Hervorgehobener Beitrag

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Die Arbeit im Griff – Effizientes Zeitmanagement zum Sonderpreis!

Der SommerSonnenPreis beträgt € 49,–. Er ist gültig bis 31. August 2017.

Nutzen Sie die Sommerferien, um nach dem Urlaub wieder richtig durchstarten zu können!

 

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Wie Sie einfach merkbare Passwörter konstruieren

Sind Sie auch neugierig auf neue Internet-Dienste, für deren Gebrauch Sie sich registrieren müssen? Wenn ja, dann haben wir etwas gemeinsam. Als Folge davon wächst die Zahl der Passwörter leider ins Unermessliche. Irgendwann verliert man den Überblick und kann sich nur mit einem Passwortmerkprogramm weiterhelfen. Momentan benutze ich dazu 1Passwort, denke aber darüber nach, reumütig zu KeePass oder seinem Ableger KeeWeb zurückzukehren. Aus Gründen, wie es so schön heißt.

Nun bin ich über einen knappen, aber interessanten Artikel von Rachel Bowie gestolpert: A Simple Trick for Remembering All of Your Passwords Forever. Sie beschreibt, wie Sie sich ein relativ sicheres Passwort bauen können, das Sie sich leicht merken können.
Der Trick besteht aus diesen drei Schritten:

  1. Wählen Sie einen Satz, den Sie sich leicht merken können, z. B. einen Refrain eines Volkslieds: „Ein Männlein steht im Walde ganz still und stumm“.
    Nehmen Sie nun die ersten Buchstaben der Wörter des Satzes und ersetzen Sie sie ggf. durch leicht zu merkende Ziffern: Beipiel 1 für i, 5 für s , 3 für e und ähnliches. In unserem Beispiel könnte das dann so aussehen: EMsiWgsus, wird zu 3m51Wg5u5.
  2. Überlegen sie sich Kürzel für die Dienste, für die Sie die Passwörter benötigen,
    z. B. AMZ  =  Amazon, FB  = Facebook, Xg  = Xing  usw.
  3. Hängen Sie diese Kürzel an die in Schritt 1 konstruierte Buchstabenfolge. Das ist dann Ihr Passwort, z. B. für Amazon: 3m51Wg5u5AMZ

Ich muss sagen, mir gefällt dieser Trick außerordentlich gut. Wie sicher die auf diese Weise konstruierten Passwörter aber tatsächlich sind, kann ich nicht beurteilen. Irgendeine menschliche oder maschinelle Enigma wird auch sie dechiffrieren können.

Haben Sie noch einen coolen Trick bez. Passwörtern auf Lager?

BTW: Diese und andere Tipps sind in dieser Infografik noch einmal zusammengefasst.
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Wie Sie mit Ablenkungen umgehen

Wie wir wissen, können wir nicht fokussiert und damit effizient arbeiten, wenn wir ständig abgelenkt werden. Dass das nicht nur eine subjektive Empfindung ist, zeigen wissenschaftliche Untersuchungen z. B. über den Zeigarnik-Effekt.

Nun sind Ablenkungen nicht ausschließlich negativ zu bewerten. Manchmal sind sie schlicht und einfach Bestandteil des Jobs. Wenn ich Vertriebsmitarbeiter bin, sollte ich mich nicht über den unerwarteten Anruf eines wichtigen Kunden beklagen.

Aber um diese Ablenkungen geht es hier nicht. Vielmehr um solche, die so unnötig sind wie ein Kropf. Zum Beispiel der Anruf eines Kollegen, der Ihnen eine Frage stellt, die er mit nur geringem Aufwand selbst hätte beantworten können. Sie kennen sicher noch mehr derartige Beispiele.

Monika Kristofferson unterscheidet in ihrem Beitrag How to Deal with Distractions zwischen internen und externen Ablenkungen.

Interne Ablenkungen kommen von innen heraus, wie etwa Gedanken, Ideen oder Einfälle, die so gar nicht zu der momentanen Aufgabe passen wollen. Auch Körpergefühle gehören dazu, wie Wärme, Kälte, Hunger, Müdigkeit usw.

Externe Ablenkungen sind die, die von außen an Sie herangetragen werden: Das Bimmeln des Telefons, dann wenn Sie es nicht brauchen können. Auch unnötig empfundene Besprechungen oder das ständige Aufpoppen von E-Mails können produktives Arbeiten beeinträchtigen.

Monika schlägt für diese Ablenkungen ein paar Gegenmaßnahmen vor. Vieles wird den Lesern bekannt vorkommen, wie etwa

  • das sofortige Aufschreiben der Einfälle („Everything off your head!“)
  • das Tragen komfortabler Kleidung
  • nicht zu Meetings zu erscheinen, in denen Sie weder etwas beitragen noch etwas lernen können
  • bei Gesprächen zu stehen anstatt zu sitzen

Darüber hinaus schlägt Sie vor, sich zu verpflichten für 96 Minuten am Tag tatsächlich fokussiert ohne Unterbrechungen zu arbeiten. 96 Minuten sind 20% eines 8-Stunden-Tages.

Meiner Meinung nach ist die Zugehörigkeit der Ablenkungen zu den Kategorien fließend. Sicher kommen die E-Mails von außen, die Entscheidung, ob Sie sie gerade jetzt öffnen wollen, liegt jedoch bei Ihnen. Das gleiche gilt auch für die Frage, ob Sie an einem Meeting teilnehmen wollen oder nicht (wenn es der Chef nicht angeordnet hat),

Übrigens gibt es eine interessante Erklärung dafür, warum es vielen Menschen so schwer fällt, E-Mail E-Mail sein zu lassen und eben nicht jeder aufpoppende Nachricht zu öffnen. Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Mehr über Aufmerksamkeit und Ablenkung erfahren Sie von Jean-Philippe Lachaux:

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Machen Sie Ihre Namensschilder selbst!

Bei mir häufen sich in meinem Freundeskreis wieder einmal die runden Geburtstage. Diesmal sind es die 60er (ja, ist so!). Oft werden dann zu den Geburtstagsfeiern Gäste eingeladen, die sich untereinander gar nicht kennen. Damit die Vorstellung unkompliziert verläuft, könnten Sie sich ein witziges Namensschild mit einem kernigen Spruch an die Brust heften.

Hilfestellung bietet dazu die Website icebreakertags.com. Es handelt sich dabei um einen Namensschild-Generator. Sie müssen nur Ihren Namen und einen geeigneten Slogan in die dafür vorgesehenen Felder eingeben und „Print“ klicken. In Null Komma Nichts erhalten Sie ein pdf-Datei mit einer Seite mit Namensschildern zum Ausschneiden.

Nächstes Wochenende heiratet mein Schwager. Vielleicht probiere ich das mal aus.

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„Sitzt“ das Zeitmanagement bei Ihnen?

Kelly Forrister ist eine der erfahrensten GTD-Coaches überhaupt. Ich habe sie während eines Workshop auf dem GTD Summit in San Francisco kennengelernt und war sehr beeindruckt. In ihrem Artikel 5 Signs You’re Getting Better at GTD nennt Sie Merkmale, an denen Sie erkennen können, ob Sie effizientes Zeitmanagement verinnerlicht haben:

  1. Es fühlt sich sonderbar an, wenn Ihnen etwas „unangemeldet“ in den Sinn kommt
    Sie können sich entscheiden, ob Sie Ihr Gehirn zum Denken oder zum Speichern benutzen möchten. Wenn Ihnen eine unerledigte Aufgabe „einfach so“ in den Sinn kommt, dann ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Gebot der Schriftlichkeit nicht konsequent genug umsetzten. Solche unangemeldeten Erinnerungen lenken Sie nur von dem ab, was Sie gerade tun. Das Mittel dagegen: Alles aus dem Kopf!
  2. Sie leeren Ihren Eingangskorb regelmäßig
    Wenn Sie Ihren Eingangskorb nicht regelmäßig leeren, dann wächst Ihnen der Inhalt wahrscheinlich irgendwann über den Kopf. Sie verlieren die Übersicht und sind nicht mehr in der Lage, Ihre Tätigkeiten richtig einzuordnen. Zumindest einmal in der Woche sollte Ihr Eingangskorb restlos leer sein, sowohl der „echte“ als auch der elektronische. Bei mir ist das fester Bestandteil der Tages- und Wochendurchsicht.
  3. Sie sträuben sich nicht gegen die Wochendurchsicht
    Von o.a. Tagung in San Francisco ist mir der Satz eines Teilnehmer hängen geblieben: „Die Wochendurchsicht ist so wichtig, dass Sie sie mindestens einmal im Monat durchführen sollten“ Spaß beiseite, die Wochendurchsicht hat den Zweck „die Säge zu schärfen“, wie Stephen Covey sagen würde. Bei mir findet sie am Samstag morgen statt. Dann bringe ich mich auf den neuesten Stand und genieße einen schönen Nebeneffekt: Ich kann völlig unbelastet ins Wochenende gehen. Denn alles ist abgehakt oder eingetütet.
  4. Sie fühlen sich gut bez. der Dinge, die Sie nicht tun
    Dies ist eine Frage von Entscheidungen. Wenn Sie sich entschieden haben, etwas nicht zu tun oder zu verschieben, ist es etwas anderes, als Tätigkeiten einfach ohne Sinn und Verstand vor sich herzuschieben. Letzteres erzeugt Schuldgefühle und diese schaden der Effizienz.
  5. Sie starten jedes Projekt automatisch mit der Frage nach dem Zweck
    Unserem Altkanzler Helmut Kohl wird das Zitat zugeschrieben: „Wichtig ist, was hinten rauskommt.“ Wo er recht hat, hat er recht. Am Beginn des eines größeren Vorhabens sollten Sie sich immer fragen, was das gewünschte Ergebnis sein soll. Oder versuchen Sie es mit der Therapeutenfrage: „Angenommen, Du hättest Erfolg gehabt, wie würdest Du den Zustand beschreiben?“

Ich finde, Kelly Forrister hat die wesentlichen Dinge wieder einmal auf den Punkt gebracht.
Wenn Sie möchten, können Sie ihr Aufzählung als Checkliste benutzen, inwieweit Sie effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement bereits implementiert haben oder wo Sie noch etwas Handlungsbedarf sehen.

Die Liste ist sehr nützlich, finde ich.

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Merlin Manns große Artikelsammlung zu GTD

Der große Hype um GTD ist sicherlich vorbei, was nicht heißt dass diese Methode etwa an Bedeutung verloren hätte. Vielmehr folgt auch sie dem bekannten Hype-Zyklus, warum sollte das bei GTD auch anders sein?

GTD ist noch lange nicht tot und da wir uns offensichtlich auf dem Pfad der Erleuchtung oder vielleicht sogar schon auf dem Plateau der Produktivität befinden, lohnt sich der Blick zurück allemal.

Von Anfang an hat Merlin Mann David Allen und sein GTD mit erläuternden, manchmal auch kritischen Beiträgen auf seinem Blog 43 Folders begleitet. Schon 2008 (!) veröffentlichte Merlin auf seinem Blog eine Liste seiner einschlägigen Artikel, die auch heute noch eine wahre Fundgrube für GTD-Begeisterte und solche, die es werden wollen sind.  Unter 43 Folders: Best of GTD finden Sie die gesammelten Beiträge zu GTD zu Themen wie

  • Der richtige Start mit GTD
  • Die Bedeutung der „Next actions“, sowie ihre Formulierung und ihre Organisation
  • Die tägliche und wöchentliche Planung
  • Wie man GTD zweckmäßig implementiert
  • Die Verwendung von Kontexten
  • Durchführung eines mentalen Kehraus („Mindsweep“)

Natürlich können Sie auch ein Gespräch anhören, in dem Merlin Mann mit dem David Allen über dessen Ansatz gesprochen hat.

In der Zusammenstellung darf natürlich auch „Inbox Zero“ nicht fehlen, in dem Merlin Mann beschreibt, wie Sie einen überquellenden elektronischen Eingangskorb leer bekommen und auch leer halten. in diesem Video können Sie den berühmt gewordenen Vortrag von Merlin Mann noch einmal anhören und ansehen:

„Kinder, wie die Zeit vergeht“, möchte man sagen, denn die o.a. Liste ist schon fast 10 Jahre alt, die zitierten Beiträge sogar noch älter. Dennoch haben sie nichts an Aktualität verloren, denn an der Herausforderung, sich effektiv und effizient zu organisieren, hat sich bis heute nichts geändert. Es lohnt sich allemal, hier ein wenig herumzustöbern.

 

Bücher von David Allen zu GTD (Werbung)

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Lektüreplanung mit XMind

Sind Sie auch so ein Büchernarr, der weit mehr Bücher erwirbt als er lesen kann? Mir geht es so. Mittlerweile stapeln sich bei mir die Bücher, die ich irgendwann mal lesen will und es werden immer mehr. Um die Menge der ungelesenen Bücher in den Griff zu bekommen, habe ich schon versucht, mir eine Art Lektüreplan zu erstellen.

Leider muss ich zugeben, dass diese Lektüreplanung bislang wenig Erfolg hatte. Vielleicht habe ich das Ganze aber auch falsch aufgezogen. Wie es funktionieren könnte, zeigen die Autoren eines einschlägigen Artikels auf dem XMind-Blog: Be a more productive reader with XMind.

Bevor Sie planen, sollten Sie folgende Grundfragen beantworten:

  1. Welche Bücher möchte ich lesen?
  2. Wann werde ich sie lesen?
  3. Wie viel Zeit steht mir für die Lektüre zur Verfügung?

Danach können Sie in die Planung einsteigen:

  1. Erstellen einer Lesemap
    Erstellen Sie ein Mind-Map, in die Sie als Äste die Bücher eintragen, die Sie lesen möchten,
  2. Einteilen in Kategorien
    Teilen Sie die Bücher in bestimmte Kategorien ein, indem Sie mit der Taste F4 den Ästen Label zuweisen.
  3. Den Büchern Monate zuordnen
    Im Artikel wird angenommen, dass Sie etwas ein Buch pro Monat lesen können. Sie können den einzelnen Büchern Monate per Marker zuordnen und die Mind-Map neu sortieren.
  4. Einen Detailplan erstellen
    Wählen Sie nun das nächste Buch und erstellen Sie einen detaillierten Leseplan. Dazu wandeln Sie den Zweig mit dem gewählten Buch in eine neue Map um (Rechtsklick: Neues Arbeitsblatt aus Knoten). Wählen Sie für die neue Map die Struktur „Horizontale Zeitleist“ (Rechtsklick: Struktur – Horizontale Zeitleiste). Fügen Sie auf der Leiste vier Knoten hinzu, die Sie mit der Kalenderwochennummer bezeichnen können. Pro Woche können Sie nun neue Unterzweige erstellen, Wochentage für die einzelnen Kapitel zum Beispiel.
  5. Notizen hinzufügen
    Wenn Sie möchten, dann können Sie während des Lesens zu den einzelnen Kapiteln noch Notizen hinzufügen, auf denen Sie Inhalte vermerken, die Sie für wichtig halten. Auf diese Weise erstellen Sie automatisch ein Exzerpt des Buches.

In dem Artikel finden Sie zu den einzelnen Schritten die entsprechenden Screenshots.

Grundsätzlich kann ich diese Vorgehensweise gut nachvollziehen. Allerdings würde ich in Schritt 4 die Reihenfolge der Zweige „Kapitel“ und „Kalenderwoche“ umdrehen, aber das ist wohl Geschmackssache.

Sollte ich mich dazu durchringen können, meine Lektüre auf diese Weise mit XMind zu planen, dann werde ich die entsprechenden Maps hier veröffentlichen. Versprochen.

Allerdings habe ich Zweifel, dass ein solchen Planung bei mir generell funktioniert. Was sind Ihre Erfahrungen. Haben Sie das Bücher lesen schon einmal geplant? Mit Erfolg? Und wenn ja, wie habe Sie das gemacht?

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Uralte Lifehacks für Sie getestet

Lifehacks, also Tipps und Tricks, die das Leben einfacher machen sollen, sind zwar in Mode, aber mitnichten eine Erfindung unserer Zeit. Im Gegenteil, früher waren diese Kniffe bitter notwendig, denn all diese modernen Helferlein in Küche und Haushalt hatten unsere Urgroßeltern noch nicht zur Verfügung.

Sogar auf Zigarettenschachteln wurden diese Lifehacks abgedruckt oder als Sammelkärtchen beigelegt, wie eine Sammlung der New York Public Library beweist. Hier finden Sie Tipps zu allen Lebenslagen, die wohl bei Gallaher’s Cigarettes das einzig wirklich Nützliche waren.

Die HouseholdHacker haben nun einige der Lifehacks unter die Lupe genommen und sie einem Test unterzogen. Das Ergebnis sehen Sie in diesem Video:

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FOMO oder Fear of Missing Out

Wie Sie sich sicher nicht erinnern werden, habe ich im ToolBlog bereits schon einmal berichtet. Fear of Missing Out bezeichnet dabei die ständige Angst, etwas Wichtiges verpasst zu haben. Ich denke, dieses Gefühl kennt jede(r). Sie können sich allerdings damit trösten, dass Sie immer irgendwo irgendetwas verpassen, denn Sie können schließlich nicht überall sein. Wenn diese Angst Sie allerdings zu beherrschen beginnt, dann kann FOMO sogar Ihrer psychischen Gesundheit schaden.

Zu FOMO gibt es eine schöne Infografik, auf die ich dieser Tage gestoßen bin. Sie beschreibt die möglichen negativen Effekte von FOMO:

  • Negative Auswirkungen auf soziale Kontakte
  • Schlafstörungen
  • Angst und Stress bis hin zu depressiven Verstimmungen

Sehen Sie selbst:
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Aufgewärmt: Ein Helferlein zum Besiegen des inneren Schweinehunds

Mark Twain hat einmal über Gewohnheiten gesagt:

Eine Gewohnheit kann man nicht einfach zum Fenster hinauswerfen; man muss sie Stufe für Stufe die Treppe hinunterlocken.

Ja, es ist mühsam, alte Gewohnheiten einfach über Bord zu werfen oder neue zu implementieren. Können Sie sich noch an die Vorsätze erinnern, die Sie zum Jahreswechsel gefasst haben. Und wenn Sie sich an Sie erinnern, wie weit sind Sie in der Umsetzung? Nun gut, ich will hier kein Salz in offene Wunden streuen. Vielmehr gibt es ein kleines Helferlein, das Sie beim Ablegen alter Gewohnheiten oder dem Gegenteil unterstützen kann.

Der amerikanische Schauspieler Jerry Seinfeld hat einmal beschrieben, wie er sich selbst mit Gewohnheiten auf die Sprünge hilft (Quelle: Lifehacker):

Man nehme einen großen Wandkalender und einen dicken roten Filzstift. An jedem Tag, an dem Sie etwas vermieden haben (z. B. nicht geraucht haben) oder etwas getan haben (z.B. Frühsport), machen Sie an dem Datum ein großes Kreuz. Nach ein paar Tage ergibt das eine Kette. Und je länger diese Kette wird, desto weniger Lust haben Sie, die Kette zu unterbrechen. In seinen eigenen Worten:

After a few days you’ll have a chain. Just keep at it and the chain will grow longer every day. You’ll like seeing that chain, especially when you get a few weeks under your belt. Your only job next is to not break the chain. “Don’t break the chain!“

Nun geben wir Geeks uns nicht mit Papier und Bleistift zufrieden, zu was haben wir schließlich unseren Rechenknecht. Und tatsächlich, Don’t Break the Chain! ist ein Internetanwendung, mit der wir viele Ketten aufbauen können. Das Programm gibt es auch als Widget für iGoogle oder als Erweiterung für Chrome. Und in Ihr Blog können Sie Ihren Gewohnheitsaufbau- oder abbaufortschritt auch einbinden.

Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, zu der uns die Verhaltenstherapeuten sicherlich den theoretischen Hintergrund liefern könnten. Müssen sie aber nicht. Es funktioniert auch so.

[Dieser Artikel erschien im ToolBlog zuerst am 14. 01. 2011]

 

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