Produktivitätstipps, neu verpackt

Wie sich der geneigte Lesern denken kann, wühle ich mich wöchentlich durch eine Unzahl von Artikeln rund um die Themen Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und –methodik. Oft werden darin nur sattsam bekannte Arbeitstechniken neu beschrieben, von denen manche nur selten funktionieren, wie

  • Setzen Sie sich (tägliche, wöchentliche, monatliche, jährliche oder sogar Lebens- Ziele)
  • Blocken Sie für die Arbeit Zeitfenster im Kalender
  • Delegieren Sie mehr und öfter
  • Fangen Sie den Tag mit der unangenehmsten Aufgabe an

Die Liste ließe sich sicher noch beliebig fortsetzen. Nur weil diese Tipps ständig wiederholt werden, werden sie dennoch nicht nützlicher.

Nun bin ich auf einen Artikel gestoßen, in dem der Autor Martin Zwilling ein paar Tipps der anderen Art gibt: 7 Counter-Intuitive Insights On How To Get Things Done. Er meint:

  1. Fahren Sie runter und arbeiten Sie bedächtiger
    Zwilling wendet sich hier mit anderen Worten gegen das Multitasking. Aber auch das Hetze bei der Erledigung der Aufgaben ist gemeint. Ich persönlich empfehle Ihnen, Achtsamkeit bei der Arbeit zu üben. Da gibt es gute Literatur, z. B. von Alidina oder Grijns.
  2. Setzen Sie weniger Zeit für wichtige Aufgaben an
    Wenn Sie sich ein Zeitfenster setzen, dann arbeiten Sie wahrscheinlich konzentrierter. Zumindest geht mir das so. Viele Methoden, z.B. die Pomodorotechnik oder das Time-Boxing beruhen auf dieser Erkenntnis.
  3. Markieren Sie mehr Aktivitäten als “unwichtig”
    Ein alter Ratschlag, auf den man nicht oft genug hinweisen kann. Wenn alle Ihre Aufgaben höchste Priorität haben, hat letztendlich nichts höchste Priorität. Was uns zum nächsten Tipp führt…
  4. Legen Sie pro Tag nur 3 (drei!) Ergebnisse, die unbedingt erreicht werden müssen
    Das kennen wir von Linenberger und anderen Autoren. Auch ich verfahre danach. Es bringt meistens nichts, sich mehr als drei Aufgaben vorzunehmen, die unbedingt am selben Tag gemacht werden müssen. Es kommt einfach zu viel dazwischen.
  5. Lassen Sie bewusst Unvollkommenheit bei Schlüsselaktivitäten zu
    Stimmt. Perfektion erreichen Sie ohnehin nicht. Manchmal ist es besser, nach dem 80/20-Prinzip zu arbeiten.
  6. Halten Sie Ablenkungen für mindestens 20 Sekunden fern
    Geben Sie nicht gleich der ersten Versuchung nach, sich ablenken zu lassen, sondern bleiben Sie noch eine Weile bei Ihrer momentanen Tätigkeit. Vielleicht ist die Ablenkung dann gar nicht mehr so attraktiv oder die Angelegenheit hat sich sogar von selbst erledigt.
  7. Beseitigen Sie unproduktives Aufschieben
    Ach ja, die Aufschieberitis! Zwilling nimmt hier den entgegengesetzten Standpunkt von John Perry ein. Entscheiden Sie selbst.

Ich finde, ganz so “Counter-intuitiv” sind die Tipps von Zwilling jetzt auch wieder nicht. Vielmehr verpackt er manches Altbekanntes neu, was nicht schlecht sein muss. Hinweis Nr. 6 finde ich interessant. Ich werde das mal ausprobieren.

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[Foto von Richard Park [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie Ihr Notizbuch indexieren (2)

Nach wie vor bin ich ein Anhänger von analog angefertigten Notizen. Allerdings ist es nicht immer einfach, in einem oder sogar verschiedenen Notizbüchern bestimmte Notizen wiederzufinden. Über zwei, ebenfalls analoge Methoden der Indexierung habe ich im ToolBlog bereits berichtet (hier und hier).

David Rea kombiniert das Analoge (Notizbuch) mit dem Digitalen (Computerprogramm) und hat ein entsprechendes Programm zur Indexierung von Notizbüchern geschrieben: Indxd. Wie das funktioniert, erklärt er in folgendem Video:

Idexd ist kostenlos, webbasiert und damit plattformunabhängig. Ich finde, es ist allemal einen Versuch wert.

Aufmerksam wurde ich auf Indexd durch Christian Mähler. Vielen Dank.

BTW: In den früheren Artikeln zur Erstellung eines Index in Notizbüchern habe ich tatsächlich einen Fehler gemacht. Es heißt tatsächlich Indexieren (Indizieren) und Indexierung (Indizierung). Wieder etwas gelernt.

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Kennen Sie Ihr Lebensrad?

Eine oft angewandte Reflexionsmethode im Coaching ist das sogenannte Lebensrad. Im Prinzip handelt es sich um ein kreisförmiges Diagramm in Form einer Zielscheibe, auf der Sie eintragen können, wie viel Energie Sie auf definierte Lebensbereiche verwenden. In seinem Artikel “How to Use the Life Coaching Wheel of Life” nennt Adam Sicinski nennt die Kategorien:

  1. Eigene Entwicklung
  2. Gesundheit und Wohlbefinden
  3. Freunde
  4. Familie
  5. Beziehungen
  6. Beruf und Karriere
  7. Finanzen
  8. Spiritualität
  9. Umwelt

Ich persönlich bin nicht ganz glücklich mit dieser Auswahl. Zum einen sind es mir einfach zu viel Bereiche, die m.E. auch nicht gleichberechtigt nebeneinander stehen, zum anderen überlappen sich manche Kategorien zu sehr.

Aber sei’s drum. Sicinski zeigt in seinem Beitrag, wie Sie bei der Erstellung Ihres Lebensrads vorgehen können. Dazu hat er ein Bündel von Fragen zusammengestellt, mit denen die Erfüllung der einzelnen Bereiche erforscht werden kann und mit welchen Fragen Sie herausfinden können, wo noch Handlungsbedarf besteht.

Der Artikel wird abgerundet mit einem Hinweis auf die Software “Goalscape”, über die auch Stefan Hagen schon berichtet hat und eine umfangreiche Linksammlung für die weitergehende Recherche zum Thema “Lebensrad”.

Wenn Sie die deutsche Sprache bevorzugen, hier ein paar Tipps von mir:

Ich persönlich mag den Ausdruck “Lebensrad” für dieses Coachingtool nicht besonders, denn eine Verwechslung mit dem buddhistischen Lebensrad liegt auf der Hand. Letzteres benötigt aber dann doch mehr Aufmerksamkeit und Studium.

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[Foto von Dimitris Vetsikas [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Der Schnellstartleitfaden für Outlook 2016

Beim Herumsurfen in den Weiten des Internets bin ich auf einen Spickzettel gestoßen, den ich den geneigten Lesern nicht vorenthalten möchte: Den Schnellstartleitfaden für Outlook 2016 (pdf). Auf einen Blick erhalten alles Wissenswerte rund um die Bedienung von Outlook. Ideal zum Ausdrucken und neben die Tastatur legen.

Outlook Schnellanleitung

Auf der einschlägigen Seite bei Microsoft finden Sie auch Schnellstartleitfäden für:

  • Word 2016 (pdf)
  • Excel 2016 (pdf)
  • Powerpoint 2016 (pdf) und
  • OneNote 2016 (pdf)

Wenn Sie Liebhaber von Sway sind, dann finden Sie dort auch das entsprechende Format.

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Zeitmanagement zum Falten: Kennen Sie den Corbinizer?

Trotz der Unzahl von Computerprogrammen gibt es noch genug Leute, die auf die Aufgabenverwaltung mit Papier und (Blei-) Stift schwören. Brandon Corbin führt in seinem Artikel “4 Reasons to use a paper based task manager” vier Gründe auf, warum das so ist:

  1. Papier und Stift zwingen dazu, sich kurz zu fassen
  2. Papier stürzt nicht ab und ist immer verfügbar
  3. Papier und  Stift ermöglichen eine hervorragende wöchentliche Zusammenfassung
  4. Man kann überall Notizen machen

Die Punkte 1 und 3 finde ich wenig überzeugend, anders als die Punkte 2 und 4. Bis heute kann ich mich nicht daran gewöhnen unterwegs im Café oder im Bus Notizen mit meinem Mobiltelefon zu machen. Deshalb trage ich meistens ein Notizbuch mit mir herum.

Brandon Corbin empfiehlt für die Organisation von Aufgaben und Notizen ein Notizblatt, das entsprechend gefaltet wird und so in jede Hosen- oder Hemdentasche passt: Den Corbinizer. Sie können sich die Vorlagen auf der Website herunterladen (auch in DIN A 4). Wie das Blatt dann gefaltet wird, sehen Sie hier:

Manchen wird der Corbanizer bekannt vorkommen. Richtig, so etwas hatten wir schon mal. Noch eine Spur raffinierter, unter dem Namen PocketMod. Im ToolBlog hatte ich darüber berichtet: Ein Hipster PDA wie gedruckt.

Auch wenn ich diese gedruckten und gefalteten Miniaturapps für das Zeitmanagement und die Aufgabenorganisation nicht mehr benutze, so kann ich sie doch empfehlen. Ein ähnliches System hatte ich mir während meiner Zeit als Produktionsingenieur in der Papierindustrie (!) gebastelt. Es hat mir dort gute Dienste geleistet.

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Meeting Expectiations: Besprechungen planen mit dem iPad

Die meisten Mitmenschen beklagen sich über Besprechungen oder um genau zu sein: Sie beklagen sich über uneffektive und ineffiziente Meetings. Effektivität erreichen Sie über das Setzen der “richtigen” Ziele und Inhalte. Effizient werden Besprechungen durch die Wahl der zweckmäßigen Methoden und ein konsequentes Zeitmanagement.

Bakari Chavanu stellt eine interessante App für das iPad vor, die Ihnen bei der Planung von Besprechung gewaltig unter die Arme greift: Easily Create Meeting Agendas Using “Meeting Expectations”. Netterweise führt er auch in seinem Artikel durch das Programm, so dass Sie gleich mit dem Planen beginnen können, sobald Sie Meeting Expectations heruntergeladen und installiert haben (kostenlos, aber nicht umsonst).

Sie geben die Basisdaten, wie Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und die Zeit, die Sie dafür verwenden möchten ein. Danach erstellen Sie auf Knopfdruck eine Agenda und senden diese an die Teilnehmer. Sie können fertige Agenden auch auf Ihrer Dropbox sichern. Dies macht Sinn, wenn Sie mehrere Besprechungen mit gleichem Design durchführen müssen.

Leider ist diese App nur für das iPad erhältlich.  Vor einiger Zeit hatte ich im ToolBlog eine kleine Liste zu einschlägigen Anwendungen erstellt: Die Helferlein für Besprechungen: Eine Übersicht. Wahrscheinlich ist sie nicht mehr ganz aktuell.  Wenn Sie etwas ähnliches für Android, Windows oder Mac kennen, dann lassen Sie es uns wissen.

Startup Stock Photos

[Foto von StartupStockPhotos [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Zeit und Zeit: Ein wichtiger Unterschied!

Beim Stöbern in meinem Fundus bin ich auf einen kurzen, aber äußerst interessanten Artikel von Robert Pankowecki gestoßen: Chronos vs Kairos: Find out how you think about time when working on a project.

Der Autor weist in dem Beitrag darauf hin, dass im es im antiken Griechenland zwei unterschiedliche Zeitbegriffe gab, Chronos und Kairos.

  • Chronos kann durch den Stoßseufzer beschrieben werden: “Ich habe noch so viel zu tun und die Zeit rennt…”
  • Kairos äußert sich anders: “Ich habe zwei Stunden, wie kann ich sie am besten nutzen?”

Ich weiß nicht, ob Pankowecki Recht hat, wenn er schreibt, Chronos lege den Schwerpunkt auf den Aspekt der Quantität in der Zeit, während Kairos eine Beschreibung der Qualität liefere. Allerdings finde ich, dass diese zwei Begriffe sehr gut die Trennlinie zwischen dem “klassischen” (Covey, Seiwert) und dem prozessorientierten Zeitmanagement (Allen, Linenberger) ziehen.

Dem Leser des ToolBlogs wird meine Präferenz kaum entgangen sein:
Meiner bescheidenen Meinung nach können in der heutigen Arbeitswelt die Aufgaben weitestgehend nur mit der Sichtweise des Kairos bewältigt werden. Arbeitsorganisation unter dem Blickwinkel des Chronos setzt eine gewisse Stabilität und damit eine Planbarkeit voraus, die heute kaum noch gegeben ist. Insofern ist es für mich nur logisch, dass Techniken des Chronos, wie z. B. die Eisenhower-Matrix, das Blocken von Zeitfenstern etc.,  nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr funktionieren.

Wenn Sie sich tiefer mit der interessanten Unterscheidung Chronos vs. Kairos beschäftigen möchten, dann können Ihnen vielleicht diese Artikel weiterhelfen:

Für die, die es genau wissen wollen und sich ganz tief in die Materie eingraben möchten, gibt es die Dissertation von Nadine M. Schöneck: Zeiterleben und Zeithandeln Erwerbstätiger.  Eine methodenintegrative Studie (pdf).

Die ganz eiligen Jünger des Chronos können sich auch dieses hübsche Video anschauen:

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Wie Sie 50 Bücher in einem Jahr lesen

Der Artikel “Wie Sie das Bücher lesen verbessern”, den ich letzte Woche an dieser Stelle veröffentlicht habe, stieß auf eine Resonanz, die ich so nicht erwartet habe. Nun bin ich auf einen weiteren einschlägigen Beitrag gestoßen, in dem der Autor Stephen Altrogge uns zeigen möchte, wie wir 50 Bücher in einem Jahr lesen können: How to Read 50 Books a Year, in 7 Easy Steps.

Ich bin bei solchen Überschriften immer etwas skeptisch, für mich klingen sie immer reichlich vollmundig. Außerdem frage ich mich, ob Quantität von Qualität geht und ich überhaupt eine solche Menge von Büchern lesen will. Allerdings sind die Hinweise von Altrogge auch für den Otto Normalleser interessant. Er empfiehlt:

  1. Machen Sie sich eine Leseliste
    Es gibt verschiedene Anwendungen, mit denen Sie Ihre Büchersammlung verwalten können. Altrogge nennt z. B. Goodreads. Diese erlauben oft das Anlegen von beliebiger Listen, also auch einer Noch-zu-lesen-Liste. Ich habe mich vor Jahren für LibraryThing entschieden. Allerdings habe ich noch keine Erfahrung mit o.a. Liste und tausche mich auch nicht mit anderen Lesern aus. Mir dient die Anwendung rein zur Katalogisierung meiner Bücher.
    Interessant finde ich den Vorschlag in dem Artikel, eine solche Liste in Trello anzulegen. Wie das geht, zeigt ein Beitrag von Dan Shipper: How to read a lot of books.
  2. Lesen Sie mindestens 2 Bücher gleichzeitig
    Kann man machen, muss man aber nicht. Ich bin da eher skeptisch. Bei Fachbüchern sollten Sie zumindest die Ähnlichkeitshemmung beim Lernen beachten. Wenn Sie also mehrere Bücher gleichzeitig lesen möchten, dann aus möglichst unterschiedlichen Fachgebieten.
  3. Lesen Sie in kleinen Abschnitten
    Das habe ich mir schon vor einiger Zeit angewöhnt. Schlicht und einfach deshalb, weil meine Aufmerksamkeitsspanne sehr zu wünschen übrig lässt.
    Altrogge empfiehlt, sich Bücher vorlesen zu lassen, wenn man müde ist. Dies funktioniert zumindest bei Kindle-Produkten. Sie können auch Ihr iPhone/iPad entsprechend einstellen.
    Probiert habe ich das selbst noch nicht, aber es kommt auf meine Liste. Ich bin gespannt, wie das im Deutschen funktioniert.
  4. Erhöhen Sie Ihre Lesegeschwindigkeit
    Das hatte wir schon. Hier gibt es eine Reihe von Apps aller Art, mit der Sie das Schnell lesen trainieren können. Spritz als Erweiterung für Ihren Browser scheint einen Versuch wert zu sein. Ein Tipp von mir: “Schneller lesen” für iOS und knapp 3€.
  5. Ergänzen Sie Ihre Lektüre durch Hörbücher
    Dem kann ich mich durchaus anschließen, besonders wenn es um sog. schöngeistige Literatur geht und das Buch von einem fähigen Sprecher/Schauspieler gelesen wird. Wenn Brückner liest, wird sogar das Telefonbuch spannend.
  6. Erhöhen Sie Ihre Hörgeschwindigkeit
    Nein, diesen Tipp werde ich nicht umsetzen. Es hört sich einfach bescheuert an, wenn man die Abspielgeschwindigkeit erhöht.
  7. Seien Sie bei der Auswahl der Lektüre wählerisch
    Auch bei der Auswahl der Bücher lohnt es sich manchmal, “strategisch” vorzugehen. Was interessiert mich derzeit, worin will ich mich weiterbilden. Aber nicht übertreiben, manchmal stößt man nur durch Zufall auf die echten Perlen.

Was nehme ich mit? Spritz werde ich probieren und versuchen, meine Pläne bez. Lesen mit Trello zu strukturieren. Haben Sie bestimmte Kniffe, um die Produktivität beim Lesen zu erhöhen? Wollen Sie das überhaupt? Fragen über Fragen…

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Wie Altern funktioniert

Ein vielzitierter Satz im schwäbischen Sprachraum lautet:

‘S isch nimme des!

Ins Hochdeutsche  übersetzt heißt diese, meistens mit klagendem Unterton vorgenommene Aussage: Es geht halt nicht mehr so gut wie früher. Damit soll die Tatsache beschrieben werden, dass gewisse Dinge im Alter nicht mehr so einfach von der Hand gehen. Alterungserscheinungen fordern ihren Tribut. Sehen Sie dieser Tatsache ins Auge. Sie können diesen Prozess vielleicht verlangsamen, aber nicht aufheben.

Warum das so ist, zeigt dieses schön gemachte Video: What is Aging?

Es ist so wie es ist, dennoch brauchen die Älteren den Wettbewerb nicht zu scheuen. Denn es gilt ebenso:

Die Jungen sind schneller,
aber wir Alten kennen die Abkürzungen.

Tragen Sie es mit Fassung. So wie ich.

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E-Mails: 2mal am Tag ist genug!

Immer wieder beklagen sich die Teilnehmer in meinen Zeitmanagement-Workshops über die sattsam bekannte E-Mail-Flut. Dabei geht es nicht nur um die schiere Menge der Nachrichten an sich, sondern auch um die Störungen, die aufpoppende Benachrichtigungen über neuen Posteingang verursachen.

Meine Empfehlung: Holen Sie sich die Kontrolle über das Verfahren zurück!
Lassen Sie nicht Ihr E-Mail-Programm entscheiden, wann Sie den Eingangskorb schauen. Entscheiden Sie vielmehr selbst, wann Sie das tun. Schalten Sie diese unsäglichen automatischen Benachrichtigungen bei neuen E-Mails ab. Wie das z.B. für MS Outlook geht, erfahren Sie hier.

Und dann schauen Sie in den elektronischen Briefkasten, wann immer es für Sie in den Arbeitsablauf passt. Craig Jarrow empfiehlt in seinem Artikel “Get More Done by Checking Your Email Only Twice a Day”, dies zweimal am Tag zu tun: Am Vormittag und gegen Feierabend. Dabei dient der E-Mail-Check durchaus verschiedenen Zwecken.

Am Vormittag

  • Verschaffen Sie sich einen Informationsvorsprung
  • Können Sie Post verarbeiten, bevor die Arbeit richtig losgeht
  • Beugen Sie evtl. Überraschungen vor
  • Können Sie Arbeit rechtzeitig verteilen (oder delegieren, wenn Ihnen das lieber ist)
  • Können Sie frühzeitig anderen antworten
  • Überführen Sie ggf. E-Mails in Aufgaben

Gegen Feierabend

  • Schließen Sie offene Vorgänge ab
  • Können Sie für den nächsten Tag etwas auf den Weg bringen
  • Beantworten Sie Anfragen
  • Planen Sie für den nächsten Tag
  • Beenden Sie Ihren Arbeitstag (natürlich mit einem leeren Posteingang)

Mit ein paar Einschränkungen stimme ich der Aufzählung von Craig zu. Ich würde jedoch nicht gleich als allererstes am Morgen die E-Mails checken. Die Gefahr ist groß, dass Ihnen gleich zu Anfang Ihre Vorhaben über den Haufen geworfen werden.

BTW: Viele meiner Teilnehmer können sich mit dem Abschalten der Empfangsautomatik gar nicht anfreunden. Klar, manche Tätigkeiten erlauben das auch nicht. Die meisten aber schon. Warum viele die Automatik trotzdem nicht außer Betrieb nehmen wollen, erklärt Ihnen dieser Artikel: Was das E-Mail-Programm mit einem einarmigen Banditen gemeinsam hat.

Aber das ist wieder eine andere Geschichte.

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Alles, was Sie für ein (Fern-)Studium brauchen

Vielleicht überlegen Sie sich gerade, ein Fernstudium zu beginnen oder sind gerade mittendrin? Die letzteren verdienen allen Respekt, den anderen empfehle ich, sich das ganze Vorhaben gut zu überlegen.  Das Fernstudium keineswegs ein Schmalspurstudium, wie manche Leute meinen. Man sollte sich die damit verbundenen Mühen und Entbehrungen nicht klein reden. Nur weil das Lernen von zuhause oder einem anderen beliebigen Ort stattfindet, wird die Arbeit nicht einfacher, im Gegenteil:

  • Viele Studierende sind berufstätig und absolvieren das Studium in Teilzeit neben der Arbeit (und Familie).
  • Es gibt keine Kommilitonen um einen herum, die einen aus dem Motivationsloch ziehen könnten. Es fehlt oft der soziale Kontakt zu Gleichgesinnten, aber auch zu Lehrenden.
  • Keineswegs sind die Prüfungen leichter als an Präsenzunis. Schon deshalb, weil die Ferninstitute genau diesem Vorurteil entgegentreten möchten.

Kurz und gut. Es gehört schon eine gehörige Portion Selbstdisziplin dazu, um ein Fernstudium erfolgreich abzuschließen.

Selbstdisziplin allein ist zwar notwendig, aber nicht hinreichend, wie der Mathematiker sagt. Man benötigt auch ein gewisses Handwerkszeug, um das geforderte Pensum zu schaffen.

In Deutschland hat sich die Fernuniversität Hagen, bei der ich selbst einige Jahre studieren durfte, auf das akademische Fernstudium spezialisiert. Eine der angesehensten Adressen in Europa ist die britische Open University.

Von der Open University stammt auch eine Website, die sich eigens dem Fähigkeiten widmet, die ein Fernstudierender entwickeln sollte: Skills for OU Study. In kurzen Lehreinheiten erfahren Sie alles, was für ein erfolgreiches Fernstudium notwendig ist:

  • Kernkompetenzen (Zeitmangement, Präsentieren, Lesetechniken usw.)
  • Bearbeitung von Aufgaben
  • Prüfungsvorbereitung (auch Umgang mit Stress ist dabei)
  • Computer Know-how u.v.m.

In der Überschrift habe ich das “Fern” in Klammern gesetzt, denn diese Fähigkeiten sind nicht nur im Fernstudium nützlich, sondern auch im Präsenzstudium.

Sie werden auf der Seite auch manchen Tipp finden, den Sie in der Arbeitswelt verwenden können.

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[Foto von Wokandapix [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Von Google lernen, wie man richtig arbeitet

Man kann es drehen, wie man will, Google ist eine der erfolgreichsten Unternehmen, die auf diesem unseren Planeten je gegründet wurden. Um die Arbeitsweise bei Google ranken sich so manche Mythen, Heerscharen von Managern und Menschen, die sich dafür halten, pilgern jedes Jahr ins Silicon Valley nach Mountain View, auf der Suche nach dem Erfolgsrezept von Google.

Eine Reise nach San Francisco und Umgebung lohnt sich m. E. immer, aber wenn Sie nicht dorthin fahren können oder möchten, dann können Sie einige der Arbeitsweisen von und bei Google auch am heimischen Bildschirm studieren.

Unter dem Titel re:Work hat Google ein Portal ins Netz gestellt, auf dem Sie einige wertvolle Informationen, Anleitungen und Fallbeispiele zu den entscheidenden Aspekten effektiver Arbeit finden:

re:Work is organized around some of the biggest ways you can make an impact in your workplace. Each subject contains guides, with tools and insights, for addressing specific challenges

So gibt es Informationen zu:

Für die Aktualität sorgt ein Blog, aber Sie können sich auch über die Aktivitäten auf der Website durch einen Newsletter auf dem Laufenden halten lassen.

Wenn Sie erwartet haben, dass hier Freaks durchgeknallte Arbeitsmethoden vorstellen, dann werden Sie enttäuscht sein. Viele Beispiele und Anregungen sind erstaunlich konventionell und gar nicht so revolutionär, wie oft kolportiert wird.

Das macht aber nichts, nützlich sind die vielen Tipps allemal.

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[Foto von Denys Vitali [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Wie Sie einen Besprechungsraum finden: spacebase

Momentan denke ich über ein offenes Seminar zum Thema “Zeitmanagement und Aufgabenorganisation” nach. Wie immer ergibt sich dabei das Problem, eine geeignete Location für die Veranstaltung zu finden. Vielleicht löst eine Anwendung namens spacebase dieses Problem.

Wenn Sie schon einmal mit airbnb verreist sind, dann kennen Sie das Prinzip, das dahinter steht. Mitmenschen, die über geeignete Räumlichkeiten verfügen, vermieten diese an andere Mitmenschen, die diese für einen bestimmten Zeitraum benutzen möchten. Genauso funktioniert spacebase.

Sie können dort für unterschiedliche Orte Besprechungs- und Seminarräume unterschiedlicher Größe und Ausstattung mieten. Zumeist erfolgt die Berechnung stundenweise. Momentan beschränkt sich das Angebot auf die größeren Städte in Deutschland, aber auch in Spanien, den Niederlanden oder in Österreich werden Sie fündig.

Ich finde das Konzept recht interessant und bin gespannt, wie es sich entwickelt. Momentan ist mir das Angebot zu sehr auf die Metropolen beschränkt. Wirklich nützlich wären für mich auch Räume in den Mittelstädten der Provinz. Damit meine ich Städte wie Friedrichshafen, Ulm oder Aalen, um mal in meiner Gegend zu bleiben. Aber was nicht ist, kann ja noch werden.

BTW: Nein, dieser Beitrag ist nicht gesponsert.

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Wie Sie das Bücher lesen verbessern

Es soll ja Leute geben, die kaufen Bücher nur deswegen, weil Sie Ihr Wohnzimmer wohnlich gestalten möchten. Außerdem sollte die Isolierfähigkeit und Lärmdämmung von Papier nicht unterschätzt werden. Es gibt aber immer noch genügend Menschen, die Bücher tatsächlich lesen.

Je nach Zweck des Buches ergeben sich unterschiedlichen Methoden, wie Bücher zu lesen sind. Schließlich macht es einen Unterschied, ob Sie sich mittels eines Krimis Nervenkitzel verschaffen wollen oder sich mit einem Fachbuch auf die nächste Prüfung vorbereiten möchten.

Steve Kaufmann hat ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie generell Ihre Lesefähigkeiten verbessern können: 7 Pleasurable Ways to Improve Your Reading Ability. Er empfiehlt:

  1. Lesen Sie Bücher über Themen, die Sie interessieren
    Leider ist das nicht immer möglich. Wenn Sie sich auf ein Prüfung vorbereiten müssen, dann ist das Lesen der vorgeschriebenen Bücher oft eine Qual. Allerdings gibt es auch hier bewährte Lesetechniken wie z.B. S3QR oder auch diverse Schnelllesemethoden, die dem Durcharbeiten den Schrecken nehmen.
    Für Belletristik sind derartige Techniken wohl weniger geeignet. Ich kann mir nicht vorstellen, den “Zauberberg” von Thomas Mannquer” zu lesen.
  2. Lesen Sie Bücher, die Ihrem Niveau entsprechen oder etwas darüber liegen
    Kommt darauf an. Ich finde es absolut legitim, sich bei einem sleichten Krimi zu entspannen. Andererseits bin ich mir mittlerweile nicht mehr zu fein, aus einem Buch auszusteigen, wenn ich es trotz einer gewissen Anstrengung nicht verstehen. Aus diesem Grund habe ich mich damit abgefunden, den “Tractatus logico-philosophicus” ” von Wittgenstein in diesem Leben nicht mehr zu beenden. Ich bin für dieses Werk schlicht und einfach unterbelichtet.
  3. Gehen Sie Tiefe, indem Sie mehrere Bücher zum selben Thema lesen
    Diesem Ratschlag bin ich bislang schon immer gefolgt, ohne mir dessen bewusst zu sein. Wenn mich etwas interessiert, dann beiße ich mich fest (s.a. 1). Zur Zeit lese ich das sechste Buch über den 1. Weltkrieg.
  4. Wenn Ihnen das Lesen schwer fällt, dann hören Sie zunächst zu
    Mittlerweile gibt es für nahezu jedes Buch eine Hörausgabe. Allerdings ist imo die Qualität recht unterschiedlich. Werke, gelesen von Brückner, Rowohlt oder Beck, werden allen schon durch die Darbietung zum Hochgenuss. Vorsicht bei Autorenlesungen. Wer schreiben kann, kann noch lange nicht lesen. Das gilt selbst für die eigenen Texte.
    Fachbücher halte ich für das Vorlesen für wenig geeignet. Oft sind diese Hörfassungen bestenfalls als Einschlafhilfen zu gebrauchen.
  5. Lassen Sie Ihre Vorstellungskraft spielen
    Muss man dazu wirklich auffordern? Ein gutes Buch setzt bei mir sofort das Kopfkino in Gang. Hier bin ich Regisseur im eigenen Film. Deshalb finde ich auch die “offiziellen” Literaturverfilmungen so selten gelungen. Es ist nicht mein Film.
  6. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie etwas nicht verstehen
    Wenn Sie wirklich ein schwerverdauliches Buch lesen müssen, dann empfehle ich Ihnen die Lesemethode von Mark Forster: Wie Sie ein Buch einmal zweimal lesen.
  7. Der Schlüssel liegt darin, viel zu lesen
    Ich glaube da ist etwas Wahres dran. Schon als ich Kind war, habe ich jede Gelegenheit genutzt zu lesen. Wirklich jede, selbst auf dem Klo durfte “Winnetou” nicht fehlen. Ein Leben ohne Literatur – für mich unvorstellbar.

Was lesen Sie gerade? Bevorzugen Sie Fachbücher oder eher “schöngeistige” Literatur? Egal, oder wie der bekannte Kalauer sagt:

Der Trend geht zum Zweitbuch

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[Foto von Karolina Grabowska [via pixabay], (CC0 Public Domain)]

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Podcast 027: Im Gespräch mit Eric Lynn

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Diesmal habe ich mich mit Eric Lynn unterhalten. Eric Lynn ist Globetrotter, Coach, Organisationsentwickler und Schöpfer des Serious Game „cultureQs“.
Die Themen unseres Gesprächs waren u.a.

  • Erics Definition von Change
  • Was ein Facilitator ist und was er macht (und was nicht)
  • Wie man mit Change umgeht
  • Offene Formate wie OpenSpace und warum er Unconferences nicht zu den offenen Formaten zählt
  • Was für ihn „Kultur“ bedeutet
  • Was cultureQs ist und wie es funktioniert
  • Wann man cultureQs einsetzen sollte und wann nicht

Hier die Links zum Podcast:

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Sozi: Eine Alternative für Prezi?

Erinnern Sie sich noch an Prezi? Ja, genau, diese Präsentationssoftware, bei der keine einzelnen Folien hin- und hergeschoben wurden, sondern der Bildwechsel durch Ein- oder Auszoomen erzeugt wurde. Vor einigen Jahren wurde Prezi als ein völlig neuer Ansatz gefeiert, der das Präsentieren revolutionieren würde. Nicht nur ich hatte da meine Zweifel und befinde mich damit bis heute  in bester Gesellschaft (z.B. hier oder hier). Für mich bestand der Irrtum wie so oft darin, die Botschaft mit dem Informationsträger zu verwechseln. Die Verpackung ist das eine, der Inhalt das andere.

Prezi war nie wirklich kostenlos, sondern folgte dem Freemium-Modell. Aus diesem Grund habe ich es nie ausprobiert, denn die kostenlose Variante hat mich doch zu sehr eingeschränkt.

Nun bin ich über ein Programm gestolpert, mit dem Sie das Prinzip von Prezi einmal ausprobieren können und das wirklich kostenlos ist: Sozi. Sie können es kostenlos für die PC, Mac und Linux herunterladen, die App ist somit plattformunabhängig. Auf der Website von Sozi gibt es auch eine ausführliche Anleitung, in der die Handhabung des Programms erklärt wird (Create und Play).

Mit diesem Video können Sie die grundlegenden Schritte zu Ihrer ersten Sozi-Präsentation erlernen. Ich finde die App ist allemal einen Versuch wert.

BTW: Die Software stammt aus Frankreich und daher konnten die Entwickler nicht wissen, dass wir in Deutschland mit “Sozi” etwas anderes verbinden. Nun denn…

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Wie Sie Ihr Notizbuch mit einem Index versehen

Nach wie vor bin ich ein großer Freund des Notizbuchs. Allerdings benutze ich es nicht als Organisationsmittel, sondern lediglich als Informationsspeicher. In mein Notizbuch kommt alles, was mir be-merkenswert erscheint: Besprechungsnotizen, Ideen, Mitschriften in Seminaren. Eben alles, was es mir wert ist, gemerkt zu werden. Der Bindestrich gerade eben war Absicht.

Im Laufe der Zeit kommt so einiges zusammen und da stellt sich die Frage, wie man die Notiz wiederfindet, die man vor geraumer Zeit in das Buch hineingeschrieben hat.  Besonders kniffelig ist das, wenn zusammenhängende Notizen auf verschiedenen Seiten des Buchs verteilt sind.

Carey Barnett zeigt uns in dem Artikel “Indexing and Organizing a Moleskine Notebook”, wie Sie dieses Problem lösen können:

  1. Versehen Sie Ihr Notizbuch mit Seitenzahlen oder noch besser, verwenden Sie ein Notizbuch, dass solchen Seitenzahlen schon hat.
  2. Neben die aktuelle Seitenzahl schreiben Sie die Zahl der Seite, von der Ihre Notizen zum selben Thema fortgesetzt werden. Um dies zu illustrieren zeichnen Sie von dieser Zahl eingehenden Pfeil:

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  3. Über die aktuelle Seitenzahl schreiben Sie die Zahl der Seite, auf der Ihre Notizen, auf der Ihre Notizen fortgesetzt werden. Das kennzeichnen Sie durch einen ausgehenden Pfeil:

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  4. Nun beginnt das Indizieren:
    Beginnen Sie den Index von hinten im Buch (quasi spiegelverkehrt) und notieren Sie mit ein paar Stichworten, um was es bei der Notiz geht. Daneben vermerken Sie die Seite, auf der die im Buch verteilte Notiz anfängt.  Durch das Pfeilsystem finden Sie schnell die zusammenhängenden Notizen.
    (Diesen Schritt habe ich modifiziert)

Ich hoffe, ich habe dieses System so richtig verstanden. Ehrlich gesagt, ganz sicher bin ich mir da nicht. Bis jetzt bin ich auch ganz gut ohne Index ausgekommen. Vielleicht werde ich den Christian Mähler anspitzen, ob er ein paar Ideen zur Indizierung von Notizen hat.

Ganz raffiniert finde ich übrigens nach wie vor die japanische Art der Indizierung, über die ich hier bereits geschrieben habe. Einfach, aber wirkungsvoll.

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Der Grundkurs für Agile Results

Über den Ansatz “Agile Results” von J. D. Meyer habe ich im ToolBlog bereits mehrfach berichtet (“Agile Results in 7 Tagen” und “Getting Results the Agile Way: Das Wiki”). Damals hatte ich geschrieben, dass ich mit diesem Ansatz nicht so richtig warm werden konnte. Leider hat sich das bis jetzt noch nicht grundlegend geändert. Das sagt nichts über die Qualität dieser Methode aus, sondern eher etwas über meine begrenzte Aufnahmefähigkeit, denn wenn mein Freund und Kollege Thomas Mathoi diesen Ansatz empfiehlt, dann hat das sicher gewichtige Gründe.

Vielleicht bewegt mich die mehrteilige Einführung auf Asian Efficiency dazu, noch einmal den Versuch zu unternehmen, mich mit Agile Results zu beschäftigen. Die Autoren stellen die Methode in vier Teilen vor und beschäftigen sich darüber hinaus  mit diversen Einzelaspekten wie

  • Agile Results und Mind Mapping
  • Agile Results und OmniFocus
  • Agile Results Sprints
  • Agile Results und Evernote

Natürlich darf auch der direkte Vergleich mit der Konkurrenz nicht fehlen: 6 Ways Agile Results is Better than GTD.

Außerdem erhalten Sie allerhand weiterführende Links zur Vertiefung, unter anderem zur 30-Tage-Implementierungstour vom Erfinder der Methode JD Meier.

Für mich ist das Buch von JD Meier, sagen wir mal vorsichtig, schwer verdauliche Kost. Je nach Stimmung würde ich sogar den Ausdruck “unverdaulich” verwenden. Aber das liegt immer auch im Auge des Lesers. Deshalb hier noch einmal der Link zu Buch.

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Und der Gewinner ist…

Glücksfee Leana hat gestern am späten Nachmittag pflichtbewußt ihres Amtes gewaltet und den Gewinner des Buches “Dynagrams” ermittelt. Es ist

Ulrich Wimmer

Herzlichen Glückwunsch und viel Spaß beim Schmökern

Den anderen ein herzliches Dankeschön fürs Mitmachen.

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