Checkliste für Präsentationen

Offensichtlich habe ich es gerade etwas mit Checklisten. Nachdem ich vor ein paar Tagen schon eine zur Einsatzfähigkeit von Datenprojektoren veröffentliche habe, folgt diesmal eine generell zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Präsentationen.

Sie stammt von Scott Berkun, der sie als Ergänzung zu seinem Buch Bekenntnisse eines Redners veröffentlicht hat: Speaking checklist for great talks. Sie finden dort Punkte zum Abhaken für die einzelnen Phasen:

  • Vorbereitung
  • Aufbruch zur Veranstaltung
  • Während der Veranstaltung
  • Nach der Präsentation

Sie können die Checkliste auch direkt als pdf-Datei herunterladen.

Das Buch von Scott Berkun habe ich seinerzeit mit großem Gewinn gelesen. Ich kann es Ihnen nur empfehlen.

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Tagging–Tipps für Evernote

Bei der Organisation der Notizen in Evernote scheiden sich die Geister. Die einen legen für jedes Themengebiet eigene Notizbücher an, die anderen schwören auf die Vergabe von Tags. Letzteres sind nichts anderes als “Etiketten” mit Schlagwörtern, unter denen Sie schnell die relevanten Notizen finden können.

Ich persönliche fahre Evernote mit einer Mischung aus beidem. Allerdings nicht aus Kalkül, sondern weil es einfach “so gewachsen ist”. Bei einem Neustart mit Evernote würde ich vermutlich das Tagging bevorzugen.

Enrico Nahler zeigt Ihnen in einem Video, wie Sie Tags in Evernote anlegen und vor allem auch nutzen können: The most simple and effective Evernote Tagging System.

Das ist aber noch nicht alles. Im folgenden Video zeigt Enrico, wie Sie mit ein paar einfachen Tricks mit Ihren Tags eine schöne Übersichtsseite (Dashboard) einrichten können: How to Create an Awesome Graphic Dashboard in Evernote.

Auf so etwas muss man erst einmal kommen. Das ist schon genial!

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Das Problem (nicht nur) der Softwareentwicklung

Dieser Tage bin ich über ein nettes Diagramm gestolpert, dass “das Problem der Softwareentwicklung” darstellt. Diese Einschränkung ist m. E. überflüssig. Ein ähnliches Diagramm haben wir auch schon Mitte der 1990er benutzt, um den Zusammenhang von Kundenerwartungen, Produkt- und Servicequalität zu illustrieren. Sie können es also auf alle möglichen Produkte und Dienstleistungen anwenden. Es ist allgemeingültig.

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Wie Sie einen Projektor einrichten

Vor einiger Zeit habe ich einen Artikel verfasst, in dem ich das Hohelied auf die Checkliste gesungen habe. Wie praktisch eine solche Liste ist, können Sie erahnen, wenn Sie den Beitrag von David Katzmaier lesen: How to set up a projector.

Wie der Titel verrät, geht es um die richtige Einstellung des Projektors vor einem Vortrag. Hier sind die Punkte, die Sie vor Ihrer Präsentation durchgehen sollten um das Funktionieren der Technik zu gewährleisten:

  1. Finden Sie den richtigen Ort, um den Projektor aufzustellen
  2. Falls Sie einen Bildschirm verwenden, stellen Sie ihn ein
  3. Optimieren Sie das Licht
  4. Stöpseln Sie alles zusammen und schalten Sie die Geräte ein
  5. Projizieren Sie ein Testbild, z. B. das hier
  6. Justieren Sie den Projektor mit einem Testbild
  7. Wählen Sie den richtigen Modus aus
  8. Optimieren Sie evtl. den Klang
  9. Schalten Sie das Licht aus und legen Sie los!

Falls Sie jetzt nicht auf die Schnelle wissen, was sich hinter einem bestimmten Checkpunkt verbirgt, dann gibt Ihnen David wertvolle Hinweise zu dem betreffenden Punkt.

Manchmal nützt aber auch die beste Checkliste nichts.
Hier ein Schwank aus meinem Leben:

Während eines Vortrags vor großem Publikum kämpfte ein Redner mit völlig willkürlichem Hin- und Herspringen der Folien. Zuerst dachen wir, er hätten versehentlich die automatische Bildfolge aktiviert. Das hätte aber nicht erklärt, warum die Folien wieder zurücksprangen. Schließlich stellte sich heraus, dass der Präsentierende einen Ordner auf die Laptopmaus gelegt hatte. Jedes Mal, wenn er an den Ordner stieß, wurde unabsichtlich die Maus geklickt und die Folien vor- und zurückbewegt.

Wie sagen unsere amerikanischen Freunde? Richtig:

Shit happens!

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[Foto von Tomasz Mikołajczyk [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Projektmanagement mit WordPress

Wenn Sie bloggen und sich gleichzeitig im Projektmanagement tummeln, dann wird es Sie vielleicht interessieren, dass Sie auch WordPress als Werkzeug einsetzen können. Wie Sie sich denken können, benötigen Sie dazu einschlägige Erweiterungen.

Brian Jackson stellt einige dieser Erweiterungen vor: Top 6 WordPress Project Management Plugins. Es handelt sich hierbei um:

  1. WP Project Manager
  2. CQPIM WordPress Project Management
  3. Project Manager by UpStream
  4. Kanban Boards for WordPress
  5. Project Panorama
  6. Smarty Pants Client Project & Document Manager

Wie so oft, gibt es diese Programme in einer eingeschränkten Version und einer Premium-Variante, für die Sie dann bezahlen müssen. Wie Sie schon an den Namen der Erweiterungen sehen können, finden Sie Lösungen für alle möglichen PM-Philosophien (s. Kanban Boards for WordPress).

Ob es sinnvoll ist, WordPress als PM-Werkzeug zu benutzen, muss ich Ihnen überlassen. Ich bin da nicht ganz überzeugt.

In diesem Zusammenhang weise ich den geneigten Leser auch auf diese älteren ToolBlog-Artikel hin. Ich bitte um gefällige Beachtung:

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[Foto von 27707 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Lampenfieber bekämpfen

Jeder kennt das, die einen mehr, die anderen weniger: Die Angst vor dem Sprechen vor der Gruppe.

Ich meine, irgendwo einmal gelesen zu haben, dass die Ursachen für diese Angst tief in unserem Inneren vergraben sind. Wir haben nämlich die Urangst, den Schutz der Gruppe zu verlieren, wenn wir sie verlassen und dies sogar dadurch markieren, dass wir uns vor die Gruppe stellen. Ich bin kein Anthropologe, aber ich kann diese Begründung für das Auftreten des berüchtigten Lampenfiebers durchaus nachvollziehen, denn der Mensch ist ein soziales Wesen, wie schon Aristoteles bemerkte.

Außerdem helfen uns derartige Betrachtungen auch nicht weiter, wenn wir eine Rede halten oder präsentieren müssen. Hier sind praktische Tipps gefragt. Solche, wie Sie sie beispielsweise in der Infografik How to Overcome Public Speaking Fear bekommen. Schauen Sie selbst:

Weiterlesen

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Edward Tufte über Daten, Analyse und Wahrheit

Als ich mich vor einiger Zeit mit Tim Themann über die Visulisierung “trockener” Daten unterhalten habe, gab er mir den Tipp, mich mit den Ideen von Edward Tufte zu beschäftigen. Das werde ich tun. Falls Sie das auch vorhaben, dann hilft uns beim Einstieg vielleicht dieses Video mit einem Vortrag des Meisters: Edward Tufte on Data, Analysis, & Truth.

[via Presentation Zen]

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Wenn bekannte Zeitmanagement–Methoden nicht funktionieren

Es gibt eine Anzahl von Zeitmanagement-Methoden, die wirklich nicht totzukriegen sind, obwohl ihre Wirksamkeit mehr als zweifelhaft ist. Wenn Sie eine dieser Methoden anwenden möchten und sich nach einer Weile wundern, warum sie nicht funktioniert, dann muss das nicht an ihnen liegen. Vielleicht passt auch die Methode nicht zu Ihrer Arbeit oder sie ist schlicht und einfach per se schon unsinnig.

Kelli Smith hat in ihrem Beitrag einige dieser bekannten Produktivitätstipps unter die Lupe genommen, für zu leicht befunden und schlägt stattdessen Alternativen vor: 6 Better Productivity Hacks if the „Famous“ Ones Never Work for You. Sie kennen sie alle:

  1. Eat that Frog
    Brian Tracy ist der Urheber dieses “Hacks”. Er besagt, man möge den Tag gleich mit der unangenehmsten Aufgabe beginnen, eine Meinung, die auch andere Gurus wie Stephen Covey teilen.
    Ich teile diese Meinung nicht. Ich beginne den Tag lieber mit einer oder mehreren Routineaufgaben um in Schwung zu kommen. Danach geht es dann an den schwierigen Teil des Tages.
  2. Die Eisenhower-Matrix
    Die berühmte Grafik mit der Unterscheidung von “wichtig” und “dringend” ist immer noch fester Bestandteil vieler Zeitmanagement-Trainings. Auch ich stelle sie vor, allerdings mehr zur “Vervollständigung der Unterlagen”, wie es so schön heißt.
    Es gibt Autoren, die in Frage stellen, ob unser Gehirn überhaupt diese Unterscheidung vornehmen kann oder ob es lediglich auf “dringende” Bedürfnisse reagiert. Sei’s drum.
    Tatsache ist, dass Sie nur delegieren können, wenn Sie jemanden zum Delegieren haben. Darüber hinaus sollten Sie auch autonom definieren und unterscheiden können, was wichtig ist und was nicht.
    Als Alternative dazu schlägt Kelli vor, eine Liste mit kleinen Aufgaben parat zu haben, mit denen Sie den Arbeitstag starten. Warum, steht oben.
  3. Die Tomatentechnik
    Ich muss gestehen, ich komme mit der Tomatentechnik nicht besonders gut zurecht. Wenn ich eine Aufgabe angefangen habe, möchte ich sie nicht unterbrechen, nur weil gerade ein Pomodoro verstrichen ist.
    Pause mache ich dann, wenn die Konzentration nachlässt oder andere Bedürfnisse mich dazu zwingen.
  4. Die Nicht-zu-tun-Liste (“Don’t-Do-List”)
    Kellis Kritik: Bei einer Don’t-Do-List wisse man zwar, was man nicht tun, aber nicht mit was man sich stattdessen beschäftigen sollte. Sie schlägt vor, statt dessen eine “Erledigt”-Liste zu führen.
    Ich kann dazu nichts sagen, ich halte mich an die gute alte Aufgabenliste.
  5. Das Einplanen von Aufgaben
    Hier ist das Einplanen von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben in den Kalender gemeint. Wie ich von den Teilnehmern an meinen Workshops weiß, funktioniert das kaum bis gar nicht. Der Grund sind unvorhergesehene Ereignisse, die diese Planung immer wieder über den Haufen werfen.
    Dem Vorschlag von Kelli folge ich nicht. Mein Tipp: Nutzen Sie den Kalender nur für Tätigkeiten mit festen Start- und Endtermin. Für alle anderen Aufgaben verwenden Sie eine To-do-Liste.
  6. Die 2-Minuten-Regel
    Sie kennen sie: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten tun können, erledigen Sie selbst sofort. Von dieser Regel halte ich viel, jedoch stört sie mitunter den Arbeitsfluss. Stattdessen können Sie auch diese kleinen Tätigkeiten sammeln und sie dann en bloc erledigen. Geht auch.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch. Wenn eine oder mehrere der besprochenen Methoden bei Ihnen funktioniert, dann besteht kein Grund, etwas daran zu ändern. Machen Sie einfach weiter so. Wenn aber nicht, dann finden Sie in Kellis Artikel vielleicht einige Hinweise, was Sie stattdessen tun können.

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[Foto von Tim Gouw [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihren Kruscht loswerden

Für die Leserinnen und Leser, die oberhalb des Weißwurschtäquators angesiedelt sind, muss ich den Ausdruck “Kruscht” wohl erst erklären. Dieser stammt aus dem Schwäbischen und steht für Kram, Zeug oder wie unsere amerikanischen Freunde sagen “Clutter”.

Nicht nur eingefleischte Minimalisten möchten derlei Krempel gerne loswerden. Was einfach in der Vorstellung ist, stellt sich bei der Umsetzung oft als schwierig heraus. Der Teufel steckt halt im Detail. Was soll ich wegwerfen, was behalten? Eine Frage, die so manchen überfordert.

Ein paar Tipps für ein effizientes Wegwerfen gibt uns Melanie Pinola in ihrem Artikel Top 10 Ways to Trick Yourself Into Getting Rid of Clutter Once and For All. Sie empfiehlt:

  1. Täuschen Sie einen Umzug vor
    Für viele Menschen ist ein Umzug die beste Aufräumaktion. Wenn man ohnehin die Dinge in die Hand nehmen muss, warum nicht gleich aussortieren. Tun Sie einfach so, als ob Sie demnächst umziehen würden. Am besten, Sie bestellen einen Müllcontainer. 😉
  2. Planen Sie die Aufräumaktion
    Sie können aus der Aufräumaktion auch eine Art Projekt machen. Mit Endziel, Meilensteinen und allem was dazu gehört. Michele Connolly beschreibt, wie so etwas geht: How To Run Your Own Declutter Project. Sollte Ihnen das zu kompliziert erscheinen, dann können Sie sich helfen lassen und bei der nächsten Fastenchallenge meiner netten Kollegin Alexandra Graßler teilnehmen.
  3. Trennen Sie sich von einem Gegenstand pro Tag
    Das ist leichter als man zunächst glaubt. Gehen Sie durch die Zimmer und machen Sie eine Liste von 2-3 Dingen/Zimmer, auf die Sie leicht verzichten können. Das erleichtert den Start für diese nützliche Angewohnheit.
  4. Kaufen Sie keine Dinge zu herabgesetzten Preisen, wenn Sie nicht bereit wären, den vollen Preis zu bezahlen
    Sie kennen den Spruch “Ich bin nicht reich genug, um dieses Angebot auszuschlagen.” Leider verführt dies dazu, Dinge anzuschaffen, die man dann gar nicht braucht. Und Dinge, die man nicht braucht, werden irgendwann zwangsläufig Kruscht.
  5. Abstellen heißt nicht Aufräumen!
    Überlegen Sie, ob Ihre Gegenstände tatsächlich da sind, wo sie hingehören. Wenn Sie etwas Neues kaufen wollen: Haben Sie überhaupt Platz dafür? Aus diesem Grund stagniert bei uns im Haushalt seit Jahren die Anzahl neu erworbener Küchengeräte. Und nein, wir vermissen nichts.
  6. Geben Sie die Hoffnung auf!
    Die Hoffnung nämlich, dass Sie den Gegenstand irgendwann doch noch einmal benutzen werden. Das ist eine Illusion, denn wenn Sie ihn die Monate/Jahre bisher nicht verwendet haben, warum soll sich das in der nächsten Zeit ändern? Verschenken oder verkaufen Sie ihn lieber an jemanden, der ihn tatsächlich brauchen kann.
  7. Bedanken Sie sich bei den Dingen dafür, dass sie nützlich waren
    Der Tipp für die Esoteriker unter den Lesern. Mit einer wertschätzenden Verabschiedung fällt die Trennung vielen leichter.
  8. Räumen Sie auf, indem Sie die richtige Frage stellen
    Fragen Sie sich, ob der fragliche Gegenstand Ihnen tatsächlich Freude bereitet. Wenn nicht, dann wissen Sie schon…
  9. Halten Sie sich an die Regel: Eine Sache rein, zwei Sachen raus
    Diesen Kniff wende ich bei Büchern an, denn mein Schrank platzt aus allen Nähten. Weggeworfen habe ich dadurch zwar wenig, aber auch wenig neu angeschafft.
  10. Konzentrieren Sie sich auf die Kruschtzentren
    Räumen Sie zuerst die Orte auf, wo sich der Kruscht konzentriert, denn Kruscht neigt zur selbstständigen automatischen Vermehrung.

Zu jedem dieser Tipps finden Sie in Melanies Artikel Links zu tiefer gehenden Erläuterungen. Einige davon führen, Sie ahnen es, zum Shooting-Star des Aufräumens, Marie Kondo. Über diese Dame und ihre erstaunliche Methoden habe ich im ToolBlog bereits mehrfach berichtet. David Hugendick hat einen schönen Artikel über sie geschrieben: Räum! Hier! Auf!

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[Foto von Markus Spiske [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Kurt Lewin im Radio

In meinen Workshops zitiere ich immer wieder das Kraftfeldmodell und die daraus abgeleitete Kraftfeldanalyse von Kurt Lewin. Er “gilt als einer der einflussreichsten Pioniere der Psychologie. Er analysierte nicht das Innenleben des Einzelnen, sondern den Gesamtzusammenhang, in dem sich menschliches Verhalten realisiert”. So steht es in der Beschreibung eines Hörbeitrags von Brigitte Kohn für den Bayerischen Rundfunk: Aktionsforschung, Feldtheorie und Gruppendynamik.

Wenn Sie an Organisationsentwicklung, “Change-Management” und derlei Dingen interessiert sind, dann hören Sie sich den Beitrag an, denn hier gelangen Sie zu den Wurzeln.

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Bild Creative Commons Attribution-Share Alike 4.0 International

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44 Dinge, die Sie produktiver machen

Klar, man sollte es mit der persönlichen Produktivität nicht übertreiben und auch der Muße ihren festen Platz lassen. Dennoch sind die 44 ways to be more productive, die Andrew Hewertson in einer Infografik vorstellt, einen Blick wert. Vorgestellt werden kleine Kniffe, mit denen Sie über den Tag verteilt in Summe Ihre Produktivität steigern können. Sie müssen ja nicht alles gleichzeitig machen. Picken Sie sich die Rosinen heraus, die Ihnen besonders nützlich erscheinen… Weiterlesen

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Wie die Nachmittage genau so produktiv werden wie die Vormittage

In den guten alten Büchern über das Zeitmanagement wird den Leserinnen und Lesern oft empfohlen, die Phasen der eigenen Leistungsfähigkeit zu berücksichtigen. Jeder kennt seine Hochs und Tiefs über den Tag und es macht sicher Sinn, die bedeutenden Aufgaben dann zu erledigen, wenn man die meiste Energie besitzt (“am besten drauf ist”).

Diese persönlichen Leistungskurve fällt sicher bei uns unterschiedlich aus, es gibt Frühaufsteher und Nachteulen. Dennoch hat sich herausgestellt, dass bei den meisten Menschen der Vormittag produktiver ausfällt als der Nachtmittag. Zumindest nimmt dies Michael Simmons an, der uns 10 Ways to Make Your Afternoons As Productive As Mornings aufzählt, mit denen wir den Nachmittag zum Vormittag machen können. Er empfiehlt:

  1. Gehen Sie umher und bewegen Sie sich in den Pausen
  2. Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten nie alleine ein
  3. Stellen Sie eine Kurzzeitwecker auf fünf Minuten und zerlegen Sie so große Aufgaben in viele kleine, die Sie schaffen können
  4. Nehmen Sie kleine Auszeiten in der Natur
  5. Nur ein Viertelstündchen: Machen Sie ein Nickerchen
  6. Lernen Sie, ein Musikinstrument zu spielen
  7. Duschen Sie mit geschlossenen Augen
  8. Erstellen Sie eine einfache Liste für das Ende des Tages
  9. Machen Sie Sport mit einem Personal Trainier oder mit einem Partner
  10. Legen Sie einfache Besprechungen auf den Nachmittag

Michael liefert zu jedem seiner Punkte eine ausführliche Begründung mit weiterführenden Links. Die Begründung für Tipp Nr. 7 klingt schon ein wenig esoterisch, aber sei’s drum.

Ich finde diese Tipps schon sinnvoll, allein mir fehlt der Glaube, sie in der Arbeitswelt zu beherzigen, wie sie mir in meinen Workshops geschildert wird. Sie wissen schon, wieder einmal geht es um Selbst- vs. Fremdbestimmung. Es gibt nicht viele Menschen, die ihren Tag nach ihrer persönlichen Leistungskurve ausrichten können.

Einige der o.a. Punkte sind aber sicher einen Versuch wert. Katze Leni zeigt, wie es geht:

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Stöckchen werfen: Präsentieren von Zahlen, Daten, Fakten

Vor einiger Zeit erschien hier im ToolBlog der Artikel So entkommen Sie aus dem PowerPoint-Knast. Leser Markus Jahns kommentierte diesen Beitrag so:

[…] welche Formate gibt es für die Präsentationen/ Schulungen von technischen Themen, bei denen eine hohe „Faktendichte“ besteht?

Dies ist in der Tat ein Problem, das mir auch in meinen Workshops immer wieder begegnet. Gerade Ingenieure fragen mich immer wieder, wie sie aus Zahlen, Daten, Fakten, Messreihen und Konstruktionsdetails, die i.a. als “trocken” bezeichnet werden, dennoch einen interessante Vortrag basteln können.

Ich dachte, ich leite die Frage von Markus Jahns mal als Stöcken an Menschen  weiter, die sich mit so etwas auskennen. Beginnen möchte ich mit Computermaler Tim Themann mit der Bitte, das Stöckchen nach der Antwort an einen Experten weiter zu reichen.

Vielen Dank. Ich bin gespannt.

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[Foto von raincarnation40 [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Aufgaben erledigen wie Ivy Lee

Wenn Sie nicht wissen, wer Ivy Lee ist bzw. war, dann ist das wahrscheinlich zu verzeihen. Ich denke, nur Spezialisten werden mit diesem Namen etwas anfangen können. Solche zum Beispiel, die einen Artikel über ihn für die Wikipedia angefertigt haben:

Ivy Ledbetter Lee (* 16. Juli 1877 bei Cedartown, Georgia; † 9. November 1934 in New York, NY) war […] einer der Begründer der modernen Public Relations (PR). Zudem war er Autor.

Nun gut, das wäre geklärt. Was ihn für uns besonders interessant macht, ist die Art und Weise, wie er seine Aufgaben organisierte. James Clear beschreibt sie in seinem Artikel This 100-Year-Old To-Do List Hack Still Works Like A Charm. Lee ging dabei in diesen fünf Schritten vor:

  1. Erstellen Sie eine Liste
    Am Ende eines Werktages wird der folgende geplant. Sie schreiben untereinander die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag unbedingt erledigen möchten.
  2. Bilden Sie eine Rangfolge
    Ordnen Sie nun diese sechs Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste davon steht oben, die “unwichtigste” unten.
  3. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag
    Starten Sie Ihren Tag mit der Bearbeitung der wichtigsten Aufgabe (der ganz oben auf der Liste). Hören Sie nicht auf, bis diese Aufgabe erledigt ist. Gehen Sie nicht zu der zweiten Aufgabe über, solange Sie die erste nicht abgeschlossen haben.
  4. Arbeiten Sie die Liste der Rangfolge nach ab
    Arbeiten Sie in dieser Weise weiter. Beginnen Sie die dritte Aufgabe auf der Liste erst, nachdem die zweite abgeschlossen ist usw. Mit dieser Methode fahren Sie solange fort, bis die Liste abgearbeitet ist.
  5. Machen Sie diese Methode zu Ihrer Routine
    Wiederholen Sie diese Verfahrensweise jeden Arbeitstag.

Die Vorteile der Methode von Ivy Lee sind laut James Clear unübersehbar:

  • Die Vorgehensweise ist einfach
  • Sie sind gezwungen, harte Entscheidungen zu treffen
  • Sie kommen schneller in die Gänge
  • Die Methode fördert das Single-Tasking

Wie James in der Überschrift seines Beitrags hervorhebt, ist Ivy Lees Ansatz um die hundert Jahre alt. Wenn man genauer hinschaut, so ist eine Ähnlichkeit zu Linenbergers One-Minute-To-Do-List nicht zu übersehen.

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[Foto unter der digitalen ID hec.19043 in der Abteilung für Drucke und Fotografien der US-amerikanischen Library of Congress abrufbar, PD-US „No known restrictions on publication.“]

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Telekonferenzen nachgespielt

Ich muss zugeben, mit größeren Telekonferenzen kenne ich mich nicht so gut aus, bislang bin ich immer darum herumgekommen. Meine Erfahrungen beschränken sich eher auf 1:1-Gespräche und die sind relative einfach zu handhaben.

Allerdings höre ich die Teilnehmer in meinen Workshops immer wieder über die mangelnde Effizienz von Telekonferenzen klagen. Zumeist werden technische Störungen beanstandet, sowie der Umstand, dass die Körpersprache und Mimik der Teilnehmer nicht oder nur unzureichend vermittelt werden können.

Irgendjemand ist auf die witzige Idee gekommen, die Widrigkeiten von Telekonferenzen einmal auf reale Konferenzen zu übertragen und sie nachzuspielen. Durch solche Verfremdungseffekte kommt die Absurdität mancher Vorfälle erst so richtig zum Vorschein.

Übrigens: Die Webinare, die ich für Academia durchführen durfte, haben technisch hervorragend funktioniert (inhaltlich auch). Offensichtlich können auch Fernkonferenzen ein Erfolg werden, wenn man sich an Spielregeln hält und sich gut vorbereitet.

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Podcast 032: Im Gespräch mit Tim Themann

Mein Gast in der Skype-Leitung war diesmal Tim Themann. Tim ist der „Computermaler“. Infolgedessen lag der Schwerpunkt dieses Gesprächs auf der Philosophie und Methodik von Visualisierung und Präsentation.

Unsere Themen waren:

  • Das Arbeitsfeld von Tim Themann
  • Warum Flipchart und Whiteboard zweckmäßige Medien sind
  • Visualisieren als Bestandteil der Kommunikation
  • Inwiefern sich IT-Visualisierung von Graphic Recording unterscheidet und warum Tim mit Graphic Recording nicht glücklich ist
  • Warum Mehrkanalkommunikation wichtig ist
  • Warum Tim PowerPoint-Fan ist und was eine Präsentation leisten muss
  • Schritte zum Erstellen einer Präsentation
  • Die Bedeutung einer „Heldengeschichte“ und wie sie aufgebaut ist
  • Welche Medien Tim für welchen Zweck empfiehlt und warum er das Whiteboard bevorzugt
  • Wie eine Besprechung/Präsentation dokumentiert wird
  • Warum Tim Markdown für Präsentation für weniger geeignet hält
  • Über die Bedeutung eines „roten Fadens“
  • Wie man einen Vortrag garantiert an die Wand fährt
  • Wieso es sinnvoll ist, seine Handschrift zu üben
  • Möglichkeiten und Grenzen von Mind-Maps

Die Links zum Podcast:

Besprochene Bücher:

Nachtrag:

Für die Darstellung von technischen Zusammenhängen empfiehlt Tim die Schriften von Edward Tufte. Näheres dazu auf dessen Website.

Leider konnte ich dieses Gespräch erst jetzt fertigstellen. Tims Workshop zur Visualisierung hat schon stattgefunden, wird aber sicher wiederholt.

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Wie Sie in Besprechungen Groupthink vermeiden

Vielleicht haben Sie so etwas schon einmal erlebt. In einer Besprechung sind alle Teilnehmer so begeistert von einem Vorschlag, dass Sie sich gar nicht mehr trauen, Ihre abweichende Meinung zu äußern. Schließlich wollen Sie von der Gruppe nicht als Miesmacher betrachtet werden, der in Problemen anstatt in Lösungen denkt. Dann lieber die Klappe halten, auch wenn man eigentlich gute Argumente gegen die Entscheidung vorbringen könnte.

Die Fachleute bezeichnen dieses Phänomen als Gruppendenken oder Grouphink
(Wikipedia):

Gruppendenken ist ein Prozess, bei dem eine Gruppe von an sich kompetenten Personen schlechtere oder realitätsfernere Entscheidungen als möglich trifft, weil jede beteiligte Person ihre eigene Meinung an die erwartete Gruppenmeinung anpasst. Daraus können Situationen entstehen, bei denen die Gruppe Handlungen oder Kompromissen zustimmt, die jedes einzelne Gruppenmitglied unter anderen Umständen ablehnen würde.

Schon die katholische Kirche wusste um die Gefahren des Groupthink. Aus diesem Grund musste immer ein Mitglied der Gruppe die Rolle des Kritikers einnehmen. Der Clou bei dieser Konstruktion besteht darin, dass dem Kritiker niemand seine Position zum Vorwurf machen kann. Der Kritiker kann sich immer darauf berufen, diese Rolle lediglich „zu spielen“. Auf diese Weise läuft er nicht Gefahr, persönlich für seine abweichende Meinung „haftbar“ gemacht zu werden.

Jake Knapp hat eine weitere Idee um Groupthink zu verhindern: Note-and-vote: How to avoid groupthink in meetings. Er schlägt folgende Schritte vor:

  1. Jeder listet für sich allein seine Ideen zu dem gestellten Thema auf.
  2. Danach wählt jeder für sich 2 bis 3 Lösungen aus seiner Liste aus, die er bevorzugt.
  3. Nun werden diese Punkte im Plenum auf einem Flipchart gesammelt und erörtert.
  4. Jeder wählt für sich aus dieser Sammlung die Lösung aus, die er für die richtige hält.
  5. Gemeinsam wird nun ausgezählt. Welche Lösung erhält die meisten Stimmen?
  6. Zu guter Letzt wird eine Entscheidung für das weitere Vorgehen getroffen. Nicht unbedingt von der Gruppe, sondern ggf. auch von dem Problem“träger“.
  7. Alle freuen sich, weil in kurzer Zeit ein Ergebnis erzielt werden konnte.

Die Wirksamkeit dieser Methode liegt darin, dass „stille“ Phasen vorgesehen sind, in denen sich niemand öffentlich äußern muss.

Vielleicht probieren Sie dieses Vorgehen in Ihrem nächsten Meeting einmal aus. Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.

[Foto von carlo sardena [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Die große Liste der Erweiterungen für Trello

Dass Trello das Mittel der Wahl ist, wenn es um Projektmanagement geht, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Für mich lässt dieses Tool kaum Wünsche offen. Wenn Sie anderer Meinung sind und Trello etwas aufbohren und Ihren Bedürfnissen anpassen möchten, dann stehen Ihnen eine ganze Reihe von Erweiterungen zur Verfügung. Leah Ryder hat eine Liste der erhältlichen Add-ons zusammengestellt: The Big List Of Trello Chrome Extensions.

Die gelisteten Erweiterungen sind eingeteilt in die Kategorien:

  • Hinzufügen und Finden von Daten
    Hier finden Sie Erweiterungen, die Ihnen bei der Integration z.B. von Gmail oder beim Einfügen kompletter Websites helfen.
  • Organisieren und Sortieren von Daten
    Diese Funktionsergänzungen erleichtern das Sortieren und Etikettieren von Karten.
  • Planen und Terminieren von Aufgaben
    Hier finden Sie allerlei Helferlein für Wochenberichte oder zur Einbindung von Kalendern.
  • Fertigstellen von Aufgaben
    Hier gibt es Anpassungen von Trello für bestimmte Organisationsansätze, wie z.B. GTD® oder zur Verwendung der Pomodoro-Technik.

Wie Sie der Überschrift zu Leahs Artikel entnehmen können, benötigen Sie für die aufgeführten Erweiterungen den Chrome-Browser. Ob es derartige Erweiterungen auch für andere Browser wie z.B. Firefox gibt, entzieht sich meiner Kenntnis.

Ich persönlich werde wohl auf die Verwendung von Erweiterungen für Trello und Chrome verzichten, denn ich benutze Trello in Verbindung mit Outlook. Ich habe mir in Outlook eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet, in der ich auf das entsprechende Trello-Board verweise. Einfach, funktioniert aber.

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Tipp: Workshop “Visualisieren und schreiben für Kanban und Post-its”

Wenn Sie öfters am Flipchart Abläufe erklären müssen, und welcher Projektschaffende muss das nicht, dann könnte der Workshop „Visualisieren und schreiben für Kanban und Post-its” für Sie interessant sein. Trainer ist Tim Themann, der in Fachkreisen auch als Computermaler bekannt ist.

Der Workshop findet am 4. April in Hamburg statt. Wenn Sie also den hohen Norden schnell erreichen können, dann hurtig, hurtig mit der Anmeldung, viel Zeit bleibt nicht mehr.

Demnächst finden Sie hier im ToolBlog die Aufzeichnung eines Gesprächs, dass ich mit Tim Themann im Rahmen meiner Podcast-Reihe führen durfte. Bleiben Sie am Ball!

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