Hervorgehobener Beitrag

Neu! Online-Kurs “Effizientes Zeitmanagement”

Ein Sprichwort sagt:

Was lange währt, wird endlich gut.

So ist es auch mit meinem online-Kurs zum effizienten Zeitmanagement. Der Teufel steckt im Detail. Da ein bisschen feilen, dort ein bisschen polieren. Das kann dauern. Wie auch immer, nun ist er da, der ToolBlog-Kurs. Ich freu mich! 🙂

Hier sind bereits die ersten Empfehlungen:

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Wie Sie mit Unterbrechungen umgehen

Wenn ich in meinen Workshops die Teilnehmer frage, welche Schlaglöcher auf ihrem Weg zu einer effizienten Arbeitsorganisation liegen, dann stehen “Unterbrechungen” oder “Störungen” ganz oben auf der Hitliste.

Unterbrechungen im Arbeitsablauf verringern die Effizienz. Beschrieben wird dies in der Literatur als Sägezahneffekt. Er bringt zum Ausdruck, dass Sie nach der Unterbrechung nie genau da weiter machen können, wo sie davor aufgehört haben, sondern i. d. R.  wieder von neuem anfangen müssen. Wenn Sie dies in einem Diagramm (Konzentration über der Zeit) darstellen, ergibt sich die charakteristische Form einer Säge (s. Beitrag von Svenja Thimm).

Es geht aber nicht nur um Effizienz. Unterbrechungen nerven im wahrsten Sinn des Wortes. Jürgen Rutenberg hat vor zehn (!) Jahren dazu einen Beitrag verfasst: Der Fluch der Unterbrechung.

Wie ernst die Lage ist, können Sie daran ermessen, dass sich sogar die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) mit dem Thema beschäftig. Sie gibt einen Ratgeber heraus, in dem Sie einige einschlägige Ratschläge erhalten: Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking ( Download pdf-Datei).

Allerdings sollten sie keine schnellen Patentrezepte erwarten. In der Broschüre geht es um grundlegende Dinge: Was können Sie gegen Unterbrechungen tun, was Ihre Kollegen? Es gibt sogar Hinweise darauf, wie man Störungen angehen kann, deren Ursachen in suboptimalen Abläufen auf der Ebene des Unternehmens liegen. Die Vermeidung letzterer nennt man übrigens Verhältnisprävention.

Für Leserinnen und Leser, die noch tiefer gehen möchten, empfehle ich eine weitere Schrift der BAuA: Auswirkung von Arbeitsunterbrechungen und Multitasking auf Leistungsfähigkeit und Gesundheit (Download pdf-Datei). Allerdings handelt es sich hier um die Zusammenfassung einer wissenschaftlichen Studie. Keine leichte Kost also, aber für den Interessierten sicher lohnend.

Unterbrechungen sind keine Schönheitsfehler, die ein bisschen der Effizienz schaden. Wenn sie oft und lange genug auftreten, können sie Ihre Gesundheit beeinträchtigen. Das sollte man sich immer mal wieder klarmachen.

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[Foto von Markus Spiske [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Noch einmal aufgewärmt: Die Noguchi – Ablage

…und wer da sucht, der findet.

heißt es in der Bibel (Mt 7,8). Auch wenn das tröstlich klingt, so gibt es doch Sinnvolleres zu tun als seine Zeit mit Suchen zu verplempern. Ein Ablagesystem muss also her. Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand heißt die Devise. Pflegen will ich es nicht, aber alles sofort wiederfinden. Mit der klassischen Ablage nach Rubriken stand ich schon immer auf dem Kriegsfuß:

  • Es ist nicht immer einfach, zu entscheiden, unter welcher Rubrik ein Dokument einsortiert werden soll, besonders wenn es in mehrere Rubriken passen würde.
  • Aus diesem Grund weiß ich oft, dass ich das Dokument abgelegt habe, aber leider nicht mehr wo.

Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Ordner oder Mappen als Behälter nehme, ich finde da wie dort nichts.

Doch aufgemerkt, es gibt einen Silberstreif am Horizont und zwar am fernöstlichen. Auf Yukio Noguchi (*feix*) geht ein Ablageverfahren zurück, das völlig auf Rubriken verzichtet. Dokumente werden hier nur entlang der Zeitachse abgelegt. Und das geht so:

  1. Decken Sie sich mit einer Menge DIN-C-4-Briefumschläge ein. Das sind die, mit denen Sie DIN-A-4-Dokumente verschicken.
  2. Machen Sie aus den Briefumschlägen Tüten, indem Sie die Lasche zum Zukleben abschneiden.
  3. Bei der Durchsicht stecken Sie ein Dokument immer in eine Tüte.
  4. Beschriften Sie die Tüte am äußersten Rand mit Stichworten, die das Dokument treffend beschreiben („Tagging“ nennt das der Experte heutzutage) und mit dem Datum des Eingangs.
  5. Stellen Sie die Tüten hochkant in ein Regalfach nach der Regel, je neuer oder aktueller die Tüte, desto weiter links. Neue Tüten kommen also immer ganz nach links. Je älter die Dokumente sind, desto weiter nach rechts wandern sie folglich.
  6. Aber: Wenn Sie ein Dokument einmal entnehmen müssen, stecken Sie das Dokument wieder in die Tüte und stellen es wieder ganz links ins Regal.

Regel:
Neue und entnommene Dokumente kommen immer ganz links ins Fach!

Effekt:
Über einen gewissen Zeitraum wird es Dokumente geben, die auf Dauer auf die rechte Seite wandern und dort auch bleiben. Das sind die „heiligen Dokumente“. Sie sollten Sie in gewissen Abständen durchsehen und entfernen. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen, aber entfernen Sie sie. Neue und benötigte Papiere finden Sie immer auf der linken Seite.
Hier gibt es weitergehende Informationen zum Noguchi-System:

  • Dave Gray beschreibt in einem Beitrag mit Skizze, wie Sie aus Umschlägen Tüten herstellen und wie das Verfahren funktioniert.
  • Debra Hamel stellt die Methode ausführlich dar und zeigt Fotos eines Umschlags und ihres Regals.
  • Auch Mark Patterson erklärt die Methode mit einigen Skizzen.
  • Deeper Motive erklärt mit einem Schema, wie die Dokumente mit der Zeit von links nach rechts wandern.
  • Bei Everythang on anything gibt es eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Tütenproduktion.
  • Jazzmasterson zeigt in einem kommentierten Foto, wie Umschläge und Bücher in seinem Regal wunderbar miteinander harmonieren.

Beim letzten Workshop zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation haben die Teilnehmer etwas ungläubig geschaut. Doch, ich lege meine Papiere tatsächlich nach dem Noguchi-System ab. Immer dann, wenn ich nicht weiß, wohin ich mit dem Schriftstück soll und wenn ich es am liebsten wieder zurück in den Eingangskorb legen würde. So sieht meine Noguchi-Ablage aus:

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Anmerkung: Dieser Artikel ist die Zusammenfassung zweier älterer Artikel. ToolBlog-Leser Jörg Könözsi hat mich darauf aufmerksam gemacht, dass sie nicht mehr zugänglich sind. Daher diese Zusammenfassung. Danke für den Hinweis.

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Machen Sie früher Feierabend!

Vor einiger Zeit habe ich im ToolBlog über Programme berichtet, mit denen Sie Tastatureingaben automatisieren können. TastenTrick ist ein solches Programm, es läuft bei mir auf dem Rechner und ich verwende es, um auf Tastendruck  Textbausteine zu erzeugen.

Der Autor dieser Software heißt Christian Deneke und ebenjener hat auch ein kleines E-Book verfasst, das Sie auf der Website von Tastentrick kostenlos als pdf-Datei herunterladen können. Es trägt den vielversprechenden Titel “Früher Feierabend – Ein kostenloses eBook für dich”. Und das steht drin:

  • Arbeit mit Tastenkombinationen
  • Automatisieren von Dateioperationen
  • Umgang mit Hardware
  • Textbausteine und Passwörter

Ich finde, in dem Buch stehen ein paar nützliche Kniffe. Es lohnt sich auf jeden Fall, es herunterzuladen und ein wenig zu schmökern.

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Und was für ein A….och sind Sie?

Ein Zitat, das mir immer wieder zu allen passenden und unpassenden Gelegenheiten einfällt, stammt von Jean Paul Sartre:

Die Hölle, das sind die anderen.

Während wir uns selbst immer korrekt, rational, kooperativ, kurz: vernünftig verhalten, machen uns stets andere Zeitgenossen das Leben, naja “zur Hölle” eben, wie Sartre sagt.

Damit wir in Zukunft besser mit den Idioten um uns herum zurande kommen, hat Claudia Hochbrunn für uns einen Ratgeber geschrieben. Der Titel trifft ins Schwarze, sofort fühlt man sich angesprochen: Ein Arschloch kommt selten allein: So werden Sie mit schwierigen Zeitgenossen fertig.

Die Autorin bedient sich eines Pseudonyms, sie heißt gar nicht so. Viel wichtiger ist allerdings ihr beruflicher Hintergrund. Im wahren Leben ist sie nämlich Fachärztin für Psychiatrie und Psychotherapie. Ihr ist also nichts Menschliches fremd und sie weiß, über was sie schreibt. In dem Buch werden die neun gängigsten A. vorgestellt, als da sind:

  1. Querulant
  2. Eigenbrödler
  3. Riesen-A.
  4. Unberechenbarer Gefühlschaot
  5. Die Diva unter den A.
  6. Das bürokratische A. (vornehm: Micro-Manager, Anm. von mir)
  7. Das feige A.
  8. Der Klammeraffe
  9. Das von sich selbst überzeugte A.

Nach dieser kurzen, aber fundierten Charakterisierung können Sie mit einem kurzen Test herausfinden, ob und wenn ja, zu welchem dieser Typen Sie tendieren.

Nachdem Sie nun das Ergebnis kennen, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln, welche anderen A.-Typen zu Ihnen passen und wie Sie mit den Typen (6), (7), (8) und (9) am besten umgehen. Offensichtlich sind dies die A., mit denen man es im Alltag am meisten zu tun hat, denn die anderen Typen werden im Buch nicht besonders behandelt.

Das Buch ist leicht zu lesen und gut verständlich, streckenweise sogar unterhaltsam.  Es gibt darüber hinaus interessante Hintergrundinformationen zum Beispiel darüber, warum ein A. so ist wie es ist. Allerdings wird nach meinem Geschmack das A-Wort an manchen Stellen allzu häufig verwendet.

Wenn Sie leichte und dennoch nützliche Lektüre bevorzugen, dann kann ich Ihnen dieses Büchlein nur empfehlen.

BTW: Nach dem Test weiß ich nun, was ich für einer bin. Aber ich verrate es Ihnen nicht.

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[Foto von PixelAnarchy [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

Das Buch wurde mir freundlicherweise vom Rowohlt-Verlag als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Vielen Dank dafür.

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Podcast 031: Im Gespräch mit Camilla Kutzner

In diesem Skype-Gespräch unterhielt ich mich mit Camilla Kutzer. Camilla verfasst Texte und ist Lektorin für Musik- und andere Literatur.

Unsere Themen waren:

  • Die Arbeitsgebiete von Camilla
  • Die Rolle einer Lektorin
  • Die Fächerkombination von Germanistik und Musikwissenschaft
  • Was sich hinter dem Begriff „Semiotik“ und „Narratologie“ verbirgt
  • Was Zeichen sind und wie wir sie verstehen
  • Die Berührungspunkte von Semiotik und Philosophie
  • Narratologie als „Lehre vom Erzählen“
  • Das Opernstudium und Entscheidungen, die man manchmal bereut
  • Welche Tätigkeitsfelder eine Musiklektorin hat
  • Von der Kunst, Noten zu lesen
  • Über das Texten im online-Marketing
  • Ihre Leidenschaft für Linux
  • Selbstorganisation mit dem Bullet Journal

Die Links zum Podcast:

Buchempfehlung von Camilla zur Semiotik:
Umberto Eco: Zeichen: Einführung in einen Begriff und seine Geschichte

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Wie Sie sich selbst wieder ans Arbeiten bekommen

Manchmal gibt es Situationen, da sitze ich vor dem Computer und starre Löcher in den Bildschirm. Das kommt zwar nicht oft vor, aber es kommt vor und ist sehr unbefriedigend. Klar, dass mir der Artikel von Barbara Davidson gleich ins Auge stach: How to Make Yourself Work When You’re Not Feeling It. Dazu gibt es auch eine schöne Infografik.

Ich werde gleich mal das tun, was bei mir des öfteren schon geholfen hat: Start small. Falls Ihnen das nicht hilft, dann wählen Sie einen anderen Tipp:

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Warum Multitasking nicht funktioniert

Dass Multitasking generell nicht funktioniert, stimmt so natürlich nicht. Allerdings gelingt es uns in der Regel nur bei hoch automatisierten Tätigkeiten, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Gehen und gleichzeitig reden zum Beispiel. Alles, was darüber hinausgeht ist schon schwerer zu bewerkstelligen.

Mir wurde das einmal während eines Lehrgangs bei der Berufsgenossenschaft eindrücklich vor Augen geführt. Während einer auf dem Bildschirm simulierten Autofahrt sollte ein Proband gleichzeitig neben dem Fahren einige Aufgaben lösen. Diese Aufgaben waren nicht etwa außergewöhnlich, sondern orientierten sich an dem, was im Alltag eben so zu beobachten ist: Telefonieren, am Radio drehen, das Navi bedienen usw. Gleichzeitig wurde der Puls und der Blutdruck des Fahrers gemessen.

Lange Rede, kurzer Sinn: Die Vorführung hat bei mir bleibenden Eindruck hinterlassen. Auch wenn ich einen Freisprechanlage in meinem Auto habe, so versuche ich dennoch, das Telefonieren während der Fahrt tunlichst zu vermeiden. Ich kann mich eben nur auf eine Sache voll konzentrieren.

Auch Wissenschaftler bestätigen, dass Multitasking, wenn schon nicht schädlich, so zumindest ineffizient bis nutzlos ist. Laurie Vazquez hat die Erkenntnisse in einem Artikel zusammengefasst: Why Monotasking Is the New Multitasking, According to Science.
Die vielen Argumente, die Laurie aufführt, werden durch Videos von Dan Harris, Daniel Levitin und James Doty informativ illustriert.

Auch unsere Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat sich mit dem Thema „Multitasking“ ausführlich auseinandergesetzt. Die Ergebnisse ihrer Forschung sind in der Broschüre Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zusammengefasst. Sie können sie kostenlos als pdf-Datei herunterladen.

In dem o.a. Artikel von Laurie Vazquez gefällt mir das Zitat am besten:

…multitasking causes heightened mental stress, ruins memory and concentration more than smoking pot,…

Das wusste ich auch noch nicht.

BTW: Wenn Sie nicht glauben, was Nebenbeschäftigungen während des Auto fahrens anrichten können, dann überzeugt Sie vielleicht dieses (nicht mehr ganz neue) Video.

Aber Vorsicht: Es handelt sich um starken Tobak und ist nichts für schwache Nerven!

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„Nein“ sagen auf einen Blick

„Nein“ ist so ein kleines Wort und dennoch fällt es vielen Mitmenschen schwer, es zu verwenden. Sie haben oft Angst, Andere mit einen „Nein“ vor den Kopf zu stoßen, als unkollegial zu gelten oder den Eindruck zu erwecken, die eigene Arbeit nicht im Griff zu haben. Das Konzept der inneren Antreiber hilft auch nicht immer weiter. Zwar weiß man dann vielleicht, warum man nicht „Nein“ sagen kann, aber  immer noch nicht, wie man das macht.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem „Nein“ sagen haben, dann hilft Ihnen vielleicht der Artikel von Barbara Davidson weiter:How to Say No at Work. Hier gibt es die dazu gehörende Infografik:

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Karriereplanung mit Marc Andreessen

Die Internetfreaks unter den Leserinnen und Lesern kennen ihn natürlich. Marc Andreessen gilt als der Vater des Webbrowsers, der Software also, ohne das komfortable Surfen im Netz gar nicht möglich wäre. Mittlerweile hat er sich offenbar etwas aus dem Rampenlicht zurückgezogen und zieht im Silicon Valley seine Strippen im Verborgenen.

In früheren Jahren betätigte sich Marc Andreessen auch als Blogger. Das Internet vergisst bekanntlich nichts und so sind uns auch einige seiner Blogbeiträge erhalten geblieben. Über seinen Pmarca Guide to Personal Productivity habe ich im ToolBlog bereits berichtet.

Wenn Sie auf dieser Seite noch etwas weiterblättern, finden Sie auch Karrieretipps von Marc Andreessen: Pmarca Guide to Career Planning. Marc hat aus seinen Hinweisen eine Artikelserie aus fünf Bausteinen gemacht. Nach einer Einführung folgen die Schritte:

  1. Opportunity
  2. Skills and education
  3. Where to go and why
  4. Turnaround!
  5. Retaining great people

Auch wenn die Beitragsreihe schon etwas älter ist, so ist der Inhalt keineswegs verstaubt. Offensichtlich gibt es auch in der IT-Industrie einige “ewige Wahrheiten”, die sich zu beachten lohnen.

Allerdings ist es wie bei jeder Planung auch bei der Planung der Karriere so eine Sache. Die Zukunft ist halt unberechenbar.

Ich selbst habe mit meiner eigenen Karriereplanung keine besonders guten Erfahrungen gemacht. Allerdings auch deshalb, weil ich mir zum Ende meiner Schulzeit gar keine Gedanken gemacht hatte, was ich tun will und wie ich es tun will. Und auch das Gegenteil will bedacht werden: Was will ich nicht tun und auf welche Weise will ich nicht arbeiten?

Meine Erkenntnis: Wenn Sie versäumen, diese Dinge zu durchdenken, dann fällt es Ihnen immer wieder auf die Füße. Mit 31 habe ich den Beruf gewechselt. Und das verlief beileibe nicht schmerzfrei.

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10 Add-ons für Thunderbird und das Exchange-Problem

Dass ich meine Aufgaben unter Windows mit Outook organisiere, dürfte den Leserinnen und Lesern des ToolBlogs nicht entgangen sein. Für mich ist Outlook unter Windows in vielerlei Hinsicht das Mittel der Wahl, auch wenn das manche Mitmenschen gar nicht glauben können.

Wie gesagt, das gilt für Windows. Wenn ich unterwegs bin, nutze ich ein MacBook Air. Naiv, wie ich bin, habe ich mir auf diesem Laptop ebenfalls Outlook eingerichtet, natürlich in der Mac-Version. Mein Urteil über diese Programmversion ist vernichtend. M. E. hat Mac-Outlook mit dem Bruder für Windows nur den Namen gemeinsam. Das mag für Mac-User nicht weiter schlimm sein, denn sie kennen den Leistungsumfang von Outlook für Windows vielleicht gar nicht. Kurz und gut: Gefühlt können Sie mit der Mac-Variante nur 30% von dem tun, was mit Outlook für Windows möglich ist. Es ist z. B. nicht möglich, direkt aus einer E-Mail eine Aufgabe machen, es gibt keine Aufgabenleiste u.v.m.

Aus diesem Grund suche ich schon seit langem nach einer Alternative für Outlook für den Mac. Immer wieder stolpere ich dabei über den freien E-Mail-Client Thunderbird, der mir aus früheren Zeiten gut in Erinnerung geblieben ist.

Thunderbird lässt sich durch den Einsatz entsprechender Add-ons zu einem umfassende Organisationstool aufbohren. Hier wäre zu allererst Lightning zu nennen, ein Kalender- und Aufgabenmodul. Es gibt aber auch noch andere, wie z. B. tasks & mails. Darüberhinaus finden Sie dort Schnittstellen-Add-ons von Thunderbird zu bekannten Aufgabenmanagern wie Wunderlist, ToodleDo u.v.m.

Akshata Shanbhag hat eine Liste von Add-ons für Thunderbird zusammengestellt, die sie für unerlässlich hält: 10 Must-Have Thunderbird Addons (+ 25 More). Leider ist in der Zusammenstellung kein ausgesprochener Aufgabenmanager dabei. Offensichtlich bin ich der Einzige, der sich so etwas wünscht.

Bleibt noch das Problem, ob und wenn ja, wie man die Aufgaben mit Office 365 oder einem anderen Exchange-Server synchronisieren kann. Das ist beim reinen E-Mail-Verkehr kein Problem, da richtet man sich eine entsprechende IMAP-Verbindung ein. Aber wie geht das bei den Aufgaben?

Nach längerer Recherche bin ich auf eine Erweiterung gestoßen, die dieses Problem vielleicht lösen könnte: exchangecalendar. Leider ist es mir bislang noch nicht gelungen, dieses Add-on zum laufen zu bringen. Ich bin kein Geek und deshalb fehlen mir offensichtlich die nötigen Kenntnisse. Deshalb meine Bitte an die Leser: Wenn jemand eine Idee hat, wie dieses Add-on funktionieren könnte, dann melden Sie sich bitte.

Mein Dank wird Ihnen ewig nachschleichen!

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[Quelle Logo Thunderbird unter CC-BY 3.0]

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Ein Video zum Bullet Journal

Über das Bullet Journal habe ich an dieser Stelle bereits mehrfach berichtet. Mittlerweile bin ich versucht, das Ganze selbst auszuprobieren. Wenn Sie das auch vorhaben, dann ist dieses Video vielleicht nützlich für uns. Die junge Dame erklärt uns, wie man ein solches Journal auf- und einsetzt. Allerdings müssen Sie sich konzentrieren um folgen zu können. Die gute Frau hat eine unglaubliche Schlagzahl. Ein „Schnellschwätzer“, wie man im Schwäbischen sagen würde.

Leider wurde das Einbetten deaktiviert. Schade.

 

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Sind Social Media Gift für Glück und Produktivität?

Seit ich auf der letzten re:publica den Vortrag von Kati Krause gehört habe, sehe ich Social Media mit anderen Augen. Ich bin zwar kein Arzt, kann mir aber gut vorstellen, dass Facebook und Co gerade Menschen, die schon etwas angeschlagen sind, den letzten Rest geben.

Wir sehen unsere Umgebung oft mit verzerrter Wahrnehmung. Sind wir verliebt, dann ist alles um uns herum rosarot und duftet. In dunklen Stunden nehmen wir gerne die Ausschnitte wahr, die unser Leid bestätigen. Damit sind nicht nur Berichte von Leidensgenossen gemeint, sondern gerade auch die Postings der „Shiny Happy People“. Guck mal, wie ich meinen Job liebe, an welcher Strandbar in Mauritius ich jetzt sitze und vieles mehr. Kaum jemand wird auf Facebook veröffentlichen, dass er/sie gerade einsam und mit Tränen auf einem fremden Hotelbett sitzt.

Der Leser möge das nicht falsch verstehen. Es ist nichts dagegen einzuwenden, dass wir unsere Glücksmomente teilen, allerdings kann bei manchen Betrachtern auch der Schuss nach hinten losgehen.

Siddhartha S nimmt sich in einem Artikel des Themas an und stellt die Frage: Is social media killing your happiness and productivity? Er nennt Social Media eine Insel der Seeligkeit und begründet dies mit den Themen, worüber gepostet wird:

  • Beförderungen und Entsendung ins Ausland
  • Einstellung und Stellenwechsel
  • Hochzeiten und Beziehungen
  • Urlaubsberichte
  • Artikel mit prahlerischem Anstrich

Man kann sich vorstellen, wie eine derartige Überflutung positiver Nachrichten auf Menschen wirkt, die sich ohnehin gerade im Tal befinden. Der Eindruck „alle sind erfolgreich und glücklich, nur ich nicht“ wird verstärkt, der subjektive Status der Verlierers gefestigt.

Das die Produktivität unter Social Media leiden kann, begründet Siddhartha durch die

  • die Flut von Meinungen
  • die Vielzahl von Ablenkungen

Wenn ich mich richtig erinnere, nennt man das in der Nachrichtentechnik „Rauschen“. Und ja, ich finde es auch immer schwieriger aus dem Rauschen die relevanten Signale herauszufiltern.

Hier noch einmal der Vortrag von Kati Krause auf der re:publica 2016

In dem Video kommt auch Uwe Hauck zu Wort, der zu Social Media eine ganz andere Ansicht hat. Den Königsweg gibt es eben nicht.

 

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Warum weiche Faktoren oft ganz hart sind

Weiche Faktoren werden im Arbeitsleben nicht immer angemessen gewürdigt. Wahrscheinlich liegt das daran, dass Ihr Einfluss auf die Produktivität nicht mit dem MKS-System beschrieben werden kann. Das hat es mir Zeit meines Berufslebens nicht immer einfach gemacht, den Nutzen meiner Tätigkeit nachzuweisen. McKinsey & Co haben es da sicher einfacher.

Aus diesem Grund habe ich mich sehr über diese Infografik gefreut: Why Grades Aren’t Enough: How to Really Get Ahead in the Job Market. Allerdings ist sie schon sehr den amerikanischen Glaubenssätzen verhaftet. Aber urteilen Sie selbst :

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Wie Sie dem Autopiloten ein Schnippchen schlagen

Sie haben das sicher auch schon einmal erlebt. Sie fahren über eine Kreuzung, schauen in den Rückspiegel und sehen, dass das Fahrzeug hinter Ihnen an der Ampel stehen bleibt. Mich hat schon ein paar Mal der Gedanke durchzuckt, ob ich wohl das rote Licht übersehen hatte.

Wenn Ihnen das auch schon so gegangen ist, dann gibt es eine gute Nachricht: Wir dürfen beruhigt sein. In der Regel haben wir alles richtig gemacht. Allerdings haben wir das grüne Ampellicht nicht bewusst wahrgenommen, vielmehr befanden wir uns im Autopilot-Modus. Wäre die Ampel rot gewesen, hätten Sie das sicher bemerkt.
Viele Dinge des täglichen Lebens erledigen wir im Autopilot-Modus. Und der hat ja auch große Vorteile. Wir müssen nicht ständig darüber nachdenken, wie etwas zu tun ist, sondern bewerkstelligen viele Dinge geradezu “im Schlaf”.

Wo viel Licht ist, gibt es allerdings auch viel Schatten. Vieles, was wir im Autopilot-Modus tun, wäre es wert, bewusst mit wachen Sinnen getan zu werden. Essen, Trinken, Atmen zum Beispiel. Achtsamkeit heißt das Zauberwort.
Allerdings fällt es uns modernen Menschen, die sich der Produktivität verpflichtet fühlen, nicht immer leicht, den Autopiloten abzuschalten und vom Handlungsmodus in den Seinsmodus zu wechseln.

Elisha Goldstein hilft Ihnen dabei, diesen Wechsel zu vollziehen: 3 Simple Ways to Switch Out of Autopilot. Er empfiehlt

  1. Machen Sie ab und zu einen Body-Scan
  2. Legen Sie Ihr Smartphone so oft wie möglich aus der Hand
  3. Spielen Sie (lesen Sie ein Buch, malen Sie, musizieren Sie etc.)

Hier erläutert Elisha seine Tipps im Video:

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GTD auf dem Mac, ganz einfach

Ich muss gestehen, wenn ich eine Aufgabe auf dem Rechner lösen will, bin ich immer schnell dabei spezielle Software für das Problem zu suchen. Das hat mich in meinem Leben schon manches gekostet, sowohl an Zeit als auch an Geld. Dabei lassen sich viele Dinge schon mit den Bordmitteln erledigen, die den Computern bzw. Betriebssystemen beiliegen. Auf diese Möglichkeit hatte ich kürzlich hinsichtlich der Verarbeitung von pdf-Dateien hingewiesen.

Zur Grundausstattung jeden Mac gehört auch ein kleines, aber feines Programm namens Erinnerungen. Mit diesem kleinen Helferlein können Sie auf einfache Weise Listen aller Art erstellen, also auch To-do-Listen. Warum sollte man also diese unkomplizierte App nicht auch für die Aufgabenorganisation á la GTD verwenden?

Dies dachte sich wohl auch Sven Fechner und schrieb einen detaillierten Artikel darüber, wie er mit den „Erinnerungen“ sein System aufgesetzt hat: Simple GTD® with Apple’s Reminders App.

Im Prinzip besteht seine Variante aus Listen für

  • Das eingehende Zeug (in GTD-Jargon: „Stuff“)
  • Projekte und die damit verbundenen Ziele
  • To-do-Listen geordnet nach Kontexten (@Einkaufen, @Büro usw.)
  • Die Warten-auf-Liste
  • Eine Liste für @Irgendwann/Vielleicht
  • Eine Liste, die er „Tickler“ nennt und mit der er sich an bestimmte Dinge erinnern lässt. (Wer’s braucht…)

Wenn Sie iCloud nutzen, dann können Sie Ihre Listen auch mit Ihren anderen Apple-Geräten wie iPad oder iPhone synchronisieren. Sven gibt seinen Lesern auch noch ein paar weiterführende Tipps auf den Weg, mit denen man „Erinnerungen“ noch effizienter machen kann, z. B. mit #Tags.

Für mich als Möchte-gern-Minimalisten haben diese Lösungen großen Charme, denn sie sind simpel und preiswert bis kostenlos. Meine amerikanische Freundin und Kollegin hat mich einmal kopfschüttelnd „Software Junkie“ genannt. Ich gelobe, ich werde mich bessern. Durch die konsequente Anwendung von Bordmitteln.

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Wie Sie Ihre Computertastatur mit Post-its® reinigen

Dass die Post-it-Note® quasi die eierlegende Wollmilchsau unter den Organisationsmitteln ist, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Wer nun aber meint, der allseits beliebte Haftklebezettel ließe sich nur für Notizen oder als Moderationsmedium benutzen, der täuscht sich.

Sie können mit dem Haftklebezettel nämlich auch Ihre Computertastatur reinigen, wie das folgende Video zeigt:

Nun weiß ich nicht, ob diese Reinigungsart bei meinem alten Keyboard noch Wirkung zeigt. Allerdings weiß ich mittlerweile, warum es weiße Buchstaben auf schwarzen Tasten hat. Das ist zwar nicht ergonomisch, verbirgt aber den Schmutz besser als Tastaturen schwarz auf weiß.

[via starts60]

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Wozu Sie pdf-Datein und –Editoren brauchen

Letzten Freitag habe ich einen kleinen Beitrag zu kostenlosen pdf-Tools geschrieben. Darin habe ich auch ein paar Gründe aufgezählt, warum ich pdf-Dateien sehr gerne einsetze. Der pdf-Spezialist foxit kann das natürlich viel besser und hat das in einer schönen Infografik dargestellt: Our 10 Cool Ways to Use PDFs.

CoolWayspdf

Und als namhafter Hersteller von Software zur Verarbeitung von pdf-Dateien gibt er gleich noch eine Infografik obendrauf: 10 Epic Reasons to Use a pdf Editor.

pdfEditor

Der Foxit-Reader ist übrigens sehr zu empfehlen. Die schlanke Variante unter den Leseprogrammen.

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5 kostenfreie pdf-Tools

Ein Datenformat, auf das ich schwer bis gar nicht verzichten kann, ist das Portable Document Format. Nahezu alle meine Arbeitsblätter, Angebote und vieles andere veröffentliche ich in diesem Format. Auch gibt es eine Vielzahl von Broschüren, die man im Internet herunterladen kann. Dank des pdf-Formats sehen sie dann im wahrsten Sinn des Wortes auch auf dem Bildschirm aus wie gedruckt.

Während das Erzeugen und Lesen von pdf-Dokumenten mittlerweile schmerz- und kostenlos funktioniert, ist das nachträgliche Bearbeiten schon schwieriger und oft nicht mehr ganz so günstig. Allerdings gibt es nette Anbieter, die Sie auch beim Editieren von pdf-Dateien nicht im Regen stehen lassen. Dan Price stellt 5 Free Tools to Edit PDF Files vor:

  1. Mit PdfBooklet können Sie aus pdf-Dokumenten kleine Broschüren erstellen. Die Einstellmöglichkeiten dieses kleinen Helferleins sind erstaunlich. So etwas ist immer nützlich, wenn man papiersparend die Information auf mehrere Seiten verteilt darstellen möchte. [Win, Linux]
  2. IlovePDF ist ein einschlägiges online-Portal, auf dem Sie unterschiedlichste Aufgaben erledigen können, z. B. die Umwandlung von Office-Daten in pdf und umgekehrt, das Zusammenführung verschiedener Dokumente oder die Komprimierung umfangreicher Dateien. Zum Bearbeiten müssen die entsprechenden Files hochgeladen werden.
  3. So wie ich das verstanden habe, ist der YACReader vor allem zum Lesen von Comics (!) entwickelt worden. Aber auch für andere Zeitgenossen ist er insofern interessant, als dass sich mit ihm Bilder in pdf-Dateien editieren lassen. Wer so etwas braucht…
  4. Warum der Gaaiho PDF Reader 4 ein besonderes Tool sein soll, erschließt sich mir auf dem ersten Blick nicht. Dan führt als Feature an, dass der Reader besonders ressourcenschonend daherkommt. Dennoch böte er viele Möglichkeiten, den Text z. B. mit Anmerkungen (Text, Form und Farbe) zu versehen.
  5. Viele wissen gar nicht, dass sie zum Erzeugen von pdf-Dateien unter Windows gar kein spezielles Programm benötigen. Das geht unter Windows 10 auch mit Bordmitteln.  Wie, das beschreibt Robert Schanze in einem Artikel (mit Videos): Windows 10: PDF erstellen – So geht’s. Was für Windows gilt, funktioniert beim Mac schon lange, wie ein Beitrag von MacEinsteiger beweist: PDF-Dateien erstellen & bearbeiten.

Mein Tipp: Schreiben Sie doch einmal auf, wie Sie wie oft auf welche Weise Ihre pdf-Dateien bearbeiten wollen. Für eine gelegentliche einfache Bearbeitung reichen die unter (5) beschriebenen Mittel sicher aus.

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