene Arbeitsweise genauer auf mögliche Verschwendung zu untersuchen. Sicher, ursprünglich war diese Einteilung für den Produktionsbetrieb gedacht und Sie müssen ein wenig Denkarbeit leisten, um sie auf andere Arbeitsplätze zu übertragen. Bei der Wartezeit dürfte das nicht allzu schwer fallen, bei der Bewegung schon eher. Hier einige Denkanstöße:

Überproduktion
Liefern Sie, was vom internen oder externen Kunden gewünscht wird oder Dinge darüber hinaus, die gar nicht gefragt sind?

Wartezeit
Müssen Sie öfter darauf warten, dass Ihre internen oder externer Partner das liefern, was Sie zur Fortsetzung Ihrer Arbeit brauchen? Wie könnten Sie die nötige Verbindlichkeit herstellen und wenn das unmöglich ist, wie könnten Sie die Wartezeit sinnvoll nutzen?

Transport
Laufen bei Ihnen Schriftstücke, E-Mails und/oder andere Informationen öfters “im Kreis herum”? Wie könnte man diese Schleifen auflösen?

Arbeitsprozess
Sind Ihre Arbeitsprozesse effizient? Was könnten Sie rationalisieren? Können Sie den Prozess vereinfachen, Schritte kombinieren oder eliminieren?

Hohe Bestände
Vereinfachen Sie bei Werkzeugen und Arbeitsmaterial. Wieviel Büromaterial benötigen Sie tatsächlich? Überflüssiges kostet Geld und liegt Ihnen nur im Weg herum. Kurz: Es verursacht Rauschen. Weg damit!

Bewegung
Bewegung ≠ Arbeit, oder wie Suzaki schreibt: “Nur die Bewegung der Hände, der Füße oder des Körpers bedeutet noch lange keine Wertsteigerung des Produktes.

Produktionsfehler
Spätestens, wenn Sie sich immer über dieselben Fehler ärgern, ist es Zeit, über Verbesserungen nachtzudenken. Denken Sie an Covey’s Bild vom “Säge schärfen”.

Verbesserungsmöglichkeiten gibt es genug. Vielleicht helfen die 7 Arten der Verschwendung dabei, in den richtigen Ecken danach zu suchen. Es gibt viel zu entdecken!

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[Foto von PublicDomainArchive [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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„Zeitmanagement“: Kennen Sie einen besseren Ausdruck?

Mittlerweile sind sich nahezu Alle darüber einig, dass man Zeit gar nicht „managen“ kann. Zeit ist kein Gegenstand, sondern Zeit ist einfach. Als erster hat auf diesen Umstand Earl Nightingale hingewiesen, wenn man Francis Wade Glauben schenkt. Nightingale hat statt dessen den Ausdruck „Selbstmanagement“ vorgeschlagen. Allerdings konnte sich dieser Begriff auch nicht richtig durchsetzen.

Warum Zeitmanagement ein schwieriger Begriff ist, versucht Francis in seinem Artikel „The Confusion “Time Management” Has Created“ zu ergründen. Er führt aus:

  1. Es gibt zu „Zeitmanagement“ keine Forschung
  2. „Zeitmanagement“ bietet keine Lösung für Alltagsprobleme
  3. Es gibt eine Menge schlechter Apps
  4. Es gibt keine Ausbildung in zeitbasierter Produktivität
  5. Selbstmanagement eignet sich als Begriffsersatz ebenfalls nicht
  6. Der Begriff verhindert weitergehende Untersuchungen

Francis begründet jeden dieser Punkte ausführlich und ich folge seiner Argumentation durchaus.

Seit ich mich mit dieser Thematik beschäftige, also schon sehr lange, versuche ich einen Begriff zu finden, der Zeit- oder Selbstmanagement schlüssig ersetzen könnte. Bis jetzt ohne Erfolg. Selbstorganisation wäre vielleicht möglich, ist aber bereits von anderen Fachgebieten besetzt.

Was meinen Sie, haben Sie eine Idee?

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Bullshit!

Ich gebe zu, mittlerweile gehe ich nur noch ungern durch die Abteilungen “Management” oder “Ratgeber” der großen Buchhandlungen. Dort beschleicht mich oft das Gefühl, viel von dem Selben vorzufinden. Es gibt manchmal regelrechte Moden unter den Sachbüchern. Vielleicht erinnern Sie sich, vor einiger Zeit wurden “Strategien” mit allerlei Getier gekreuzt. Das hieß dann “Bärenstrategie”, “Mäusestrategie” oder “Pinguin-Prinzip”. Auch wechseln mit der Zeit die Moden, zur Zeit scheint der Abgesang auf die Industrie und die Verkündung neuer Arbeitswelten sehr en vogue zu sein.

Viele Zeitgenossen geben eine Menge Geld dafür aus, um auf dem Stand der Dinge zu bleiben, manche halten viele Trends und ihre Bücher auch für heiße Luft oder “Bullshit”, wie unsere amerikanischen Freunde sagen. Tatsache ist, dass mit derlei Sachbüchern und den Begleiterscheinungen wie Keynotes, Newsletter oder Internetportale eine Menge Geld verdient werden kann.

Sean Blanda nennt dies den “Creative World’s Bullshit Industrial Complex” und definiert ihn als  eine Art Pyramide, deren Stufen aus unterschiedlichen Gruppen von Menschen besteht.

Bullshit

Auf diese Weise entsteht ein “full fledged self-sufficient ecosystem when people in group 4 are reviewing books by people in group 3 who are only tweeting people in group 2 who are appearing on the podcasts started by people in group 3.

Laut Sean hat dieser Bullshit Complex zwar schon immer existiert, wird aber durch Soziale Netzwerke heute ganz besonders befeuert. Seiner Meinung nach sind die Auswirkungen dramatisch, denn durch die Befriedigung wechselseitiger Eitelkeiten wird viel kreative Energie verpulvert.

Ich gebe diesem Artikel das Prädikat “besonders lesenswert”, insbesondere empfehle ich Ihnen auch die Lektüre der Kommentare.

Auch der von mir sehr geschätzte Scott Berkun hat sich zu diesem Thema ausgelassen und zeigt uns, wie man Bullshit überhaupt erkennt: “#53 – How To Detect Bullshit”.

Wenn Sie tiefer in die Materie “Bullshit” einsteigen möchten, dann empfehle ich Ihnen das Grundlagenwerk von Harry G. Frankfurt (Mitglied der Gruppe 1):

Eine kurze Einführung gibt es in diesem Video, das auch im Artikel von Sean zu sehen ist.

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To-do-Listen: Wie Sie die richtigen Kontexte bestimmen

Als ich mich vor nunmehr auch schon zehn Jahren mit GTD® befasst habe, waren für mich die Kontexte eine der faszinierendsten Ansätze der Methode nach David Allen. Kontexte sind Orte, an denen bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden sollen, können, dürfen. Man legt für diese Orte eigene To-do-Listen an und arbeitet die dort verzeichneten Aufgaben ab, wenn man sich an diesen Orten befindet.

Nun sind Kontexte nicht nur Orte im geografischen Sinn (@Zuhause, @Büro), sondern können auch im übertragenen Sinn verwendet werden. Beim GTD®-Summit in San Francisco sprach ein General der US Air Force über seine Kontexte. Der General erzählte von seinem Stab, in dem jeder Offizier für ein bestimmtes Projekt verantwortlich war. Mit den Offizieren hatte er regelmäßig Besprechungen. Und die Punkte, die er dort erörtern wollte, kamen eben auf eine Liste mit dem Namen des entsprechenden Gesprächspartners. Der Clou war, dass seine Offiziere ebenfalls eine @General-Liste führten. Somit war sicher gestellt, dass kein wesentlicher Punkt in dem Meeting vergessen wurde.

Die Möglichkeit, Aufgaben Kontexten zuzuordnen, gehört in das Lastenheft jedes Programms zur Selbstorganisation. Viele tun sich allerdings schwer, für sich die richtigen Kontexte zu finden. Sowenig wie möglich, so viel wie nötig, heißt die Devise. Falls Sie auch Probleme mit den Kontexten haben, hilft Ihnen vielleicht Joe Buhlig mit seinem Beitrag “Making Time for Contexts” weiter. Für ihn können Kontexte

  • Werkzeuge (Laptap, iPhone oder Whiteboard)
  • Anwendungen (Excel, Outlook)
  • Örtlichkeiten
  • Persönliche Energieniveaus (Hoch, normal, niedrig)
  • Die Kombination von Energie und Zeit
  • Tageszeiten

sein. 

Joe auch empfiehlt auch Verben als Kontexte: Schreiben, Schaffen, Denken usw. Mir gefällt diese Idee nicht so gut, denn ich benutze Verben lieber bei der Formulierung der Tätigkeiten und zwar aktive Verben, um genau zu sein. Aber jedem Kind seinen Luftballon, wie der Volksmund sagt.

Nach der anfänglichen Euphorie benutze ich selbst übrigens keine Kontextlisten mehr. Für mich stimmt das Nutzen-Aufwand-Verhältnis nicht. Aber auch hier hat sicher jeder seine eigenen Vorlieben.

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[Foto von bohed [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Selbstorganisationsmatrix nach General von Hammerstein-Equord

Heute habe ich in einem Ravensburger Café auf einer Spaßpostkarte folgendes Zitat entdeckt:

Effizienz ist intelligente Faulheit.

Dieses Zitat habe ich heute auch getwittert, mit durchaus beachtenswerter Resonanz.

Ähnliches musste auch General von Kurt von Hammerstein – Equord im Sinn gehabt haben, der seine Offiziere wie folgt beurteilte:

Ich unterscheide vier Arten. Es gibt kluge, fleißige, dumme und faule Offiziere. Meist treffen zwei Eigenschaften zusammen.
Die einen sind klug und fleißig, die müssen in den Generalstab.
Die nächsten sind dumm und faul; sie machen in jeder Armee 90% aus und sind für Routineaufgaben geeignet.
Wer klug ist und gleichzeitig faul, qualifiziert sich für die höchsten Führungsaufgaben, denn er bringt die geistige Klarheit und die Nervenstärke für schwere Entscheidungen mit.
Hüten muss man sich vor dem, der gleichzeitig dumm und fleißig ist; dem darf man keine Verantwortung übertragen, denn er wird immer nur Unheil anrichten.

Wie so oft lässt sich auch sein Vorgehen in einer dieser berühmten Vierfelder-Matrizen á la SWOT – AnalyseJoHaRi – Fenster oder Eisenhower – Prinzip darstellen. Here we go…

Hammerstein-Equord

Vielleicht macht es Sinn, diese Matrix auch der Beurteilung von Mitarbeitern, Chefs oder Kollegen zugrunde zu legen.

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Tipps zum Geld sparen

Wie die geneigten Leser wissen, schaue ich immer wieder fasziniert auf die Anhänger der Minimalismus-Bewegung. Vor allem auf die, die diesen Ansatz nicht nur predigen, sondern auch leben. Leo Babauta ist so einer. Besonders inspiriert hat mich jedoch Jacob Lund Fisker und sein Buch “Early Retirement Extreme”. 

Dabei ist der Ausdruck “Retirement” etwas irreführend. Tatsächlich geht es gar nicht um den Ruhestand. Vielmehr geht es darum, sich den Zwängen unnützen Konsums zu entziehen, um mit der gewonnenen Freiheit das zu tun, was man gerne möchte. Freiheit, die man dadurch gewinnt, nicht das Geld verdienen zu müssen, um all die Bedürfnisse befriedigen zu können, die man zu haben glaubt, getreu nach dem Motto:

Der größte Reichtum ist die Armut an Bedürfnissen.

Choo Woon Lim gibt in seinem/ihrem Artikel Tipps, wie wir im Alltag durch kleine Maßnahmen Geld sparen können: Top 10 life hacks for your wallet. Hier sind sie (Bemerkungen von mir):

  1. Kochen Sie zu Hause
    Stimmt. Das auswärts Essen geht ordentlich in die Kasse. Und wenn das Essen billig ist, dann taugt es meistens nichts. Für mich ist das Essen im Restaurant etwas Besonderes. Ich genieße es ganz bewusst und dann darf es ruhig auch etwas kosten, wenn die Qualität stimmt.
  2. Verfolgen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben
    Es ist immer wichtig zu wissen, wo das Geld “rausgeht”, wie der Schwabe sagt. Bedienen Sie sich dazu eines Haushaltsbuchs. So etwas können Sie hier, hier oder hier beziehen. Kostenlos, aber garantiert nicht umsonst.
  3. Achten Sie auf Angebote
    Passen Sie auf. Angebote sind nicht immer Angebote. Manchmal sind sie auch nur ein Trick, noch mehr vom gleichen abzusetzen. Sie wissen schon “Kauf 2, nimm 3”, obwohl 1 schon mehr als genug ist.
  4. Brauen Sie Ihren Kaffee selbst
    Im Gegensatz zu Italien, wo es den köstlichsten Kaffee für einen Appel und ein Ei gibt, ist das Kaffee trinken in Deutschland wirklich teuer. Meistens schmeckt er auch nicht. Wie im Fußball können die Deutschen die Italiener auch im Kaffee zubereiten nicht schlagen. Also sparen Sie sich das Geld und trinken Sie Ihren Kaffee zuhause. Das ärgert zwar Starbucks & Co, entlastet aber Ihren Geldbeutel.
  5. Kaufen Sie größere Mengen zum günstigen Preis
    Das gilt aber nur für Güter, die Sie tatsächlich verbrauchen werden. Siehe dazu (3).
  6. Sparen Sie sich teures Entertainment
    Auch hier gilt das unter (1) Gesagte. Lassen Sie den Kinobesuch nicht zur Routine werden. Er sollte etwas Besonderes bleiben.
  7. Wählen Sie sorgfältig aus
    Was benötigen Sie tatsächlich und wie oft benötigen Sie es? Auch ein billiges Werkzeug oder Kleidungsstück wird teuer, wenn es nicht benutzt wird.
  8. Vermeiden Sie die Kreditkartenzahlung bei kleinen Beträgen
    Bei uns ist das nicht das Problem, weil nirgendwo die Kreditkartenakzeptanz so gering ist wie hier, bei Kleinbeträgen sowieso.
  9. Halten Sie Ihr Fahrzeug in Schuss
    Das gilt auch für all die anderen Geräte, Werkzeuge, Klamotten, Schuhe usw.
  10. Handeln Sie umweltbewusst
    Denken Sie an langlebige Produkte, die sich auch wiederverwenden lassen. Bevor Sie etwas wegwerfen, überlegen Sie, ob vielleicht jemand anderes es verwenden könnte und verschenken Sie es.

Ähnliche Tipps gibt Ihnen auch Christoph Herrmann in seinem Artikel “25 Tipps, wie Du minimalistischer leben kannst (innerhalb einer Stunde)”. Und das sogar in Deutsch.

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[Foto von Steve Buissinne [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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So kommen Sie den Zeitdieben auf die Spur!

Schon die Weisen des Zeitmanagements empfahlen uns in grauer Vorzeit, unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Sie wissen schon, Zeitdiebe sind die Tätigkeiten oder Ereignisse, die uns ablenken ohne dass wir irgendetwas dafür bekommen.  Auf der ewigen Hitliste der Zeitdiebe stehen zum Beispiel:

  • Sinnlose Besprechungen
  • Nervende Kollegen, die “mal eben” etwas von Ihnen wollen
  • Zeitraubende Sucherei nach Dokumenten usw. usf.

Damit Sie wirkungsvoll gegen derlei Zeitdiebe vorgehen können, wird oft empfohlen, den Verlauf des Arbeitstages zu protokollieren und zu analysieren. Auch wenn eine Analyse nie verkehrt ist, bin ich dennoch nicht sicher, ob der Nutzen einer solchen Maßnahmen den Aufwand wert ist. Aus meinen Workshops weiß ich, dass die meisten Menschen auch so ziemlich genau wissen, wo Sie hinsichtlich der Zeitdiebe der Schuh drückt.

Wenn Sie aber dennoch Ihre Zeitdiebe genauer kennenlernen und deren Schaden vielleicht sogar quantifizieren wollen, dann können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen zum “Time-Tracking” auswählen. Eine kleine Übersicht finden Sie in dem Beitrag von Sean Kennedy: The 20 Best Time-Tracking Apps.

Nun bin ich immer etwas skeptisch, wenn ich in der Überschrift solcher Auflistungen Superlative lese, denn was heißt schon “beste”? Melanie Pinola sieht das wohl ähnlich. Sie beschreibt in ihrem Artikel “How Tracking What I Do Every Day Helped Me Find Better Work-Life Balance”, wie Sie mit Papier und Stift ihren Arbeitstag protokolliert. Zu Recht weist sie darauf hin, dass die Analyse nur der erste Schritt sein kann.

Für mehr Produktivität und eine ausgewogene Balance müssen die Ergebnisse auch interpretiert und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden.

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Von der To-do- zur Pausenliste

Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle über den Ansatz von Neil Fiore berichtet, mit dem Sie wirkungsvoll die Aufschieberitis bekämpfen können: Der “andere” Terminkalender. Wie Sie sich vielleicht erinnern, werden bei dieser Methode die freien Zeiten (Pausen, Sport, private Termine usw.) in dem Terminkalender geblockt. Die anstehenden Arbeiten werden um diese Termine herum in 30-Minuten-Blöcken abgearbeitet. Wenn man so will, könnte man dieses vorgehen als “inverse” Terminplanung bezeichnen.

In einen ähnliche Richtung geht der Vorschlag, den Adam Dachis macht: Swap Your To-Do List for a „Break List“ to Get More Done. In seinem Beitrag stellt er uns ein Formular zum Herunterladen zur Verfügung. Dort finden sich zwei Listen. Die eine entspricht der “herkömmlichen” To-do-Liste. In die andere werden die geplanten Pausen eingetragen und was man dann evtl. tun möchte: Meditieren, Malen, Faulenzen, Roman lesen und so weiter. Sie merken, hier werden nur Dinge aufgeführt, die der eigenen Entspannung dienen. Es ist auch sinnvoll, die Dauer der jeweiligen Pausen gleich mit zu vermerken, damit man die Pausenzeiten nicht unnötig über- oder unterschreitet. Achten Sie darauf, dass Sie in die Pausenliste tatsächlich nur die Dinge eintragen, die Sie tun möchten.

Laut Adam hat das Führen einer solchen Liste folgende Vorteile:

  1. Das Bewusstsein für Pausen erhöht die Motivation
  2. Geplante Pausen erhöhen die Effizienz
  3. Zwei konkurrierende Listen verhelfen spielerisch zu einem erfolgreichen Aufgabenmanagement
  4. Geplante Pausen helfen, Burnout zu verhindern

Nun ja, den letzten Punkt halte ich für etwas weit hergeholt. Dennoch habe ich persönlich mit dem “anderen” Terminkalender gute Erfahrungen gemacht. Bei der Pausenliste handelt es sich um einen ähnlichen vereinfachten Ansatz, der ebenso gut funktionieren könnte. Probieren Sie es aus!

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[Foto von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die Haltung zählt: Gesund bleiben am Schreibtisch

Als Sicherheitsingenieur bin ich ein großer Anhänger des Prinzips

Verhältnisprävention geht vor Verhaltensprävention!

Das heißt, bevor man sich um auffällige Mitarbeiter kümmert, sollte man auffällige Arbeitsplätze in Ordnung bringen, wie Götz Kluge zu Recht anmerkt.

Dennoch sollte man sich natürlich nicht von der Eigenverantwortlichkeit verabschieden und auch selbst für die eigene Gesunderhaltung sorgen, zumal der Aufwand oft nicht einmal sehr groß ist.

So ist bekannt, dass ständiges Sitzen für das Skelettsystem und Gefäße ziemlich schädlich sind, wie uns die Infografik “Sitting is Killing You” drastisch vor Augen führt. Wenn Sie aber schon sitzen müssen, dann sollten Sie wenigstens darauf achten, richtig zu sitzen.

Wie das geht zeigt uns einmal mehr WikiHow: How to Sit. Dort bekommen Sie nicht nur erklärt, wie Sie Ihren Bürostuhl einstellen sollten, sondern auch, wie Sie Ihre Hände an der Computertastatur halten sollten. In dem reich bebilderten Beitrag bekommen Sie auch ein paar Tipps zum Thema “Bewegte Pause”. Eine schöne Zusammenfassung bietet die Infografik von Dave LeClair: Get More Done At Work The Easiest Way Possible.

Ob allerdings Stehpulte wirklich so gesundheitsfördernd sind, wie ursprünglich angenommen, wird in letzter Zeit kontrovers diskutiert. Eric Jaffe setzt sich in seinem Artikel “Everything Science Knows Right Now About Standing Desks” eingehend mit dem Thema auseinander und bezieht dabei auch psychologische Faktoren mit ein.

Sitting Is Killing You

BTW: Wenn Sie sich für psychischen Belastungen am Arbeitsplatz interessieren, dann schauen Sie doch einmal bei meinem Blog “Arbeit statt Stress” vorbei.

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Das Portal der schönen Diagramme: Vizzlo

In der Steinzeit der Computerei gab es ein Programm, das ich bis heute schmerzlich vermisse: ABC Snapgraphics von Micrografx. Es war ein Programm, mit dem man auf einfache  Weise schöne Schaubilder erzeugen konnte. Irgendwann teilte Micrografx das Schicksal von Borland, Lotus usw. und entschwand von der Bildfläche. Und mit der Firma leider auch das Produkt. Sicher gibt es mittlerweile Erweiterungen, Programmbestandteile oder Erweiterungen wie SmartArt innerhalt von PowerPoint, den Charme und die Einfachheit von ABC Snapgraphics haben diese Apps leider nicht. Zumindest finde ich das.

Nun gibt es eine webbasierte Anwendung, mit der allerlei Arten von Diagrammen erzeugt werden können: Vizzlo (diese Namen immer!). Noch bekommen Sie einen kostenlosen Zugang, denn das Programm befindet sich noch in der Alpha-mäßigen Testphase. So kann es passieren, dass es an der einen oder anderen Stelle immer noch ein wenig ruckelt.

Wenn Sie sich für Vizzlo mit dem üblichen Prozedere angemeldet haben, können Sie auf der Hauptseite unter einer Vielzahl von Diagrammvorlagen auswählen. Die Angebote umfassen Standarddiagramme, aber auch Exoten wie “Hamburger Chart” oder “Brain Chart”. Auch spezielle Anwendungen wie die berüchtigte “Business Model Canvas” oder eine “Balanced Scorcard” sind im Angebot.

Die Erstellung der Grafiken mit eigenen Daten ist kein Hexenwerk, das ansehnliche Ergebnis (“Dokument”) können Sie dann als png-Bild oder als pdf-Datei herunterladen. Damit dürfte einem Einbinden in PowerPoint & Co nichts im Weg stehen. Aber auch das Teilen mit Anderen über das Internet ist möglich, State of the Art eben.

Mir gefallen die Diagramme außerordentlich gut und ich werden sicher den einen oder anderen Anwendungsfall für Präsentationen, Handouts o.ä. finden. Auf jeden Fall drücke ich den Leipzigern alle Daumen, bis jetzt haben sie einen guten Job gemacht.

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BTW: Sie können ABC Snapgraphics immer noch per Download erhalten, z.B. hier oder hier. Das Programm ist mittlerweile Abandonware. Sie müssen aber schon Computerfreak sein, um es installieren zu können, denn es läuft nur unter Windows 3.x (!).

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Office 365 Planner kommt!

Ich gebe zu, ich bin gespannt wie ein Flitzebogen. Dieser Tage wird MS Office 365 Planner auch für die deutschen Nutzer freigegeben. Als zufriedener Nutzer von Trello bin ich neugierig, ob auch für den Planner der Grundsatz gilt

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Wir werden sehen. Einen ersten Eindruck vermittelt dieses Video:

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Getting Things Done mit any.do

Vor Jahren, als das Wünschen noch geholfen hat, gab es eine Web-Anwendung namens Listible. Dort habe ich alle Apps gesammelt, mit denen man seine Aufgaben verwalten bzw. organisieren konnte. Ich weiß nicht, ob es Listible überhaupt noch gibt, meine Liste gibt es auf jeden Fall nicht mehr. Irgendwann kamen nämlich so viele Programmmanager auf den Markt, dass ich schlicht und einfach mit dem Sammeln nicht mehr hinterher gekommen bin. Ich habe aufgegeben.

Einige Apps konnten sich am Markt durchsetzen, andere wieder nicht. ToodleDo, Todoist, Things oder Wunderlist muss man sicher nicht weiter vorstellen. Welche Verbreitung any.do gefunden hat, vermag ich nicht zu beurteilen. Ich finde,  das Programm ist optisch schon mal sehr ansprechend. Dass und vor allem wie damit auch effizient gearbeitet werden kann, zeigt uns Jan Hagelskamp in seinem kurzweiligen Video “Anydo und Getting Things done. Wie nutzt man Any.do für GTD”.

Wenn Ihnen das Video gefallen hat, von Jan gibt es noch mehr Anleitungen, z. B. für das Projektmanagmenettool meiner Wahl: Top 10 Tipps, Tricks & Hacks für Trello. Gucken Sie hier:

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Aus Rom zurück

In den letzten Tagen habe ich hier im ToolBlog nichts veröffentlicht. Der Grund: Ich war zusammen mit meiner Frau zu Besuch in Rom, wo meine ältere Tochter ein Gastsemester an der La Sapienza verbringt. Sie studiert Latein und Geschichte und für diese Kombination ist Rom sicherlich eine Fundgrube an Inspiration. Ich selbst kannte die Caput Mundi bislang selbst nur aus dem Lateinbuch, und wie sich der geneigte Leser vorstellen kann, ist das auch schon eine große Weile her.

Kein Zweifel, die Stadt ist sehr beeindruckend, sowohl was das antike Erbe angeht als auch als Zentrum der katholischen Christenheit, wie ich als Protestant neidlos anerkennen muss. Ich glaube, man kann dutzende Male dorthin reisen und man hat immer noch nicht alles gesehen.

Ab morgen erscheinen die Beiträge wieder in gewohnter Weise!

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Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist”

Nächsten Dienstag findet bei den Kolleginnen von Academia das Webinar “Mühelos organisiert mit dem Webdienst Todoist” statt. Begleitet wird es von dem Erfolgsautor, Journalist und Übersetzer Frank Borsch.

Aus dem Inhalt:

  • welche Philosophie hinter dem Programm steckt
  • wie Sie Aufgaben anlegen
  • wie Sie Projekte und Unterprojekte anlegen
  • wie Sie mit Etiketten, Prioritäten und Filtern umgehen
  • was hinter einfachen und wiederkehrenden Terminen steckt
  • wie Sie Kommentare anlegen
  • wie Sie Dateianhänge integrieren.

Das Webinar findet am 7. Juni von 19:00 bis 20:10 Uhr statt und kostet 38,—€ inkl. MwSt.

Anmelden können Sie sich hier.

Das empfehle ich doch gerne weiter!

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Scott Hanselman über Informationsflut

Scott Hanselman ist leitender Programmmanager bei Microsoft, einflussreicher Blog- und Buchautor. Hier widerlegt er die These, dass Microsoft-Mitarbeiter nicht präsentieren können. Der Titel des Vortrags: Information Overload and Managing the Flow. Ein Referat über die Grundlagen..

Scott Hanselman – Information Overload and Managing the Flow from Øredev Conference on Vimeo.

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Die Formel zur Zielerreichung

Ich selbst bin ja eher skeptisch, was die Bedeutung von Zielen als Erfolgsfaktor angeht. “Der Mensch denkt und Gott lenkt”, weiß schon der Volksmund und dennoch gehen sowohl Einzelpersonen als auch ganze Wirtschaftsunternehmen von der Planbarkeit mit gewisser Zukunft und berechenbaren Risiken aus. In unserem Gespräch, das ich gestern veröffentlicht habe, meinte Heiko Bartlog, vielleicht hätten wir im Deutschen kein passendes Wort für den gewünschten Endzustand bei kurzen oder allenfalls mittelfristigen Vorhaben. Ich denke, da hat er Recht.

Wie auch immer. Wenn Sie Ziele für ein sinnvolles Instrument halten, dann finden Sie sicher die Artikelreihe von Mike Torres interessant: 12 Goals: One Goal, Each Month, All Year.

In der Reihe stellt er ein Programm vor, mit dem Sie systematisch ein Zielsystem aufbauen und auch überprüfen können. Dabei bedient er sich der Formel:

Zielerreichung =
Vision * (Monatsziele * (Positive Gewohnheiten + Definierte Aufgaben + Tägliche Kontrolle))

Sie wissen schon, Produkte haben die Eigenschaft, zu Null zu werden, wenn einer der Faktoren gleich Null ist. Es gibt also keine Zielerreichung ohne Vision und ohne Monatsziele und ohne die entsprechende Umsetzung.

Wenn Sie finden, dass dies alles etwas theoretisch klingt, so sind wir ganz nahe beieinander. Doch Mike lässt uns nicht im Regen stehen, sondern widmet allen Faktoren der o.a. Gleichung einen eigenen Beitrag:

Unter Tools You Can Use gibt es auch noch Hinweise zu allerlei Hilfsmitteln, jedoch sind diese wohl etwas aus der Zeit gefallen, zumindest was die Software angeht.

Die Artikelreihe ist etwas älter, aber die Methode ist zeitlos. Die Lektüre lohnt sich bestimmt, wenn Sie gerne mit Zielen arbeiten.

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[Foto von Unsplash [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Podcast 024: Im Gespräch mit Heiko Bartlog

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Vorgestern konnte ich mich mit Heiko Bartlog unterhalten. Heiko ist Spezialist für Projektmanagement und ständig auf der Suche nach neue interessanten Denkansätzen.
Unsere Themen:

  • Warum Heiko Bartlog das “klassische” Projektmanagement verlassen hat und was ihn an agilen Ansätzen fasziniert
  • Warum Projekte oft reiner Selbstzweck sind
  • Wie er den Unterschied zwischen “klassischem” und “agilen Projektmanagement beschreibt
  • Welche Rolle die Risikobetrachtung in Projekten spielt
  • Eine Beschreibung von “Effectuation” und die Entstehungsgeschichte des Ansatzes
  • Möglichkeiten und Grenzen von “Zielen”
  • Das “Freikopfler” – Konzept

Hier die Links zum Podcast:

Das Buch zu Effectuation in Deutsch von Michael Faschingbauer:

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