Wir basteln uns ein Planungsbuch

Es gibt eine Gruppe von Menschen, die sich hartnäckig dem Gebrauch von Laptops, Tablets und anderem elektronischen Schnickschnack verweigert. Sie müssen mit dem Bleistift die erledigten Aufgaben abhaken, Schriftstücke abheften und Seiten umblättern können. Und das nicht virtuell, sondern physisch. Für die Haptiker unter den Lesern hier eine kleine Anleitung, wie Sie sich selbst ein Planungsbuch zusammenstellen können.

Die Zutaten:

Man nehme…

  • Ein Ringbuch DIN A 4 mit 2- oder 4-Ring-Mechanik
    (Es darf natürlich auch in edel sein.)
  • Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand
  • Register blanko in 10er-Einteilung
  • einen Einfach- oder Doppellocher,
  • PC mit Internetanschluss nebst Drucker zum Ausdrucken diverser Formblätter
    (den haben Sie ja schon, sonst könnten Sie diese Zeilen nicht lesen)

Nun stellen wir uns nämlich die Einlageblätter für das Planungsbuch zusammen.
Einen Teil haben wir schon, nämlich die Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand. Diese sind für Notizen und die kontextbezogenen Listen. Was wir sonst noch brauchen, machen wir uns selber oder finden es im Netz (eine gute Quelle ist zum Beispiel DIY Planner).

Wir brauchen außerdem noch:

Natürlich können Sie sich Kalender, Kontakte usw. auch aus Ihrem entsprechenden Computerprogramm ausdrucken.

Wir haben nun alles beisammen, legen die Register in das Ringbuch und beschriften Sie folgendermaßen:

Notizen/Eingang
Hier kommen leere Blätter der Ringbucheinlage hinein.
Dieses Fach nimmt später alle Ihre Notizen, Ideen, Telefonnotizen auf. Das Fach sollten Sie regelmäßig durchsehen und bearbeiten.

Kalender
Das Fach spricht für sich. Auf den Kalenderformblätter notieren Sie alles, was einen Zeitbezug hat: Besprechungstermine, Verabredungen und andere Dinge, die mit einem festen Zeitpunkt verbunden sind. Sonst nichts!

Zu tun
Dieses Fach ist für Ihre To-do-Listen. Hier hinein legen Sie leere Ringbuchblätter.

Wenn Sie David Allens Kontextansatz bevorzugen, dann beschriften Sie die Blätter oben links mit dem jeweiligen Kontext, wie „Büro“, „Zuhause“, „Telefon“, „Am Computer“ usw.
Die Liste „Warten auf“ nicht vergessen! (Beispiel).

Wenn Sie den Kontextansatz nicht so gerne mögen, dann gibt es viele andere Möglichkeiten, die To-do-Liste zu gestalten. Eine Übersicht bietet Ihnen die Website „Best To-Do Lists„. Außerdem sind hier auf dem ToolBlog immer wieder Artikel über To-do-Listen erschienen.

Vorhaben/“Große Brocken“
Hier kommen leere Ringbuchblätter zur Erinnerung für alles hinein, was mehr als einen Schritt zur Erledigung benötigt. Hier können Sie auch Notizen zu Ihren Zielen, Visionen, Strategien hinterlegen. Dieser Abschnitt ist auch der Platz für die berühmte Liste „Vielleicht/Irgendwann“. Durchsicht zumindest einmal die Woche!

Besprechungen
Hier ist Platz für die Formblätter zur Besprechungsvorbereitung und die Notizen nach der Cornell-Methode. Wenn Sie möchten, können Sie auch Aktionslisten für bestimmte Besprechungen oder Gesprächspartner anlegen.

Projektplanung
Dieses Fach nimmt unterstützendes Material für einzelne Projekte oder spezielle Themen auf. Es ist optional. Es gibt Menschen, die dieses Material nicht in ihrem Planungsbuch haben wollen. Entscheiden Sie selbst.

Sonstiges
Der Name spricht für sich. Hier sammeln Sie alles, was sonst nicht so richtig in die anderen Bereiche passt. Man sollte sparsam damit umgehen. Dieser Bereich sollte sich nicht zur „Müllhalde“ entwickeln.

Kontakte
Das ist der Bereich für die Formblätter mit den Kontakten. Natürlich nur die wesentlichen Kontakte, Sie wollen ja kein Telefonbuch mit sich herumtragen.

Die restlichen Fächer können Sie ganz nach Geschmack und Bedarf einteilen, z. B.

Reisekosten
Sie ahnen, welche Formblätter in diesen Abschnitt gehören.

Fertig ist Ihr Planungsbuch!

Schreiben Sie mir doch einmal im Kommentar, wenn Sie Fragen haben oder wie Sie Ihr Buch gestaltet und welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben. Viel Spaß!

calendar-428290_1920

[Foto von Michal Jarmoluk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Hinterlasse eine Antwort

Wie Sie “Nein” per E-Mail sagen

Auch wenn Ihnen nicht der innere Antreiber “Mach es allen recht” im Nacken sitzt, so kann dennoch das “Nein” sagen äußerst unangenehm sein. Oft schieben wir das “Nein” vor uns her und hoffen, dass das Anliegen sich von allein erledigt oder im Sande verläuft. Oder, wir sagen schließlich doch “Ja”, obwohl wir wissen, dass wir die Bitte gar nicht erfüllen können oder wollen. Ein furchtbarer Eiertanz, der oft in einem ebensolchen Gemurkse endet. Damit ist letztlich keinem gedient.

Wie wir es schaffen, freundlich “Nein” zu sagen, verrät uns Alexandra Franzen in ihrem Artikel “How to Say No to Anyone (Even a Good Friend)”.  Sie schlägt vor, eine ablehnende E-Mail nach folgendem Muster zu schreiben:

Hallo [Name ],

Danke für Deine Nachricht.

Es ehrt mich sehr, dass Du gerade mich um [Anliegen] gebeten hast.
Ich war hin- und hergerissen und habe lange überlegt.
Auch wenn es mir schwer fällt, kann ich leider Deine Bitte nicht erfüllen, weil/denn [Grund].

Vielleicht kann ich Dich aber in anderer Weise unterstützen.
[Beschreibung, was Sie anderweitig tun könnten/möchten]

Nochmals Danke, dass Du an mich gedacht hast und Danke auch für Dein Verständnis.

[Ihr Name]

Wie Sie sich denken können, habe ich die englische Vorlage eingedeutscht, denn der amerikanische Ton ist für unsere Verhältnisse doch etwas dick aufgetragen. Ich bitte dies nicht als Wertung, sondern als Feststellung aufzufassen. Vielleicht ist ja selbst die eingedeutschte Variante dem einen oder anderen Leser zu “soft”.
Es müssen auch nicht alle Elemente benutzt werden, manchmal können oder wollen Sie keine andere Unterstützung anbieten. Dann schreiben Sie eben gar nichts in dieser Richtung.

Zu welchem Schluss Sie auch kommen, allzu lange sollten Sie mit der Ablehnung des Anliegens nicht warten. Bringen Sie es hinter sich, dann kann Ihr Partner sich rechtzeitig nach Alternativen umsehen.

Außerdem empfehle ich Ihnen eine Ablehnung per E-Mail nur dann, wenn Sie die Bitte auch per E-Mail erhalten haben. Kam Sie mündlich, dann würde ich auch mündlich antworten.

Eines bleibt: Die Ablehnung einer Bitte ist immer unangenehm. Allerdings macht oft der Ton die Musik. Wenn es Ihnen gelingt, den richtigen zu treffen, dann ist die Chance groß, dass die Beziehung intakt bleibt

stamp-895383_1920

[Grafik von Gerd Altmann [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Hinterlasse eine Antwort

Gerd Gigerenzer auf der rpTEN

Einer der Autoren, die mich in den letzten Jahren besonders beeinflusst haben ist Gerd Gigerenzer. Seine Bücher waren für mich nicht nur theoretisch wegweisend, sondern boten auch ganz praktische Unterstützung im Alltag.

Umso mehr habe ich mich gefreut, Gerd Gigerenzer dieses Jahr live auf der re:publica (oder besser Media Convention) erleben zu dürfen. Er hielt einen Vortrag und diskutierte auf dem Podium. Das Thema lautete: Wider die Herrschaft der Algorithmen! Wie bekommen wir die Kontrolle zurück?

Mitveranstalter war ARTE, deren Journalistin Carolyn Höfchen auch die Moderation besorgte. Leider nicht ganz auf der Höhe, da wäre mehr drin gewesen.

Hier ein Buch von Gerd Gigerenzer, in dem er Risikokompetenz beschreibt. Wärmste Empfehlung!

2 Antworten

Office im Griff: Kurz, knapp, knackig

Vor einiger Zeit gab im bekannten Blog “Lifehacker” eine ganze Woche lange Artikel, die sich mit der Bedienung von MS Office beschäftigt haben: Everything You Need to Master Microsoft Office.

Der Titel ist nicht übertrieben. In kompakter Form wird Ihnen die Bedienung der wichtigsten Programme des Office-Pakets nahegebracht:

Als überzeugter Outlook – Nutzer möchte ich natürlich wohlwollend auf den letzten Beitrag hinweisen. Tatsächlich bekommen besonders Einsteiger die wesentlichen Dinge über Outlook erklärt. Wie alle Artikel aus dieser Serie ist auch dieser reichhaltig bebildert, sogar eine Übersichtsgrafik über die grundsätzliche Menüführung gibt es.

Ich finde, da ist dem Team vom Lifehacker eine nützliche Artikelreihe gelungen, vielen Dank dafür!

office-1356793_1280

[Foto von Pixaline [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Hinterlasse eine Antwort

Warum es gut ist, in Besprechungen zu gehen

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum die Philosophen in der Antike in den Hainen oder auf den Foren gewandelt sind oder warum die Mönche Kreuzgänge hatten? Vermutlich wusste die Menschen damals, dass das gemeinsame Gehen auch das gemeinsame Denken fördert.

Sicher haben auch schon viele schlaue Menschen darüber geforscht, warum das so ist. Ich könnte mir vorstellen, dass die Bewegung gut für allerlei Gehirnaktivitäten ist, noch dazu, wenn es an der frischen Luft stattfindet. Das Gehen im gleichen Rhythmus fördert sicher auch den Rapport unter den Beteiligten und somit auch das unbewusste gegenseitige Verständnis.

Meine sympathische Kollegin Franziska Köppe hat diese Art des Dialogs schon lange für sich und ihre Kunden entdeckt: Ge(h)spräche im Grünen. Ich habe mich vor einiger Zeit mit ihr darüber unterhalten.

Aber auch jenseits des großen Teichs gibt es Menschen, die das Ge(h)spräch pflegen und leidenschaftlich für Besprechungen im Gehen werben. Nilofer Merchant gehört dazu. Sie hat dazu einen TED-Vortrag gehalten: Got a meeting? Take a walk. Ein Transkript des Vortrags finden Sie hier.

BTW: Nach dem Verfassen dieses Beitrags habe ich gemerkt, dass ich hier schon einmal über Nilofers Vortrag geschrieben habe. Tut mir leid, shit happens.

Hinterlasse eine Antwort

Warum sollte ich Ihre E-Mail lesen?

In Deutschland gibt es für alles eine Norm. So auch für den Geschäftsbrief. Wie er auszusehen hat, ist bei uns in DIN 5008 geregelt. Eine der wichtigsten Elemente ist der Betreff.  Warum er so wichtig ist, steht in dem gleichnamigen Artikel in Wikipedia:

Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht. Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

Es lohnt sich, den Abschnitt zweimal zu lesen und sich den Inhalt auf der Zunge zergehen zu lassen. Meines Wissens nach ist die E-Mail zwar noch nicht normiert, folgt aber in der Formatierung dem Geschäftsbrief. Das heißt, auch bei der E-Mail finden Sie den “Betreff”, der Zweck ist der gleiche.
Allerdings packt einen das Grauen, wenn man sich die Betreffs in den Posteingängen der E-Mail-Programme der deutschen Wirtschaft betrachtet. Von Prägnanz und Aussagekraft kann oft keine Rede sein und manchmal mag man die E-Mail gar nicht erst öffnen.

Geoffrey James behauptet, dass Otto Normalverbraucher in der Regel in nur 2 (zwei!) Sekunden entscheidet, ob er eine E-Mail öffnet oder nicht. In einem Artikel listet er “9 Questions People Ask Before Opening an Email” auf. Der Adressat fragt sich:

  1. Habe ich gerade die Zeit, mich mit der Nachricht zu befassen?
  2. Kenne ich den Absender?
  3. Arbeitet der Schreiber im gleichen Unternehmen oder in meinem Netzwerk?
  4. Handelt es sich um einen Profi oder um einen Amateur?
    (Das meint man an der E-Mail-Adresse erkennen zu können: *@Firma.de oder *@gmx.de?)
  5. Kennt mich der Absender?
  6. Ist die Nachricht für mich relevant?
  7. Handelt es sich vielleicht um SPAM?
  8. Riecht die E-Mail nach Verkauf oder Werbung?
  9. Ist die Nachricht wohl eher interessant oder langweilig?

Nur 2 Sekunden. Wenn das stimmt, dann ist das tatsächlich nicht viel. Sie können daran ermessen, wie wichtig ein aussagekräftiger Betreff wirklich ist.

Ich selbst schätze im übrigen E-Mails, deren Betreffs mir gleich mitteilen, was von mir erwartet wird bzw. was ich tun soll. Zum Beispiel:

  • Bitte um Entscheidung: Einbau Kurbelwelle Projekt XY
  • FYI (Zur Kenntnis): Protokoll Meeting Reklamationsstand vom 25. 4.16

Das erleichtert mir gegebenenfalls das Überführen der E-Mail in eine Aufgabe, wie ich es im ToolBlog schon mehrere Mal beschrieben habe.

Betrachten Sie die o.a. Fragen als Checkliste für Ihre nächsten E-Mails und richten Sie sich danach. Dann wird Ihre E-Mail auch gelesen.

spider-monkey-637061_1920

[Foto von 422737 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Hinterlasse eine Antwort

Die richtigen Fragen für mehr Innovation

Vor Jahren durfte ich den Marketing-Tausendsassa Guy Kawasaki live auf der Bühne bewundern. Das war anlässlich des GTDSummits in San Francisco, wo er David Allen interviewte. Sie wissen schon, zwei Meister auf Barhockern vor großem Publikum.

Guy Kawasaki äußert sich immer wieder auch zu Fragen der Kreativität und der Innovation. Das ist sozusagen seine Kernkompetenz. In seinem Artikel “The Art of Simple Questions: How Simple Questions Lead to Great Innovations” beschreibt er, wie einfache Frage zu großartigen Innovationen führen können. Fragen wie diese zum Beispiel:

  • Was folgt aus einem bestimmten Umstand?
    (Am besten 5 mal hintereinander fragen)
  • Ist das nicht interessant?
    (Besser: Was ist daran interessant?)
  • Kann man das noch besser machen?
  • Warum machen wir das nicht?
  • Es ist möglich, warum tun wir es dann nicht?
  • Wo ist der wunde Punkt beim Marktführer?

Sie merken schon, diese Fragen sind tatsächlich sehr Marketing getrieben. Wenn Sie sich tiefer mit Innovation beschäftigen möchten, empfehle ich Ihnen die “Blue Ocean Strategie”.

Hier das Buch zum Film:

1 Antwort

Wie Sie von Evernote nach OneNote umziehen

Ich selbst habe es noch nicht gemacht und auch aufgrund einiger anderer Projekte vorläufig auf Eis gelegt: Dem Umzug von Evernote nach OneNote. Warum das ein Thema sein könnte, habe ich an dieser Stelle in zwei Artikeln dargelegt (hier und hier).

In der Zwischenzeit hat Microsoft perfiderweise ein Tool veröffentlicht, mit dem Sie ganz einfach Ihre Daten von Evernote auf OneNote übertragen können. “Ganz einfach”, das behaupten sie immer. Allerdings haben gerade Windows-Nutzer mit diesem “ganz einfach” ihre eigenen Erfahrungen gemacht. Der Teufel steckt wie immer im Detail und schon mancher Zeitgenosse hat im Vertrauen auf diese Aussage so manche Nacht verzweifelt hinter dem Bildschirm verbracht.

Gut, dass es Menschen wie Oliver Pefferi gibt, die uns beim Umzug helfen und das sogar in deutscher Sprache. “Digitale Zettelwirtschaft: So bekommt Ihr Eure Evernote-Daten in OneNote” heißt seine Anleitung auf Caschys Blog.

Gleich zu Anfang kommt der Hinweis, dass Mac-Nutzer leider draußen bleiben müssen, denn der Umzugshelfer von Microsoft läuft nur unter dem hauseigenen Betriebssystem. Danach beschreibt Oliver mit vielen Bildern, wie der Migration verläuft und wie das Endergebnis aussieht. Interessant sind auch die Kommentare zu dem Artikel. Volle Zufriedenheit sieht anders aus, aber ehrlich gesagt, habe ich diese auch gar nicht erwartet.

Nach der Lektüre dieses Beitrags werde ich den Umzug wohl doch noch länger vor mir herschieben. Vielleicht eröffne ich ein weiteres Evernote – Konto und versuche, all die Fehler zu vermeiden, die ich bis jetzt gemacht habe. Weniger Notizbücher und mehr Tags zum Beispiel. Mal sehen.

Hinterlasse eine Antwort

Die 10-3-2-1-0-Formel für mehr Produktivität

Wenn Sie die Überschrift lesen und vermuten, das sich hinter der Ziffernfolge ein neues Rezept für das Time-Boxing verbirgt, dann liegen Sie diesmal falsch. Vielmehr handelt es sich um eine Formel, die Sie daran erinnern soll, mit einer gesunden Lebensweise produktiver zu werden. Gefunden habe ich sie in einem Artikel von Craig Ballantyne mit dem Titel: 10-3-2-1-0 Formula to Get More Done. Hier die Bedeutung dieser Zahlen:

  • 10 Stunden vor dem Schlafen gehen kein Koffein mehr
  • 3 Stunden vor dem Schlafen gehen keine Essen und kein Alkohol
  • 2 Stunden davor nicht mehr arbeiten
  • 1 Stunde davor Verzicht auf Bildschirme aller Art (egal ob Smartphone, Fernsehen oder Computer)
  • 0 mal auf die Schlummertaste drücken, wenn der Wecker morgens klingelt

Laut Craig führt die Einhaltung dieser Formel dazu, rechtzeitig ins Bett zu kommen, zu besserem Schlaf und einem frischen Start in den Tag.

Ich muss schon sagen, das ist schon starker Tobak, was Craig empfiehlt. Im Grunde genommen kommt dies einer kompletten Änderung der Lebensgewohnheiten gleich. Zumindest für mich. Die ersten drei Punkte halte ich jetzt schon mehr oder weniger ein. Aber von “1” und “0” bin ich weit entfernt. Besonders die Schlummertaste ist für mich die Erfindung des Jahrhunderts. Von ihr mache ich regen Gebrauch. Aber sei’s drum. Vielleicht probiere ich, in den nächsten Tagen direkt aus dem Bett zu springen.

Vielleicht nützt es ja was, auch wenn man nicht dran glaubt.

morning-1092771_1920

[Foto von Štepán Vraný [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

3 Antworten

Wie Sie eine Konferenz organisieren

Auch wenn Sie keine Konferenz vom Zuschnitt einer re:publica oder eines GTDSummits organisieren möchten, nützlich sind die Hinweise von Louis Rosenfeld allemal: How to Organize a Conference: 18 Amazingly Useful Tips. Sie lauten:

  1. Klären Sie ab, ob die Konferenz wirklich nötig ist
    Es gibt eine Menge Veranstaltungen auf dem Markt. Analysieren Sie ihn. Wozu der ganze Aufwand? Mit welchen anderen Events gehen Sie ins Rennen? Wo liegt der besondere Nutzen Ihrer Konferenz, den andere nicht bieten?  Was könnte jemanden dazu veranlassen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen?
  2. Welche Art von Konferenz soll es denn sein?
    Denken Sie über das Format der Konferenz nach. Möchten Sie informieren oder möchten Sie Probleme lösen? Welches Format unterstützt die Absicht Ihrer Konferenz am besten? Ist das klassische Format am besten geeignet oder eine Format wie OpenSpace oder Barcamp? Kann man Elemente kombinieren?
  3. Achten Sie auf den Teufel, der im Detail steckt
    Je mehr Sie Kleinigkeiten vernachlässigen, desto mehr fallen Sie Ihnen während der Konferenz auf die Füße. Man kann es auch anders sehen: Wenn Sie sich nicht um die Details kümmern, dann werden es Ihre Teilnehmer tun.
  4. Lassen Sie sich von Profis unterstützen
    Eventmanagement ist ein Studiengang. Es gibt Leute, die sich professionell mit so etwas beschäftigen. Lassen Sie sich helfen, wenn nötig. Das gilt auch für die Fachleute vor Ort, die sich in der Logistik oder im Catering auskennen.
  5. Stellen Sie ein Organisationsteam zusammen
    Auch hier: Kümmern Sie sich um helfende Hände. Vielleicht ist jemand bereit, als Freiwillige zu helfen und im Gegenzug kostenlos an der Konferenz teilnehmen zu können. Ich habe das während meiner Studienzeit gern und oft gemacht.
  6. Seien Sie ein Rollen-Vorbild
    Walk the Talk!
  7. Betrachten Sie die Konferenz als ein Business
    Kalkulieren Sie scharf und rechnen Sie mit spitzer Feder. Ich habe schon Menschen gesehen, die scharf am Ruin vorbeigeschlittert sind. Sie haben richtig gelesen: Ruin!
  8. Verkaufen Sie an Sponsoren, aber verkaufen Sie nicht Ihre Seele
    Sponsoren sind wichtig für jede Konferenz, denn Sie helfen, einen Großteil der Kosten abzudecken. Dafür bekommen Sie etwas, aber nicht alles. Es ist Ihre Konferenz, nicht die Konferenz der Sponsoren.
  9. Sorgen Sie für ausreichend Luft
    Das ist auch im übertragenen Sinn gemeint. Gerade bei klassischen Konferenzen ist es wichtig, dass die Teilnehmer trotz des Programms ausreichend Zeit für die Kommunikation untereinander und persönliche Bedürfnisse haben.
  10. Speaker sind nicht umsonst zu haben
    Viele Menschen leben davon, bei Konferenzen als Redner aufzutreten. Überlegen Sie, was Ihnen der Auftritt eines solchen Menschen wert ist. Vielleicht ist es aber auch dem Redner etwas wert, bei Ihrer Konferenz gehört zu werden? Achten Sie aber darauf, das durch den Vortrag ein Mehrwert für die Zuhörer entsteht.
  11. Kümmern Sie sich um die Redner, bis sie auf dem Podium stehen
    Wenn Sie jetzt an den berühmten Sack Flöhe denken, den es zu hüten gilt, dann liegen Sie nicht falsch.
  12. Wählen Sie die Örtlichkeit mit Bedacht aus
    Orte haben großen Einfluss auf die Atmosphäre einer Veranstaltung. Orte können als Anker wirken. Teilnehmer erinnern sich manchmal später genau  so stark an die Location wie an Begegnungen und Inhalte. Und ja, es gibt Magic Places, ich habe solche selbst erlebt.
    Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, mit Medien und Räumen flexibel agieren zu können.
  13. Achten Sie auf einen logischen Zusammenhang
    Wenn Sie dem klassischen Format folgen, dann vermeiden Sie ein wild zusammengewürfeltes Sammelsurium von Referaten, sondern sorgen Sie für inhaltliche Struktur.
  14. Überlegen Sie, wie Sie ungeplante Hohlzeiten überbrücken können
    Ich selbst habe einmal einem Veranstalter angekündigt, nicht über eine Viertelstunde reden zu wollen. Er hat mir nicht geglaubt und hatte anschließend ein Problem. Es entstand eine Lücke und  er wusste nicht, wie er sie schließen sollte. Er ist bis heute beleidigt mit mir.
  15. Denken Sie darüber nach, auf welche Weise Sie Feedback einholen möchten
    Was möchten Sie wissen und welcher Kanal ist dafür geeignet? Wollen Sie das Feedback unmittelbar nach der Veranstaltung oder möchten Sie etwas Zeit ins Land gehen lassen?
  16. Überlegen Sie sorgfältig, was Sie tun?
    Sie können nicht jederzeit wieder aussteigen. Deshalb überlegen Sie sorgfältig etwaige Konsequenzen.
  17. Planen Sie für Ihre eigene Teilnahme Zeit ein
    Dies dient dazu, Ihre eigene Konferenz aus der Perspektive der Teilnehmer zu betrachten. Vielleicht ist auch ein Thema für Sie so interessant, dass Sie sich einbringen möchten. Planen Sie Zeit dafür ein.
  18. Vergessen Sie nicht, “Dankeschön” zu sagen
    Denken Sie dabei auch an die vielen unscheinbaren Helferlein im Hintergrund.

Ein nützliche umfangreiche Checkliste, finde ich.

Wenn Sie sich tiefer mit dem Thema auseinandersetzen möchten, empfehle ich Ihnen das Buch von Susan Friedmann: Meetings und Events organisieren. Ein Wermutstropfen gibt es bei dem Buch allerdings. Es behandelt nur klassische Konferenzen. Tipps zu Barcamps & Co finden Sie dort nicht.

Hinterlasse eine Antwort

Richtig Ziele formulieren in vier Schritten

Ich gestehe, zu Zielen habe ich ein ambivalentes Verhältnis, denn ich muss dabei immer an das Zitat aus BrechtsDreigroschenoper” denken:

Ja, mach nur einen Plan und sei ein großes Licht,
dann mach noch einen zweiten Plan,
gehn tun sie beide nicht.

Allerdings hadere ich eher mit den ganz großen hehren Lebenszielen. Gegen kleine Etappenziele mit dem Zeithorizont von bis zu drei (meinetwegen auch fünf Jahren) habe ich nichts einzuwenden, denn vielen von uns geben Sie eine Orientierung. Es gibt sogar Leute, die behaupten, nur so könne man sinnvoll Prioritäten setzen.

Wie auch immer, Bryan Clark beschreibt in seinem Artikel “How to Build Effective Goals in 4 Easy Steps”, wie Sie beim Formulieren effektiver Ziele vorgehen können:

  1. Formulieren Sie den gewünschten Endzustand
    Beispiel: Ich möchte Spanisch sprechen
  2. Zerlegen Sie das Ziel in drei Unterziele
    Beispiel: (1) Ich möchte eine spanische Zeitung lesen, (2) Ich möchte mit spanischen Tourismus-Websites meinen Urlaub planen, (3) Ich möchte mich in der Kneipe mit Spaniern unterhalten können
  3. Stellen Sie einen Maßnahmenplan dafür auf
    Beispiel: Ich erfülle jeden Tag mein Pensum auf duolingo. Ich besuche dreimal pro Woche die Seite VeinteMundos und versuche, die Beiträge zu verstehen.
  4. Formulieren Sie Wenn-Dann-Ziele
    Wenn ich ein Wort nicht verstehe, nehme ich es in meine Wortschatz-Kartei auf.

Mir gefällt an dieser Vorgehensweise, dass sie “auf dem Boden” bleibt und alltagstauglich ist.

BTW: Ich lerne tatsächlich auf diese Weise Spanisch.

DSC08163

4 Antworten

Wie Sie mit Mind Maps Bücher planen

Wenn Sie ein Buch schreiben wollen, aber nicht wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann hilft Ihnen vielleicht dieser Artikel aus dem XMind-Blog weiter: Wie kann man Bücher mit Hilfe des Mindmaps planen?

In dem Artikel wird Ihnen erklärt wie Sie mit Mind Maps im allgemeinen und mit XMind im besonderen

  • Eine Gliederung erstellen
  • Den Vertrieb des Buches planen
  • einen Redaktionsplan aufstellen
  • und eine Wettbewerbsanalyse durchführen.

Ich selbst nutze Mind Maps in der Regel für das Entwerfen von Workshop-Designs, zu Büchern habe ich es (noch) nicht gebracht.

Aus diesem Grund meine Frage: Wer hat den schon einmal ein Buch geschrieben und den kreativen Prozess mit Mind Maps organisiert. Welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht? Gibt es vielleicht sogar noch bessere Methoden?

Hinterlasse eine Antwort

Schreiben Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst

Vor einigen Tagen  bin ich über einen kleinen, aber feinen Artikel gestolpert, der eine interessante Idee beschreibt. Wie wäre es, wenn Sie eine Gebrauchsanweisung für sich selbst schrieben oder korrekt ausgedrückt, für die Zusammenarbeit mit Ihnen? Brad Feld hat den Artikel geschrieben, er trägt die bezeichnende Überschrift “A User Manual To Working With Me”.

Um diese Gebrauchsanweisung zu erstellen, sollten Sie im Vorfeld einige Fragen beantworten, aufgeteilt in einen Bereich zu Ihrer Person und in einen Bereich, der sich auf die Zusammenarbeit mit anderen bezieht.

Persönlicher Bereich

  • Welche Eigenschaften charakterisieren Sie?
  • Was macht Sie wahnsinnig?
  • Welche Macken haben Sie?
  • In welchen Bereichen kann man mit Ihnen Pferde stehlen?
  • Welche Fähigkeiten bringen Sie mit, die für Andere wertvoll sein könnten?
  • Welche Missverständnisse über Sie möchten Sie von vornherein klarstellen?

Zusammenarbeit

  • Wie verhelfen Sie Anderen, Bestleistungen zu erreichen?
  • Auf welche Weise sollte man mit Ihnen kommunizieren?
  • Wie möchten Sie mit Feedback umgehen, sowohl aktiv als auch passiv?

Brad bezieht sich in seinem Beitrag auf David Politis, der diese Gebrauchsanweisung allen Führungskräften ans Herz legt: This is How You Revolutionize the Way Your Team Works Together… And All It Takes is 15 Minutes.
Es gibt auch ein praktisches Beispiel. Es stammt von Adam Bryant und ist hier zu finden.

Ich finde diese Idee interessant. Auch wenn Sie diese Gebrauchsanweisung gar nicht veröffentlichen sollten, haben Sie nach der Beantwortung der o.a. Fragen sicher einiges über sich selbst gelernt. Das kann nur nützlich sein, denn “Selbsterkenntnis ist der Weg zur Besserung”, wie wir alle wissen.

contract-408216_1280

[Foto von delphinmedia [via pixabay], (CC0 Public Domain]

Hinterlasse eine Antwort

Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen (MS Outlook)

Ich neige ja nicht zu Superlativen. Aber wenn es eine Art Wirkungsgrad für Nützlichkeit gäbe, dann wäre dieser Kniff ganz oben auf der Hitliste: Converting Outlook Emails into Tasks.

In Zeiten des papierlosenarmen Büros kommen die meisten Informationen per E-Mail in den virtuellen Briefkasten geflattert. Bei der Durchsicht müssen Sie entscheiden, was mit den E-Mails zu tun ist. Folgende Wahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

  1. Sie können die Nachricht wegwerfen
  2. Sie können die Nachricht aufheben
  3. Sie müssen aufgrund der Nachricht etwas tun

In letzterem Fall macht es Ihnen MS Outlook sehr einfach. Schließlich handelt es sich bei dem Programm um ein integriertes Managementsystem. Wie Sie in Outlook eine E-Mail in eine Aufgabe überführen, zeigt Ihnen der o.a. Artikel. Eigentlich ist das ganz einfach. Sie ziehen die E-Mail mit gedrückter Maustaste per Drag & Drop unten links auf den Tab Aufgaben. Dann haben Sie den Text des E-Mails in das Notizfeld der Aufgabe notiert. Oder Sie machen das Ganze mit der gedrückten rechten Maustaste. Dann können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail in das Notizfeld der Aufgabe kopieren oder verschieben möchten. Ich empfehle grundsätzlich das Kopieren.

Wem das jetzt zu schnell war, der vertiefe sich in den Artikel. Dort wird der Vorgang genauer und vor allem mit Hilfe von Screenshots beschrieben.

Sie können übrigens auch neue Kontakte aus E-Mails erzeugen. Das Prozedere ist das gleiche, nur ziehen Sie die Nachricht über den Tab “Kontakte”. Wenn die E-Mail eine geeignete Signatur hatte, werden die wichtigen Daten sofort in das Kontaktformular eingetragen. Probieren Sie es mal aus. Schluss mit Cut & Paste!

Ganz so komfortabel geht es bei anderen Aufgabenplanern nicht, aber es geht. Wie, habe ich vor kurzem auf diesem Bildschirm beschrieben: Wie Sie aus E-Mails Aufgaben machen.

[Foto von geralt [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Hinterlasse eine Antwort

Wie Sie Ihre Produktivität messen

Der große Management-Vordenker Peter Drucker hat gesagt:

If you can’t measure it, you can’t manage it.

Wenn Sie diesem Zitat zustimmen, dann kommen Sie nicht umhin, Ihre persönliche Produktivität in irgendeiner Form zu messen. Wobei ich in diesem Zusammenhang “Effizienz” dem Begriff “Produktivität” vorziehen würde. Nur, wie macht man das?

Matt Boyd hat sich dieses Problems angenommen und stellt in seinem Artikel “4 Great Ways to Measure Your Productivity” vor:

  1. Verfolgen Sie, wie oft und wann Sie sich im Zustand des Flows befinden.
    Flow, wir erinnern uns, ist der Zustand, in dem Sie hochkonzentriert und tief befriedigt einer Beschäftigung nachgehen. Wenn Sie den Begriff nicht kennen, dann lassen Sie ihn sich vom Schöpfer Mihaly Csikszentmihalyi persönlich erklären.
  2. Setzen Sie sich Ziele und messen den Erreichungsgrad.
    Matt empfiehlt zur Messung, die Ziele zu gewichten und dann den Erreichungsgrad in einer Tabelle zu verfolgen. Na ja…
  3. Benutzen Sie ein Programm, das Ihre Tätigkeiten aufzeichnet.
    Die Empfehlung des Autors ist RescueTime, aber es gibt dazu Alternativen in Hülle und Fülle.
  4. Stellen Sie einen Zeitplan für den Tag auf.
    Ja, kann man machen. Allerdings empfehle ich dafür eher den Unscheduled-Ansatz von Neil Fiore, den ich auf dem ToolBlog schon des öfteren beschrieben habe.

Ich gebe zu, mit dem o.a. Zitat von Peter Drucker hatte ich schon immer meine Schwierigkeiten. Von eher einfach gestrickten Menschen wird es oft in eine andere Richtung gedeutet:

Was Du nicht messen kannst, existiert auch nicht.

Und das ist, mit Verlaub, kompletter Bullshit. Umso erfreuter war ich, als ich auf der Website des Peter-Drucker-Institut einen Artikel gefunden habe, in dem der Autor Paul Zak über das Zitat schreibt: “This maxim ranks high on the list of quotations attributed to Peter Drucker. There’s just one problem: He never actually said it.” Dann folgt ein Satz, der mir aus der Seele spricht:

So, measurement, yes. Only measurement, no.

Besser kann man es nicht ausdrücken, finde ich.

rule-106355_1920

[Foto von saulhm [via pixabay], (CC0 Public Domain]

Hinterlasse eine Antwort

Wieder da!

Für die längere Pause möchte ich mich bei meinen Lesern entschuldigen. Aber die Pause war nötig und hat mir gut getan. Außerdem ist in der Zwischenzeit eine Menge passiert:

  1. Wir haben das ToolBlog ordentlich entrümpelt. Immerhin hat die gute alte Tante schon zehn Jahre auf dem Buckel und da war ein Facelifting bitter notwendig. Allerdings ist der Ausdruck nicht ganz richtig, denn die Arbeiten fanden unter der Motorhaube statt. Wir hoffen, dass Sie von den Änderungen gar nichts merken werden außer bei der Stabilität und der Geschwindigkeit.
  2. Ich habe meinen Rechner im Büro auf Windows 10 umgestellt. Für mich ein Abenteuer, das am Ende gar keines war. Die Umstellung verlief problemlos und was soll ich sagen? Ich bin von dem neuen Windows mehr als angetan.
  3. In des KWn 16 und 17 hatte ich jeweils zwei zweitägige Workshops. Abends war ich entsprechend müde. Wenn ich mich im Hotel hingesetzt hätte um noch Artikel für das ToolBlog zu verfassen, wäre wahrscheinlich nur Müll herausgekommen. Dann lieber gar nicht schreiben.
  4. Bis Mitte letzter Woche war ich auf der republica TEN in Berlin. Dort gab es einige interessante Dinge zu sehen. Ich werde über das berichten, was mich besonders beeindruckt hat.

So, genug der Ausreden Entschuldigungen. Ab sofort geht es wieder in die Vollen! Ich freue mich, dass Sie wieder dabei sind.

10 Antworten

In eigener Sache: Das ToolBlog macht Pause

Liebe Leserinnen und Leser,
das ToolBlog wird die nächsten Tage wegen interner Wartungsarbeiten geschlossen. Nachdem es mittlerweile 10 Jahre auf dem Buckel hat, wird es Zeit, ein paar Justierungen unter der Motorhaube vorzunehmen. In der Zwischenzeit hat sich nämlich allerhand angesammelt, was dort nicht hingehört.
Ich hoffe, die Wartungsarbeiten werden nicht sooo lange dauern und vor allem hoffe ich, dass Sie gar nichts merken, wenn das ToolBlog wieder öffnet. Denn wie gesagt, die Arbeiten sind rein technischer Natur.
Bald bin ich wieder für Sie da. Drücken Sie die Daumen, dass alles so läuft, wie es sich der Techniker meines Vertrauens vorstellt. 🙂

2 Antworten

Praxistipps für Pendler

Als ich noch in der Papierfabrik gearbeitet habe, benutzte ich für den Weg zur und von der Arbeit mein Fahrrad. Hin und Zurück waren das etwa zehn Kilometer, Berg rauf und Berg runter. Groß war diese Distanz sicherlich nicht, aber die Tour leistete einen wesentlichen Beitrag zur gesundheitlichen Grundinstandhaltung. Zumindest meiner subjektiven Beobachtung nach fahren mittlerweile viele Mitarbeiter mit dem Fahrrad zur Arbeit, gerne auch weitere Strecken. Das ist löblich und das Zentralorgan, das Herz, wird es seinen Eigentümern danken.

Aber es gibt nach wie vor Mitmenschen, die auf das Fahrrad verzichten, aus welchen Gründen auch immer und im Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit pendeln. Für diese hat das Auto Insurance Center eine Infografic mit Tipps zum Pendeln veröffentlicht: 6 Ways To Reduce Commuter Stress. „Achtsam pendeln“, heißt einer der Tipps, die die Autoren für uns bereit halten. Nun ja.

BTW: Eines der Bilder zeigt eine Dame, die sich im Bus (oder der Bahn) gut festhält. Ich kann das nur unterstreichen. Kürzlich durfte ich in Berlin erleben, wie die Tram eine Vollbremsung aus dem Schritttempo hingelegt hat. Manche der Fahrgäste hatten sich nicht festgehalten, da sie sich schon in Richtung Tür bewegt hatten. Die fanden sich nach dem Bremsmanöver sämtlich auf dem Boden wieder. Ein eindrucksvolle Vorführung in Experimentalphysik. Halten Sie sich also fest, auch wenn die Bahn vermeintlich im Schneckentempo unterwegs ist. So ein Sturz kann weh tun.

Hier die Infografik [via Lifehacker]:

Weiterlesen

1 Antwort

Wie man sich richtig entschuldigt

Wenn man Mist gebaut hat, dann sollte man sich entschuldigen. Dabei ist noch niemandem eine Zacke aus der Krone gebrochen, wie der Volksmund sagt. Dennoch haben wir manchmal den Eindruck, dass eine Entschuldigung nicht „echt“, sondern nur vorgetäuscht ist. So habe ich das schon öfters bei Personen des öffentlichen Lebens erlebt. Es entsteht manchmal der Eindruck, die Entschuldigung erfolgt lediglich auf dringenden Rat des PR-Beraters.

Vielleicht liegt es aber auch daran, dass die Entschuldigung nicht in der richtigen Art und Weise vorgetragen wurde. Forscher der Ohio State University glauben herausgefunden zu haben, aus welchen Elementen eine effektive Entschuldigug besteht. Jeff Grabmeier beschreibt sie in seinem Beitrag „The 6 elements of an effective apology, according to science“:

  1. Ausdruck von Bedauern
  2. Erklärung, was schief gelaufen ist
  3. Anerkennen der eigenen Verantwortung
  4. Zeigen von Reue
  5. Angebot der Wiedergutmachung
  6. Bitte um Verzeihung

Am besten funktionieren demnach die Entschuldigungen, die alle diese Elemente einschließen, wenngleich nicht alle Elemente die gleiche Gewichtung haben. So scheinen die wichtigsten die Anerkennung der eigenen Verantwortung und das Angebot der Wiedergutmachung zu sein. Das am wenigsten wichtigste Element ist die Bitte um Verzeihung, die „Sie auch getrost weglassen könnten“.

Mich würde an dieser Stelle interessieren, ob dieser Befund nur für den amerikanischen Kulturkreis gilt oder ob er interkulturell gültig ist. Letzteres kann ich mir nur schwer vorstellen.

Wie auch immer: Auf jeden Fall werde ich das nächste Mal bei einer dieser „öffentlichen“ Entschuldigungen auf diese Elemente achten.

[via C|Net]

 

Hinterlasse eine Antwort

10 coole Browsertricks

Dies ist zwar nur ein ultrakurzer Blogpost, dennoch ist der Artikel von Dan Price einen Hinweis wert: 10 Cool Browser Tricks to Help You Use the Internet Like a Pro. Diese Tipps werde ich mir merken:

  • Wiederherstellen eines versehentlich geschlossenen Tabs (Ctrl + Shift + T)
  • Laden verschwundener Websites mittels Internet Archive
  • Markieren einer Webadresse (Ctrl + L)
  • Navigieren innerhalb der geöffneten Tabs (Ctrl + Tab nach rechts, Ctrl + Shift + Tab nach links)

Haben Sie auch irgendwelche Browsertricks auf Lager?

Hinterlasse eine Antwort