Methodensteckbriefe für Ihr Projektmanagement

Ich stimme den Mitmenschen zu, die vor allzu großer Methodengläubigkeit warnen. Auch ich erlebe immer wieder, dass Zeitgenossen bestimmte Methoden verwenden, ohne das „Big Picture“ zu kennen, in das sie eingebettet sind. Werkzeuge aber, die ohne entsprechende Hintergrundkenntnisse angewandt werden, sind oft im besten Fall nutzlos, im schlimmsten sogar schädlich.

Dennoch kann auch der talentierteste Handwerker nichts verrichten, wenn er nicht über entsprechende Tools verfügt. Wenn Sie viel in Projekten arbeiten und Ihre Werkzeugkiste füllen oder ergänzen möchten, empfehle ich Ihnen eine Website der US Regierung: 18F Method Cards.

Hier finden Sie im Format von kurzen Steckbriefen eine

collection of tools to bring human-centered design into your project.

Die Methoden sind in Kartenform gehalten und beschreiben:

  • Den Inhalt (Was)
  • Den Zweck (Wozu)
  • das Verfahren (Wie)
  • Zusätzliches Hintergrundmaterial (Ressourcen)
  • Die Phase im Projektzyklus (s.u.)
  • Die Zeit, die benötigt wird

Eingeteilt sind die Methoden in die Kategorien

  • Discover
  • Decide
  • Make
  • Validate
  • Fundamentals

Praktisch: Sie können die Karten als pdf-Datei ausdrucken und so zurecht schneiden, dass Sie sie überall hin mitnehmen können. Und wer weiß, vielleicht sind diese Methoden ja auch der Grundstock für die eigene Sammlung.

bluebudgie / Pixabay

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Infografik: Wie Sie auf Konferenzen FOMO entgehen

Über FOMO habe ich bereits im ToolBlog geschrieben. Wie Sie sich vielleicht erinnern, ist FOMO die Abkürzung von Fear OMissing Out und bezeichnet laut Wikipedia

eine Form der gesellschaftlichen Beklemmung/Angst/Besorgnis. Das Phänomen beschreibt die zwanghafte Sorge eine soziale Interaktion, eine ungewöhnliche Erfahrung oder ein anderes befriedigendes Ereignis zu verpassen und nicht mehr auf dem Laufenden zu bleiben.

Auch ein entsprechende Infografik zur FOMO habe ich im ToolBlog bereits zitiert.

Sicher waren Sie schon auf größeren Events, wo mehrere Sessions oder Präsentationen parallel abgehalten wurden. Tatsächlich ist gerade bei solchen Veranstaltungen die Gefahr sehr groß, dass Sie nach der Qual der Wahl

  • bezweifeln, die „richtige“ Session zu besuchen
  • befürchten, die „richtige“ Session verpasst zu haben

Verstärkt wird dieses Gefühl noch dadurch, wenn Sie aufgrund einer Überfüllung des Saales gar nicht mehr zu der gewünschten Session eingelassen werden, wie das bei der re:publica leider öfters passiert. Ein gutes Mittel gegen die dann auftretende FOMO ist zum Beispiel das Verfolgen des Twitterstreams während der Veranstaltung. Diesen Nutzen von Twitter habe ich das erste Mal während dem GTD Summit 2009 in San Fransisco schätzen gelernt. Bei Gebrauch entsprechender Hashtags ist man zumindest über den Verlauf der anderen Sessions im Bilde.

Es gibt aber auch noch andere Möglichkeiten, FOMO zu entgehen, wie diese Infografik zeigt. Sehen Sie selbst:

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30 Tipps gegen Langeweile am Computer

Lange habe ich mein Gewissen befragt, ob ich diesen Beitrag überhaupt schreiben soll. Wenn ich an die Teilnehmer in meinen Workshops denke, leiden die meisten wohl eher nicht unter massiver Langeweile. Außerdem sind Ablenkungen jeglicher Art Gift für das produktive Arbeiten, wie jeder Ratgeber zu effizientem Zeitmanagement betont.

Falls dennoch der unwahrscheinliche Fall eintritt, dass Sie vor dem Computer sitzen und nicht wissen, was Sie machen sollen, dann hat Ramesh Natarajan ein paar Tipps parat, wie Sie die Zeit sinnvoll totschlagen können. Hier sind seine 30 Things To Do When you are Bored and have a Computer:

  1. Stöbern Sie in interessanten Blogs
  2. Fertigen Sie ein Backup Ihres Laptops an
  3. Wenn Sie noch kein Backup haben, dann lesen Sie nicht weiter, sondern machen sich umgehend an die Arbeit (Naresh ist ein Scherzkeks)
  4. Räumen Sie Ihr Laptop auf
    (Wie das geht, erfahren Sie in dem nützlichen Buch von Herbert Hertramph)
  5. Pflegen Sie Ihre Profile in den sozialen Netzwerken, bei denen Sie Mitglied sind. Bringen Sie sich dort auf den neuesten Stand
  6. Entmüllen Sie Ihre E-Mails
  7. Erneuern bzw. ändern Sie Ihre Zugangsdaten (Passwörter etc.)
  8. Planen Sie sportliche Aktivitäten
  9. Überarbeiten Sie Ihre Websites oder richten Sie welche ein, so Sie noch keine haben
  10. Nehmen Sie Kontakt zu Freunden oder Familienmitgliedern auf
  11. Machen Sie einen Kassensturz bez. Ihres jetzigen Jobs. Wie müsste Ihr Traumjob aussehen?
  12. Stöbern Sie in der Wikipedia herum. Sie werden dadurch nicht dümmer.
    (Als Jugendlicher habe ich früher oft ein Lexikon auf das Klo mitgenommen, es waren halt andere Zeiten damals, wir hatten ja nichts)
  13. Schreiben Sie ein Dankeschön an  jemanden, der es verdient hat
  14. Laden Sie Ihre Fotos hoch und organisieren Sie sie in der Cloud
  15. Stöbern Sie in YouTube. Aber suchen Sie nicht irgendwelchen Lifestyle-Kram oder Katzenvideos, sondern Filme, die Sie wirklich weiter bringen. Die gibt es da auch.
  16. Halten Sie Ausschau nach einem Hobby
  17. Setzen Sie sich Ziele (o nein, nicht schon wieder…)
  18. Schreiben Sie etwas (einen Artikel, einen Tagebucheintrag, ein Posting oder so etwas)
  19. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand Ihrer persönlichen Finanzen
  20. Üben Sie sich in den online-Varianten von Word, Excel oder Powerpoint
    (…oder sonst einer Software, die Sie benutzen möchten)
  21. Schauen Sie Ihre Einkaufsliste und Ihre Wunschliste durch und bereinigen Sie sie
  22. Defragmentieren Sie Ihre Festplatte
  23. Gibt es für Ihren Browser nützliche Erweiterungen?
  24. Erstellen Sie Checklisten und überlegen Sie, wie Sie Abläufe automatisieren könnten
  25. Entfällt, da Unix-Kram
  26. Überprüfen Sie Ihr System auf Viren
  27. Checken Sie, ob im Hintergrund Programme laufen, die nicht laufen sollen
  28. Katalogisieren Sie Ihre Bücher. Ich empfehle genau wie Ramesh  zu diesem Zweck Librarything
  29. Wenn Sie wirklich nichts mehr wissen, dann schauen Sie sich halt doch Spaßvideos an. Das hebt zumindest die Laune
  30. Üben Sie sich in Tastaturkürzeln. Die Programme meiner Wahl sind TastenTrick (Win) und Typinator (Mac)

Einige der Tipps von Ramesh wenden sich an Linux-Freaks (z. B. Nr. 25), sind aber auch 1:1 für die Anwender anderer Betriebssysteme nutzbar. Die meisten Hinweise zielen ohnehin auf webbasierte Anwendungen. Sie finden die dazu gehörenden Links im Artikel.

Spätestens jetzt wissen Sie, wie Sie langweilige Momente sinnvoll nutzen können. Wenn das keine Produktivität ist!

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Tim Ferriss erklärt seine Morgenroutine

Heute dauert bei mir der Arbeitstag etwas länge. Aus diesem Grund gibt es an dieser Stelle  nur kurzes Kino: Tim Ferriss erklärt seine Morgenroutine. Vielleicht mache ich das morgen früh genauso und werde effektiver. Meditieren gehört bei mir immerhin auch schon zum Repertoire.

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Buch: Digital Cleaning

Wenn Sie tiefer in die Möglichkeiten der Notizsoftware Evernote einsteigen möchten, dann kommen Sie um Herbert Hertramph nicht herum. Er ist Autor des Standardwerks Mit Evernote Selbstorganisation und Informationsmanagement optimieren. Außerdem schreibt er regelmäßig über dieses Thema auf seinem Blog Evernote für Pfiffige. Egal, welches Problem ich bez. Evernote hatte, bislang bin ich auf dort noch immer fündig geworden.

Nun hat Herbert ein neues Buch veröffentlicht: Digital Cleaning. Nomen est omen und so erfahren Sie in diesem Buch das Wesentliche darüber, wie Sie

  1. wie Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen und strukturieren können
  2. diese Ordnung auch beibehalten und damit Zeit sparen können
  3. Ihre Daten sichern und verschlüsseln

zu (1)

In meinen Workshops werde ich immer wieder gefragt, was man mit den ganzen (alten) Daten machen soll, die über die langen Monate und Jahre die Festplatte zugemüllt haben. Meine Antwort lautet dann immer: Tabula rasa. In diesem Abschnitt zeigt Herbert Hertramph anhand eines 4-Punkte-Plans, wie das praktisch geht.
Außerdem bekommen Sie eine Fülle von Tipps, wie Sie Ihre Dateien benennen können, um eine Struktur in die Ablage zu bekommen. Und da Ablegen nur eine Seite der Medaille ist, das Wiederfinden aber eine andere, gibt es auch dazu nützliche Hinweise.

zu (2)

Damit das neue mehr oder weniger aufwändig aufgesetzte System nicht gleich wieder an seine Grenzen stößt, muss es gepflegt werden. Was also tun mit den Neueingängen? In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die entsprechenden Abläufe automatisieren können.  Außerdem gibt es eine Reihe Hinweise zum papierlosen Büro und zum Umgang mit E-Mails.
Ich kann diesem Weg nicht immer folgen und lege nach wie vor einige Dokumente in Papierform ab. Wie der Leser weiß, bin ich hier überzeugter Anhänger der Noguchi-Methode, gebe aber zu, dass die Idee mit dem Paginierstempel mir auch gefallen könnte.
Der Abschnitt über die Verarbeitung von E-Mails ist etwas (zu) kurz geraten. Dazu hätte ich noch einige vertiefende Bemerkungen zu machen.

zu (3)

Ich muss zugeben, um die Datensicherung und die Datensicherheit hatte ich mir bislang keine wenig Gedanken gemacht. Datensicherung ja, aber nur rudimentär und das Thema Verschlüsselung blieb mir bislang, na ja, verschlüsselt eben. Da kamen mir die einschlägigen Tipps äußerst gelegen.

Fazit

Es gibt Bücher, die finde ich so gut, dass ich mich fast darüber ärgere, sie nicht selbst geschrieben zu haben. Dieses Buch von Herbert Hertramph gehört sicher dazu. Ich teile zwar nicht alle seine Vorgehensweisen und auch das Kapitel E-Mail ist mir etwas zu kurz gekommen, dennoch: Das Buch hat einen hohen Nutzwert, nicht zuletzt deshalb, weil der Autor zu jeder Aufgabenstellung auch passende (zumeist kostenlose) Tools vorstellt. Der Leser kann also sofort loslegen, gleichgültig, ob er Windows nutzt oder einen Mac besitzt. Einige Programme kannte ich noch nicht, bei manchen kenne ich gute Alternativen.

Ich kann das Buch wirklich jedem empfehlen, der Ordnung in sein datentechnisches Chaos bekommen und dann auch erhalten möchte.

Ein bisschen Motzen sei mir erlaubt: Wer ist eigentlich auf die glorreiche Idee gekommen für ein solches Arbeitsbuch gestrichenes Papier zu verwenden? Bitte das nächste Mal ungestrichenes  Papier verwenden, schließlich möchte der Leser unterstreichen und Notizen machen.

 

Das Buch wurde mir freundlicherweise von der mitp Verlags GmbH als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

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Kennen Sie die 3er-Regel?

Ich ahne, die meisten Leserinnen und Leser werden auf meine Frage antworten: „Welche 3er-Regel meinen Sie denn?“ Und sie haben Recht, denn solchen Regeln gibt es einige.

Chris Bailey beschreibt in seinem Beitrag The Rule of 3 seine Version. Die Regel besteht, wer hätte das gedacht, aus drei Schritten:

  1. Schreiben Sie zu Beginn jeden (Arbeits-) Tages drei Dinge auf, die Sie am selben Tag, also heute, unbedingt erledigt haben möchten.
  2. Notieren Sie danach drei Dinge, die diese Woche abgeschlossen werden sollen.
  3. Schreiben Sie drei Dinge auf, die Sie innerhalb dieses Jahres fertigstellen möchten.

Chris gibt noch einige Hinweise, wie Sie mit dieser kurzen Liste umgehen sollten:

  • Beginnen Sie jeden Tag damit herauszufinden, auf was Sie heute konzentrieren sollten
  • Erinnern Sie sich im Laufe des Tages immer wieder an diese drei Aufgaben
  • Überprüfen Sie Ihre Schätzungen: Stimmt die Dauer, die Sie für diese Aufgaben angesetzt haben, mit der tatsächlichen Zeitspanne überein? Vergleichen Sie sorgfältig und ziehen Sie Ihre Schlüsse
  • Freuen Sie sich über Ihre Ergebnisse. Seien Sie stolz auf das, was Sie am Tag, in der Woche und während des Jahres erreicht haben

Chris bezieht sich in seinem Artikel auf das Buch von J.D. Meier: Getting Results the Agile Way, das schon mein Freund Thomas Mathoi auf seinem Blog wohlwollend besprochen hatte. Grund genug, mir die Lektüre noch einmal vorzunehmen.

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Wie Sie blitzschnell Geschenke einpacken

Sie haben es sicher schon im Supermarkt Ihres Vertrauens gesehen: Es gibt wieder Lebkuchen und Zimtsterne. Ein untrügliches Zeichen dafür, dass Weihnachten vor der Tür steht. Das ToolBlog macht seinem Namen wieder einmal alle Ehre und präsentiert Ihnen das folgende Video. In diesem erklärt ein freundlicher Mann aus Japan, wie Sie blitzschnell Ihre Geschenke einpacken können. Ich zeige Ihnen den Schnipsel jetzt schon, damit Sie noch ein wenig üben können.

Effizienz ist eben alles, auch zu Weihnachten!

[via Bored Panda]

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Die Werkzeugkiste von Daily PlanIt

Manchmal habe ich Glück und stoße in den unendlichen Weiten des World Wide Webs auf wahre Fundgruben. Dieser Tage ist mir das wieder passiert, nämlich auf der Website von Daily PlanIt, die von Rosemary Rice mit allerhand nützlichen Tipps befüllt wird.

Unter dem einfachen wie aussagekräftigen Titel Free Tools hat Sie eine umfangreiche Sammlung von – nun ja – eben kostenlosen Werkzeugen veröffentlicht. Die Auflistung ist unterteilt in die Kategorien:

  • Druckvorlagen
  • Allerhand Informationen zu David Allens GTD
  • Planungsmittel nicht nur für Projekte
  • Zielsetzung
  • Dateiablage
  • Gewohnheiten und wie immer am Schluss
  • Sonstige Instrumente

Ergänzt wird die Toolbox durch Hinweise auf Werkzeuge anderenorts, die entsprechend verlinkt sind.

Darüberhinaus gibt es unter der Seite Resources ganze Werkzeugsätze (Toolkits) für z.B. persönliches Wachstum, Personal Branding oder das Ab- und Anlegen von Gewohnheiten.

Fazit: Es lohnt sich, auf der Website zu stöbern. Das eine oder andere ist bestimmt dabei!

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Kanban mit Google Mail, Evernote und noch viel mehr

Während ich vor einigen Jahren dem Personal Kanban noch etwas skeptisch gegenüberstand, bin ich mittlerweile eines Besseren belehrt. Ich organisiere meine persönlichen Projekte ausschließlich nach dieser Methode und benutze dazu die Webanwendung Trello.

Die Menge der Software, die Personal Kanban unterstützt, ist mittlerweile riesengroß. Dabei müssen Sie gar keine besonderen Programme benutzen, wie einem Artikel von Melanie Pinola zu entnehmen ist: Kanban Everything: How to Add Trello-Like Boards to Gmail, Evernote, and More.

In ihrem Beitrag stellt Sie Erweiterungen vor, mit denen Sie

  • Gmail
  • Evernote
  • Chrome
  • Outlook
  • WordPress

als Grundlage für die Organisation Ihrer Projekte nach dem Personal-Kanban-Prinzip nutzen können.

Alle Programme werden mit ihren Funktionen und einem Screenshot kurz vorgestellt. Der Clou: Viele der vorgestellten Apps sind für ummesonscht zu haben.

Ich meine, ich hätte vor einigen Monaten eine einschlägige Erweiterung für Outlook ausprobiert. Allerdings habe ich sie nach kurzer Zeit wieder entnervt vom Rechner geworfen. Microsoft hat ja selbst mit dem Planner eine eigene Anwendung auf dem Markt. Inwieweit der Planner mit Outlook harmoniert, entzieht sich meiner Kenntnis.
Allerdings hat sich wohl einiges bei den einschlägigen Erweiterungen getan.

Zeit für eine neue Recherche!

yibb / Pixabay

 

Buch zum Thema (Werbung)

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5 Irrtümer, die Sie Zeit und Geld kosten

Heute bin ich über einen Artikel von Stephanie Vozza gestolpert, den ich der werten Leserschaft nicht vorenthalten möchte: 5 Outdated Beliefs That Waste Time And Money. Hier sind die Glaubenssätze, die Ihre Produktivität einschränken:

  1. An alten Traditionen festhalten
    Eines der Merkmale, an den Sie einen Micromanager erkennen können, ist der Satz: „Das haben wir immer so gemacht.“ Mittlerweile hat sich herumgesprochen, dass dieser Satz nicht so gern gehört wird. Aber „Das ist State of the Art“ klingt nur etwas geschmeidiger, die Aussage ist die gleiche. Merke: Eine Sache ist nicht nur deshalb gut, weil sie bis jetzt immer erfolgreich war. Deshalb gehören alte Gewohnheiten immer wieder auf den Prüfstand.
  2. Probleme zu Herausforderungen umetikettieren
    Teilnehmer meiner Workshops wissen, das ist eines meiner Lieblingsthemen. Ein Problem wird nicht allein deshalb gelöst, indem man es mit einem anderen Label versieht. Stephanie zitiert Jeremy Eden mit einem Beispiel, das m. E. passt wie die Faust aufs Auge:

    What would have happened if Apollo 13 had said, ‘Houston, we have an opportunity?

  3. Alle „mitnehmen“ wollen
    Nichts gegen den Willen überzeugen zu wollen, aber man muss sich darüber im Klaren sein, dass man nicht alle Beteiligte ins Boot holen kann. Manchmal ist es besser, einfach anzufangen, viele Unentschlossene springen dann doch noch mit auf. Ja, und die anderen muss man dann manchmal zurücklassen.
  4. Die Phrase „Weil ich es Ihnen sage“ benutzen
    „Ober sticht Unter“ heißt ein altes Industrie-Sprichwort. Kann man so machen. Allerdings kann das Schulterklappenprinzip verheerende Auswirkungen haben, wenn sich dann niemand mehr traut, auf eventuelle Probleme, Fehler oder Hindernisse hinzuweisen. (Warum fällt mir jetzt Volkswagen ein?)
  5. Der Glaube, Sie sollten immer Ihr Bestes geben
    Nicht alle Aufgaben sind einen vollen Einsatz wert. Sie sollten überlegen, wann und wo es sich tatsächlich lohnt, „alles zu geben“ und wann „gut“ gut genug ist. Teilen Sie Ihre Kräfte ein!

BTW: Das Ding mit Apollo 13 muss ich mir merken. Das gefällt mir außerordentlich. 😉

GregPlom / Pixabay

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